[活动树]公司企业年会策划筹备手册（指导性强）.doc

1、公司企业年会策划筹备手册查找最合适的年会场所？查找最佳的年会餐饮方案？查找最新的年会消遣节目？查找最棒的年会服务公司？想举办一个不同寻常的特色年会？一做好预算方案年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在方案之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到肯定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的方案。制订完善的会议方案确定必需要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。制订预算：制定可行预算或按既定预算支配有关工作；确定各项工作的时间支配。通常而言，年会预算包括以下几个方面：1、交通费用交通费用

2、可以细分为：(1)、动身地至会务地的交通费用包括航班、铁路、大路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、大路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。2、会议室/厅费用具体可细分为：(1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些格外规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要

3、加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场呈现系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付肯定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得留意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司询问，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用假如不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。假如有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)、其他

4、支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、消遣保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别查找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，假如让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。3、住宿费用住宿的费用应当格外好理解值得留意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客

5、房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果供应等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简洁，也可以很简单，这取决于会议议程需要及会议目的。(1)、早餐早餐通常是自助餐，当然也可以实行围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以估计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用）(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以实行人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。假如主办方期望酒水消费自行选购而非由餐馆供应，餐馆可能会收取肯

6、定数量的服务费用。(3)、酒水及服务费通常，假如在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，假如可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15左右的服务费。(4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，假如主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常状况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预

7、算可能比单独的宴会简单，宴会只要设定好餐标与规模，预算很简洁计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。(6)、其他点心、水果及调制色酒5、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽视。假如为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较简单，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算设备的运输、安装调试及把握技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源主要是背景音乐及消遣音乐选择，主办者可自带，也可托付代理6、演员及节目通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点假如有固定的演出，那预算就很简洁，与观看表演的人

8、数正相关专场或包场除外。7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性支配产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难方案，通常可以在会务费用预算中增列不行预见费用作为机动处理。二查找年会优化方案地点选择：选择适合的会议场所，必需依据当地可供应的会议资源状况及该会议的程序、估计的与会人数、与会人员的背景状况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。按类型划分商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可供应的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），

9、一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务力量，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、消遣于一体。同时随着社会的进展，度假型酒店也能供应相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大便利了会议单位。按地理位置中心酒店：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。假如与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般宠爱选择位于抱

10、负的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。市郊酒店：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。比较价格：在确定数家会议场所以后需要同会议场所的销售部门直接联系，进行一个格外具体的报价询问，予以比较后从中选择最优方案并做进会议整体方案中，同时需要同1、2个会议场所保持联系以备急需时调整。三现场考察预订做好年会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是格外重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；依据会议的具体状况，设计并支配会场的布局，细致周到地设计好全部的细节。

11、会议场所的确立预定：依据会议的级别，选择会议举办地；依据会议的具体状况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。依据需要，预备会议所需要的全部设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺当进行。四会议设施预备在会议开头前需要依据会议的具体状况确定会议设施，此项格外繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对预备状况。常见的会议设施：1、屏幕2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）3、录像机4、VCD5、音响6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）7、镭射笔8、幻灯机9、讲台10、舞台11、夹纸板12、大白板13、签到台14、名片簿15、马克笔16、铅笔

12、17、信签18、会议桌椅19、插线板20、彩电21、横幅22、指示牌23、告示牌24、桌卡25、主席台26、盆景27、鲜花28、背景板30、隔板31、灯光照明32、同声翻译系统33、产品租赁五执行预期方案依据预期方案履行方案，在执行过程中，要做到急躁、细致与周到在年会执行过程依据不同年会形式，需要留意餐饮支配、交通支配、旅游支配、司仪支配、秩序维护、茶歇支配和摄影摄像等事项。餐饮支配依据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮支配通常有两种形式自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一支配餐饮的会议，对于成本的把握格外重要，自助餐一般可以发餐券把握，很多

13、酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮支配比较简单特殊是大型会议的时候。围桌式餐饮支配需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者支配、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提示的是，会议前期考察时留意餐厅及用具的卫生状况，不能让就餐者消灭健康问题。假如就餐者无法按时集合就餐，可实行那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。交通支配重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，假如在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，假如在异地举办，那么车辆调度

14、就值得好好争辩。通常，异地举办会议基本上托付当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及支配要求，而代理公司则要考虑时间支配、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应当提前告知代理方相对精确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告知代理方假如消灭与预报情形不符时期望实行的弥补措施及情愿为此担当的代价。旅游支配实际上，年会考察或者旅游大都是为嘉宾特殊支配的、具有公关性质的行为，当然不排解部分行为是真正的商务考察(为猎取行业或者相关行业信息而进行的市场调研性质的动作)。短线旅行旅程很少

15、离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将供应线路询问、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮支配、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。司仪支配假如是客户答谢年会，必要的礼仪显得温馨，而员工大会则可以较少考虑支配司仪。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简洁培训、服装道具预备、礼仪执行等。值得留意的是礼仪的文化素养及外语基本技能考察，而不能简洁看形体打算是否聘请，另外一点就是礼仪的共性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政

16、府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装明丽，与企业或产品的品质形象要求全都。秩序维护对于会议而言，无不期望有良好的秩序。小型会议特殊是企业内部会议秩序基本不用把握，但大型会议，秩序的把握就显得很重要。大型会议可以接受代表证或者入场券方式把握，假如需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好茶歇支配茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特殊是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调整而设置的小型简易茶话会，当然供应的饮品可能不限于中国茶，

17、点心也不限于是中国点心。通常茶歇的预备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。摄影摄像支配摄影摄像支配：依据会议的级别和要求，需要支配专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给六会后结算总结会后总结是成功会议必不行少的一步，即体现了办会者的优质服务，又能为下一次年会的成功积累阅历会议资料：会议资料的收集和资料的保管会议的结算：同会议的各个合作方进行对帐结算，开具发票通讯录：制作通讯录并发送参会人员总结：对整个会议流程进行具体的总结