《档案管理》课件2.ppt

1、h1档案管理档案管理h2主讲内容主讲内容企业档案管理合同管理h3企业档案管理企业档案管理h4企业档案是指企业在日常工作中企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像录。主要包括文字、图表、音像等。等。企业档案的含义企业档案的含义h5企业档案的分类企业档案的分类序号序号内内 容容代号代号1 1企业管理性档案企业管理性档案（文书档案）（文书档案）A A2 2基建档案基建档案B B3 3科研档案科研档案C C4 4产品档案

2、产品档案D Dh65 5设备档案设备档案E E6 6会计档案会计档案F F7 7合同档案合同档案G G8 8员工档案员工档案H H9 9特殊载体档案特殊载体档案J Jh7n企业档案分类原则：企业档案分类原则：以全部档案为对象以全部档案为对象依据企业管理职能依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点结合档案内容和形成特点h8保持档案材料的内部有机联保持档案材料的内部有机联系系方便管理与利用方便管理与利用协调统一、不随便改动协调统一、不随便改动h9A 企业管理性档案企业管理性档案一、档案具体业务工作内容：一、档案具体业务工作内容：收集、整理、鉴定、检索、保收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提

3、供利用八管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利工作，后两个环节称为编研利用工作用工作h10二、件的含义二、件的含义单份文件，每份文件为一件；单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；会议记录等，一册（本）为一件；h11正本与定稿正本与定稿（最终的修改稿）（最终的修改稿）为一件；为一件；正件与附件为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；正文与文件处理单为一件；（例（例1）原件与复制件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；转发件与被转发件为

4、一件；h12来文与复文、去文与复文（具体来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批复；去函与回函等）包括请示与批复；去函与回函等）可作为组合件。可作为组合件。h13三、归档的主要步骤和要求三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为文件材料归档可分为11个步骤：个步骤：1 收集文件收集文件7 案卷装订案卷装订2 区分年度区分年度8 填写备考表填写备考表3 鉴定期限鉴定期限9 案卷装盒案卷装盒4 编写目录编写目录 10年度卷内目录装订年度卷内目录装订5 文件排列文件排列 11 档案入库档案入库6 文件编号文件编号h141、收集文件、收集文件把反映本单位主要活动的，应该把反映本单位主要活动的，应该归档

5、的文件材料收集齐全、完整。归档的文件材料收集齐全、完整。h15对不需归档的文件要进行剔除。对不需归档的文件要进行剔除。要注意要注意“帐外帐外”文件的收集，特文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本别是各种上报图表、花名册、本单位工作人员外出开会带回的重单位工作人员外出开会带回的重要会议文件等。要会议文件等。h162、区分年度、区分年度 根据形成和处理文件的年度根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，不同年对归档文件进行区分，不同年度形成的文件材料要按年度具度形成的文件材料要按年度具体分开。体分开。h17一般的文件材料，放在其形成一般的文件材料，放在其形成的年度归档。的年度归档。计划、预算

6、、决算、总结、报计划、预算、决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。容针对的年度。h18长远规划，放在文件内容针对长远规划，放在文件内容针对的头一年。（如的头一年。（如3年或年或5年规划）年规划）多年的总结、报告，放在文件多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。（如针对的最后一年。（如3年或年或5年总结）年总结）h19跨年度的案件，放在结案的一跨年度的案件，放在结案的一年。年。跨年度的会议，放在闭幕年。跨年度的会议，放在闭幕年。h203、划分期限、划分期限准确地判定每一份文件和每一准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别组文件的价值，保管期

7、限分别定为永久（无限期）、长期定为永久（无限期）、长期（1650年）、短期（年）、短期（15年年以下）。以下）。h214、案卷装订前应做到、案卷装订前应做到修复破损或页面过小的文件修复破损或页面过小的文件复制字迹模糊或容易褪变的文复制字迹模糊或容易褪变的文件，对纯蓝墨水、红墨水、复件，对纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。传真件等进行复制。h22超大纸张折叠超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大对报表、图样等纸张幅面大于于A4规格的文件，需要加以规格的文件，需要加以折叠。操作时要尽量减少折

8、叠折叠。操作时要尽量减少折叠次数、避免破损。次数、避免破损。h23去除金属物（订书钉、曲别针、去除金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。大头针等装订用品）。h24如果是组合件，按以下顺序进行如果是组合件，按以下顺序进行排列：排列：正本在前，定稿在后；正本在正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；批转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。复在前，请示在后。h25装订装订 采用左侧采用左侧1-1.5厘米处三厘米处三孔一线、下侧、右侧对齐方孔一线、下侧、右侧对齐方式

