电子档案管理系统课件.ppt

1、SEAS（Super Electronic Archive System)档案学：档案学：XX SEAS（Super Electronic Archive System超级电子文档系统）是由东软软件股份有限公司研制开发的，是对各种办公文档、工程图纸、项目合同、文书档案、扫描影像、图片资料、音频视频文件等电子文档和资料进行有效的组织管理和利用的应用软件系统，是集大型数据库管理、网络存储于一体的用户文档管理的理想平台。东软SEAS综合档案管理系统是凝聚东软二十年档案信息资源管理研究与实践成果的新一代档案管理平台，既满足传统纸质档案管理和电子档案“双轨制”管理模式，又兼顾传统立卷方式和一文一件立卷方

2、式相结合的要求，对档案八个业务环节全生命周期进行实时管理。依托东软成熟先进信息技术，为政府机关、企事业立档单位以及多全宗用户构建一个功能强大、扩展性强、安全可靠档案信息资源管理平台。SEAS东软东软 1991年，年轻的东北大学教授刘积仁在中国东北大学创立了东软。目前，公司拥有员工23000余名，在中国建立了8个区域总部，16个软件开发与技术支持中心，6个软件研发基地，在40多个城市建立营销与服务网络，在大连、南海、成都和沈阳分别建立3所东软信息学院和1所生物医学与信息工程学院；在美国、欧洲、日本、中东、中国香港、印度都设有子公司。东软是中国最大的离岸软件外包提供商。1234 系统逻辑架构系统逻

3、辑架构 系统特点及功能系统特点及功能 系统目标系统目标 应用案例应用案例SEAS逻辑架构逻辑架构逻辑架构逻辑架构系统特点及功能系统特点及功能1.1.系统架构：系统架构：采用纯B/S架构，所有操作均可通过IE浏览器进行，零客户端安装；支持跨平台、多操作系统及多类型数据库，使应用不受环境的限制；采用3层体系来实现灵活部署，支持负载均衡技术，突破网络流量限制瓶颈。2.2.采用平台化设计思想：采用平台化设计思想：提供了强大的自定义功能，可针对行业用户业务需求，从全宗、档案门类、分类、整理规范、目录表单、统计、归档流程等提供灵活的配置功能。3.3.多技术集成应用：多技术集成应用：集成全文检索、OCR、电

4、子文件转换处理、工作流引擎、数据加密、数字印章、短信平台、邮件平台、条码扫描检索、CA认证和水印防伪等多种先进成熟技术。4.4.遵从国际标准及最新国家档案行业标准：遵从国际标准及最新国家档案行业标准：符合OAIS参考模型、ISO15489等国际通用标准，并支持中国自主知识产权的文档版式应用。5.5.实现档案业务流程化管理：实现档案业务流程化管理：支持批量扫描、识别、加工、上传、挂接原文流水线方式操作；支持条目、附件批量下载和打印；支持超大数据及文件的断点续传；流媒体实时快速播放；多格式文档可多种方式缩图展示；一机双屏，浏览文件；支持EXCEL格式模板灵活导入导出；自动对档案进行保管期限、密级鉴

5、定。系统特点及功能系统特点及功能6.6.查询利用功能：查询利用功能：可实现对实体档案网上预约借阅管理，且提供跨年度、档案门类以及跨全宗检索查询；提供模糊检索、属性检索、高级检索、全文检索等多种方式；内置独有技术浏览器支持200多种文件格式的浏览。7.7.管理模式：管理模式：针对集团多全宗用户，实现数据、权限大集中式管理和分布式管理。8.8.借阅管理：借阅管理：SEAS对文档库中的每一个案卷和文件都要进行跟踪管理。记录案卷和文件的借阅历史；统计文件的使用频率；明确档案损坏，遗失时的责任，确保文档资料的安全，同时也可以方便地实现对文档利用情况的监控和统计。系统特点及功能系统特点及功能9.9.用户管

