高效的时间管理-2课件.ppt

1、现状障碍前提观念关键技巧行动+1、自我因素：l混乱l拖延l授权不足l个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避）2、环境因素：l访客l电话l邮件l等候l会议l危机l上司决策失误授权不足犹豫不决半途而废故意纵容担心遗忘对策 该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事-收拾办公桌对策 切香肠法，各个击破，逐步解决 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。改变自己爱拖延的思维方式 避免过分的追求完美l管理是通过他人将事情办妥。l授权就是将分内的若干工作委托部属履行。l主管所授予的权力应以刚好能够完成指派

2、的工作为限度。l授权不卸责。l下属、同事、上级l外部资源l其他：设备、标准、流程、培训等o管理者亲自履行的工作o管理者必须亲自履行，但可借助部属帮忙o管理者可以履行，但部属若有机会也可代行o必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助o必须由部属履行l担心部属做错事l担心部属表现太好l担心丧失对部属的控制l不愿意放弃得心应手的工作l找不到适当的部属授权如何授权？l沟通技巧不佳l令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）l干扰部属的工作l过分挑剔细节l纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性l积极的心态l使命与目标3 3）要事第一）要事第一1 1）主动）主动 积极积极2 2）以终）以终 为始为始4

3、4）双赢思维）双赢思维5 5）知彼）知彼 解己解己6 6）统合）统合 综效综效7 7）不断更新）不断更新受受制制于于人人主主动动积积极极刺 激反 应刺 激反 应选择的自由自 觉想象力良 知独立意志刺激下年目标下年目标3-5年目标年目标10年目标年目标20年目标年目标人生目标人生目标使命宣言使命宣言角色角色目标目标每日目标每日目标每周目标每周目标月度目标月度目标季度目标季度目标年度目标年度目标每周目标每周目标角色角色目标目标计划计划行事历行事历授权授权 规划长期目标规划长期目标使命宣言角 色目 标 规划每周目标规划每周目标角 色计 划目 标行 事 历授 权l过分强调“知难行易”l认为不做计划也能

4、获得实效l不了解做计划的好处l认为计划赶不上变化l不止如何做计划四 代 时 间 管 理 理 论 第一代时间管理第一代时间管理-备忘录型备忘录型 第二代时间管理第二代时间管理-事先规划安排行程事先规划安排行程 第三代时间管理第三代时间管理-规划、定优先顺序、操规划、定优先顺序、操 之在我之在我 第四代时间管理第四代时间管理-以原则为中心，以良知以原则为中心，以良知 为导向，创造高品质生活为导向，创造高品质生活l科学的选择l艺术的平衡l视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）l视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）l视时间为神物：忘记时间l视时间为奴隶：工作狂q工作效率降

5、低q养成拖延的习惯（珀金森定律）q可能导致工作的失败勤勉等于成就？勤能补拙？天黑就吹口哨？欠缺时间管理的技能显示重要性满足烈士感不知休闲的乐趣逃避不愉快的家庭生活 优先计划管理时间管理通则 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲重要重要紧急紧急 紧 急 不 紧 急 重 要 危 机 急 迫 的 问 题 有 期 限 压 力 的 计 划 防 患 于 未 然 改 进 产 能 建 立 人 际 关 系 发 掘 新 机 会 规 划、休 闲 不 重 要 不 速 之 客 某 些 电 话 某 些 信 件 和 报 告 某 些 会 议

6、 必 要 而 不 是 重 要 的问 题 受 欢 迎 的 活 动 繁 琐 的 工 作 某 些 信 件 某 些 电 话 浪 费 时 间 之 事 有 趣 的 活 动 紧 急不 紧 急重要 压 力 筋 疲 力 尽 危 机 处 理 忙 于 收 拾 残 局 有 远 见 平 衡 纪 律 自 制 少 有 危 机不重要 短 视 近 利 危 机 处 理 被 视 为 巧 言 令 色 轻 视 目 标 与 计 划 缺 乏 自 制 力，抱 怨 人 际 关 系 浮 泛，破裂 全 无 责 任 感 工 作 不 保 依 赖 他 人 或 社 会机 构 维 生重要重要紧急紧急 紧 急 不 紧 急重要不重要II I IIII Vl第一

7、代：易有成就感，但没有“优先”观念l第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急l第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多l第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事务的完成。如 何 处 理 高 价 值 活 动 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。如 何 处 理 低 价 值 的 活 动 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要知知 识识(做什么做什么,为何做为何做)知识知识（做什么、为何做）（做什么、为何做）意意 愿愿(想要去做想要去做)技技 能能(怎么做怎么做)习习 惯惯