《Excel在财会管理中的应用》教学课件—第1篇Excel基本操作.pptx

1、Excel基本操作基本操作第一篇第一篇123Excel基础知识公式和函数数据创建、编辑与显示01Excel基础知识基础知识1掌握Excel2016工作簿的基本操作2掌握数据输入与导出3熟悉工作表的格式设置4了解打印操作1.1.1 Excel2016的操作界面在Excel中,用户将在工作簿文件中执行各种操作,可以根据需要创建很多工作簿,每个工作簿显示在各自的窗口中。默认情下,Excel2016工作簿使用.xlsx作为文件扩展名。每个工作簿包含一个或多个工作表,每个工作表由一些单元格组成。每个单元格可包含值、公式或文本。图1-1为Excel2016的工作界面,显示了比较重要的元素和部分,主要由快速

2、访问工具栏、标题栏、编辑栏、工作表编辑区、状态栏等部分组成。1.1.2 Excel2016的新功能Excel2016增添了很多新功能。这里介绍几种常用的新功能,对于日常使用频率较低的新功能,本教材就不一一赘述了。1.1.3 Excel的基本操作对象1.单元格2.工作表3.工作簿4.工作范围1.1.4 创建工作簿1使用“文件”按钮创建工作簿2.使用“新建”按钮创建工作簿1.1.5 打开工作簿1.1.6 编辑工作簿2工作工作表的表的拆分与冻结拆分与冻结1工作工作表表的基本操作的基本操作1.2.1 数据输入3.输入日期和时间1.输入文本4.输入公式5.输入符号和特殊字符6.输入多行数据2.输入数字1

3、.2.2 数据快速填充根据所建议的内容拆分数据列在多个单元格中输入相同的数据自动完成输入自动填充1.2.3 数据的保存与导出数据的保存有两种方法:第一种方法：单击快速访问工具栏上的“保存”按钮。第二种方法：文件的自动定时保存。数据的导出有多种形式：1.3.1 设置单元格格式1.3.2 设置行高和列宽第一种方法:将鼠标移到行号区数字的上、下边框或列号区字母的左、右边框上,按住鼠标左键并拖动,调整行高或列宽至所需位置后释放鼠标即可。第二种方法:选择“开始”选项卡“单元格”中“格式”下的“行高”或“列宽”命令,打开对话框。在文本框中输入值,然后单击“确定”按钮即可。1.3.3 设置单元格样式1.4.

4、1 预览打印效果1.4.2 打印设置1.4.3 打印打印工作表可以通过按快捷键“Ctrl+P”或者选择“文件”选项卡下的“打印”命令,打开“打印”对话框。有需要调整的内容可以进行设置,设置完成后单击“打印”按钮即可。02公式和函数公式和函数1掌握Excel的公式并熟练运用2掌握Excel的常用函数并灵活运用2.1.1 公式概述公式是Excel的核心功能之一。使用公式可以进行简单的计算,如加、减、乘、除等计算;也可以完成很复杂的计算,如财务、统计和科学计算等;还可以比较或者操作文本和字符串。工作表需要计算结果时,使用公式是上佳的选择。简单来说,公式就是一个等式,或者说是连续的一组数据和运算符组成

5、的序列。考察以下公式:=20*2/4+5=SUM(A1:A3)=B5&C6第一个公式大部分用户很熟悉,只是等号左边是省略的单元格。第二、第三个公式可能以前没有接触过。在Excel中,公式有其自身的特点,并且有自己的规定,或者称为语法。1.运算符Excel中的运算符可以分为:算数运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符四类。2.运算顺序当公式中既有加法,又有乘法和除法,还有乘方时,就需要理解运算符的运算顺序,也就是运算符的优先级。对于同级运算,则从等号开始从左到右进行运算;对于不同级别的运算符,则按照运算符的优先级进行运算。3.比较运算比较运算符可以对两个数字或者两个字符串进行比较,以产生逻辑

6、值TRUE或FALSE。4.文本运算文本运算符(&)用于连续字符串,如“=我爱&亲爱的&母校”的结果是“我爱亲爱的母校”。5.数值转换在公式中,每个运算符都需要特定类型的数值与之对应。如果输入数值的类型与所需的类型不同,Excel有时可以对这个数值进行转换。6.时间和日期在Excel中,不仅可以对数字或者字符进行运算,还可以对日期进行运算。Excel将时间存储为小数,因为时间可以被看成日期的一部分。7.语法公式的语法是指公式中元素的结构或者顺序。Excel中的公式遵循一个特定的语法:最前面是“=”,后面是参与运算的元素和运算符。元素可以是常量数值、单元格引用、标志名称以及工作表函数。2.1.2

