档案管理基础(第3章档案的整理)课件.ppt

1、第三章第三章档案的整理工作 市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室工作人员在接收过程中遇到两个方面的问题：其一，合并前后三个工厂以及新成立的公司的档案如何管理的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应当如何完成这些工作呢？档案整理工作具有一套完整的内容，然而，由于各个单位的运行和

2、调整情况不同、组织规模和结构不同，以及文件立卷归档的质量不同等原因，我们在对接收的档案进行整理时所采取的策略和方法也应有所不同。因此，需要我们能够正确地判断所遇到的具体情况，从而设计出合理的整理方案。案例简析第一节 档案整理工作的内容和原则n定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。一、档案整理工作的内容 主要包括：区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制。档案馆（室）内的档案整理一般有如下三种类型：1.系统排列和编目；2.局部调整；3.全过程整理；二、档案整理工作的原则（一）档案的整理应该充分利用

3、原有的整理基础 1.充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整；2.在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（二）档案的整理必须保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系主要表现在：1.文件在来源方面的联系 形成者之间的有机联系 2.文件在时间方面的联系 所反映活动的阶段性和时间联系 3.文件在内容方面的联系 形成者的特定活动，使文件之间存在密切的联系 4.文件在形式方面的联系 文件的文种、名称、载体和记录方式上的有机联系（三）档案的整理必须便于保管和利用第二节 全 宗一、全宗的概念 全宗是一个独立的机关、组织

4、和个人在社会活动中形成的档案有机整体。全宗的概念包含以下几层意思：（1）全宗是一个有机整体 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的 （3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 那么，如何确定全宗？全宗的构成者，即“立档单位”必须具备的条件：第一，可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文；（主要依据）第二，财务独立，可以编制财务预算和计划；第三，人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。二、全宗的划分（一）区分全宗的原则 1.立档单位发生根本性变化与全宗的划分 （1）立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。立档单位撤销后，其部分职能由其他单位接续，撤销之前形成的档案

5、仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。（2）由几个立档单位合并组成新的单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并钱的档案分别构成独立全宗。（3）立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原来所在立档单位全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全

6、宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。（4）某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。（5）合署办公的立档单位，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。2.立档单位非根本性变化与全宗的划分 立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的变化、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化未引起立档单位独立性的改变，因此不会改变其全宗。3.临时机构和派出机构档案的全宗

7、归属 4.立档单位中党、团、工会等组织档案的全宗归属 作为立档单位全宗的一部分对待。三、全宗的补充形式 （一）什么是联合全宗？（二）什么是全宗汇集？（三）什么是档案汇集？四、全宗群 什么是全宗群？第三节第三节 全宗内档案的分类全宗内档案的分类一、全宗内档案分类的基本要求一、全宗内档案分类的基本要求 1.档案类目和档案材料的划分应该具有客观性；档案类目和档案材料的划分应该具有客观性；2.档案分类体系应该具有逻辑性；档案分类体系应该具有逻辑性；3.全宗内档案的分类应该注重实用性；全宗内档案的分类应该注重实用性；4.全宗内档案的分类应该具有思想性；全宗内档案的分类应该具有思想性；二、分类的一般方法二

8、、分类的一般方法（一）按时间分类（一）按时间分类 1.年度分类法年度分类法 2.时期分类法时期分类法 封建王朝时期档案、民国档案、建国后档案封建王朝时期档案、民国档案、建国后档案（二）按来源分类（二）按来源分类 1.组织机构分类法组织机构分类法 2.作者分类法作者分类法 就是按成文机关或文件责任者来分类。就是按成文机关或文件责任者来分类。3.通讯者分类法通讯者分类法 就是按照与立档单位有来往通讯关系的机关或个人就是按照与立档单位有来往通讯关系的机关或个人分类，其中收文按作者分类，发文存本和原稿按收件分类，其中收文按作者分类，发文存本和原稿按收件者分类。者分类。（三）按内容分类（三）按内容分类

9、1.问题（主题、职能）分类法问题（主题、职能）分类法 2.实物分类法：按实物名称分类实物分类法：按实物名称分类 3.地理分类法：按地域名称分类地理分类法：按地域名称分类（四）按形式分类（四）按形式分类 1.按文件种类（名称）分类。如账簿、会计凭证等。按文件种类（名称）分类。如账簿、会计凭证等。2.按文件的载体形态分类按文件的载体形态分类 就是按文件制成材料及其形态划分，如光盘、磁盘、就是按文件制成材料及其形态划分，如光盘、磁盘、照片、录像带等。照片、录像带等。3.按文件的形状规格分类按文件的形状规格分类 如按成卷的、成张的，或是不同大小（开本）的等。如按成卷的、成张的，或是不同大小（开本）的等

