《文件管理》授课第4章文件整理与归档.ppt

1、文件管理授课第4章文件整理与归档设置本课程的目的是：设置本课程的目的是：使应考者掌握归档文件的整理原则与要求，理解并掌握文件的归档鉴定，认识平时归卷、清退、销毁和暂存工作，了解案卷系统化整理与编目的具体要求与方法，理解文件立卷工作的组织和管理。学习本课程的要求是学习本课程的要求是：学习过程中应做到理论联系实际，通过学习，应考者应理解文件整理原则和要求，能正确划分立卷范围和归档文件的保管期限，掌握拟写案卷题名和各项编目工作的技能，及立卷的基本方法和操作技能。1.1.归档文件归档文件整理形式整理形式以以“卷卷”为单为单位整位整理理以以“件件”为单为单位整位整理理通过立卷，形成案卷，通过立卷，形成案

2、卷，以案卷作为基本保管单以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的位，是目前归档文件的主要整理方法。主要整理方法。卷卷为简化整理工作，随着办公为简化整理工作，随着办公自动化与计算机技术的普及，自动化与计算机技术的普及，国家档案局推荐采用的新的国家档案局推荐采用的新的整理方法。整理方法。件件 小资料：档案文件检索小资料：档案文件检索特点特点2 2、保持文件之间的历史联系有助于文件的历史检索、保持文件之间的历史联系有助于文件的历史检索文件是随着职能活文件是随着职能活动一份一份地产生于各个部门。就某一份文件而言，它有特定的使命和动一份一份地产生于各个部门。就某一份文件而言，它有特定的使命和作用；就同一

3、组织、同一职能、同一问题的多份文件来说，彼此又有密作用；就同一组织、同一职能、同一问题的多份文件来说，彼此又有密切联系，他们共同反映了切联系，他们共同反映了同一问题、同一职能、同一组织的全貌。同一问题、同一职能、同一组织的全貌。1 1、文件的实体形态、价值的差异不便于日后的长远管理、文件的实体形态、价值的差异不便于日后的长远管理（1 1）单份文件）单份文件的分散性（发文的分散性（发文:存本、定稿、重要文件的草稿，收文：正本或副本与存本、定稿、重要文件的草稿，收文：正本或副本与文件处理单）；（文件处理单）；（2 2）文件有金属装订物；（）文件有金属装订物；（3 3）文件有不同的保管价值；）文件有

4、不同的保管价值；（4 4）文件无实体管理编号；（）文件无实体管理编号；（5 5）文件无保护）文件无保护“膜膜”。是由文件的形成特点和文件的基本功能决定的。2.为什么归档为什么归档前整理文件？前整理文件？1 1、单份文件信息、单份文件信息的检索的检索检索检索;2 2、主题同类性的一组文件信息的检索、主题同类性的一组文件信息的检索检索检索；3 3、具有历史联系的一组文件信息的检索、具有历史联系的一组文件信息的检索检索检索。信息检索信息检索 历史检索历史检索 3.3.归档文件归档文件整理环节整理环节机关机关档案工档案工作条例作条例企业企业档案管档案管理规定理规定第十一条、第十一条、，凡机关工作活动中

5、形，凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，门或业务部门进行整理、立卷，。第七条、企业各部门负责归档文件材料第七条、企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档门集中管理。任何人不得拒绝归档。国家档案局制定，中办、国办于1983年8月22日发布。适用于党、政、军机关和人民团体（统称机关）档案的管理，企业、事业

6、单位的档案工作应参照执行。国家档案局、国家经贸委、国家计委制定并于2002年7月22日发布。适用于企业的档案工作。第一节第一节 归档文件的整理原则和要求归档文件的整理原则和要求 整理原则 质量要求质量要求 整理原则整理原则 1 1、遵循文件材料的形成规律和特点；、遵循文件材料的形成规律和特点；2 2、保持文件之间的有机联系；、保持文件之间的有机联系；3 3、区别不同价值；、区别不同价值；4 4、便于保管和利用。、便于保管和利用。最终目的几个原则互相兼顾整理原则规律和规律和特点特点：文件内容反映形成者文件内容反映形成者的职能活动；文件形成时间和形成的职能活动；文件形成时间和形成者活动的时间密切相

