某集团会计电算化管理制.doc

1、内部控制制度 会计电算化管理制度会计电算化管理制度 会计电算化管理系统是由计算机硬件、软件、和人组成的复合系统。因此会计电算化管理主要是指对计算机硬件工作环境和软件工作环境管理，为了保证公司会计电算化系统能够长期、安全、可靠地运行，公司依照财政部门有关规定并结合公司当前会计电算化系统运行情况，特制订如下电算化管理制度：一. 会计电算化操作使用管理制度二. 会计电算化硬件设备维护管理制度三. 会计电算化软件维护管理制度四. 会计电算化帐务管理制度五. 会计电算化报表管理制度六. 会计电算化档案管理制度七. 会计电算化岗位责任制度八. 会计电算化基础工作整顿和岗位培训管理制度九. 计算机机房安全卫

2、生制度十预防计算机病毒措施制度 上述各项规定，由集团公司财务会计部负责解释说明及监督实施，各单位在运行中，如发现有哪些问题应及时向集团公司财务会计部报告，以便公司及时补充，修订各项管理制度，满足会计电算化正常运转并完成预定的任务。会计电算化操作使用管理制度1. 系统管理员、会计人员、稽核人员及其他与电算会计有关人员，有权进入财务系统操作，无关人员不得随意进入财务系统。2. 系统操作人员应严格遵守计算机开、关程序和服务器安全卫生管理制度的规定。3. 会计人员进入财务系统操作必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄密，操作人员有权修改口令。4. 会计人员必须按各自的操作权限进行，不得越权。为防

3、止此类情况发生，系统管理员应在初始化时在财务系统中为有关人员设置权限。5. 出纳人员、硬件维护人员及其非系统操作人员，不得单独进入账务系统修改数据操作。6. 如发现已输入的内容有误，必须按照系统提供的功能，如编制补充或负数冲销的凭证加以改正，不得使用电算会计软件以外的方法处理会计数据。7. 有关财务系统操作人员未经财务主管人员批准，不得擅自向任何人提供任何资料。8. 应及时作好各自的备份工作，以防意外事故发生，备份应采用两套软盘双备份制度即单日用一套，双日用另一套。每日应在下班前，系统管理员应在服务器上进行备份。年终将全年财务数据在光盘备份，交档案管理员保管。9. 不能随便用来历不明的软盘和非

4、法拷贝工作，以防病毒传入。10. 对外单位转来软盘，要进行处理后，再继续使用，以防带入病毒。11. 正式以计算机替代手工记帐的单位的会计操作人员，要经岗位电算化培训，并取得培训合格证书。会计电算化计算机硬件设备维护管理制度 为了保障会计电算化硬件设备的正常运行，加强会计电算硬件设备的管理，特制定本制度。硬件设备配置情况 会计电算硬件设备是指专门用于会计电算的计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。 为了确保会计电算工作的正常进行，财务部门配备的计算机设备是专门用于会计电算工作的设备，其他部门不得任意使用。硬件设备的维护与管理硬件设备的管理 会计电算专用硬件设备由财务部门统一管理和

5、使用，其他部门一般情况下不得使用财务硬件设备，确需使用时必须经财务部门有关负责人批准，并确认不影响会计电算的正常工作。操作使用硬件时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。 会计电算硬件设备专门用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理。任何人员不得将其用于游戏、个人文字处理、不得用于对外服务。 为了保证计算机不受病毒干扰，所有软件必须先进行病毒检测和消除病毒操作才能进行其他操作。硬件设备的维护 硬件设备的维护是对计算机硬件进行检测、功能修复及零部件配置工作。 会计电算设备的检测工作由系统维护人员负责进行，一般每周末全面检查一次，并做好检查记录。安全与保护（1）

