会议管理和常见的会务礼仪课件.pptx
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- 会议 管理 常见 会务 礼仪 课件
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1、第十二讲第十二讲 商务会务礼仪商务会务礼仪 会议,又称集会或聚会。在现代社会里,它是人们从事会议,又称集会或聚会。在现代社会里,它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。简单地说,三个人以上、各类有组织的活动的一种重要方式。简单地说,三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决,就是会议。聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决,就是会议。第一节第一节 会议的类型和作用会议的类型和作用 一、会议的类型:一、会议的类型:其一,其一,行政型会议行政型会议。它是商界的各个单位所召开的工作性、。它是商界的各个单位所召开的工作性、执行性的会议。例如,行政会、董事会,等等。执行性的会议。例如
2、,行政会、董事会,等等。其二,其二,业务型会议业务型会议。它是商界的有关单位所召开的专业性、。它是商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如,展览会、供货会,等等。技术性会议。例如,展览会、供货会,等等。其三,其三,群体型会议群体型会议。它是商界各单位内部的群众团体或群。它是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议,旨在争取群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议,旨在争取群体权利,反映群体意愿。例如,职代会、团代会,等等。体权利,反映群体意愿。例如,职代会、团代会,等等。其四,其四,社交型会议社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位的交际。它是商界各单位以扩大本单
3、位的交际面为目的而举行的会议。例如,茶话会、联欢会,等等。面为目的而举行的会议。例如,茶话会、联欢会,等等。v联席会议联席会议 v v v学术会议学术会议 v 报告会报告会 二二.会议的作用会议的作用 v在商务交往中,商务会议通常发挥着种种极其在商务交往中,商务会议通常发挥着种种极其重要的作用:重要的作用:v它是实现决策民主化、科学化的必要手段;它是实现决策民主化、科学化的必要手段;v它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具;要工具;v它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法;动的有效方法;v它是
4、保持接触、建立联络、结交朋友的基本途它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。径。第二节第二节 会务组织礼仪会务组织礼仪一、会议的时间选择要合适一、会议的时间选择要合适。会议的时间选择应避开企业会议的时间选择应避开企业 的业务繁忙期或重大的节假的业务繁忙期或重大的节假日。过冷或过热的天气,风雨交加的天气也不适合举行日。过冷或过热的天气,风雨交加的天气也不适合举行会务活动。特别是室外的会议活动。即使室内举行的会会务活动。特别是室外的会议活动。即使室内举行的会务活动,天气太冷太热太闷也都不利于会议的顺利召开。务活动,天气太冷太热太闷也都不利于会议的顺利召开。二、会议场所选择要恰当二、会议场所选择
5、要恰当v交通要便利。交通要便利。v大小要适中。大小要适中。v设施要齐全。设施要齐全。v要符合主题。如洽谈会、发布会等,应尽量避开闹市区,要符合主题。如洽谈会、发布会等,应尽量避开闹市区,保证会场不受外界干扰。保证会场不受外界干扰。v要方便停车。要方便停车。v费用要合理。费用要合理。v 说说下列会议应该放在哪开比较合适说说下列会议应该放在哪开比较合适v国际妇女代表大会国际妇女代表大会v亚洲各国首脑会议亚洲各国首脑会议v世界博览会议世界博览会议v全国汽车工业会议全国汽车工业会议v全国棉花种植会议全国棉花种植会议 v全国钢铁生产全国钢铁生产 v寿山石雕艺术寿山石雕艺术 研讨研讨 会议会议 三、拟定嘉
