某某公司公文管理规定.docx

1、1.0总则1.1目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定。1.2定义：公文是指各中心/部门、分支机构正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。1.3管理部门：人力资源中心负责公司公文的管理。1.4适用范围：本规定适用于全公司。2.0公文种类2.1公司的公文按用途划分为十类：2.1.1令适用于总经理直接签发的用于嘉奖、惩处相关单位或人员的公文。2.1.2决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定等事项。2.1.3通知适用于批转下级单位的公文，转发上级或平级单位的公文，人事任免，传达要

2、求下级单位办理和需要有关单位了解或者执行的事项。2.1.4通报适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。2.1.5批复适用于答复下级单位请示事项。2.1.6意见适用于对重要问题提出建议和处理办法。2.1.7报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。2.1.8请示适用于向上级单位请求指示、批准。2.1.9会议纪要适用于记录、传达会议情况和议定事项。2.1.10函适用于平级单位或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。2.2公文按层级划分为三层：2.2.1公司级公文公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业

3、理念等，由总经理或总经理助理签发。2.2.2中心/部门级公文中心/部门级公文是指各中心/部门业务范畴的公文，由中心主任或独立部门经理签发。2.2.3分支机构级公文分支机构级公文是指分支机构发布的日常公文，由分支机构负责人签发。3.0公文格式3.1公文一般由发文单位标识：发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。3.1.1紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。3.1.2发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后。3.1.3发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。3.

4、1.4公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.1.5主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。3.1.6公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。3.1.7签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。3.1.8公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。3.1.9公文应当标注主题词。3.1.10抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。3.1.1l文字从左至右横排书写。3.2编号

5、规则3.2.1公司级公文（格式见SZ2100301）由人力资源中心根据管理权限统一编号，编号格式为：RST总字年份第XXX号3.2.2中心/部门级公文（格式见SZ2100302）由各中心/部门自行编号，各机构根据业务工作需要和分类原则，按规则以26个英文字母进行区分，依次编号，编号格式为：总经理办公室 SZ总（A）字年份第XXX号法律事务部 SZ法（A）字年份第XXX号考核指导工作小组 SZ考（A）字年份第XXX号人力资源中心 SZ人（A）字年份第XXX号财务管理中心 SZ财（A）字年份第XXX号策划中心 SZ策（A）字年份第XXX号营销中心 SZ营（A）字年份第XXX号技术管理中心 SZ技（

6、A）字年份第XXX号计划管理部 SZ计（A）字年份第XXX号3.2.3分支机构级公文由各分支机构编号，其中“部门简称”取部门第一个汉字，编号格式为：3.2.3.1市场管理部（格式见SZ2100303）辽宁市场管理部 AS+部门简称+字+年份+第XXX号河北市场管理部 BS+部门简称+字+年份+第XXX号西北市场管理部 CS+部门简称+字+年份+第XXX号河南市场管理部 DS+部门简称+字+年份+第XXX号山东市场管理部 ES+部门简称+字+年份+第XXX号江苏市场管理部 FS+部门简称+字+年份+第XXX号湖北市场管理部 GS+部门简称+字+年份+第XXX号四川市场管理部 HS+部门简称+字+

7、年份+第XXX号浙江市场管理部 IS+部门简称+字+年份+第XXX号广东市场管理部 JS+部门简称+字+年份+第XXX号上海溢祥 YX+部门简称+字+年份+第XXX号3.2.3.2生产厂（格式见SZ2100303）深圳日化厂 AC+部门简称+字+年份+第XXX号汇中宜恒厂 BC+部门简称+字+年份+第XXX号3.2.3.3配货站（格式见SZ2100303）沈阳配货站 AP函年份第XXX号兰州配货站 BP函年份第XXX号郑州配货站 CP函年份第XXX号重庆配货站 DP函年份第XXX号上海配货站 EP函年份第XXX号广州配货站 FP函年份第XXX号3.2.4联合行文（格式见SZ2100302）的编