6、财务部门必须加强会计电算设备的安全与保护工作，每季应至少做一次病毒检查。（2） 计算机和打印机除每周一次全面检查外，应定期清除计算机和打印机上的脏物。（3） 为了确保计算机安全正常地运行，办公环境应保持清洁，注意防尘、防水、防潮。不准抽烟，杜绝一切火源，以防意外事故的发生。（4） 工作中突然停电时必须立即关掉电源开关及所有电器设备。（5） 财务人员长时间不在工作岗位时应关闭自己使用设备的电源，系统管理员下班时必须关闭服务器开关及电源。1） 硬件设备的启用必须遵照以下顺序：先开总闸开关；其次开UPS电源设备；第三开打印机；第四开显示器；第五开计算机主机；关闭时顺序相反。2） 各种设备与主机连接时

7、，必须是断电状态，否则有可能损坏设备。其中要特别注意：绝对禁止在计算机和打印机都带电的情况下拆装打印机通讯电缆。3） 在打印机打印时，不得直接拉打印纸打印，以防损坏打印机的传动系统。4） 为保证会计电算软件可靠运行，防止输入数据丢失和被破坏，应有停电保护措施，要配备相应的不间断电源（UPS）。不间断电源（UPS）只能为计算机主机、显示器等主要设备供电，不能在（UPS）上乱接其他大功率用电器，特别是日光灯等电感性负载，否则会造成（UPS）永久性损坏。如果不间断电源（UPS）发生故障，应及时排除，禁止在UPS发生故障的情况下使用计算机。在工作中突然停电时，应立即退出当前操作，关闭主机及显示器和UP

8、S电源，不得利用UPS长时间工作，以防止因UPS长时间断电工作造成不间断电源中的蓄电瓶烧干，烧坏UPS的电瓶和UPS整流管，毁坏UPS。会计系统软件维护管理制度 为了保障会计软件的正常运行，加强会计软件的管理，特制订本制度。会计软件配置情况 会计核算软件是用于完成会计业务处理的软件。 按照集团财务统一管理方针，财务部门应配备用友公司研制的集成帐务处理系统、用友电子表软件系统、用友进销存系统。为保证日常核算业务顺利进行，集团财务部成立用友软件维护小组（即系统管理员）。会计软件的维护与管理会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更正恢复等工

9、作。会计软件的程序修正和会计软件参数的调整由用友公司技术维护部负责，会计数据的更正恢复一般由系统维护人员负责，其他操作人员一律不得进行维护操作，维护人员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。程序修正与会计软件参数调整手续（1） 操作使用人员在实际工作中发现“用友财务软件”的原设计功能未正常实现（如套打控制不准确）时，立即作详细记录后报告系统管理员。（2） 系统管理员统一对用友公司技术服务部程序修正和会计软件参数调整要求。（3） 财务部门在收到修正程序或调整参数后的正确软件时，应由系统管理员进行安装和运行测试，正常后才能交操作使用人员运行。（4） 会计数据的修正与恢复1） 会计数据的修正与恢复必须

10、由系统维护人员或公司专业维护人员负责，其他操作人员均不得进行维护操作。2） 由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。3） 下述情况下维护人员才能实施数据修正工作。未录入年初余额或年初余额未平但已记帐。记帐时中断。错误操作引起的数据错误。4） 一般情况不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已破坏，并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据恢复操作。5） 数据修正与恢复的程序。系统管理员对用友公司维护部提出数据修改和恢复要求。系统维护部人员在系统管理员或会计主管人员的授权下修正或恢复会计数据。系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确定准

11、确无误后通知操作使用人员。会计软件的管理1. 财务部门在开始使用会计软件后必须做好多套软盘备份，并分别存放在档案室和财务人员办公室的专用铁柜内，存放在档案室的备份软件由档案管理员管理，存放在其他两处的备份软件由数据管理员统一保管。2. 用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。安装与保护1 财务部门必须加强会计软件、会计数据的安全与保护工作。2 各公司软件的安装必须由维护小组安装。应根据软件提供的功能和工作需要设置操作人员的操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。会计电算化帐务管理制度 为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运