7、关者活动的时间密切相关。文件的有机联系（又被称作内在联系、历史文件的有机联系（又被称作内在联系、历史联系）：联系）：文件要和社会实践活动的历史过程文件要和社会实践活动的历史过程（或具体工作活动的过程）相对应（或具体工作活动的过程）相对应意义：意义：便于期满鉴定；便于重点便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。保护与管理永久档案。要求：不要求：不同保管期限的文件分开组卷。同保管期限的文件分开组卷。维护文件之间的历史联系：维护文件之间的历史联系：要充分考虑文件之要充分考虑文件之间历史关联性，按照其本来面目使文件成为具间历史关联性，按照其本来面目使文件成为具有历史联系的文件系统，便于查询利用。有历

8、史联系的文件系统，便于查询利用。要求：要求：按单位、时间、职能（机构或问题）按单位、时间、职能（机构或问题）对文件进行对文件进行分类分类 ，重点突出、完整、有，重点突出、完整、有序反映单位历史面貌和主要活动。序反映单位历史面貌和主要活动。要求：要求：按文件之间的有机联系对文件进行按文件之间的有机联系对文件进行组组合合，形成一个或多个基本保管单位，有序排，形成一个或多个基本保管单位，有序排列组合在一起。列组合在一起。区分不同价值：区分不同价值：根据条件区根据条件区别对待，差别管理。别对待，差别管理。一个问题一个问题/人物人物/案件案件/会议，请示和批复会议，请示和批复/问问文和复文文和复文/定稿

9、和存本等组合排列在一起。定稿和存本等组合排列在一起。整理原则 质量要求质量要求 质量要求质量要求质量要求质量要求1 1、应归、应归档的文件档的文件材料必须材料必须齐全完整齐全完整 2 2、必须注、必须注意保持文意保持文件之间的件之间的有机联系有机联系3 3、归档、归档文件整理文件整理必须符合必须符合规范，便规范，便于保管与于保管与检索利用检索利用 是保证案卷是保证案卷质量最基本质量最基本的要求的要求 谢伦伯格：文件档案的实质在于：“它不仅仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程。主要目的：利用主要目的：利用主要目的：保管主要目的：保管 1.1.归归档材档材料应料应当齐当齐全完全完整整1 1、总体

10、上检查：、总体上检查：将归档文件范围与文件登记簿将归档文件范围与文件登记簿相结合相结合2 2、每份文件完整状况、每份文件完整状况正本与附件正本与附件正本与不同稿本正本与不同稿本文件与文件处理单文件与文件处理单批转（转发）的通知与被批转批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件（转发）的文件内容上有直接联系的文件内容上有直接联系的文件声像文件声像文件页面完整页面完整加强法制建设，健全规章制度加强法制建设，健全规章制度加强加强检查检查明确：1、文件处理完毕集中管理；2、文件运转必须履行登记手续。主要指：请示和批复；报告和批示；函与复函；通知与报告等。2.2.保保持文持文件之件之间的间的有机有机联系联

11、系形成规律管理要求单位工作的规律和联系单位工作的规律和联系文件的形成程序和内容、性质上的联系文件的形成程序和内容、性质上的联系 绝密级的归档文电单独整理保管绝密级的归档文电单独整理保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管按进馆与否和保管期限排列归档文件按进馆与否和保管期限排列归档文件按不同制成材料整理归档文件按不同制成材料整理归档文件一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本有多种联系或难于判断的，置于所有归档文件中，系统考虑防止失密重点保管避免重复劳动利于鉴定销毁区别措施，妥善保管3.3.整整理规理规范，范，便于便于保管

12、保管利用利用外形整理保管利用修整不符合规格的文件材料修整不符合规格的文件材料归档文件材料的排列归档文件材料的排列归档文件的编号归档文件的编号归档文件目录的填写归档文件目录的填写备考表的填写备考表的填写归档文件的装订归档文件的装订案卷封皮与案卷盒的填写案卷封皮与案卷盒的填写规范组合案卷或装案卷盒规范组合案卷或装案卷盒形成归档文件的目录和备考表形成归档文件的目录和备考表 根据机关档案工作根据机关档案工作业务建设规范或业务建设规范或归档文件整理规则归档文件整理规则进行进行根据文书档案案卷根据文书档案案卷格式或归档文件格式或归档文件整理规则进行整理规则进行第二节第二节 文件归档鉴定文件归档鉴定归档鉴定