10、。三、分类的程序三、分类的程序区分档案的门类区分档案的门类选择分类方法选择分类方法和设置类别和设置类别编制分类方案编制分类方案文件归类文件归类门类是指档案的形成过程中自然分化的种类。门类是指档案的形成过程中自然分化的种类。分类方案是用文字或图标的形式表示全宗内档案分类体系的文件；其作用是对分类工作进行指导，并最终纪录全宗内档案分类的结果。分类方案在实践过程中，也会根据实际情况进行调整。四、全宗内常用分类方法的应用四、全宗内常用分类方法的应用n年度分类法年度分类法 年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分类的方法。类的方法。运用

11、年度分类法，要求根据文件的准确日期归入相应年度类别。运用年度分类法，要求根据文件的准确日期归入相应年度类别。两种特殊情况的处理：两种特殊情况的处理：1.1.文件上有属于不同年度的几个日期；文件上有属于不同年度的几个日期；文件上有写成日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、文件上有写成日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。公布日期、发文和收文日期等等。对于具有对于具有2 2个以上日期的文件，就要根据文件的特点，确定个以上日期的文件，就要根据文件的特点，确定一个主要日期。比如：一般文件应以成文日期为主；收文以收文一个主要日期。比如：一般文件应以成文日期为主；收文以收

12、文日期、或公布、生效日期为主；指示、命令等以签署日期；跨年日期、或公布、生效日期为主；指示、命令等以签署日期；跨年度的计划放入开始的年度，跨年度的总结放入最后的年度，跨年度的计划放入开始的年度，跨年度的总结放入最后的年度，跨年度的案件、来往文书等，可放入关系最密切的或最后结案的年度。度的案件、来往文书等，可放入关系最密切的或最后结案的年度。如果文件上没有日期，就需要考证和判定文件的准确日期或近如果文件上没有日期，就需要考证和判定文件的准确日期或近似日期，并据以按照年度合理归类。似日期，并据以按照年度合理归类。在实际生活中，还有一些特别的年度分类，比如：粮食年度、在实际生活中，还有一些特别的年度

13、分类，比如：粮食年度、教学年度、兵役年度、会计年度等。教学年度、兵役年度、会计年度等。按一般年度划分：按一般年度划分：2008年度档案年度档案 按按“学年学年”来划分：来划分：2008-2009学年度档案学年度档案 通常需要结合一般年度划分和特殊年度划分来对文件进行归类。通常需要结合一般年度划分和特殊年度划分来对文件进行归类。n组织机构分类法组织机构分类法 组织机构分类法，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承组织机构分类法，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成几个类别。分成几

14、个类别。组织机构分类法一般是按立档单位内第一层组织机构设置类别，组织机构分类法一般是按立档单位内第一层组织机构设置类别，需要时也可以分到第二层组织机构。有一个机构就设一个类，组需要时也可以分到第二层组织机构。有一个机构就设一个类，组织机构名称就是类别名称。织机构名称就是类别名称。n问题（主题、职能）分类法问题（主题、职能）分类法 问题分类法就是按照文件内容所反映的问题（文书工作人员也问题分类法就是按照文件内容所反映的问题（文书工作人员也惯称为惯称为“事由事由”）将全宗内档案分为各个类别。）将全宗内档案分为各个类别。按照问题分类时，会出现的问题：按照问题分类时，会出现的问题：因档案内容所反映的问

15、题是复杂的，人们的认识水平又存在差因档案内容所反映的问题是复杂的，人们的认识水平又存在差异和局限性，所以对类目的划分，文件如何归类，常常难以掌握异和局限性，所以对类目的划分，文件如何归类，常常难以掌握和出现意见分歧，分类的结果也往往带有主观性，导致分类不准和出现意见分歧，分类的结果也往往带有主观性，导致分类不准确。确。那么，我们在按问题分类的时候，就要注意：那么，我们在按问题分类的时候，就要注意：1.按照文件中最基本的问题设置类别，如实反映立档单位的主要面按照文件中最基本的问题设置类别，如实反映立档单位的主要面貌。通常是按照机关职能任务分类。貌。通常是按照机关职能任务分类。2.类目体系力求简明