7、 公式的基本操作建立公建立公式式修改公修改公式式公式的公式的移动和移动和复制复制2.1.3 公式的引用1.引用的类型 绝对引用 相对引用 混合引用2.引用同一工作簿中的单元格 直接输入 用鼠标选择需要引用的单元格3.引用其他工作簿中的单元格 直接输入 选择需要引用的单元格2.1.4 数组计算数组是组公式或值的长方形范围,Excel视数组为一组。数组计算是小空间进行大量计算强有力的方法,可以代替很多重复的公式。1.输入数组公式第一步:选中需要输入数组公式的单元格或者单元格区域,输入公式的内容。第二步:按“Shift+Ctrl+Enter”快捷键结束输入。2.数组常量在数组公式中,通常都使用单元格

8、区域引用,但也可以直接输入数值数组。直接输入的数值数组被称为数组常量。在工作表的单元格中逐个输入数值很费时,此时可以使用建立数组常量的方法化繁为简。建立数组常量的方法:直接在公式中输入数值,并且用大括号“”括起来。需要注意的是,把不同列的数值用逗号“,”分开,不同行的数值用分号“;”分开。例如,要表示一行中的1、2、3和下一行中的4、5、6,应该输入一个2行3列的数组常1,2,3;4,5,6。在实际应用中,先选中一个2行3列的矩形区域,然后输入公式=1,2,3;4,5,6,按“Shift+Ctrl+Enter”快捷键结束输入,即可得到所需要的数值。数组常量有其输入的规范,不可随便输入。在Exc

9、el中,使用数组常量应该注意以下规定:(1)数组常量中不能含有单元格引用,并且数组常量列或行的长度必须相等。(2)数组常量可以包括数字、文本、逻辑值FALSE 和TRUE 以及错误值(如“#NAME?”)。(3)在同一数组中可以有不同类型的数值,如1,2,A,TURE。(4)数组常量中的数字可以是整数、小数或者科学计数公式。(5)文本必须包含在双引号内,如CLASSROOMS。(6)数组常量中的数值不能是公式,并且不能含有$、()或者%。2.1.5 公式的错误与审核1.循环引用2.公式返回的错误值3.审核及检查函数处理数据的方式与公式处理数据的方式相同,通过引用参数接收数据,并返回结果。大多数

10、情况下,返回的是计算结果,但其也可以返回文本、引用、逻辑值、数组或者工作表的信息。本节中列出的函数可以用于工作表或Excel宏表中。本节将介绍如何使用函数,并介绍Excel中的一些工作表函数及其参数说明。1.函数分类这些函数按功能可以分为以下几种类型:(1)数字和三角函数:用于处理简单和复杂的数学计算。(2)文本函数:用于在公式中处理字符串。(3)逻辑函数:用于真假值判断或进行符号检验。(4)数据库函数:用于分析数据清单中的数值是否符合特定条件。(5)统计函数:用于对选定区域的数据进行统计分析。(6)查找和引用函数:用于在数据清单或表格中查找特定数据或者查找某一单元格的引用。(7)日期与时间函

11、数:用于在公式中分析和处理日期和时间值。(8)财务函数:用于一般的财务计算。2.输入函数输入函数与输入公式的步骤类似。第一步:选中需要输入函数的单元格。第二步:选择“公式”选项卡“函数库”中的“插入函数”命令,或者单击编辑栏中的“fx”按钮,打开图2-9所示的“插入函数”对话框。第三步:在“或选择类别”下拉列表框中选择所需的函数类型,则该函数类型的所有函数将显示在“选择函数”列表框中,在该列表框中可选择需要使用的函数。第四步:单击“确定”按钮,完成函数的输入。2.2.2 常见的函数财务函财务函数数数学与数学与三角函三角函数数统计函统计函数数03数据创建、编辑与显示数据创建、编辑与显示1掌握使用

12、Excel创建数据表2掌握使用Excel创建数据图3熟悉数据管理与显示3.1.1 创建数据列表2使用记录单功能1将数据区域转化为表，直接创建数据列表3.1.2 分类汇总数据分类汇总是将数据按照某一字段进行分类并计算汇总(个数、和、平均值等)。通过分类汇总可以方便地分析出各类数据在总数据中所占的位置。例如,有一个销售数据清单包含了日期、账户、产品、单位、价格以及收入等项,可以按账户来查看分类汇总,也可以按产品来查看分类汇总。Excel可以自动创建公式、插入分类汇总与总和的行并且自动分级显示数据。数据结果可以方便地用来进行创建图表或者打印。1.建立分类汇总第一步:在需要分类汇总的工作表中单击任意一

