会议组织和管理技巧课件.ppt

1、会议组织与管理技巧会议组织与管理技巧 课程目标课程目标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧 会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！第一讲第一讲 当今会议面面观当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本会议的流程集思广益图集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的意义会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显

2、示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议的目的会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位达成协议与解决问题达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类会议的种类 按人数分类按人数分类按开会方式分类按开会方式分类 按开会目的分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政2.策的会议2.当众表扬或批评别人的4.会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议会议的频率会议的频率固

3、定的部门会议：固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。公司造成沉重的负担。全体会议全体会议建议频率：随时建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境让公司陷入工作无序的可怕境地。地。处理突发事件的会议处理突发事件的会

4、议建议频率：按需要建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超生，但是会议长度最好不要超过过1小时。小时。一对一会议一对一会议会议成本的计算会议成本的计算会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本第二讲第二讲 会议流程与规范会议流程与规范会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范高效会议的预防性管理高效会议的预防性管理 参会者要有听的技能要充分作好准备工作明确开会原因及目的高效会议的八大特征高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建

5、议和负责人会议规范种类会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划会议本身要遵守的规则（一）会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要

6、能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量 会议准备流程与细节一.会议确认(发起,议题,日程,人员,原则)二.制作规范的会议通知并分发与会人员三.准备会议流程表和资料四.落实场地及相关设备,并在开会前一天确认五.准备一套应急方案六.大型会议提前安排食宿交通与接待七.确认与会人数,相应调整八.准备会议所需物品(资料,日程表,签到本,纸笔,投影音响设备,白板等)九.提前到会场布置,调试设备,准备茶点,安排座次等会议筹备方案内容1.确定会议名称2.确定议题3.确定与会人员4.确定时间地点5.确定会议通知内容6.会议通知跟进落实程序与要求7.会场布置要求8.会议文件资料的种类

7、,内容与要求9.会议设备和用品种类,要求10.会议后勤安排11.会议记录安排12.会场服务安排13.会议预算安排14.议事事项催办及反馈的程序,要求与责任人15.其他注意事项会议通知1.被通知者2.会议名称3.会议时间4.会议地点5.出席对象6.议事日程7.通知者或授权者8.注意事项9.企业名称10.通知日期会议文件指导文件（上级指示，会议起因）主题文件（开幕词，主题报告，专题报告会议决议，闭幕词等）进程文件（会议程序表，日程安排表，会议记录，会议简报，选举或表决程序表）参考文件（调查报告，典型材料提案文件成果文件（选举结果，会议纪要，新闻公报，执行计划）管理文件（会议通知，议事规则，证件，保

8、密制度，管理规定）会议事务协助和监督会议签到处的工作程序指派有关人员陪同与会者出席陪同上司或代表上司接待与会者整理打印出席者通讯录名单并分发指派专人作会议记录或录音指派专人拍照或录象指派专人负责会场内外保安指派专人安排座位和放置席位卡执行上司的临时要求满足重要与会者的需要指派专人收集整理会议信息并打印简报分发与会者协调会议过程中的各项活动会议过程应上司要求主持会议应上司要求在会议上宣读文件应上司要求协助整理和提供有关文件资料为上司做会议记录满足与会者的要求和答复询问妥善处理突发事件控制会议节奏，调节会场气氛，协调各方关系会议程序宣布会议开始核定法定人数宣读会议程序宣读有关报告讨论有关报告讨论各

9、项议题作出有关决定表决有关事项会议记录一原始记录速记，快记和录音，录象完整简洁条理清楚准确自己看明白就行二整理记录会议主题会议描述与会人数缺席者和缺席原因用准确措辞记录会议内容会议结果其他事项会议记录整理者签名会议主席签名会议记录整理日期会议善后将会议上使用的所有文件资料放回原处整理会场，清还有关器材设备及用品结算有关费用整理会议记录并经上司签字后打印成文，分送有关部门有关人员或归档保存第三讲第三讲 开会前的准备工作开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W准备工作核对单主持人的准备工作如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎

10、么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果无需开会的五个如果如果必须把信息同 时传达给很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果必须开会的五个如果准备工作的作用准备工作的作用选择最恰当的选择方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突会议准备的会议准备的5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow 会议准备工作核对单会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与

11、会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人的主持人的4个准备个准备 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析&SWOT分析分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁 自身环境第四讲第四讲 成功会议的五种策略成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度

12、如何达成决议决策方式如何圆满结束会议如何做开场白如何做开场白定义：35分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。如何分配发言时间如何分配发言时间v主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。v主持人发言最多的原因主持人发言最多的原因对会议的议题特别熟对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大地位最高而且声音较大负担较多的行政责任负担较多的行政责任如何掌握议事进度如何掌握议事进度语言方式非语言方式如何达成决议如何达成决议决

13、策方式决策方式 彼德德鲁克决议法：用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益律估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位。4种群体决策种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策4种团队决策法种团队决策法头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法第五讲第五讲 会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧沟通的漏斗沟通的漏斗别人行动的 20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴

14、上说的 80%你心理想的 100%沟通漏斗沟通的定义沟通的定义 为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程 沟通金三角沟通金三角自己对方设身处地沟通的冰山模式沟通的冰山模式 环 境话题话题5%20%工作层面工作层面80%95%关系层面关系层面有效沟通原则有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标造成沟通困难的因素造成沟通困难的因素 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 重点强调不足或条理不清 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成争执 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 时间不

15、充分 情绪不好 语言不通 大脑过滤 记忆力差如何建立信任如何建立信任 v找共同点找共同点v适当展示自己的能力和水平适当展示自己的能力和水平v适当暴露自己脆弱的地方适当暴露自己脆弱的地方v不必说出所有的真相不必说出所有的真相会议中的反馈技巧会议中的反馈技巧反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈批评三部曲批评三部曲1.首先表扬特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持结束 第六讲第六讲 主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧 倾听倾听 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼

16、得到提高。倾听的礼节倾听的礼节v听听别人的故事v听听别人完整的故事v先听听别人完整的故事倾听的技巧倾听的技巧v点头且微笑v眼神的接触v发出倾听的声音v身体向前倾v重复和总结v必要时做记录倾听的误区倾听的误区v别人说话时你在想你自己的事v边听边与自己的不同观点比较v经常打断别人的谈话v为演讲者结束他的演讲v忽略过程只要结果v仅听自己想听或愿听的东西v精力不集中，易被其他东西干扰表达感受的两句话表达感受的两句话 我也有过相同的经历我也有过相同的经历 如果我是你，我跟你感觉一样如果我是你，我跟你感觉一样说话技巧说话技巧v展示v探询v评论v建立v测试理解情况v总结v排除v引进v就程序提出建议第七讲第七

17、讲 如何对待会议中的意外情况如何对待会议中的意外情况与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇与与“cicada蝉蝉”相遇相遇v讲故事（和讨论的主题无关）v讲了很长才进入主题v讲的太模糊，没有具体事例v拒绝倾听别人的主要观点对于对于“cicada蝉蝉”的解决的解决v可用话语或非语言的暗示v事先提醒关于会议的程序和时间限制v用总结的方式结束与与“shark鲨鱼鲨鱼”相遇相遇v有攻击别人的倾向v总是给予消极的、否定的意见对付“shark鲨鱼鲨鱼”型发言者的办法型发言者的办法非语言性打断重申

