高效的会务管理课件.ppt

1、 有效沟通有效沟通-高效的会务管理高效的会务管理 第一部分第一部分 正确认识会议正确认识会议!（一）弄清会议目的（一）弄清会议目的（二）企业会议现状透视（二）企业会议现状透视（三）合理控制会议频数（三）合理控制会议频数(一一)弄清会议目的弄清会议目的（1 1）为什么要开会为什么要开会?!?!（一）弄清会议目的（一）弄清会议目的（2 2）*会议是企业经营管理的重要工具。会议是企业经营管理的重要工具。*会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。*现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。（一）弄清会

2、议目的（一）弄清会议目的（3 3）1、资讯的分享（资讯的分享（30-40%30-40%）2 2、达成决议、解决问题（、达成决议、解决问题（40-50%40-50%）3 3、开发创意（、开发创意（5-8%5-8%）4 4、激励士气（、激励士气（8-10%8-10%）5 5、巩固管理者地位（、巩固管理者地位（5%5%）-开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！（二）企业会议现状透视（二）企业会议现状透视（1 1）分组讨论，代表发言：分组讨论，代表发言：*我们召开会议时存在我们召开会议时存在哪些问题？哪些问题？*哪些问题哪些问题最严重？最严重？*哪些问题出现哪

3、些问题出现最频繁？最频繁？（二）企业会议现状透视（二）企业会议现状透视（2 2）*“请对号入座！请对号入座！”（如有此现象请用如有此现象请用“Y”“Y”）1 1、会议太频繁；、会议太频繁；（）2 2、会议时间拖得太久；、会议时间拖得太久；（）3 3、主席话说得太多了；（、主席话说得太多了；（）4 4、老板太独裁了；、老板太独裁了；（）5 5、讨论结构太松散了；（、讨论结构太松散了；（）6 6、主席讲的我们都知道、主席讲的我们都知道 （）7 7、会议常一成不变；、会议常一成不变；（）8 8、会议记录不完整；、会议记录不完整；（）9 9、会议常开完就没有结果了（、会议常开完就没有结果了（）10 1

4、0、会议气氛经常很紧张、会议气氛经常很紧张 （）11 11、会议通知不及时；、会议通知不及时；（）12 12、部分与会人员准备不充分、部分与会人员准备不充分 （）13 13、开会时常有迟到、早退、缺席现象、开会时常有迟到、早退、缺席现象 （）（二）企业会议现状透视（二）企业会议现状透视（3 3）企业会议现状：企业会议现状：*会议次数与时间增加会议次数与时间增加*跨部门会议增加跨部门会议增加*会议效率低下会议效率低下*浪费惊人浪费惊人（三）合理控制会议频数（三）合理控制会议频数（1 1）我们一定要开会吗？！我们一定要开会吗？！会议的种类 按人数分类按人数分类按开会方式分类按开会方式分类 按开会目

5、的分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议（三）合理控制会议频数（三）合理控制会议频数(2)(2)（三）合理控制会议频数（三）合理控制会议频数(3)(3)会议的频率会议的频率固定的部门会议固定的部门会议建议频率：每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。根据统计调查，会议最合适的人数一般为 5-7最为合适 会议成本的计算会议成本的计算n会议的时间成本与会

6、者的时间、会议的准备时间、后勤保障人员的时间成本等n直接的会议成本会议设施费用等n效率损失成本（三）合理控制会议频数（三）合理控制会议频数(4)(4)（三）合理控制会议频数（三）合理控制会议频数 (2)(2)结论：结论：能够不开会就解决问题能够不开会就解决问题,我们就坚决不开会我们就坚决不开会!高效会议的八大特征高效会议的八大特征n只有必要时才召集n好好筹划过n拟订和分发了议程表n遵守时间n一切按部就班n请了最有经验的和有才能的人出席n作出了评论和归纳n记录所有决定、建议和负责人 第二部分第二部分 第二部分第二部分 如何进行高效的会议管理如何进行高效的会议管理?*明确会议目的明确会议目的 *系