16、，必须符合逻辑。类目体系力求简明，必须符合逻辑。3.按照文件袋饿主要内容有规律地归类。按照文件袋饿主要内容有规律地归类。在按问题分类的时候，有些文件所反映的问题，既可以归入在按问题分类的时候，有些文件所反映的问题，既可以归入A类，类，又可以归入又可以归入B类。这时，我们就要分辨出事物的主要方面，抓住文类。这时，我们就要分辨出事物的主要方面，抓住文件所反映的主要问题，把文件归入主要问题所在的类目。件所反映的主要问题，把文件归入主要问题所在的类目。上面我们讲了按照年度、组织机构及问题对文件的分类，是否意上面我们讲了按照年度、组织机构及问题对文件的分类，是否意识到：识到：在对一份文件分类的时候，会遇

17、到可以同时把它按照不同在对一份文件分类的时候，会遇到可以同时把它按照不同的大类进行划分，也可能以一种分类方法对其无法明确划分。这的大类进行划分，也可能以一种分类方法对其无法明确划分。这种情况下，我们又该如何进行文件的分类呢？种情况下，我们又该如何进行文件的分类呢？四、复式分类法的选择和分类方案的编制四、复式分类法的选择和分类方案的编制n年度年度机构分类法机构分类法 顾名思义，就是首先把全宗内档案按照年度分开，然后在每个年顾名思义，就是首先把全宗内档案按照年度分开，然后在每个年度下再分组织机构。度下再分组织机构。如：中央某部全宗档案分类如：中央某部全宗档案分类 1985年年 办公厅办公厅 X X

18、司司 X X司司 1986年年 办公厅办公厅 X X司司 X X司司 这种方法适用于：这种方法适用于：立档单位内如机构变化不复杂的全宗。立档单位内如机构变化不复杂的全宗。n组织机构组织机构年度分类法年度分类法 首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。年度。比如：某公司全宗内档案比如：某公司全宗内档案 办公室办公室 1990年年 1991年年 人事部人事部 1990年年 1991年年 财务部财务部 1990年年 1991年年 这种划分方法，适用于立档机关内部机构长期保持稳定不变的情况，这种划分方法，适用于立档机关内部机构长

19、期保持稳定不变的情况，或者是已经撤销机关档案、历史档案的划分。或者是已经撤销机关档案、历史档案的划分。n年度年度问题分类法问题分类法 先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。如：如：1980年年 综合类综合类 人事机构类人事机构类 农林水利类农林水利类 1981年年 综合类综合类 人事机构类人事机构类 农林水利类农林水利类 这种分类方法，多用于单位内部组织机构复杂多变的情况。因组这种分类方法，多用于单位内部组织机构复杂多变的情况。因组织机构的复杂多变，导致无法用机构分类方法进行分类，但是，织机构的复杂多变，导致无法用机构分类方法进行分类，

20、但是，形成文件所反映的单位活动却有规可循。所以，采用年度下按问形成文件所反映的单位活动却有规可循。所以，采用年度下按问题来分类的方法。题来分类的方法。n问题问题年度分类法年度分类法 先把全宗内档案按照问题分开后，在每个问题下再分年度。先把全宗内档案按照问题分开后，在每个问题下再分年度。如：如：综合类综合类 1990年年 1991年年 生产类生产类 1990年年 1991年年 这种方法，多用于已经撤销机关或历史档案的分类。对现行机关这种方法，多用于已经撤销机关或历史档案的分类。对现行机关档案，一般不宜按照问题档案，一般不宜按照问题年度分类。年度分类。五、人物全宗内档案的分类五、人物全宗内档案的分

21、类 人物全宗内档案的分类，有一些不同于机关、组织全宗内档人物全宗内档案的分类，有一些不同于机关、组织全宗内档案分类的特点。一般来说，人物全宗内的档案，大致可分为如案分类的特点。一般来说，人物全宗内的档案，大致可分为如下几类：下几类：1.生平传记材料生平传记材料 主要包括个人自传、履历表、学历证明、身份证明、奖状、主要包括个人自传、履历表、学历证明、身份证明、奖状、遗嘱等。遗嘱等。2.创作材料创作材料 此类包括作家的创作手稿，作曲家的乐谱手稿，画家的画稿，此类包括作家的创作手稿，作曲家的乐谱手稿，画家的画稿，科学家的著作手稿，以及他们的日记、回忆录、记事簿等。科学家的著作手稿，以及他们的日记、回