6、宾名单要谨慎三、拟定嘉宾名单要谨慎 与会嘉宾身份的高低,往往决定了会议活动与会嘉宾身份的高低,往往决定了会议活动规格的高低。确定与会嘉宾的名单要周全考虑、仔规格的高低。确定与会嘉宾的名单要周全考虑、仔细斟酌,切不可掉以轻心、随意确定。细斟酌,切不可掉以轻心、随意确定。一般而言,商务会议的嘉宾应包括以下人员:一般而言,商务会议的嘉宾应包括以下人员:上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表、上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表、广告公司、主要客户和项目工作有关的本单位负广告公司、主要客户和项目工作有关的本单位负人、技术人员。人、技术人员。四、适时发出会议通知。四、适时发出会议通知。v拟发会议通
7、知应包括以下六项:一是标题,它重点拟发会议通知应包括以下六项:一是标题,它重点v交待会议名称。二是主题与内容,这是对会议宗旨交待会议名称。二是主题与内容,这是对会议宗旨v的介绍。三是会期,应明确会议的起止时间。四是的介绍。三是会期,应明确会议的起止时间。四是v报到的时间与地点,对交通路线,特别要交待清报到的时间与地点,对交通路线,特别要交待清v楚。五是会议的出席对象,如对象可选派,则应规楚。五是会议的出席对象,如对象可选派,则应规v定具体条件。六是会议要求,它指的是与会者材料定具体条件。六是会议要求,它指的是与会者材料v的准备与生活用品的准备,以及差旅费报销和其他的准备与生活用品的准备,以及差
8、旅费报销和其他v费用问题。费用问题。v一般应提前一般应提前1-21-2周发出通知。周发出通知。v对特别邀请的嘉宾的请柬,应派专人登门呈送,以对特别邀请的嘉宾的请柬,应派专人登门呈送,以v表示诚恳和尊重。表示诚恳和尊重。五、依礼排定席位次序五、依礼排定席位次序。v“以前为尊以前为尊”、“中间高于两侧中间高于两侧”、“以右以右为尊为尊”v我国目前的惯例是:前排高于后排,中央高我国目前的惯例是:前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。凡属重要会议,在于两侧,左座高于右座。凡属重要会议,在主席台上每位就座者身前的桌子上,应先摆主席台上每位就座者身前的桌子上,应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席
9、的放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次,目前主要有两种方法。一是按指定区座次,目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。域统一就座。二是自由就座。六、布置会务活动环境六、布置会务活动环境v1、会场布置的要素、会场布置的要素v主席台、会标、横幅、色调、会场周围的标语、口主席台、会标、横幅、色调、会场周围的标语、口号、台口花卉的摆放、美术装饰、会场的形状、音号、台口花卉的摆放、美术装饰、会场的形状、音响效果、照明设备、座次排列等。响效果、照明设备、座次排列等。v2、会场气氛的布置、会场气氛的布置v铁树、棕榈铁树、棕榈代表庄严;万年青、君子兰代表庄严;万年青、君子兰友友谊长存、
10、万事如意谊长存、万事如意v菊花菊花高洁;月季、玫瑰高洁;月季、玫瑰喜庆喜庆;牡丹;牡丹富富贵贵 v3 3、会场的主题性布置、会场的主题性布置 v包括设置会标、会徽、台幕、标语、主席台、与会包括设置会标、会徽、台幕、标语、主席台、与会人员坐席的摆放及桌签等。人员坐席的摆放及桌签等。v(1 1)会标的制作)会标的制作v公式:会标的每个字的规格公式:会标的每个字的规格=(台口宽度(台口宽度间隔)间隔)(字数(字数+2+2)v计算:计算:v主席台台口宽度主席台台口宽度12M12M,会议名称,会议名称1010个字,字间距个字,字间距0.1M0.1M,求每个字的宽度。,求每个字的宽度。v(2)(2)桌签的
11、制作:标明桌号和就坐人身份,多用于桌签的制作:标明桌号和就坐人身份,多用于座谈会、茶话会。座谈会、茶话会。v形式:一种是用阿拉伯数字标明桌号;另一种是标形式:一种是用阿拉伯数字标明桌号;另一种是标明就坐人身份,如记者席、演员席等。明就坐人身份,如记者席、演员席等。(3)(3)坐签的制作坐签的制作 :标明桌号和就坐人身份的标签。:标明桌号和就坐人身份的标签。主要用于较高级别的领导人及各种宴会、招待会。主要用于较高级别的领导人及各种宴会、招待会。形式:三棱柱体;卡片纸。形式:三棱柱体;卡片纸。(4)(4)会徽:会徽一般挂设在台幕上。会徽:会徽一般挂设在台幕上。(5)(5)台幕:主席台的台幕一般用紫
