会务管理工作指南流程图课件.pptx
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- 会务 管理工作 指南 流程图 课件
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1、会务管理工作根据网上文字材料整理制作2010年4月13日可编辑课件会议工作的基本任务会议工作的基本任务 组织工作 文书工作 生活管理工作 安全保卫工作可编辑课件组织工作l 协助领导确定会议议题;l 根据议题安排议程、日程;l 发会议通知,负责会议报到;l 对与会人员进行编组;l 布置会场,安排座次;l 印发会议证件(出席证、列席证、工作证等);l 负责会议签到;l 会中组织和协调;l 会场其他组织和管理;l 会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。l 会议的结束收尾工作。可编辑课件文书工作 会议文书的起草 会议文书编写 会议文书印发及管理可编
2、辑课件生活管理工作 与会人员的食宿管理 会议的财务管理 会议的交通保障 会议的文化活动 与会人员的医疗保健可编辑课件安全保卫工作 会议的保密工作 会议的警卫工作 会场内外的安全保卫工作可编辑课件会务工作流程图会前会中会后可编辑课件会前会前确定会议主题与议题确定会议名称确定会议规模与规格明确会议组织机构明确会议所需设备和工具确定会议时间与会期确定与会者名单选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知安排食住行准备会议文件材料制作会议证件制定会议经费预算方案布置会场会场检查可编辑课件会中会中报到及接待工作组织签到做好会议记录会议信息工作编写会议简报或快报做好会议值班保卫工作做好会议保密工作做好后勤保
3、障工作可编辑课件会后会后安排与会人员离会撰写会议纪要会议的宣传报道会议总结可编辑课件确定会议筹备方案确定会议筹备方案 会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。可编辑课件确定会议主题和议题 会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法:l一是一是要有切实的依据;l二是二是必须要结合本单位的实际;l三是三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。可编辑课件确定会议名称l 会议名称要拟得妥当,名实相符。l 会名不宜太长,但也不能乱简化。l 会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成,如“中国共产党第十五次全国代表大会
4、”,其中“中国共产党”即组织名称,也可称单位;“第十五次全国代表大会”即会议内容。l 有的会议名称由单位、年度、内容构成,如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。l 会议名称要用确切、规范的文字表达。l 有些会议的名称是固定的,如董事会等;有些会议名称是不固定的,应根据会议的议题或主题来确定,有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如:“天地公司1998年全体员32,总结大会”。可编辑课件确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议
5、的规模规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。可编辑课件明确会议组织机构可编辑课件确定会议的时间和日期 会议时间有三种含义:l一是指会议召开的时间;l二是指整个会议所需要的时间、天数;l三是指每次会议的时间限度。确定会议时间应考虑可编辑课件首先是需要如每周一次的工作例会,通常放在周末的下午,一周即将结束,下一周就要开始,利于承上启下。一年一度的职工代表会议,宜于年初召开,既利于总结上年的工作、生产成果,又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划,通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。可编辑课件其次是可能 最好是每位与会者都能参加的时间。如日
6、本的有些企业召开各部门干部汇报会,常定在下班前半小时,而不是安排在刚上班时。可编辑课件再次是适宜 先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议,要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律,尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。可编辑课件最后是会议时间限度 据心理学家测定,成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟,超过45分钟,人就容易精神分散,超过90分钟,普遍感到疲倦。因此,每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间
7、,应该安排中间休息。(会议议题应集中,日程安排应高度紧凑,尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内,超过这一限度,会议效果呈下降趋势。)安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9:001l:00,下午2:304:30,人们办事的效率较高。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率,尽量开短会。可编辑课件确定与会人员范围及人数 会议由哪一级人员参加,由哪些单位派人出席,哪些单位派人列席,事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后,应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。可编辑课件会议地点问
8、题 会议地点,又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡,又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果,选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。可编辑课件应根据不同的会议类型来选地点如:国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大因素,一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。专业性会议,应选择富有专业特征的城乡地区召开,以便结合现场考察。假如,棉花种植会议到深圳去开,钢铁生产会议到青岛去开,就不可理喻了。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方,以免受到干扰。可编辑课件应考虑交通便利 会场位置必须让领导和与会者
9、方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。可编辑课件会场的大小应与会议规模相符 一般来说,每人平均应有23平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短,时间长的会议,场地不妨大些。可编辑课件场地要有良好的设备配置 桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备,如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。可编辑课件场地应不受外界干扰 应尽量避开闹市区。同时,“外界干扰”还包括室外的各种噪音,打进会场的电话,以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中,谢绝参观”的牌子,并要
10、求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备,以保证会议能在安静的环境中顺利进行。可编辑课件应考虑有无停车场所和安全设施问题可编辑课件确定会议议程与会议日程会议议程与会议日程的区别:u 会议议程:是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排,会议主持人要根据议程主持会议。u 拟定会议议程是秘书人员的任务,通常由秘书拟写议程草稿,交上司批准后,在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排,它通过会议日程具体地显示出来。u 会议日程:是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文
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