12、行及安全，根据财政部的有关规定，结合公司具体情况制定本规定：财务部门应在每年年初或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件，根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目。会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但已制单或记帐的会计科目不得修改或删除。转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确。年初余额在当年记帐以前可以修改。当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要应规范填入。在机器上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号后的第一张凭证上注明间断的编号，

13、并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能据以登记帐簿。复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐凭证进行复核签字，同时要对记帐凭证在记帐以前打印输出（科目汇总表），没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐。总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订。出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项。出纳人员必须登记订本式日记帐。单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限。每月至少记帐一次。每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。至少每月核对一次总帐和明细帐。必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，

14、会计帐簿每年末必须将全部帐簿数据打印输出并按规定装订成册。会计电算化报表管理制度（一） 上报会计主管部门的会计报表，根据会计主管部门统一设计和布置的格式来编制上报。报表需要变动时，根据会计主管部门统一调整和安排更新报表格式文件。（二） 内部管理的会计报表，根据会计主管领导统一要求来设定。对于内部基层单位需要上报的会计报表格式也要由会计主管领导统一规定，一经确定不允许轻易变动。（三） 根据帐簿数据准确填制或由机器自动生成会计报表。帐表之间的数据必须衔接一致。（四） 内部基层单位上报的会计报表应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，保证表与表之间的勾稽严密，数据一致。（五） 每月的会计报表必须以软

15、盘和书面两种形式保存。软盘报表和书面报表的数据必须一致。（六） 存储在硬盘上的会计报表数据必须建立软盘备份。备份次数每月不得少于一次。要做双备份，做备份前要填写“备份数据登记簿”。（七） 每月的会计报表必须以书面的形式打印出来统一整理，并经会计主管领导审阅签字或盖章。（八） 每年年终时，必须将一年会计数据（包括备份软盘和打印书面报表）统一整理装订并与档案管理员办理存档手续，具体详见会计电算化档案管理制度说明。会计电算化档案管理制度 为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全特制订本规定。（一） 单位应根据帐簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表，报表财政部门统一格式。（报表应执行财政税务部门的统

16、一格式）（二） 报表的编制要求做到数据真实，计算正确、内容完整、手续齐备、做到帐证、帐表、表表之间勾稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出。书面报表必须由分管财务的领导、会计主管和制表人签名并盖章。（三） 单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计帐簿和会计报表。存放在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。磁盘形式的会计档案保管期限

17、必须在两年以上，其中会计科目和总帐数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。（四） 必须对硬盘上的会计数据建立软件备份，备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次，每天操作的数据当天备份，不得直接对硬盘上的会计数据以及和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作。如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不得删改硬盘和备份软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。（五） 必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管统一编号。备份软盘

18、应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。（六） 会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别放在三个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔两年清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度。没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。（七） 硬盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全性和正确性负责。会计电算化岗位责任制 建立健全会计电算岗位责任制，将具体的工作要求，主要的约束条款，落实到岗位，落实到人，是搞好会计电算化工作

19、的保证，为此公司特作如下规定：岗位设置会计电算化的电算化管理员、系统操作人员（包括：财务制 单、财务记帐、报表汇总）、稽核人员岗位。各岗位职责权限：1 电算化管理员职责权限；2 对本单位电算化会计工作负有全面管理责任。3 要负责定期对本单位会计电算化工作和会计电算化管理制度的执行情况，进行检查及监督和考核。4 指导操作人员按规定程序操作，及时排除运行中出现的故障。5 负责系统操作使用的组织与管理工作，正确分配系统操作人员使用权限。6 定期与计算机专业人员对计算机硬件维修保养。7 电算化管理员，不能担任帐务系统数据录入工作，除实施数据维护时，不允许随意打开帐务系统数据库进行操作。（三）系统操作人