12、红色或深蓝色面料台幕:主席台的台幕一般用紫红色或深蓝色面料做成,以单色为主,红色热烈喜庆,适用于重大的做成,以单色为主,红色热烈喜庆,适用于重大的集会;蓝色柔和宁静,适用于各类工作会议。集会;蓝色柔和宁静,适用于各类工作会议。(6 6)主席台:布置规则:一是对称)主席台:布置规则:一是对称 ;二要简化;二要简化 ;三是台口和台深的设计要适当。台深:主席台的前三是台口和台深的设计要适当。台深:主席台的前沿到底幕的距离。台口是制作会标和安排主席台坐沿到底幕的距离。台口是制作会标和安排主席台坐席的依据。席的依据。会议成本预算会议成本预算v“显性成本显性成本”,即会议明显的耗费,如会场租借费、,即会议
13、明显的耗费,如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。及服务人员的工资等。v“隐性成本隐性成本”,即与会者因参加会议而损失的劳动,即与会者因参加会议而损失的劳动价值,一般不大为人们所注意的成本。价值,一般不大为人们所注意的成本。v 会议成本会议成本=X=X十十2J X N X T2J X N X Tv 其中,其中,X X表示显性成本的总和;表示显性成本的总和;J J代表与会人员每代表与会人员每小时平均工资的小时平均工资的3 3倍;倍;N N表示人数;表示人数;T T代表时间(小代表时间(小时)。时)。七、会议文件准
14、备七、会议文件准备v会议所用的各项文件材料,均应于会前准备会议所用的各项文件材料,均应于会前准备完成。其中的主要材料,还应做到与会者人完成。其中的主要材料,还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料,最手一份。需要认真准备的会议文件材料,最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。安排好与会者的招待工作。v 1 1开幕词:包括三方面:开幕词:包括三方面:v对来宾和与会人员表示欢迎;对来宾和与会人员表示欢迎;v对会议的内容、任务、目的作简要介绍;对会议的内容、任务、目的作简要介绍;v预祝会议成功。预祝会议成功。v 2 2工作报告:
15、会议讨论的中心议题。工作报告:会议讨论的中心议题。v3 3发言稿:不要面面俱到,而是有所侧重发言稿:不要面面俱到,而是有所侧重 v4.4.其他会议文书:如:会议通知、会议议程表、日其他会议文书:如:会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等等。辆调度表等等。v 5.5.会议文件的准备程序:会议文件的准备程序:领导授意一秘书起草一领导审阅一秘书修改一领导签领导授意一秘书起草一领导审阅一秘书修改一领导签发一打印制作发一打印制作第三节
16、第三节 几种常见的商务会务礼仪几种常见的商务会务礼仪v一、洽谈会会务礼仪一、洽谈会会务礼仪 洽谈。在社会交往中,存在着某种关系的有关各洽谈。在社会交往中,存在着某种关系的有关各方,为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交方,为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔,或是为了处易、拟定协议、签署合同、要求索赔,或是为了处理争端、消除分岐,而坐在一起进行面对面的讨论理争端、消除分岐,而坐在一起进行面对面的讨论与协商,以求达成某种程度上的妥协。与协商,以求达成某种程度上的妥协。(一)商务洽谈的基本程序:(一)商务洽谈的基本程序:迎接迎接入坐入坐寒暄寒暄会谈会谈送客送客
17、 (二)礼仪要求:(二)礼仪要求:1 1、仪表庄重:符合着装礼仪。、仪表庄重:符合着装礼仪。遵守时间,以提前遵守时间,以提前5-105-10分钟到为适宜。分钟到为适宜。v3 3、按惯例排座、按惯例排座v举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子,宾举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子,宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放,则面对正门主应分坐于桌子两侧。若桌子横放,则面对正门的一方为上,应属于客方;背对正门的一方为下,的一方为上,应属于客方;背对正门的一方为下,应属于主方。若桌子竖放,则应以进门的方向为应属于主方。若桌子竖放,则应以进门的方向为准,右侧为上,属于客方;左侧为下,属于主方。准,右侧为上,