13、个单元格,如图3-6所示。第二步:选择“数据”选项卡“分级显示”中的“分类汇总”命令。第三步:单击“分类汇总”对话框中的“分类字段”下拉列表框,从中选择需要分类汇总的数据列,如图3-7所示。第四步:单击“汇总方式”下拉列表框,选择所需的用于计算分类汇总的函数(求和)。第五步:在“选定汇总项”列表框中,选中与需要汇总计算的数值列对应的复选框。第六步:设置“分类汇总”对话框中的其他选项。第七步:单击“确定”按钮,完成分类汇总操作。分类汇总后的结果如图3-8所示。2.删除分类汇总对工作表中的数据进行分类汇总后,如果需要将工作表还原到分类汇总前的状态,可以删除工作表的分类汇总。删除分类汇总的具体步骤如

14、下:第一步:在需要删除分类汇总的工作表中单击任意一个单元格。第二步:选择“数据”选项卡“分级显示”中的“分类汇总”命令。第三步:单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮。3.1.3 创建数据透视表1.数据透视表简介数据透视表是一种对大量数据进行快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。它可以用于转换行和列,以便查看源数据的不同汇总结果,可以显示不同页面的筛选数据,还可以根据需要显示区域中的明细数据。2.数据透视表的组成报表筛选行标签列标签数值3.创建数据透视表使用数据透视表不仅可以帮助用户对大量数据进行快速汇总,而且可以查看数据源的汇总结果。假设有图3-9所示的一张数据清单,现在要以这张数据清单作

15、为数据透视表的数据源来创建数据透视表。具体步骤如下:第一步:打开准备创建数据透视表的工作簿。第二步:选择“插入”选项卡“表格”中的“数据透视表”命令,如图3-10所示。第三步:弹出“创建数据透视表”对话框(图3-11),在“请选择要分析的数据”区域单击“表/区域”文本框右侧的“压缩对话框”按钮,选择准备创建数据透视表的数据区域。第四步:单击“创建数据透视表”文本框右侧的“展开对话框”按钮,返回“创建数据透视表”对话框,在“选择放置数据透视表的位置”区域中选中“新工作表”选项。第五步:单击“确定”按钮,打开“数据透视表字段”任务窗格,在“选择要添加到报表的字段”区域选择“列标签”的字段“单位”,

16、单击并拖动到相应的区域;选择“行标签”的字段“职称”,单击并拖动到相应的区域;选择“数值”的字段“基本工资”,单击并拖动到相应的区域,如图3-12所示。完成数据透视表的创建,如图3-13所示。Excel2016增加“快速分析”新功能,同样也可以建立数据透视表。4.更新数据如果数据透视表数据源中的数据发生变化,可以通过刷新数据透视表中的数据进行修改。5.删除数据透视表对于不需要的数据透视表可以将其删除。6.设置汇总方式在默认情况下,汇总使用的是与相关数据字段相同的汇总函数,但有时需要使用与相关字段不同的汇总函数。3.2.1 创建数据图表根据放置方式的不同,图表分为嵌入式图表和工作表图表。这两种图

17、表的创建方式类似,下面以嵌入式图表为例介绍如何使用图表向导来创建图表。3.2.2 改变图表类型Excel2016一共提供了15种数据图表类型,每种类型还包含几种不同的子类型,如图3-23所示,其中方框内为Excel2016新增类型。用户在创建数据图表前需要根据要求决定采用哪一种数据图类型,每一种类型都有其各自的特点。有时用户在创建了数据图表之后,才发现另一种类型更适合当前的数据,这就涉及如何改变图表类型的问题。3.2.3 编辑图表1.调整图表位置在同一个工作表中调整图表的位置,直接用鼠标将图表拖动到合适的位置,松开鼠标即可。2.标题操作3.添加数据标签4.数据系列操作5.设置图表区格式在某些情

18、况下,对图表区的背景进行重新设置,可以更好地突出图表的内容。3.3.1 数据排序1.默认的排序顺序按升序排序时,Excel的排序规则如下:(1)数字从最小的负数到最大的正数排序。(2)文本以及包含数字的文本,按下列顺序进行排序:首先是数字09,然后是字符,-(空格)!#$%&()*,./:;?.-+,最后是字母AZ。(3)在逻辑值中,FALSE排在TRUE之前。(4)所有错误值的优先级等效。(5)空格排在最后。在按降序排序时,除了空格总是在最后外,其他的排序顺序反转。2.简单排序3.多列排序3.3.2 数据筛选1.自动筛选自动筛选功能比较简单,可以很快地显示出符合条件的数据。2.高级筛选使用高级筛选可以对工作表和数据清单进行更复杂的筛选。对于简单的工作表和数据清单来说,使用高级筛选比较麻烦,但是,对于大型的工作表和数据清单是非常有用的。3.取消筛选对工作表的数据进行筛选后,工作表中将只显示符合筛选条件的数据,需要查看其他数据时可以取消筛选。3.3.3 数据的分级显示如果要进行数据列表的组合和汇总,可以创建分级显示。使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示、列的分级显示或者行和列的分级显示。分级最多可分为八个级别,每组一级。1.手动分级显示2.自动分级显示3.取消组合