7、统策划系统策划 *精心的会前准备精心的会前准备 *成功的角色扮演成功的角色扮演 *有效的过程控制有效的过程控制 *会后追踪及评估会后追踪及评估(一一)5)5个个“W”+1“W”+1个个“H”“H”WhyWhyWhatWhatWho Who When When WhereWhereHowHow高效会议管理的基础高效会议管理的基础!（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（1 1）会议目的会议目的会议形式会议形式会议时间、地点会议时间、地点明确会议主持人、记录人明确会议主持人、记录人筛选与会者筛选与会者确定会议所需资料确定会议所需资料（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（2 2）*明确会议目的

8、明确会议目的是进行有效会议管理的前提；是进行有效会议管理的前提；*会议目的会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、决定着会议的方式、规模、会议时间、与会人员、及其它资源的配置；与会人员、及其它资源的配置；（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（3）特别提示：特别提示：一般会议（小型会议、常规例会）可按已形成的会一般会议（小型会议、常规例会）可按已形成的会议规划或（方案）进行管理！议规划或（方案）进行管理！如果是全体会议，会议布局 阶梯教室的形式如果与会人员超过10人，会议布局应该是“U”字型 如果与会人员5-7人，会议布局应该是 半岛型（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（4 4）简洁

9、、可行的会议议程：简洁、可行的会议议程：-会议议程会议议程是需要提出并讨是需要提出并讨论的问题或项目的论的问题或项目的清单清单。（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（5 5）如何编排会议议程？如何编排会议议程？*议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。*议程中关于会议的主要目的应尽量明确。议程中关于会议的主要目的应尽量明确。*全体与会者需知道会议对他们的要求。全体与会者需知道会议对他们的要求。*分配给每一项的时间应体现出它们的次序。分配给每一项的时间应体现出它们的次序。忠告：忠告：无人会介意提早结束会议，但会议超过预定时无人会介意提早结束会议

10、，但会议超过预定时 间是令人不快的！间是令人不快的！按照*，为分析总结*并对*做出安排，特召*会议。相关事宜通知如下：一、会议时间：二、会议地点：三、会议议程：1.开始时间-时间1 与会人员签到入席 2.时间1-时间2 议程一 3.时间2-时间3 议程二 4.时间3-时间4 break 茶点时间 5.时间4-时间5 议程三 6.时间5-时间6 议程四 7.时间6-时间7 会议总结 四、参加人员：五、有关要求 1.参加人员要事先安排好工作，务必准时参加。如无特殊原因不得请假；2.荐于会议重要性，需携带本子与笔做记录。会议议程参考格式会议议程参考格式试写会议议程试写会议议程公司客服部门反映，经常收

11、到客户投诉产品色差公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况，问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况，如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解决产品色差问题的会议议程。决产品色差问题的会议议程。会议准备工作核对单会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.

12、安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知（三）高效会议管理的三种角色（三）高效会议管理的三种角色A A、称职的、称职的会议主持人会议主持人B B、合格的、合格的会议记录者会议记录者C C、积极的、积极的会议参与者会议参与者（A A）称职的主持人）称职的主持人营造和谐气氛营造和谐气氛确保按议程进行确保按议程进行正确总结讨论内容正确总结讨论内容引导发言人解惑引导发言人解惑帮助与会者理清思路帮助与会者理清思路控制无关的争论控制无关的争论有效掌控，避免走题有效掌控，避免走题n与“cicada蝉”相

13、遇n与“shark鲨鱼”相遇n与“donkey驴”相遇与与“cicada蝉蝉”相遇相遇n讲故事（和讨论的主题无关）n讲了很长才进入主题n讲的太模糊，没有具体事例n拒绝倾听别人的主要观点v可用话语或非语言的暗示v事先提醒关于会议的程序和时间限制v用总结的方式结束与与“shark鲨鱼鲨鱼”相遇相遇n有攻击别人的倾向n总是给予消极的、否定的意见1.非语言性打断2.重申会议规范3.反问法与与“donkey驴驴”相遇相遇n过于敏感n防卫性很强，心中有面墙n不能站在别人的立场看问题点名发言重复问题突出他的贡献（B B）合格的会议记录者）合格的会议记录者 记录者的记录者的素质要求素质要求：良好的倾听、互动、