13、概述 确定归档范围 确定保管期限确定保管期限 归档鉴定概述归档鉴定概述一、定一、定 义义 文件的归档鉴定是指文件归档时确定其归档范围与保管期限的工作。归档范围决定了文件的决定了文件的存留与否存留与否保管期限决定了文件留决定了文件留存时间的长短存时间的长短鉴定包括：1、价值鉴定（存毁、期限、等级）；2、开放鉴定；3、真伪鉴定等。二、意义二、意义1 1、关系到档案、关系到档案室室藏档案结构室室藏档案结构的质量优劣的质量优劣 2 2、关系到准确划、关系到准确划定档案期限的长定档案期限的长短短3 3、关系到、关系到档案整理档案整理、编目、编目、鉴定、开鉴定、开放、利用放、利用等工作的等工作的质量和效质

14、量和效率率 4 4、关系到档案、关系到档案保管费用的高低保管费用的高低最少信息完整再现社会实践历史过程最少资源实现历史过程信息有效管理三、原则三、原则文件的归档鉴定必文件的归档鉴定必须从本单位与国家须从本单位与国家的长远利益出发的长远利益出发 文件的归档鉴定必须以单文件的归档鉴定必须以单位的地位与职能、文件的位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是内容为基本要素确定其是否归档及保管期限否归档及保管期限文件的内容文件的内容是决定文件是决定文件价值的主要价值的主要因素，它是因素，它是进行文件归进行文件归档鉴定的又档鉴定的又一主要依据一主要依据还应考虑文件的形成者、载体的特还应考虑文件的形成者、

15、载体的特殊性等因素。殊性等因素。总的指导思想总的指导思想 重视结果（直接凭证），也要重视过程（工作参考）；重视实际工作需要，也要重视存史的需要。来源：形成者和形成部门的级别和地位；内容：反应职能活动和历史面貌的深度和广度；形式：文种、稿本、载体等。ppt工作原则工作原则 四、要四、要 求求保证档案保管期限划分的准确性保证归档文件的有效性保证归档文件的完整性归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限确定保管期限 确定归档范围确定归档范围一、定义与意义是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归根据文件的来源、性质、作

16、用及价值划定必须归档的文件。档的文件。列出了必须归档的各类、各种文件，列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。它是文件归档的主要依据。文件的归文件的归档范围档范围能避免具有保存价值的文件漏能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；归，保证档案的齐全完整；能避免无价值的文件转化档案，能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼；保证档案的精炼；简化了归档工作，提高立卷归简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；档工作的质量与效率；二、范围与重点机关文件机关文件材料归档与材料归档与不归档范围不归档范围 19871987年年1212月月4 4日日国家档案局印发国家档案局印发

17、 上级机关的文件材料上级机关的文件材料本机关的文件材料本机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件材料下级机关的文件材料下级机关的文件材料上级机关转发本机关的文件（包括报上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）纸、刊物转载）本机关的请示和上级机关的批复文件本机关的请示和上级机关的批复文件本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关业务活动和科学技术管理文件本机关业务活动和科学技术管理文件检查下级机关工作、调查研究文件检查下级机关工作、调查研究文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关形成的会计文件本机关

18、形成的会计文件 文件归档的重点文件归档的重点 反映本机关主要职能职能活动和基本历史面反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。沿革与规模演变的文件材料。三、不归档范围机关文件机关文件材料归档与材料归档与不归档范围不归档范围 1 1、上级机关的文件材料、上级机关的文件材料2 2、本机关的文件材料、本机关的文件材料3 3、同级机关和非隶属机关的、同级机关和非隶属机关的文件材料文件材料4 4、下级机关的文件材料、下级机关的文件材

19、料四、应注意的问题考虑档考虑档案进馆案进馆与否的与否的因素。因素。以与本单位以与本单位工作活动的工作活动的联系和作用联系和作用为出发点，为出发点，辩证地对待辩证地对待各类文件。各类文件。本单位本单位档案结档案结构完整构完整与门类与门类齐全。齐全。归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限确定保管期限 确定保管期限确定保管期限一、归档文件的保一、归档文件的保管期限管期限 归档文件的归档文件的保管期限保管期限，是指档案保，是指档案保管的最长时（年）限。管的最长时（年）限。19871987年国家档案局发布的机关年国家档案局发布的机关档案保管期限的规定明确的文档案保管期限的规定明确的文书档案的保管期限：