6、理：用户管理：用户管理功能允许用户按照部门组织人员，并且每个人员都有固定的岗位，可以按照部门关系树的形式对人员进行管理，使用人员的列表可以打印输出。另外，在其中还增加临时用户管理，当临时用户超过有效期后，临时用户的权限将自动被取消。10.10.版本管理：版本管理：支持电子文件的检入和检出，防止多人同时修改冲突；提供对各种文件批注和修改功能；自动保留旧的版本，防止修改错误或追查责任；可对多种格式不同版本文件进行比较,标记修改部分；自动记录用户的浏览、修改和查询日志。系统特点及功能系统特点及功能11.11.销毁和鉴定：销毁和鉴定：用户可以通过文档销毁管理，预先对需要销毁的文档进行鉴定，对过期的文档

7、可以进行自动鉴定。销毁的文档都被跟踪记录。12.12.备份与恢复：备份与恢复：服务器端提供数据库和大字段的备份与恢复工具。用户可以通过图形化界面，方便地完成备份与恢复工作。此外，该工具提供增量备份功能，既保证了系统安全性，也大大减轻了工作量和备份时间。系统特点及功能系统特点及功能 13.13.安全管理：安全管理：SEAS具有完善的安全管理机制。用户在使用客户端时，必须输入自己的口令，以确定身份。服务器上的各种文档都有权限控制，不同的用户具有不同的权限，以防止非法用户侵入，而且还包括：采用新的用户注册机制（钥匙文件）。钥匙文件是一个加密存储的二进制文件，包括数据库连接信息，其生成和维护由系统管理

8、员完成。一个用户能够访问哪些数据库取决于该用户所在的客户计算机上拥有的钥匙文件。在某种程度上实现了服务器访问的安全控制，与SEAS的其他权限管理形成全套的安全机制。系统特点及功能系统特点及功能1.1.适应对电子文件的管理：适应对电子文件的管理：电子档案管理模式下管理和利用的对象为电子文件，电子文件具有文件与载体分离、易更改、依赖应用环境等特性，这与传统的实物档案管理存在很大的不同。电子档案管理系统要能够实现对实体档案和电子档案的有效管理，同时应根据用户单位的特点，结合电子文件管理的相关标准和理论，积极探索对电子文件的长期保存及完整性、真实性方面的研究。2.2.实现档案业务的全面管理：实现档案业

9、务的全面管理：提供信息收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、检索、借阅、库房管理等档案业务功能，实现对档案信息的全过程的高效管理。系统目标系统目标3.3.实现档案信息的共享和利用：实现档案信息的共享和利用：对电子档案信息进行有效组织，充分利用网络优势，在确保信息安全的同时，使企业员工可以在局域网或互联网上方便快捷的获取到档案信息资源。4.4.实现文档一体化管理：实现文档一体化管理：与企、事业单位中已建立的办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、企业资源计划（ERP）等业务系统进行无缝的衔接。通过有效的技术手段，使业务系统中产生的有价值的电子文件能够自动、完整、规范的归档到电子档案管理系

10、统中。充分利用企、事业单位中的信息资源，减少人工操作，提高工作效率。系统目标系统目标应用案例应用案例 江南造船厂档案馆馆藏工程图纸约100万张，拥有案卷20多万卷，案卷排架长度有6000M，档案库房1600M2。该厂于1993年引进东软公司的软件。经过一段时间的系统培训后，仅用4个月时间，就顺利地输入了3万多张图纸，初步建立船舶基建、设备、非船工业产品和文书档等6个档案库，后来共建图像数据库178个，目录数据库629个，扫描入库约45万张图纸，全部储存于20张光盘片中。应用光盘网络档案系统，为档案部门建立无纸档案库，促进档案编研及信息开发，进而提高工厂总体的管理水平。在短短的几年时间里，江南造船厂通过图纸设计与档案管理水平的提高，在开拓国际市场上取得了良好的业绩，连续几年为国外厂商制造大型船只十几艘达到了国际先进水平。江南造船厂1990年获得“档案管理国家二级企业”证书，在2019年顺利通过了“国家档案管理一级目标”验收。其他应用案例：其他应用案例：seas.neusoft/cases/1520/东软首页：东软首页：neusoft/cn/index.html应用案例应用案例