22、忆录、记事簿等。3.公务活动材料公务活动材料 指反映全宗构成者公务活动和社会活动的某些文件材料。指反映全宗构成者公务活动和社会活动的某些文件材料。4.个人书信个人书信 包括收到别人的书信和本人发出的书信。包括收到别人的书信和本人发出的书信。5.经济材料经济材料 包括反映本人和家庭财产状况以及经济活动的材料。包括反映本人和家庭财产状况以及经济活动的材料。6.亲属材料亲属材料 包括全宗构成者的直系亲属和其他主要亲属能够反映和说明全宗包括全宗构成者的直系亲属和其他主要亲属能够反映和说明全宗构成者生平、活动、经济等方面的材料。构成者生平、活动、经济等方面的材料。7.评价材料评价材料 包括别人所写和收集

23、的关于纪念、评述和回忆全宗构成者的文章、包括别人所写和收集的关于纪念、评述和回忆全宗构成者的文章、创作材料、祭文和悼词等。创作材料、祭文和悼词等。8.音像材料音像材料 包括反映和记述全宗构成者及其亲属、朋友、同学、同事各方面包括反映和记述全宗构成者及其亲属、朋友、同学、同事各方面活动的照片、画册、录音和录像等材料。活动的照片、画册、录音和录像等材料。9.其他材料其他材料第四节第四节 案卷的组织案卷的组织一、立卷一、立卷 1.案卷：是一组有密切联系的文件的组合体，它是在一个全宗的各案卷：是一组有密切联系的文件的组合体，它是在一个全宗的各类别之下对单份文件进行整合后所形成的保管单位。类别之下对单份

24、文件进行整合后所形成的保管单位。2.立卷方法：也叫立卷方法：也叫“立卷特征立卷特征”常用的立卷方法主要有：问题、题名（作者）、文种（名称）、常用的立卷方法主要有：问题、题名（作者）、文种（名称）、地区、时间、收发文机关。地区、时间、收发文机关。n按问题立卷按问题立卷 “问题问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。同一问题的文件，可以组成案卷。的人物、事件、事物等。同一问题的文件，可以组成案卷。一般，机关工作总是围绕一定的中心思想开展的，所以形成的一般，机关工作总是围绕一定的中心思想开展的，所以形成的文件，也总是围绕

25、某一问题而产生。把这些文件收集起来，就可文件，也总是围绕某一问题而产生。把这些文件收集起来，就可以组成一个案卷。以组成一个案卷。一个机关内部，按照问题结合其他方法立卷是一种最常用的方法。一个机关内部，按照问题结合其他方法立卷是一种最常用的方法。按问题立卷，在运用中也具有很打的灵活性。按问题立卷，在运用中也具有很打的灵活性。“问题问题”可以具体，也可以具体，也可以笼统。所以，在机关立卷中，一般都把问题的范围放大一些。这样可以笼统。所以，在机关立卷中，一般都把问题的范围放大一些。这样就便于归类一些问题相对模糊的文件。就便于归类一些问题相对模糊的文件。n按作者立卷按作者立卷 “作者作者”是指撰写和制

26、发文件的机关、机关内的组织机构或者个人。是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或者个人。将属于同一作者的文件组合在一起，便于反映本机关的工作以及其他机将属于同一作者的文件组合在一起，便于反映本机关的工作以及其他机关与本机关的联系。关与本机关的联系。由于作者的职能和地位不同，按作者立卷也就适当地区分了文件的重由于作者的职能和地位不同，按作者立卷也就适当地区分了文件的重要程度和保存价值。所以，按作者立卷也是机关立卷的一种常用方法。要程度和保存价值。所以，按作者立卷也是机关立卷的一种常用方法。n按文种（名称）立卷按文种（名称）立卷 就是把文件种类名称相同的文件组合在一起。就是把文件种类名称相同的