20、书档案的保管期限：长期为长期为1616年至年至5050年年 短期为短期为1515年以下年以下 二、各种保管期限二、各种保管期限法及其得失法及其得失目前我国档案目前我国档案界有界有3 3种意见种意见三分法三分法两分法两分法分段标时法分段标时法即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因它对于档案必须进

21、国家馆的机关档案室有一定的适用性，因而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为5050年、年、3030年、年、1515年、年、5 5年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案室一适用，优势明显。室一适用，优势明显。弊端弊端1 1：收交档案双方总有一方必须：收交档案双方总有一方必须对档案进行二次划分。对档案进行二次划分。弊端弊端2 2：对无须进馆的机关档案室毫：对无须进馆的机关档案室毫无疑义。无疑义。弊端弊端1 1：妨碍鉴定和销毁

22、工作的及时进行，：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量档案的生命。毫无意义的延长大量档案的生命。弊端弊端2 2：大量无实际保存价值的档案造：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下。成馆藏结构质量低下。弊端弊端3 3：大量无实际保存价值档案造成后：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作质量和效率。续工作量增加，影响工作质量和效率。优点优点1 1：保证国家档案馆档案的质量，又减少县：保证国家档案馆档案的质量，又减少县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。优点优点2 2：能较为准确地划分保管期限。：能较为准确地划分保管期限。优点

23、优点3 3：具有明显的可操作性，使鉴定工作更：具有明显的可操作性，使鉴定工作更为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。第三节第三节 办结文件的处置办结文件的处置 办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。概念办理完毕的文件 归类、管理和处理归归卷卷清清退退销销毁毁暂暂存存有利于日常工作中对办结文件有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用；的调阅与利用；有利于保护机密；有利于保护机密；有利于排除无用信息的干扰。有利于排除无用信息的干扰。平时归卷 清退 销毁销毁 平时归卷平时归卷暂存暂存 一

24、、定一、定 义义 平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入有关卷夹妥善保管的工作。意味着意味着文件由办理文件由办理阶段进入管理阶段。阶段进入管理阶段。实质是实质是对文件初步的分类对文件初步的分类与整理，归档前有符合科与整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位学分类的、相对固定的位置。置。意义：意义：1 1、有利于加强对办结文件的日常管理；、有利于加强对办结文件的日常管理；2 2、有利于保证文件材料的齐全完整；有利于保证文件材料的齐全完整；3 3、有利于单位、有利于单位日常工作中的调阅与利用；日常工作中的调阅与利用；4 4、有利于防止文件丢、有利于防止文

25、件丢失与泄密；失与泄密；5 5、为立卷归档工作奠定了基础。、为立卷归档工作奠定了基础。二、步骤与要求二、步骤与要求 1、编制归卷类目 归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和条目（条款）顺序号组成。上海市区教育局归卷类目 上海市区教育局归卷类目一、办公室11.本局2003年度局办公会议记录 永久12.本局召开学校校长会议记录 永久 13.二、中教科21.本局关于调整中学布局、新设、撤并、改名等请示和上级的批复 永久22.本局关于中学招生工作的计划总结 永久23.三、幼小教科31.本局关于小学视导工作情况报告 永

26、久32.本局关于小学招生工作计划和总结 永久33.四、总务科41.2003年度教育经费预算决算表 永久42.2003年各类学校核定年度预算表 长期43.类别条目类、条目编号类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。设置要求：与档案室档案分类保持一致。条目是归卷类目的主体。设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目。1）建立

27、健全平时归卷制度建立健全平时归卷制度规定各类文件办理时间、办结文件退回的期限等。规定各类文件办理时间、办结文件退回的期限等。（1）及时收集办结文件，未办结的要催办，未退回的要催退；）及时收集办结文件，未办结的要催办，未退回的要催退；（2）检查办结文件是否齐全完整；）检查办结文件是否齐全完整；（3）归卷并登记；）归卷并登记；（4）及时调整归卷类目；）及时调整归卷类目；2）文件工作人员及时做好平时归卷工作）文件工作人员及时做好平时归卷工作二、步骤与要求二、步骤与要求2、平时归卷工作的要求、平时归卷工作的要求3、平时立卷、平时立卷阶段性工作完成可先行立卷，减轻集中立卷压力。阶段性工作完成可先行立卷，

