时间管理案例教学课件.ppt

1、时 间 管 理 天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。旧约圣经之传道书 我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。“不能管理时间，便什么都不能管理不能管理时间，便什么都不能管理”杜拉克“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；其实并没有所谓时间太多或时间不够的情形所在；一天就是二十四小时，不多也不少；不管你是谁，都是一样的；所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这

2、段时间不允许而已；时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事；“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在 EDWARD W CARTER 是 BRORDWAY HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做”。案

3、例：老王的故事延 误原 因1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天 下属生病，代出席会议 上司紧急命令 一些电话 突发事件 紧急事件 被打扰3、下班回家交通堵塞 4、看电视 不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞 时 间 管 理时 间 管 理 时间管理学的演变时间管理学的演变 时间管理的重要性时间管理的重要性 影响时间生产率的障碍影响时间生产率的障碍 时光大盗呈现时光大盗呈现 时间管理系统时间管理系统 时 间 管 理时 间 管 理 时间管理学的演变时间管理学的演变 时间管理的重要性时间管理的重要性 影响

4、时间生产率的障碍影响时间生产率的障碍 时光大盗呈现时光大盗呈现 时间管理系统时间管理系统时间管理学的演变时间管理学的演变第一代第二代第三代第四代优点：优点：重要事情发生时应变能力强，有顺应时势的变通能力；人际关系较佳 时间安排不会太紧凑或太复杂，会逐步完成待办事项缺点：缺点：没有严格的组织架构；因忽略组织规划而疲于应付；最重要的事就是眼前的事优点：优点：准时赴约做答应做的事 通过制定目标与规划，能完成较多事 因事先准备充分，会议或行事较能发挥实效缺点：缺点：实现更多目标，却未必满足真正的需求 最重要的事就是时间表上的事优点：优点：能将价值观化为目标与行动 能发挥短、中、长期目标的效果 效率提高

5、，时间与自我更具管理技巧缺点：缺点：价值观未必符合自然法则 最重要的事因急迫性与价值观而定优点：优点：集前三代时间管理学于大成的时间管理理论，侧重于先做重要的事，而非急迫的事 讲求多方面平衡 改变思想而非改变行为 时 间 管 理时 间 管 理 时间管理学的演变时间管理学的演变 时间管理的重要性时间管理的重要性 影响时间生产率的障碍影响时间生产率的障碍 时间自然法则时间自然法则 时光大盗呈现时光大盗呈现 时间管理系统时间管理系统时间管理的重要性时间管理的重要性 时间是资本和无法更新的收入；任何一个制定出来帮助高效率地安排时间的 计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入手；管理好你的时间就能管理好你

6、的生活；下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你在办公室用餐吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，

7、你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？总结你的时间掌控总结你的时间掌控1216 “yes”救命救命！你在时间管理上需改进812“yes”48 “yes”04“yes”当心！当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！恭喜！坚持并保留你的方法待得晚晚一点就可以做完每一件事？谁偷偷了你的时间？为何活活得较久但较不愉快？那不是你的错错 自尊不是问题 对自己想要要的东西实际一点什么对你最重要 你不会错过钱但却一直错失失时间钱可以多赚：时间却无

8、法多赚 时 间 管 理时 间 管 理 时间管理学的演变时间管理学的演变 时间管理的重要性时间管理的重要性 影响时间生产率的障碍影响时间生产率的障碍 时光大盗呈现时光大盗呈现 时间管理系统时间管理系统四个主要的影响时间生产率障碍四个主要的影响时间生产率障碍人们并不尊重时间，他们不了解其重要性人们并不尊重时间，他们不了解其重要性 人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律其自然规律人们不善于检查提高时间管理办法，不知人们不善于检查提高时间管理办法，不知道道“重要重要”与与“紧要紧要”之区别之区别有时间观念的人不善于控制时间，他们不有时间观念的人不善于控制时间

9、，他们不知怎样制定一个时间管理系统知怎样制定一个时间管理系统 时间自然法则总结时间自然法则总结Parkingsons Law 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限时间象一根弹筋：设立期限Paretos Principle 帕雷托原则80%的结果来源的结果来源20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之谜 注意力需要及时恢复注意力需要及时恢复Internal Energy Levels 内在能量水平有效地利用你的生物钟有效地利用你的生物钟Efficacy Efficiency 效能与效率 做正确之事，做好它做正确之事，做好它 用正确的方法做错误之事 用正确的方法做正确之事

10、用正确的方法做正确之事 用错误的方法做正确之事 用错误的方法做错误之事紧急紧急不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要重要与与紧要紧要之区别之区别偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机 偏重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果

11、短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂 偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生 时 间 管 理时 间 管 理 时间管理学的演变时间管理学的演变 时间管理的重要性时间管理的重要性 影响时间生产率的障碍影响时间生产率的障碍 时光大盗呈现时光大盗呈现 时间管理系统时间管理系统 时时 光光 大大 盗盗 打扰打扰 （电话或没有预约）（电话或没有预约）重要性次序无所调整重要性次

12、序无所调整 没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力 缺乏自律缺乏自律 会议会议 资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力分不清责任和权力 时 间 管 理时 间 管 理 时间管理学的演变时间管理学的演变 时间管理的重要性时间管理的重要性 影响时间生产率的障碍影响时间生产率的障碍 时光大盗呈现时光大盗呈现 时间管理系统时间管理系统制定时间管理系统制定时间管理系统怎么办怎么办？利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间 学习并演练终止谈话

13、的技巧 增加授权，把电话转交给被授权处理 电话打扰电话打扰制定时间管理系统制定时间管理系统 建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限 计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作 没有没有计划计划，怎么办？，怎么办？目标的设定目标的设定 明确自己的价值观明确自己的价值观 设定目标设定目标 制定阶段性步骤制定阶段性步骤 把握今日：最重要时刻把握今日：最重要时刻 长期长期中期中期 短期短期-价价 值值 观观 列列 举举 做事有效率 追求卓越 专业能力强 乐观进取 服务他人 节俭 身体健康 慷慨 诚实 虚心请教 主持正义 整齐清洁 追求真实 领导地位 经济基础稳固 忠实 自

14、食其力 爱家 笃信宗教 操守 创意 团队精神 知识丰富 自我期许如何有效地做每日计划：如何有效地做每日计划：温习所写下的价值观及目标温习所写下的价值观及目标 订立日事项项订立日事项项 衡量执行事项所需的时间衡量执行事项所需的时间 预测可能的障碍预测可能的障碍 将事件依轻重缓急排列将事件依轻重缓急排列制定时间管理系统制定时间管理系统怎么办怎么办？清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作计划表来提供控制，找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法；先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权 同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限 学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服

15、做事拖延的坏习惯；认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒 出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板 别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序 会议耗时会议耗时 把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来 只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间 务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法 控制会议议题，要求大家不要离题 一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化 当下就处理，每天送来的文件中

16、，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统，减少复本，用标准格式 资料不全资料不全文件繁杂文件繁杂 征得主管同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权 坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力 拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责 权责混淆权责混淆小小 结结 如何管理时间？如何管理时间？建立目标 每天做时间计划 编排优先次序，定下期限 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）改善技巧，排除打扰 凭借组织安排打电话 利用“Quiet An Hour”(清静一小时），学习说“不”一次性时间处理文件 跟随会议议程，控制会议时间 请别人帮忙 克服人性弱点，走出时间陷阱！结结 束束 语语