27、文件组合在一起。例如：例如：XXX，“1995年各项工作计划年各项工作计划”，XXX，“常委会议记录常委会议记录”等，等，这些都可以按文种立卷。这些都可以按文种立卷。文件的文种反映了文件的效能和作用。按照文种立卷也能较好地反映文件的文种反映了文件的效能和作用。按照文种立卷也能较好地反映机关的工作活动，并可以适当区分文件袋饿重要程度和保存价值，是一机关的工作活动，并可以适当区分文件袋饿重要程度和保存价值，是一种不可缺少的立卷方法。种不可缺少的立卷方法。有些文件虽然文种的名称相同，但实际性质有所不同，因此，立卷时不能只根据文件上表明的文种名称，还要具体分析文件的内容、性能及保存价值。n按时间立卷

28、就是按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组合成卷。但是，如果普遍地按照时间立卷，就不利于反映案卷的特点。所以，按时间立卷常适用于以下三种类型的文件：1.文件内容针对的时间性较强，针对的时间比较分明的文件，如年度的、半年的、季度的、月份的工作计划、总结、会议记录、预算、决算、统计表和会计报表等。2.同一类型的文件数量比较多的时候，为了进一步组合案卷，可以用时间特征把卷立得更细一些。3.针对不采用年度分类法整理的历史档案。n按地区立卷按地区立卷 就是把内容涉及同一地区的文件组合在一起。就是把内容涉及同一地区的文件组合在一起。按地区立卷，一般多运用在对下级机关的某些文件、调查材料

29、或按地区立卷，一般多运用在对下级机关的某些文件、调查材料或下属机关的来文。下属机关的来文。n按收发文机关（通讯者）立卷按收发文机关（通讯者）立卷 就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。案卷。在适用各种立卷方法时，一定要防止将立卷和分类混淆。在适用各种立卷方法时，一定要防止将立卷和分类混淆。立卷和分类的区别和联系？立卷和分类的区别和联系？相同点：相同点：“同则同之，异则异之同则同之，异则异之”，有分有合。，有分有合。不同点：分类是分中有合，从一般到个别，偏重演绎法；不同点：分类是分中有合，从一般到个别，偏重演绎法；立

30、卷是合中有分，从个别到一般，偏重归纳法。立卷是合中有分，从个别到一般，偏重归纳法。二、卷内文件整理二、卷内文件整理 它的具体工作主要包括：卷内文件排列和编号，填写卷内文件目它的具体工作主要包括：卷内文件排列和编号，填写卷内文件目录（简称卷内目录）和卷内备考表。录（简称卷内目录）和卷内备考表。（一）（一）卷内文件的排列和编号卷内文件的排列和编号 保持问文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本之间不保持问文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本之间不可分离的联系。可分离的联系。卷内文件排列好后，应按统一方法编上页码，固定次序，以便查卷内文件排列好后，应按统一方法编上页码，固定次序，以便查找

31、和利用。找和利用。n档号的编制档号的编制 1.档号的定义：是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、档号的定义：是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（码）号等。案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（码）号等。全宗号：档案馆给每个全宗指定的号码。全宗号：档案馆给每个全宗指定的号码。案卷目录号：全宗内每一本案卷目录的号码。案卷目录号：全宗内每一本案卷目录的号码。类别号：是馆（室）藏档案类目的代号。类别号：是馆（室）藏档案类目的代号。项目号：是产品、工程、课题、设备等的代字或代号。项目号：是产品、工程、课题、设备等的代字或代号。案卷号：是档案馆（

32、室）内案卷排列的顺序号。案卷号：是档案馆（室）内案卷排列的顺序号。件件 号：是案卷内文件的顺序号。号：是案卷内文件的顺序号。页页 码：是案卷内文件每页（张）的顺序号。码：是案卷内文件每页（张）的顺序号。2.档号的作用档号的作用 表征档案馆（室）档案的整理体系，反映和固定全宗内案卷和表征档案馆（室）档案的整理体系，反映和固定全宗内案卷和案卷内文件的排列顺序；案卷内文件的排列顺序；它具有对档案实体的指代功能，一组档号就可以代表某一特定它具有对档案实体的指代功能，一组档号就可以代表某一特定的案卷或文件，作为存取档案的标记。的案卷或文件，作为存取档案的标记。3.档号编制的原则档号编制的原则 （1）唯一