28、减轻集中立卷压力。第四节第四节 归档文件的整理方法与移交归档文件的整理方法与移交文件的组卷与编目文件的组卷与编目 以以“件件”为单位整理为单位整理 文件归档文件归档 文件的组卷与编目文件的组卷与编目概念 文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。通过对归档文件的分类和组通过对归档文件的分类和组合，将单份文件组合成符合合，将单份文件组合成符合档案质量要求的档案质量要求的 案卷案卷是组是组卷（立卷）的实质卷（立卷）的实质。一、归档文件的分类一、归档文件的分类按年按年度分度分类类年度类型自然年度，每年自然年度，每年1

29、1月月1 1日至日至1212月月3131日日专门年度，教学年度、会计年度等专门年度，教学年度、会计年度等 请示与批复，放在复文年请示与批复，放在复文年规划放在针对的第一年规划放在针对的第一年总结、决算、报表，放在针对的最后一年总结、决算、报表，放在针对的最后一年会议文件，放在开幕年会议文件，放在开幕年两个内容文件，归入主要内容针对的年度两个内容文件，归入主要内容针对的年度跨年度处理指根据文件形成指根据文件形成(或处或处理）年度将其区分开来理）年度将其区分开来最基本的分类最基本的分类宏观层面宏观层面 一、归档文件的分类一、归档文件的分类按组织按组织机构分机构分类类一般做法按机关内部组织机构将归档

30、文件分类按机关内部组织机构将归档文件分类组织机构按党、政、工、团顺序排列组织机构按党、政、工、团顺序排列综合性机构在前，专业职能部门列后综合性机构在前，专业职能部门列后 业务部门起草机关名义发文，一般归综合部门业务部门起草机关名义发文，一般归综合部门联合办理文件，归主办部门联合办理文件，归主办部门机关名义召开综合性会议文件，归综合部门机关名义召开综合性会议文件，归综合部门参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门性归业务部门领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关跨部门处理指将文件按其形成、处理指将文件按

31、其形成、处理或承办部门将其区分开来或承办部门将其区分开来适合大、中机关适合大、中机关一、归档文件的分类一、归档文件的分类按问按问题分题分类类注意问题不能或不合适采用按组织机构的分类方不能或不合适采用按组织机构的分类方法时采用法时采用类名要明确，不可交叉或包含类名要明确，不可交叉或包含排列上，先综合后具体，先主要后次要排列上，先综合后具体，先主要后次要 突出单位主要工作问题突出单位主要工作问题使内容性质相同的文件相对集中，保持同类问使内容性质相同的文件相对集中，保持同类问题文件之间的联系，便于历史检索题文件之间的联系，便于历史检索优 点指按单位文件内容所反映指按单位文件内容所反映的各类问题将其区

32、分开来的各类问题将其区分开来适合小机关适合小机关一、归档文件的分类一、归档文件的分类按保管按保管期限分期限分类类指按归档文件不同的保存价值，指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限将其归入不同的保管期限归档文件按保管期限分类往往与归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行文件的归档鉴定结合起来进行一、归档文件分类的一、归档文件分类的基本方法基本方法区分年度区分组织机构区分问题区分保管期限1、年度组织机构（问题）保管期限分类法，一般适用于无档案进馆任务的单位。一、归档文件分类的一、归档文件分类的基本方法基本方法区分年度区分组织机构区分问题区分保管期限2、保管期限年度组织机构

33、（问题）分类法，一般适用于有档案进馆任务的单位。工业企业档案类目设置v根据工业企业档案分类规则（国档发199120号）v一级类目：v党群工作v行政管理v经营管理v生产技术管理v产品v科学技术研究v基本建设v设备仪器v会计v企业职工v二级及二级以下类目可结合本单位情况自行确定。高等学校档案实体分类法高等学校档案实体分类一级类目高等学校档案实体分类主表二、文件的组合二、文件的组合 文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。“六个特征”立卷法“一事一卷”立卷法“四分四注意”立卷法“适当分级”立卷法”文件类型“立卷法我国最基本