18、属于客方;左侧为下,属于主方。在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己一方居在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。就坐。v举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,一般均以圆桌为洽谈桌来举行一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议圆桌会议”。洽。洽谈的第一点方针,是要礼敬对手。即所谓谈的第一点方针,是要礼敬对手。即所谓“你敬你敬我一尺,我敬你一丈我一尺,我敬你一丈”。“保持保持”“
19、”“绅士风度绅士风度”或或“淑女风范淑女风范”。洽谈会v4 4、遵守基本原则:、遵守基本原则:v要依法办事。提倡法律至尊,假若要在洽谈中搞要依法办事。提倡法律至尊,假若要在洽谈中搞“人情公人情公关关”,即对对方吹吹打打,与对方称兄道弟,向对方施之,即对对方吹吹打打,与对方称兄道弟,向对方施之以小恩小惠,则是非常错误的。任何有经验的谈判人士,以小恩小惠,则是非常错误的。任何有经验的谈判人士,都是不会在洽谈会上让情感战胜理智的。都是不会在洽谈会上让情感战胜理智的。v要平等协商。有关各方在合理、合法的情况下,进行讨价要平等协商。有关各方在合理、合法的情况下,进行讨价还价。还价。v要求同存异。在任何一
20、次正常的洽谈中,都没有绝对的胜要求同存异。在任何一次正常的洽谈中,都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。在洽谈会上,妥协是通过有关各方利者和绝对的失败者。在洽谈会上,妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。的相互让步来实现的。v要互利互惠。要互利互惠。v要人事分开。商界人士在洽谈会上,应当理解洽谈对手的要人事分开。商界人士在洽谈会上,应当理解洽谈对手的处境,不要对对方提出不切实际的要求,或是一厢情愿地处境,不要对对方提出不切实际的要求,或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。渴望对方向自己施舍或回报感情。案例:他们为什么拒绝毕先生案例:他们为什么拒绝毕先生v智明公司要与某公司谈合作事宜,委派年轻
21、智明公司要与某公司谈合作事宜,委派年轻能干的毕先生先行商谈,毕先生去了不久,能干的毕先生先行商谈,毕先生去了不久,对方就打电话过来,要求换人,否则将不再对方就打电话过来,要求换人,否则将不再合作。智明公司的负责人很惊讶,恳请对方合作。智明公司的负责人很惊讶,恳请对方解释原因。对方说,毕先生来后,和他们谈解释原因。对方说,毕先生来后,和他们谈话时,翘着二郎腿,仰靠沙发;当他们谈自话时,翘着二郎腿,仰靠沙发;当他们谈自己的想法时,毕先生不是玩自己的笔,就是己的想法时,毕先生不是玩自己的笔,就是东张西望。对方说东张西望。对方说“虽然事情不大,但是我虽然事情不大,但是我们不愿意和这种人合作。们不愿意和
22、这种人合作。”二、新闻发布会会务礼仪二、新闻发布会会务礼仪v 新闻发布会,简称发布会,有时亦称记者新闻发布会,简称发布会,有时亦称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息,招待会。它是一种主动传播各类有关的信息,谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。新闻发布会新闻发布会 新闻发布会新闻发布会v新闻发布会新闻发布会 v1 1、主要内容。发布会礼仪至少应当包括会议的、主要内容。发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后
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