9、式，使用蜡线装订。，使用蜡线装订。h26 h27三三点点一一线线装装订订企业名称企业名称 工工 程程 部部1、XX公司与公司与XXX公司签订的公司签订的 电梯维护保养协议书；电梯维护保养协议书；2、xx公司与公司与XXX公司签订的公司签订的 外墙清洗合同；外墙清洗合同；自自2009年年1月至月至2009年年12月月本 卷 共本 卷 共 2 件 共件 共 3 8 页页h285、文件排列、文件排列适用于单位综合档案室适用于单位综合档案室 先将归档的文件材料按三个保先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的管期限分开，同一保管期限的文件材料按照文件材料按照“部门时间部门时间”或时间先后顺序

10、排列。或时间先后顺序排列。h29 由各部门分别整理归档的单位由各部门分别整理归档的单位 先将归档文件按部门或先将归档文件按部门或（商户）（商户）分分开，再将同一部门或开，再将同一部门或（商户）（商户）的文的文件按三个保管期限分开，同一保管件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。期限内按时间先后排列。尽可能将关系密切的同一活动、尽可能将关系密切的同一活动、同一工作、同一会议形成的文件材同一工作、同一会议形成的文件材料排列在一起。料排列在一起。h30统计报表、简报、刊物、非诉统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集去文与复

11、文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件中排列，该套文件内部按文件形成的时间顺序进行排列。形成的时间顺序进行排列。h31同一保管期限文件的排列顺序应同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。转保持相对稳定。转41页页h326、文件编号、文件编号归档文件应逐件在首页上方空归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。写有关栏目的内容。全年流全年流水号水号95类别号类别号 合同合同期期 限限长期长期年年 度度2010机机 构构客务部客务部页页 号号1-6h33全宗号全宗号类别号类别号合同合同期

12、期 限限永久永久年年 度度2010机机 构构行管部行管部件件 号号15全宗号全宗号：通常指档案馆给立档：通常指档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）的，可不填写）h34全宗号全宗号类别号类别号A类类（合同）（合同）期期 限限永久永久年年 度度2010机机 构构件件 号号15类别号类别号：不同门类档案的代号，：不同门类档案的代号，如管理性档案为如管理性档案为Ah35全宗号全宗号类别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15期限期限：档案的保管期限，分为：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期永久、长期、短期h36全宗号全宗号类

13、别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15年度年度：以四位阿拉伯数字标注：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。文件形成年度的公元纪年。h37全宗号全宗号类别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15机构机构：填写文件形成或承办部：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。档号的单位此栏可空）。h38全宗号全宗号类别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15件号件号：以年度为界限，由档案室集中：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编

14、一个大整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。水号。件号应做到不重号，不空号。h39不分机构编件号（件数汇总）不分机构编件号（件数汇总）年度年度期期 限限文件数量文件数量件件 号号2009永久永久45145长期长期2501250短期短期28512852009永久永久58158长期长期2101210短期短期2801280h40分机构编件号（汇总）分机构编件号（汇总）年度年度机构机构期期 限限文件数量文件数量件件 号号2009游乐部游乐部永久永久5

15、0150长期长期2001200短期短期28012802009人事部人事部永久永久78178长期长期1851185短期短期2501250.h41在每年归档工作结束后，如发在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归现有其他应归档文件材料未归档，档，可将该文件排在相应年度可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。已归档文件之后编目归档。例例如：如：15卷补充卷补充2卷：可写成卷：可写成 15-1；15-2 转转 51h427、文件录入、文件录入（指使用档案软件的单位）（指使用档案软件的单位）把归档文件的有关项目把归档文件的有关项目录入档案管理软件系统。录入档案管理软件系统。录入必须准确

16、、详细，以提高录入必须准确、详细，以提高文件利用的准确率、查考率。文件利用的准确率、查考率。h43必须录入的项目有：文件题名、必须录入的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）期限等。（见图样）h44卷内目录卷内目录序序号号责任责任者者文号文号文件内容或摘要文件内容或摘要 日期日期页号页号文件格文件格式式备备注注1天旷天旷物业物业tk05 关于职工体检的通知关于职工体检的通知2010.6.55-7件号：件号：以年度为界限，一个保管期限以年度为界