14、发表意见的能力；良好的倾听、互动、发表意见的能力；良好的组织、综合、比较异同的能力；良好的组织、综合、比较异同的能力；良好的语言表达能力；良好的语言表达能力；公平、正直、实事求是；公平、正直、实事求是；敏捷的反应能力；敏捷的反应能力；（B B）合格的会议记录者）合格的会议记录者（2 2）会议记录者的会议记录者的职责要求职责要求：协助主持人维持设计的讨论程序；协助主持人维持设计的讨论程序；及时指出令人困惑的发言；及时指出令人困惑的发言；适时总结，协助讨论顺利进行；适时总结，协助讨论顺利进行；客观、准确做好会议记录；客观、准确做好会议记录；及时整理会议记录（简报），做好发放；及时整理会议记录（简报

15、），做好发放；（C C）积极参与的与会者）积极参与的与会者给与会者的给与会者的七项建议七项建议：*发言内容要有组织、准备发言内容要有组织、准备-不打无准备之仗不打无准备之仗*适时发言适时发言-尊重尊重“游戏规则游戏规则”、尊重他人、尊重他人*一次只讨论一个要点一次只讨论一个要点-注重发言效果注重发言效果*言简意赅，陈述有力言简意赅，陈述有力-确保会议效率确保会议效率*让事实、证据说话让事实、证据说话-事实胜于雄辩事实胜于雄辩*仔细倾听他人意见仔细倾听他人意见-避免短章取意、避免误领会避免短章取意、避免误领会*避免不当的肢体语言避免不当的肢体语言-避免不必要的误会避免不必要的误会 (四四)有效的

16、过程控制有效的过程控制积极行为积极行为 举行会议举行会议 消极行为消极行为会议开始会议开始结束会议结束会议按议程讨论按议程讨论果断积极的开始果断积极的开始控制讨论时间控制讨论时间与会者有效建议与会者有效建议探讨各种意见探讨各种意见商讨折衷办法商讨折衷办法概括要点、取得一致概括要点、取得一致转入目标转入目标作出决定作出决定与会者迟到与会者迟到跑题、偏题跑题、偏题与会者出现分歧与会者出现分歧允许其继续争吵允许其继续争吵争论陷于僵局争论陷于僵局会议没有结果会议没有结果（五）完整的会议简报（五）完整的会议简报：标题、会议目标、主席、出席及缺席人名单：标题、会议目标、主席、出席及缺席人名单：会议内容主要

17、包括：会议内容主要包括：*会议过程中所达成的各种共识会议过程中所达成的各种共识 *有哪些证据支持此议案的通过，反对意见如何有哪些证据支持此议案的通过，反对意见如何 *分配工作的详细情形分配工作的详细情形忠告：忠告：会议记录者应与主席共同会议记录者应与主席共同修正记录错误修正记录错误部分会部分会 议简报议简报应简练应简练、尽可能、尽可能 维持在一页的长度，并维持在一页的长度，并 及时分发及时分发简报。简报。（六）有效的会后追踪（六）有效的会后追踪利用会议参与度评监表、与会者会议成就评量利用会议参与度评监表、与会者会议成就评量表、证据质量与推理能力评估表、与其他与会表、证据质量与推理能力评估表、与其他与会者互动能力评估表等评估工具对会议效果进行者互动能力评估表等评估工具对会议效果进行评定。评定。运用对策表、工作分配表的形式对会议形成决运用对策表、工作分配表的形式对会议形成决议实施情况进行跟踪。议实施情况进行跟踪。（七）会议流程图（七）会议流程图会议目的会议目的确定议程确定议程会前准备会前准备记录者记录者与会者与会者举行会议举行会议回忆简报回忆简报会后追踪会后追踪主持人主持人 高效的会务管理高效的会务管理 -谢谢 谢！谢！-