18、会议规范反问法与与“donkey驴驴”相遇相遇v过于敏感v防卫性很强，心中有面墙v不能站在别人的立场看问题对付“donkeydonkey驴驴”型发言者的办型发言者的办法法点名发言重复问题突出他的贡献 遭遇遭遇“rabbit tracking兔子般追踪兔子般追踪”v质疑正在使用的程序v总是提议不同的程序或建议v解决的方法：1.肯定他的贡献 2.重申可以试用现在的程序与与“crab螃蟹（跑题者）螃蟹（跑题者）”相遇相遇v开会的同时一并做别的工作v私自进入小团体讨论v时常接电话v瞌睡v其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等对对“crab螃蟹螃蟹”型发言者的办法型发言者的办法强调时间压力重申会议规范

19、带入别人短暂沉默第八讲第八讲 主持人与参会者的守则与责任主持人与参会者的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任主持人的守则与责任主持人的守则与责任v营造和谐气氛v按照议程进行v正确讨论总结内容v引导发言者解释使人困惑的发言v帮助参会者理清不假思索的想法v尊重别人，避免会中意见一边倒的情况v减少与议题无关的争辩和讨论v保证中立态度主持人作为矛盾调停者的失败表现主持人作为矛盾调停者的失败表现v听完陈述后，就没词了v向双方之一表示赞同v阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈v认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题v建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议v引导双方攻击你

20、v缩小问题的严重性v换话题v当双方争执时，表达不愉快的情绪参会者的守则和责任参会者的守则和责任v会前充分准备v会中全情投入，贡献自己的创意与意见v以解决问题为己任v开放的心态，摒除部门之见v尽可能多的获取信息v耐心聆听，尊重他人的意见v勇于发言，言之有物v不隐善扬恶，不人身攻击v避免不当的肢体语言v会后总结如何处理会议中的冲突如何处理会议中的冲突决断：满足自己的要求决断：满足自己的要求回避回避迁就（适应）迁就（适应）不合作不合作合作合作妥协妥协竞争（暴力）竞争（暴力）协作协作决断决断不决断不决断第九讲第九讲 会议记录会议记录会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议会议记录者的功

21、能会议记录者的功能v仅次于主持人v记录及维持议程所设计的顺序v协助主持人总结与归纳会议记录者的才能会议记录者的才能v反应快v写字快v知识面广v记忆力特别强v组织能力强v倾听能力强v总结能力强会议记录的会议记录的10大建议大建议v重要的会议应该进行录音v定期召开的会议不用录音v多数会议指定记录者v记录者的笔记流畅不失真v会议记录者的责任更全面v会议记录内容全面而准确v会议结束后整理会议内容v会议记录应有组织的整理v与主席共同修正错误部分v将会议记录发送给与会者团队会议的误区团队会议的误区社会性懈怠 团体思维 团体极化 第十讲第十讲 会后跟进会后跟进作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎

22、样提高下次会议的质量关于习惯参会者会后跟进的内容参会者会后跟进的内容v拿到会议记录以后要细读v分析不同参会者的众生相v考虑自己任务的完成方法v会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进主持人的会后跟进请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失主持人会后自我评定问卷（一）主持人会后自我评定问卷（一）在开会中有没有人误解过我的意思？我有没有在别人谈话时跳到其他话题？有没有在会前让员工了解会议的内容？面对别人说话的时候是不是很紧张？处理说话紧张最好的方式是排练主持人会后自我评定问卷（二）主持人会后自我评

23、定问卷（二）是否遇到只有主持人说话而没人参与？谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？在分派工作时大家是否都看着我而不提问总会把事情的前因后果呈现给别人吗？是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗提高下次会议质量提高下次会议质量v只有必要时才开会 v会前要做准备v事先颁发议程v准时开会准时结束v有意识把握会议的方向v注意力集中在政策和行动上v会议记录应阐明最后的结论v会议成功只有用结果衡量v强调实施所有的决定v鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题改变旧时的习惯改变旧时的习惯v写下想改变的习惯v写下你的目标v列出习惯带来的问题v列出改变习惯的好处v奖励自己v坚持21天v回顾新的习惯行为任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。把习惯变成技巧及行为把习惯变成技巧及行为 谢谢！谢谢！