20、员（财务制单）职责权限：1 执行电算管理员对本岗位工作的具体要求，发现问题及时向电算管理员反映。2 及时、准确地按规定标准输入编制记帐凭证，编制记帐凭证应符合财务制度要求，做到内容真实，数据正确，代码、记帐方向准确，摘要简明规范。3 及时打印机制记帐凭证，记帐凭证汇总表及其他帐表。4 按要求进行数据备份。5 出纳人员不准担任帐务系统数据录入制单工作。6 数据录入员（财务制单），不得进入复核操作。7 财务制单员在接收出纳员移交原始凭证和库存日报表时，首先要检查原始单据是否已全部编号，单据数量是否与出纳库存日报表一致，若不一致不允许进行录入。填制记帐凭证后，要负责核对机制记帐凭证汇总的货币资金收支

21、，是否与出纳库存日报表收支一致。8 负责设置会计科目，建立帐簿，编辑常用快速凭证定义通用转帐凭证。9 操作员不允许打开帐务系统数据库实施操作。（四）稽核人员职责权限：1 执行电算管理员对本岗位工作的具体指挥和要求，发现问题及时向电算管理员及主管负责人反映，通知有关人员协调处理。2 审核原始凭证的合规性合法性及是否有经办人，验收人，主管领导签字。3 要及时审核记帐凭证是否符合会计制度要求，使用科目、记帐方向是否正确，记帐凭证汇总表数字是否与出纳员库存表数字一致，发现凭证错误，应及时通知有关岗位人员进行修改，稽核人员不得担任帐务系统数据录入制单和修改制单工作。4 复核后的记帐凭证，要加盖岗位人员印

22、章并对审核结果负责。5 按规定要求进行数据备份。（五）系统操作人员（财务记帐、报表汇总）职责权限：执行电算管理员对本岗位工作的具体指挥和要求，发现问题及时向电算管理员及主管负责人反映，通知有关人员协调处理。负责对已录入机内且经过稽核员复核过的记帐凭证，进行记帐和结帐。每月负责打印现金、银行存款日记帐、余额表等各种帐表。汇总各种报表工作。负责打印各级明细帐。一般帐簿可根据实际情况按月、按季打印；发生业务少的帐，平时可满页打印，但每年年末须将全部帐簿数据打印成书面形式，并装订成册，整理归档。负责核对各种往来帐，清理债权债务工作。按规定进行数据双备份，年终要做好双套备份。备份全部内容，分别存放，做好

23、归档工作。负责每月将打印输出的记帐凭证及原始凭证、帐页报表，经审核无误并签章后装订成册，并对负责移交档案部门前的档案保管安全负责。做好软件数据及资料的安全保密工作。监督、落实 以上规定由电算管理员监督和落实。企业会计基础工作整顿和岗位培训制度（一）开展会计工作“达标升级”活动做好企业的会计基础工作整顿 有一支高素质财会队伍是实现企业电算化的前提条件。如果一个单位会计基础工作不规范会使许多会计数据失真，就可能给整个会计工作带来混乱，就会推动会计电算的意义。为了促进企业的各项基础工作管理，各单位都要按市财政局会计工作达标升级的要求，搞好会计工作达标升级。通过广泛地开展会计达标升级活动，整顿好以下几

24、个方面的基础工作即：完善健全企业财会管理制度、合理设置会计科目、加强原始凭证审核、规范会计凭证填制、按国家成本开支范围和成本管理条例。规范本企业成本核算规程和核算方法，对凭证的编号、传递、审核、登帐及各项工作标准化，理顺会计信息处理流程，使之程序化，同时做好各种工时、材料消耗定额等基础工作。通过开展会计达标升级活动，改掉不规范、不符合会计原理的习惯做法，做到数据准确、凭证齐全、帐表规范化、标准化、系列化、工作程序化，为做好财务电算化打好基础。（二）多层次多形式多渠道地培养电算会计人员 培养即懂财会规则又懂计算机的“复合型”人才，是企业开展会计电算化工作的首要条件。公司要积极组织在职人员的岗位培