33、性原则）唯一性原则 档号应指代单一，一个档号只能对应唯一的一个案卷或文件，档号应指代单一，一个档号只能对应唯一的一个案卷或文件，坚决不能出现重复的现象。坚决不能出现重复的现象。（2）合理性原则）合理性原则 档号结构必须与馆（室）藏档案的整理分类体系相适应；档号档号结构必须与馆（室）藏档案的整理分类体系相适应；档号应保持完整，不能随意减少某种代码；档号最低层次的代码的选应保持完整，不能随意减少某种代码；档号最低层次的代码的选择应从馆（室）藏档案的实际情况出发；按流水顺序编号时不能择应从馆（室）藏档案的实际情况出发；按流水顺序编号时不能有空号；档号应留有适当的递增容量，以备不断补充档案的需要。有空

34、号；档号应留有适当的递增容量，以备不断补充档案的需要。（3）稳定性原则）稳定性原则 档号一经确定，一般不应随意改变。对必须改变的档号，应该档号一经确定，一般不应随意改变。对必须改变的档号，应该在档案盒、案卷封面及所有相关的检索工具、计算机数据库中作在档案盒、案卷封面及所有相关的检索工具、计算机数据库中作出同步修改。改变档号时，还应注明原档号。出同步修改。改变档号时，还应注明原档号。（4）简明性原则）简明性原则 档号应力求简短明了，减少代码差错率，节省存储空间，提高档号应力求简短明了，减少代码差错率，节省存储空间，提高手工和机器处理效率。手工和机器处理效率。4.档号的结构和编制方法档号的结构和编

35、制方法（1）档号的结构）档号的结构 档号大致有以下两种结构：档号大致有以下两种结构：n 全宗号全宗号案卷目录号案卷目录号案卷号案卷号件或页（张）号件或页（张）号 例：例：A001014055128n 全宗号全宗号类别号类别号案卷号案卷号件或页（张）号件或页（张）号 例：例：G043JX14230099（2）档号的编制方法）档号的编制方法n 全宗号：由四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全全宗号：由四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗类别（革命历史档案全宗用宗类别（革命历史档案全宗用“G”，旧政权档案全宗用，旧政权档案全宗用“J”，新，新中国成立后档案用中国成立后档案用“A”），

36、后三位用阿拉伯数字标识某一类别全），后三位用阿拉伯数字标识某一类别全宗顺序号。宗顺序号。全宗号一般用流水顺序号，按进馆先后顺序依次排列。全宗号一般用流水顺序号，按进馆先后顺序依次排列。n案卷目录号：采用流水顺序编号法，一本案卷目录编一个号。也案卷目录号：采用流水顺序编号法，一本案卷目录编一个号。也可在顺序号前加上表示档案保管期限、载体形态等特征的代字或可在顺序号前加上表示档案保管期限、载体形态等特征的代字或代号。代号。n类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号应根据档案的内容及数量设置，一般不超过三级。不同级类别号应

37、根据档案的内容及数量设置，一般不超过三级。不同级位的类别之间可用间隔号位的类别之间可用间隔号“.”隔开。隔开。n案卷号：用流水顺序方法编制，用案卷号：用流水顺序方法编制，用3位以内的阿拉伯数字标识，其位以内的阿拉伯数字标识，其间不应有空号。数年合编一本案卷目录的，其案卷号应连续编排。间不应有空号。数年合编一本案卷目录的，其案卷号应连续编排。n页（张）号或件号：有文字、图表、印章等标记的每个页面均应页（张）号或件号：有文字、图表、印章等标记的每个页面均应编页号。筒子页应作两个页面编号。编页号。筒子页应作两个页面编号。五、档号章五、档号章年度件号类别号归档单位保管期限卷号或盒号页数20080061

38、JX14二 系永久0456例如：例如：（二）填写卷内文件目录和卷内备考表（二）填写卷内文件目录和卷内备考表 卷内目录放在案卷的卷首，列举卷内文件爱你的饿主要内容和成卷内目录放在案卷的卷首，列举卷内文件爱你的饿主要内容和成分。分。项目包括：项目包括：顺序号、文号、文件责任者、文件题名、文件日期、所在页顺序号、文号、文件责任者、文件题名、文件日期、所在页号、备注。号、备注。卷内备考表：卷内备考表：放在案卷的最后，所以也叫放在案卷的最后，所以也叫“卷末备考表卷末备考表”。用以登记卷内。用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，便于管理人员和利用者了解文件的基本状况，监督和保护文件，便于管理人员和利