17、限，一个保管期限编一个大流水号。编一个大流水号。h45全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1 关于关于的通知的通知200506-025责任者：责任者：制发文件的组织或个人，即制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。的，可只著录第一责任者。h46全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文

18、号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1 关于关于的通知的通知200506-025文号：文号：文件的发文字号，如文件的发文字号，如“TK200905号号”h47全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1 关于关于的通知的通知2005-06-025题名：题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文

19、件的实际内容或成份，应加拟或重拟，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加附于原题之后，外加“”号号h48全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1 关于关于的通知的通知2005-06-025日期：日期：指文件形成日期。指文件形成日期。h49全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备

20、注注1 关于关于的通知的通知2005-06-025页数：页数：指归档文件的有效页面数，文指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。件处理单也要统计页数。h50全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1 关于关于的通知的通知2005-06-025备注：备注：用以标注归档文件的变化情况用以标注归档文件的变化情况或参见档号。或参见档号。h518、填写备考表、填写备考表 卷内文件情况说明：主卷内文件情况说明：主要用于填写本卷文件缺损、修要用于填写本

21、卷文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。可暂不填写。h52整理人：由负责本卷文件整理归整理人：由负责本卷文件整理归 档的人员签名。档的人员签名。检查人：由办公室主任或档案主检查人：由办公室主任或档案主 管签名。管签名。日期：填写归档的年、月、日。日期：填写归档的年、月、日。h539、文件装盒、文件装盒将整理好的归档文件按照编号将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。一年度，同一保管期限。h54在

22、档案盒的背脊上填上以下项在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）（详见下图）h55全全宗宗名名称称全宗号全宗号类别号类别号年年 度度机机 构构期期 限限起止件号起止件号档档案案盒盒背背脊脊式式样样公公司司全宗号全宗号类别号类别号A年年 度度2005机机 构构期期 限限短短 期期起止件号起止件号 128已已填填好好的的档档案案背背脊脊事事例例h5610、打印目录、打印目录按不同的保管期限打印并装订按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式

23、一份。归档文件目录，一式一份。“档案目录档案目录”由由“归档情况登归档情况登记表记表”、“归档说明归档说明”、“归归档文件目录档文件目录”三部分组成。三部分组成。h57（1）目录夹封面）目录夹封面全宗名称全宗名称天旷物业天旷物业全全 宗宗 号号类类 别别文书文书期期 限限短期短期年年 度度2009h58（2）目录夹背脊）目录夹背脊全宗号全宗号（不填）（不填）机机 构构（行管部）（行管部）类别号类别号A（合同）（合同）期期 限限短期短期年年 度度2009h59（3）填写归档情况登记表）填写归档情况登记表年度年度保管期限保管期限件数件数保保 管管接接 收收备注备注单位单位姓名姓名单位单位姓名姓名2

24、002永久永久502003永久永久752004永久永久23.单位名称：北京游乐园单位名称：北京游乐园归档情况登记表归档情况登记表h60（4）拟写归档说明，内容包括：）拟写归档说明，内容包括：l本年度立档单位主要工作概况，本年度立档单位主要工作概况，l本年度内设机构及单位领导人变本年度内设机构及单位领导人变化情况化情况l本年度管理性档案（文书）归档本年度管理性档案（文书）归档情况情况 h61公司二公司二三年归档说明三年归档说明一、主要工作概况一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况二、机构、领导人

25、变化情况1、本公司内设、本公司内设5个部门（个部门（、.）共有职工）共有职工人。人。2、领导人变化情况、领导人变化情况 任总经理任总经理 任财务总监任财务总监 任技术总监任技术总监三、本年度文书归档情况三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久件，其中永久108件，编号件，编号1108件；长件；长100件，编号从件，编号从100件；短期件；短期100件，编号件，编号1100。二二四年四年月月h

26、62全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2005 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注（4）打印归档文件目录）打印归档文件目录h63装订装订“档案目录档案目录”如果每年文件数量不多，形如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水的归档文件须另起一个流水号）。号）。h64具体装订时，先放置具体装订时，先放置“归档情归档情况登记表况登

27、记表”，再按时间先后顺，再按时间先后顺序将若干年的序将若干年的“归档说明归档说明”排排在前面，在按顺序接排相应年在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。度的归档文件目录。h6511、入库装箱柜 室库内档案箱柜装具应排列有室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利序，统一编号。有利于提供利用。用。h66一般要求采用分保管期限排架一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和

