公文整理及文书档案管理课件.ppt

1、（四）公文整理需要注意的问题（四）公文整理需要注意的问题1、本单位形成的公文材料是公文整理工作的重点。2、要保证归档公文材料的齐全完整。3、加强登记，熟悉家底。4、国家有关公文整理的一些规定。三、公文整理方法案卷级整理方法文件级整理方法公文整理方法保管期限保管期限年度年度机构机构例：假设文件总数为例：假设文件总数为2000份份永久（永久（500份）份）定期定期30年年（1000份）份）定期定期10年年（500份）份）2019年年（100份）份）2000年年（100份）份）2019年年（150份）份）2019年年（150份）份）办办公公室室法法规规处处业业务务处处1-401-301-30办办公公

2、室室法法规规处处业业务务处处1-301-301-40办办公公室室法法规规处处业业务务处处1-501-501-50同左同左示意如左示意如左1、结合事由，按照时间排列“件”（保管单位）说明2、以机构为单位，每个机构从“1”开始编制顺序号（流水号）3、有多少个机构，每种保管期限就有多少个流水号。如果有30个机构，3种保管期限，每年度就有90个从1开始编写的顺序号。年度年度机构机构保管期限保管期限例：假设文件总数为例：假设文件总数为2000份份2019年（年（1000份）份）办公室办公室（300份）份）法规处法规处（300份）份）业务处业务处（400份）份）永永久久30年年10年年1-100101-2

3、00201-300永永久久30年年10年年1-100101-200201-300永永久久30年年10年年1-100101-300301-4002000年（年（1000份）份）办公室办公室（300份）份）法规处法规处（300份）份）业务处业务处（400份）份）永永久久30年年10年年1、一个机构，不同保管期限的档案排列在一起，一个流水号说明2、30个机构，30个流水号全宗号年度2019保管期限永久页数8室编件号5馆编件号机构（问题）办公室件号责 任者文号题名日期页数备注1市 档案局京 档发20194号北京市档案局关于印发北京市档案工作会议文件的通知201903171032盒脊1、公文立卷方法（二

4、）案卷级公文整理方法运用公文主要特征立卷运用公文主要类型立卷A按照问题（内容）特征立卷（1）运用公文特征立卷也就是把反映同一事物，同一项工作，同一主题，同一人物的公文组成一个文件集合（即案卷）的立卷方法。A按照问题（内容）特征立卷（3）方便，应用广泛这种方法的特点是：（1）灵活性强（2）根据文件数量的多少，组成一卷或若干卷A按照问题（内容）特征立卷北京市档案局关于建立新档案馆的请示及上级批复。北京市档案局关于全市档案工作执法检查的通知及检查情况通报。例1例2B按照时间特征立卷把内容针对同一时间或属于同一时段的公文组合在一起的立卷方法。这类文件包括：会议记录、统计报表、计划、总结等。B按照时间特

5、征立卷北京市档案局2019年全市档案工作计划北京市公司2019年第一季度经理办公会议记录北京市档案局2019年全市档案工作统计报表例1例2例3C按照责任者特征立卷它是把同一制发机关形成的若干份公文组合在一起的立卷方法。北京市人事局关于干部培训、福利待遇等工作的规定、通知北京市档案局关于工作的通知、计划和总结例1例2D按照公文名称特征立卷将具有相同公文名称的若干份公文组合在一起的立卷方法。北京市局级单位（2019年）档案工作情况统计报表北京市十八个区县档案局关于执法检查的自检报告例1例2按照会议文件立卷按照案件材料立卷按照信访材料立卷按照简报、刊物立卷（2）应用公文类型立卷：运用公文立卷方法，将

6、归档公文组合成案卷后，就要对卷内公文进行和系统整理，从而进入具体的公文立卷操作程序。2、公文立卷操作程序公文立卷操作程序（8）装订成卷（1）检查、调整卷内公文（2）排列卷内公文（3）卷内公文编号（4）填写卷内公文目录（5）填写卷内备考表（6）拟写案卷题名（7）填写案卷封面（1）检查、调整卷内公文检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否齐全、完整；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。（2）排列卷内公文正件在前，附件在后；正本在前、定稿在后；批复在前、请示在后；转发文在前、被转发文在后；方针政策性公文在前、业务性公文在后；上级机关公文在

7、前、本机关和下级机关公文在后；案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后；等等。（3）卷内公文编号按卷内公文系统化排列后确定的顺序，依次编写页号或件号。凡有字迹、图表等内容的页面都要编页号。空白页不编号。页号位置在公文正页的右上角、反页的左上角。一般用铅笔使用阿拉伯数字按顺序流水编写。（4）填写卷内公文目录卷内公文目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。（5）填写卷内备考表主要填写卷内公文缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。完成立卷后由立卷者签名由案卷质量审核者签名（6）拟写案卷题名要求：内容概括确切、文字简明通顺。结构完整、格式规范。案卷题名包括责任者、主要内容、公文名称（文种）

8、三要素。（7）填写案卷封面档号档号归档号归档号页数页数件数件数 保管期限保管期限时间时间案卷题名案卷题名类目名称类目名称全宗名称全宗名称项目项目要求：字迹工整、整洁清楚，使用毛笔或钢笔填写。（8）装订成卷组织机构问题1号号目录（永久）目录（永久）文书档案档号编制示意图文书档案档号编制示意图10号全宗（代表一个立档单位全部档案的代号）号全宗（代表一个立档单位全部档案的代号）全宗号全宗号目录号目录号2000年年2019年年办公室办公室业务处业务处法规处法规处年度年度机构机构业务处业务处法规处法规处办公室办公室2号号目录（长期）目录（长期）3号号目录（短期）目录（短期）2000年年 2019年年2000年年 2019年年同左同左同左同左1 29 101 230件号件号案卷号案卷号1 22311 12501 21951 52行政处行政处行政处行政处：到一定年限后对档案的价值进行复审