39、用者了解案卷的有关情况。案卷的有关情况。（三）案卷封面编目和案卷装封（三）案卷封面编目和案卷装封（全宗名称）（类目名称）（案卷题名）自 年 月至 年 月保管期限本卷共 件 页归档号 案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、卷内文案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、卷内文件起止时间、保管期限、总件数、总页数、归档号、档号。件起止时间、保管期限、总件数、总页数、归档号、档号。n拟写案卷标题（题名）以及整个案卷封面编目的基本要求拟写案卷标题（题名）以及整个案卷封面编目的基本要求 1.历史观点和政治上的正确性；历史观点和政治上的正确性；2.文字简练，表达准确；文字简练，表达准确；3

40、.题名基本结构力求完整；题名基本结构力求完整；案卷题名的基本结构主要包括：文件的责任者（作者）、内容案卷题名的基本结构主要包括：文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。必要的时候，可表明地区、收（问题）和名称（文种）三部分。必要的时候，可表明地区、收发文机关和时间。发文机关和时间。第五节第五节 类内案卷排列和案卷目录类内案卷排列和案卷目录n 案卷的排列方法有很多：案卷的排列方法有很多：1.按照案卷所反映的工作上的联系排列按照案卷所反映的工作上的联系排列 2.按照案卷内容所反映的一定问题排列按照案卷内容所反映的一定问题排列 3.按照案卷所属的起止时间（日期）排列按照案卷所属的起止

41、时间（日期）排列 4.按照文件的作者、收发文机关以及文件内容涉及的地区排列按照文件的作者、收发文机关以及文件内容涉及的地区排列 5.人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列n 案卷目录案卷目录 相当于案卷的名册相当于案卷的名册 案卷目录的作用：案卷目录的作用：第一、固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档第一、固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作。案整理工作。第二、概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找利用档案最

42、第二、概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找利用档案最基本的检索工具；基本的检索工具；第三、它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依第三、它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。据。n 案卷目录的类型和选择案卷目录的类型和选择 编制案卷目录的原则：必须按照全宗来编制，一个全宗可以编一编制案卷目录的原则：必须按照全宗来编制，一个全宗可以编一本目录，也可以编基本案卷目录。本目录，也可以编基本案卷目录。类型：类型：1.以全宗为单位编制的综合目录；以全宗为单位编制的综合目录；2.以全宗内各种门类为单位编制的分册目录以全宗内各种门类为单位编制的分册目录 分册案卷目录的编写方法：

43、分册案卷目录的编写方法：1.以全宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录。以全宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录。（1）一年内所有的组织机构编一本案卷目录）一年内所有的组织机构编一本案卷目录 （2）每年每个组织机构编制一本案卷目录）每年每个组织机构编制一本案卷目录 （3）每个组织机构所有年度编制一本案卷目录）每个组织机构所有年度编制一本案卷目录 （4）每个机构每年编制一本案卷目录（它与第二种基本相同，只）每个机构每年编制一本案卷目录（它与第二种基本相同，只是在写目录名称时略有不同）是在写目录名称时略有不同）（5）一年内所有问题的案卷编制一本案卷目录）一年内所有问题的案卷编制一本案卷目录 2.

44、按保管期限编制的案卷目录。按保管期限编制的案卷目录。在全宗内，按永久、长期、短期分别编写三本目录。在全宗内，按永久、长期、短期分别编写三本目录。3.按保管期限结合分类方案编制的案卷目录。这种编法，基本上按保管期限结合分类方案编制的案卷目录。这种编法，基本上可以分为两种形式：可以分为两种形式：（1）按全宗内案卷的同步保管期限，各编制一本或几本案卷目录。）按全宗内案卷的同步保管期限，各编制一本或几本案卷目录。如果编成若干本，则先将全宗内案卷按保管期限分类，再按照分如果编成若干本，则先将全宗内案卷按保管期限分类，再按照分类方案，分别编成几本目录。类方案，分别编成几本目录。（2）按全宗内档案分类的类别

45、，各编制一本或几本案卷目录。如）按全宗内档案分类的类别，各编制一本或几本案卷目录。如编制成几本，则先将全宗内档案按分类方案分类后，再按保管期编制成几本，则先将全宗内档案按分类方案分类后，再按保管期限分别编制案卷目录。限分别编制案卷目录。4.按机密程度分别编制的案卷目录。按机密程度分别编制的案卷目录。n案卷目录的结构和登记方法案卷目录的结构和登记方法 案卷目录的组成部分一般包含：案卷目录的组成部分一般包含：1.封面和扉页（里封）。其中项目包括：档案馆（室）名称、全宗封面和扉页（里封）。其中项目包括：档案馆（室）名称、全宗号级案卷目录号、全宗名称级类别名称（如果一个全宗编若干本号级案卷目录号、全宗