8、号按主办单位编号规则编列。3.3字型、字体与间距标准3.3.1大标题：黑体二号加粗3.3.2小标题：黑体三号加粗3.3.3文档号：宋体四号3.3.4正 文：宋体四号、小四号或五号3.3.5主题词：黑体四号加粗3.3.6抄 送：宋体小四号3.3.7页 码：宋体五号3.3.8行间距：单倍行距3.3.9字间距：标准3.4公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为20mm，下间距为15mm，左右间距均为25mm。3.5由于篇幅所限，发文单位标识等内容与正文不能在同一页纸上出现的，应于公文末页第1-4行顶格处标识“（此页无正文）” 。3.6落款形式：发文单位空二

9、行印制签发人的职务、姓名，职务、姓名上方用顶划线作签字位置，发文单位名称与签发人职务、姓名之间相互对称。签发人职务、姓名下空一行标注发文年、月、日。3.7公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。3.7.1主题词3.7.1.1为便于计算机检索和管理公文，文件应包含主题词。主题词由类别词和类属词两部分组成。3.7.1.2标引方法3.7.1.2.1一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写，每个主题词之间空一格，。3.7.1.2.2标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。3.7.1.2.3一份文件如有两个以上

10、的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。3.7.1.2.4根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。3.7.2抄送单位：整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线，平行实线的下面一条位于页面上的最后一行。3.7.3页码：位于公文纸正面页脚正中的位置，用阿拉伯数字标识：“第X页 共X页”。4.0公文行文规则4.1行文应当确有必要，注重效用。4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。4.2.1属于主管单位职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位处理，一般不得越级请示和报告。4.2.2属于单位职权范围内的事务，应当由单位自行行文。非独立运作部门未经所属中心/部门、分支机构

11、负责人签批或授权不得向外单位发文。4.3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。4.4草拟公文应注意以下事项：4.4.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。4.4.2情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。4.4.3公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。4.4.4人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。4.4.5结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为

12、“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。4.4.6要求使用国家法定计量单位。4.4.7文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文含义。4.4.8公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数字。5.0发文办理流程5.1公司级公文5.1.1公司级公文由人力资源中心起草，统一格式并编号，公文背面由起草人、审核人及中心/部门负责人签字确认，交签发人签发。5.1.2人力资源中心负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续是否齐全

13、、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。5.2中心/部门级公文5.2.1中心/部门单独发文：属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由中心/部门负责人签发：其中属分管副总经理权限的，必须由分管副总经理签发。 5.2.2中心/部门联合发文；涉及其他单位职权范围内的事务，主办中心/部门应当与相关中心/部门联合发文，并由主办中心/部门起草，经中心/部门审核后，交相关中心/部门共同签发。5.2.2.1公文发布单位对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他中心/部门而未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或有关公文发生冲突：公文本身存在较大矛盾

14、或失误。5.2.2.2公文会签单位对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。5.3总部各中心/部门向分支机构发文应严格遵循归口管理原则。5.3.1各中心/部门向市场管理部发文，由营销中心转发。5.3.2各中心/部门向生产厂、配货站行文，由分管生产副总经理签批转发。6.0收文办理流程 6.1各单位收到公文后，应及时登记、传达。6.2各单位收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本单位办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。6.3经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理

15、的，应当明确主办部门。6.4各单位对公文要及时传达，特急件立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，应及时向发文单位说明原因。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文，应当及时退回发文单位并说明理由。6.5审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。6.6送单位负责人批示或者交有关部门办理的公文，主办人要负责催办，做到紧急公文、重要公文跟踪催办，一般公文定期催办。7.0公文归档及管理7.1公文发布完毕后，根据公司档案管理规定和其他有关规定，发文部门应及时存档，个人不得保留公文。7.1.1公司级公文发布后原件由总经理办公室存档。7.1.2中心/部门级公文发布后原件由中心/部门自行存档。7.1.3分支机构级公文发布后原件由分支机构自行存档。7.1.4联合发布的公文，原件由主办单位自行存档。8.0其它8.1协调便签（格式见SZ2100304）仅用于各中心/部门、分支机构平级单位之间工作知会、协调往来，由各中心/部门、分支机构自行编号、存档。8.2总部各中心/部门以公司名义对外行文，如业务致函、证明文书等统一使用公司信笺（格式见SZ2100305）。9.0附则9.1本规定由人力资源中心负责解释和修订。9.2本规定自2003年8月20日起实施。