34、我国最基本的组卷方法的组卷方法微观层面微观层面 作作者者特特征征1.“六个特征六个特征”立卷法立卷法即将即将同一作者同一作者制发的文制发的文件组合成一个案卷。件组合成一个案卷。优点：优点：便于了解文件来源；便于了解文件来源；适用：适用：本单位制发的命令、指示、决议、本单位制发的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷。下级机关的文件分别立卷。问问题题特特征征1.“六个特征六个特征”立卷法立卷法即将即将内容为反映同一事件、内容为反映同一事件、问题、人物、工作

35、活动、案问题、人物、工作活动、案件等件等文件组合成一个案卷。文件组合成一个案卷。优点：优点：保持了文件之间的有机联系；便保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。于历史检索。注意：注意：1 1、使用频率虽最高，但并不是、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；任何文件都能使用（如综合性文件）；2 2、应准确划分、应准确划分“问题问题”。使用最频繁使用最频繁的立卷特征的立卷特征 问题要适度。例：业务督导，可分为文书档案、科技档案，文书档案又可以分机关文书档案、企事业文书档案、重要活动档案，科技档案又分为重大工程项目档案、重大科研项目档案等。名名称称特特征征1.“六个特征六个特征”

36、立卷法立卷法即将即将相同名称相同名称的的文件组合成文件组合成一个案卷。一个案卷。优点：优点：由于不同名称的文件反映了文件由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。反映案卷重要程度和价值。适用：适用：会议记录、计划、报告、总结、会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。协议书、统计表等专业性很强的文

37、件。名称即文种名称即文种时时间间特特征征1.“六个特征六个特征”立卷法立卷法即将即将针对同一年度或同一针对同一年度或同一时期（相同时间段）的时期（相同时间段）的文文件组合成一个案卷。件组合成一个案卷。优点：优点：保持文件在时间上的联系；反映保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点。特定时间范围内的工作情况与特点。注意：注意：跨年度的文件形成年度与文件内跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。容所针对的年度不同的文件。指文件针对时间指文件针对时间通讯通讯者特者特征征1.“六个特征六个特征”立卷法立卷法即将即将本单位与某一单位之间就一定本单位与某一单位之间就一定问题

38、进行工作联系而形成的问复性问题进行工作联系而形成的问复性函件函件组合成一个案卷。组合成一个案卷。构成条件：构成条件：作者：本单位与某一单位；作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。内容：同一问题；文件：问复性函件。注意：注意：1 1、不能将本机关与某一机关互、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；发的其它文件按此特征组卷；2 2、不能、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。此方法组卷。优点：优点：有利于了解两个单位就解决某一有利于了解两个单位就解决某一具体问题的要求与态度具体问题的要求与态度地地区区特特征征1.“六个特

39、征六个特征”立卷法立卷法即将即将内容反映同一内容反映同一地区的某些文件地区的某些文件组组合成一个案卷。合成一个案卷。优点：优点：便于反映地区工作情况。便于反映地区工作情况。适用：适用：多用于上级机关针对下属机关的多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料和某些专门文件的来文、调查统计资料和某些专门文件的立卷。立卷。可以是行政区域、可以是行政区域、也可以是地理区域也可以是地理区域注意：注意：不能和作者特征混淆。不能和作者特征混淆。2.文件组卷应注意的问题文件组卷应注意的问题（1 1）首先考虑用问题特征或通讯者特征组卷，再考虑用其它特征组卷。）首先考虑用问题特征或通讯者特征组卷，再考虑用其它特

40、征组卷。（2 2）不管使用什么特征组卷，尽可能结合运用两个或两个以上特）不管使用什么特征组卷，尽可能结合运用两个或两个以上特征组卷，结合特征越多，对文件的限定条件越多，文件与文件之间征组卷，结合特征越多，对文件的限定条件越多，文件与文件之间的联系越密切，越能保持文件之间的有机联系。的联系越密切，越能保持文件之间的有机联系。（3 3）区分文件的不同价值。）区分文件的不同价值。三、案卷的规范化整理与编目三、案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录调整调整定卷定卷1 1、归档文件是否齐全完整；、归档文件是否齐全完整；2