46、名称级类别名称（如果一个全宗编若干本目录时，应有机构或其他类别名称）；目录中档案的起止日期。目录时，应有机构或其他类别名称）；目录中档案的起止日期。2.目次。即案卷所属类目的索引，它是介绍案卷目录内容和结构的目次。即案卷所属类目的索引，它是介绍案卷目录内容和结构的纲要。应写明案卷分类类目的名称及其起止页码，也可包括案卷纲要。应写明案卷分类类目的名称及其起止页码，也可包括案卷的起止号。的起止号。3.序言或说明。序言或说明。序言中，应叙述使用案卷目录和利用档案时需要了解的情况。如序言中，应叙述使用案卷目录和利用档案时需要了解的情况。如目录的结构、编制方法、立档单位和全宗简史，尤其要说明全宗目录的结

47、构、编制方法、立档单位和全宗简史，尤其要说明全宗内档案的完整程度。内档案的完整程度。4.简称表。将案卷目录中使用的名词简称和它的全称列为对照表。简称表。将案卷目录中使用的名词简称和它的全称列为对照表。简称表可以单独编制，也可以写在序言内。简称表可以单独编制，也可以写在序言内。5.案卷目录表。这是案卷目录的主体，它以表格形式直接登记案案卷目录表。这是案卷目录的主体，它以表格形式直接登记案卷封面上的各项内容。卷封面上的各项内容。案卷目录表中的题名必须与案卷封面上的题名一致，如遇相同案卷目录表中的题名必须与案卷封面上的题名一致，如遇相同的案卷题名，可写的案卷题名，可写“同上同上”。“年度年度”栏应为

48、卷内文件的起止日期，既与案卷封面项目一致，栏应为卷内文件的起止日期，既与案卷封面项目一致，又有检索、利用和管理的价值。又有检索、利用和管理的价值。页数：即卷内文件的总页数。页数：即卷内文件的总页数。期限：指案卷封面注明的保管期限。期限：指案卷封面注明的保管期限。备注：用来说明个别案卷的某些特殊情况（如卷内文件字迹模备注：用来说明个别案卷的某些特殊情况（如卷内文件字迹模糊、残破等）以及案卷的变化情况（如案卷的移出、销毁和卷内糊、残破等）以及案卷的变化情况（如案卷的移出、销毁和卷内文件数量的增减等）。文件数量的增减等）。例：案卷目录例：案卷目录案卷号案卷号题题 名名年度年度页数页数期限期限备注备注

49、档案档案室编室编档案馆档案馆编编案案 卷卷 目目 录录 6.备考表。附在全部案卷目录之后，总结性记载案卷目录的基备考表。附在全部案卷目录之后，总结性记载案卷目录的基本情况，包括本目录所登记的案卷数量和案卷排列长度，案卷目本情况，包括本目录所登记的案卷数量和案卷排列长度，案卷目录的页数，编制日期以及其他必要的说明，最后是编制者签名或录的页数，编制日期以及其他必要的说明，最后是编制者签名或盖章。盖章。案卷目录应编制一式三份，其中一份日常使用，其他保存备用。案卷目录应编制一式三份，其中一份日常使用，其他保存备用。一个全宗内如果编有多本案卷目录，必须以全宗为单位编定各一个全宗内如果编有多本案卷目录，必

50、须以全宗为单位编定各本目录的顺序号，通常称本目录的顺序号，通常称“案卷目录号案卷目录号”，也称，也称“目录号目录号”。否。否则，往往会导致案卷号的失灵，案卷取放困难或发生其他混乱。则，往往会导致案卷号的失灵，案卷取放困难或发生其他混乱。第六节第六节 档案整理工作的组织档案整理工作的组织一、整理工作环节及其相互关系一、整理工作环节及其相互关系（一）档案整理工作的基本程序（一）档案整理工作的基本程序 档案的整理，按其工作程序一般分为：区分全宗、分类、立卷、档案的整理，按其工作程序一般分为：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等主要内容。案卷排列以及编制案卷目录等主要内容。档案整理一般是从