28、拿取档它的优点是便于存放和拿取档案。案。h67G 企业经济合同管理类企业经济合同管理类经济合同档案是本企业与合作企经济合同档案是本企业与合作企业或客户在经营活动中形成的，业或客户在经营活动中形成的，反映合同双方合作情况，并且有反映合同双方合作情况，并且有保存价值的文件材料的总称。主保存价值的文件材料的总称。主要指企业的生产经营、销售合同要指企业的生产经营、销售合同及客户档案。及客户档案。h68根据企业的实际情况可设置为经根据企业的实际情况可设置为经济合同、客户管理档案类。济合同、客户管理档案类。h69合同材料的分类整理合同材料的分类整理1、可按合同形成的特点排列。、可按合同形成的特点排列。2、

29、可按商户专门排列。、可按商户专门排列。3、可按合同形成的时间顺序进、可按合同形成的时间顺序进行排列。行排列。h703可按合同形成的内容种类进可按合同形成的内容种类进行排列。行排列。h71类目标识编制：类目标识编制：（1）适用中小型企业、合同适用中小型企业、合同材料不多：材料不多：G 1 1 案卷号（顺序号）案卷号（顺序号）目录号（第目录号（第1本目录）本目录）大类代字大类代字 （企业经济合同管理（企业经济合同管理 类）类）h72（2）适用大中型企业，合同、客）适用大中型企业，合同、客户材料较多的户材料较多的h73h74根据本单位的实际工作中产生的合同材料而定，类目设置可增可减。h75 4.合同

30、档案保管期限分为长期（1650年）和短期（115年）。h765、合同档案的整理、合同档案的整理（1）单份合同的整理）单份合同的整理（2）以卷的形式整理的方法）以卷的形式整理的方法 a.卷内文件排列卷内文件排列 b.编页码编页码 c.拟写案卷标题拟写案卷标题 h77顺顺序序号号文号文号责任者责任者题题 名名 日期日期页号页号备注备注1TK02甲方：甲方：乙方：乙方：合同合同2002.02.051-10.卷内文件目录卷内文件目录全宗号全宗号目录号目录号G1.1案卷号案卷号1d.填写卷内目录填写卷内目录h78案卷封面案卷封面公司公司责任部门责任部门 公司与公司与公司签定公司签定合同、协议书合同、协议

31、书自自 2002年年2月至月至2005年年2月月保管期限保管期限长期长期本卷共本卷共 1件件 23页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号G1.1案卷号案卷号13e.编制封面编制封面h79h80 f.案卷装订案卷装订 g.入盒入盒 h.编制编制“档案目录档案目录”h81卷卷号号归档号归档号题名题名起止起止日期日期卷内卷内页数页数保管保管期限期限备备注注13 公司与公司与公司公司签定签定合同、协议书合同、协议书2002.02.10-2005.02.2023长期长期案卷目录案卷目录案卷目录式样案卷目录式样h82全宗名称全宗名称公司公司全全 宗宗 号号目目 录录 号号起止年度起止年度2002-200

32、5“档案目录档案目录”封面式封面式样样h83全宗号全宗号目录号目录号G1.3年年 度度2002-2005案卷号案卷号1-50保管期限保管期限长期长期“档案目档案目录录”背背脊式样脊式样h84谢谢 谢谢例：会计档案目录会计档案目录顺序号：同一本目录内流水编号顺序号：同一本目录内流水编号会计档案目录会计档案目录类别：案卷所属类别类别：案卷所属类别会计档案目录会计档案目录卷（册、袋）标题：概括案卷的卷（册、袋）标题：概括案卷的内容，例：内容，例：公司公司2003年财务报告年财务报告会计档案目录会计档案目录起止时间：起止时间：会计档案目录会计档案目录保管期限：根据会计档案保管期保管期限：根据会计档案保管期限表确定限表确定会计档案目录会计档案目录卷内张数：案卷内的张数卷内张数：案卷内的张数企业员工档案目录企业员工档案目录卷号：卷号：1企业员工档案目录企业员工档案目录题名：张三员工档案题名：张三员工档案企业员工档案目录企业员工档案目录卷内页数：卷内页数：10-30企业员工档案目录企业员工档案目录保管期限：定期保管期限：定期