25、训，通过对广大会计人员会计软件应用知识的培训，使财会人员都能了解一定的计算机软、硬件基础知识和应用知识，掌握计算机操作系统使用知识和汉字输入技术（如拼音、五笔字形输入方法等）；能自如操作计算机键盘，达到熟练使用会计软件。 公司在培训电算会计人才方面要统筹安排，有计划、有步骤、多层次、多形式、多渠道进行，每年公司要定期组织会计电算化有关人员参加财政部门组织的培训和电算化上岗证的考试，公司对电算化管理和系统操作人员要定期进行岗位考核。 通过岗位培训，在计算机上运行会计软件的操作员至少应掌握以下几方面技能和知识：1. 会接通和关闭机房电源，会使用不间断电源。2. 掌握各种设备与主机联接方法。3. 熟

26、练掌握一种或几种汉字输入技术（如拼音、五笔等），会使用WPS文字编辑软件。4. 学会操作系统的基本使用方法，特别是一些简单命令，如DOS操作系统的DIR、COPY等。5. 熟悉会计核算软件相应部分的功能和操作内容。6. 有严格执行各项电算管理制度的自觉性。计算机机房安全卫生制度1. 运行会计核算软件的计算机必须放置专用机房内。会计电算化管理人员负责机房的安全工作。2. 无关人员不得随意进入机房并擅自上机操作。3. 保持机房环境卫生、定期清洁微机以及其他设备的尘埃和脏物。严禁在微机前用水和吸烟，以免引起短路或火灾事故。严禁在机房乱扔果皮纸屑及大声喧哗。4. 操作人员必须严格遵守安全用电制度，以防

27、止意外事故发生，机房内应配备灭火设备，并杜绝一切火源。机房内一切电源设备须经电工同意方可安装，其他人员不得拆卸或安装。5. 操作人员开机后不得退离机房，在工作中突然停电或工作完毕后，应注意及时关闭有关设备电源。操作人员最后离开微机时，应负责安全检查，切断电源和锁门关窗。6. 严禁在微机内安装或运行游戏盘，未经许可不准对外服务，以防病毒传入。7. 机房无人时应加锁，确保主机安全。预防计算机病毒措施制度 任何计算机病毒的入侵，都会给计算机系统带来不同程序的危害。由于会计工作的特殊性，决不允许会计数据有任何差错，所以必须坚决防止电算会计系统受计算机病毒的感染。为有效的预防计算机病毒的侵入，公司规定采

28、用以下几方面的措施：要经常对装有会计软件的硬盘做好备份工作，这样不但在计算机病毒蓄意侵害后，能得以恢复，而且在硬盘受到其他形式的破坏后，也能及时得以恢复。所有进入专用计算机的软件盘必须先检验其有无计算机病毒后，再进行安装。对所有不需要写入数据的磁盘，都应贴上写保护标签。运行电算会计软件的计算机要指定专人进行管理，实行专机专用。决不允许他人使用该系统。严禁让他人自己带程序来使用。严禁在运行电算会计软件的计算机上使用来历不明的或不是正当途径复制的软盘，因为这些盘带有病毒的可能性最大。如果确需对某些情况不明软盘进行处理时，也必须做到1要做好相应的准备工作，如通过使用DOS的外部命令ASSIGN C=

29、A ，对硬盘进入屏蔽，把对硬盘（C盘）的操作，转移到软盘（A盘）上。2每次对情况不明的软件进行操作后，都必须立即重新启动计算机，以清除内存中可能存在的病毒。并且重新启动计算机时，一律从硬盘启动。严禁在运行电算会计软件的计算机上玩各种游戏。上机操作人员不准使用病毒程序，不准自编病毒程序，一旦发现计算机系统遭受病毒感染，应做好情况记录，并立即报告公司财务部门，采取消毒措施，发现病毒同时还应对该机使用的全部软盘也重新检测一遍。检测和清除计算机病毒必须在内存无病毒的条件下进行，如果不能确定是何种病毒或缺少有效解毒软件则要对感染病毒的硬盘和该机使用的软盘进行格式化处理。对违反预防措施，影响电算会计核算的责任人必须追究责任。