41、 2、检查案卷质量，是否正确运用立卷、检查案卷质量，是否正确运用立卷特征，保持文件之间的联系；特征，保持文件之间的联系；指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。与必要的修补，最后正式组卷的工作。3 3、检查卷内文件数量，适当分卷或并、检查卷内文件数量，适当分卷或并卷。卷。卷内卷内文件文件排列排列按重要程度排列：按重要程度排列：重要排前，次要排后；重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；上级单位来文排前，下级单位

42、来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。性排前，业务、事务性排后。指对卷内文件进行系列化排列，固定每份指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。文件的位置，使其排列有序，方便检索。密不可分的文件材料应依序排列：密不可分的文件材料应依序排列：批复批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。转发件在后。拟写拟写案卷案卷题名题名题名基本结构：题名基本结构：责任者（通讯者）责任者（通讯者）（时间）（

43、地区）问题名称。（时间）（地区）问题名称。题名拟写要求：题名拟写要求：责任者必须用全称或通责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、全面，文字用简称；问题要概括准确、全面，文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种。二三个，兼顾不同性质的文种。案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据。卷编目和编制各种检索工具的主要依据。专门术语用法：专门术语用法：案卷，限于某个案卷、案卷，限于某个案卷、事件或

44、对某人的某方面问题的调查处理事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时时间，题名中的时间是文件内容针对时间。间。卷内卷内文件文件编号编号装订的案卷编页号：装订的案卷编页号：位置在每页有文字位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。文件正面的右上角、背面的左上角。不装订的案卷编件号：不装订的案卷编件号：先在每一份文件先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。首页上方加盖档号章，并逐件编件号。指卷内文件系列化排列后通过逐页（件

45、）编号，固定指卷内文件系列化排列后通过逐页（件）编号，固定排列顺序，以便文件的保护、统计和检索。排列顺序，以便文件的保护、统计和检索。图表和声像材料：图表和声像材料：在装具上或材料背面在装具上或材料背面逐件编号。逐件编号。全宗号目录号案卷号件号填写填写文件文件目录目录卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，便于对归内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计。档文件的查阅和统计。卷内文件目录位置：卷内文件目录位置：案卷首页。案卷首页。顺序号顺序号文号文号责任者责任者题名题名日期日期页号页号备注备注1、沪档20043号上海市关于2004.

46、1.1110、沪档200420号上海市关于2004.12.3120/125卷内文件目录卷内文件目录一个文号占一个文号占一个顺序号一个顺序号无发文号可无发文号可注收文号注收文号联合发文一联合发文一般同时标出般同时标出作者部分可以省略，作者部分可以省略，无内容的应摘要。无内容的应摘要。最后一份文件填写最后一份文件填写起始与终止页号起始与终止页号一式数份，其余一式数份，其余编制全引目录编制全引目录填卷填卷内备内备考表考表卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。的时间、人员情况以备查考的记录。卷内备考表位置：卷内备考表位置：卷尾。卷尾。页面大

47、小：页面大小：与卷内文件一致。与卷内文件一致。卷内备考表卷内备考表本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：填需要加以说明与解释的情况，填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，是如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。否有重要价值或特别意义等。填写填写案卷案卷封面封面档号，机关档案室统一编制，档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。号是案卷顺序编号。编制方法编制方法全宗名称，即立档单位全宗名称，即立档单位名称，

48、全称或简称名称，全称或简称类目名称，全宗内第一级类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题类目名称，机构或问题案卷题名案卷题名文件所属的文件所属的起止时间起止时间保管期限保管期限卷内文件总页数卷内文件总页数归档号，文书处理部门归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号编制的案卷顺序号装装订订案案卷卷三孔一线三孔一线左齐左齐右齐右齐下齐下齐装订前去掉金属物，装订前去掉金属物，对存在问题的文件做对存在问题的文件做好补齐页面、修复、好补齐页面、修复、折叠等工作。折叠等工作。J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.

49、2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3.J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.

50、1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案案卷卷排排列列根据档号排列，档号按根据档号排列，档号按照实体分类法编制照实体分类法编制pptppt编制编制案卷案卷目录目录由目录说明、案卷条目、封皮、备考由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。部门备查，二份随档案移交档案室。备注备注保管保管期限期限页数页数年度年度题名题名档号档号归档号归档号编制方法根据案卷编号确定。编制方法根据案卷编号确定。