股份会计电算化管理制度.doc

1、股份会计电算化管理制度第一章 会计电算化管理岗位职责一、会计电算化管理岗位根据本公司会计核算的特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求，特设如下管理岗位：总会计师、会计主管兼系统管理员、数据录入员、数据审核员、数据管理员。以上岗位可以一人多岗，也可一人一岗，但数据审核员与数据录入员不能兼任。二、岗位职责1. 总会计师企业电算化发展方向、规模及重大应用项目进行决策，保证会计电算化工作的健康发展。2. 会计主管兼系统管理员2.1 参与制定本公司财务电算化发展规划；22 根据用友财务软件的特点和本单位会计核算的实际情况来建立本公司的会计电算化体系和核算方式。会计科目的设置、报表数据格式必须符合会计制

2、度与本公司核算管理的要求；2.3 负责会计电算化系统的日常管理工作，并保证和监督系统的有效、安全和正常运转，发生故障时应及时查明原因，尽快纠正；2.4 协调系统内各类人员之间的工作关系；2.5 负责系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作；2.6 负责系统信息资源(包括设备、软件及文档资料等)的调用，提出更新软件及修改软件的需求报告；2.7 对系统的安全、正确性负责，并做好上机记录的整理工作和系统运行情况的，按规定及时归档；2.8 负责设置上机人员的使用权限。3. 数据录入员3.1 根据原始凭证编制记账凭证，编制记账凭证符合财务制度要求，做到内容完整、数据正确、代码准确、摘要简明

3、规范。3.2 执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥和要求；3.3 严格执行电算化管理中有关操作、使用的各项规定；3.4 发现问题，及时反映给系统管理员。4. 数据审核员4.1 审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；4.2 及时对原始凭证、报表进行稽核，确保录入数据的及时、准确；4.3 发现不合法的原始凭证及记账凭证有误时，退回数据录入员处进行处理，审核人员不得擅自修改；4.4 发现问题通知有关人员并协助处理；5. 数据管理员5.1 数据管理5.1.1 对存贮磁盘(含硬盘及软盘)上的凭证、账表等要及时备份，备份软盘要编号及盖章归档；5.1.2 对硬盘上的会计数据和作为正

4、式备份软盘上的会计数据负责，不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作；5.1.3 注意保管、查阅计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档；5.1.4 按档案管理要求移交档案，认真填写档案移交登记簿；5.2 系统维护5.2.1 定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；5.2.2 负责系统运行中硬件和软件的维护工作(包括各环境库的修改和更新操作)；5.2.3 负责系统的安装和调试工作。5.2.4 按规定的程序实施软件的质量性、适应性和正确性的维护；5.3 档案管理5.3.1 严格按照会计电算化档案管理制度的要求进行日常工作；5.3.2 对会计核算结果的历年资料要

5、保存二份，分别存放在不同地点；5.3.3 对购置或自行开发的会计软件，要作为会计档案妥善保管并负责督促计算机凭证、账簿、报表的装订归档；5.3.4 注意查阅档案移交登记簿，对接收的计算机档案资料负责。第二章 会计电算化操作使用管理制度一、机房的管理1. 有条件的管理处应设置专门的机房，机房由会计主管负责协调管理，未经允许非电算化工作人员禁止入内；2. 保持机房环境卫生，定期(每周末下午)清洁微机以及其他设备的尘埃和脏物；3. 严禁在机房内吸烟和在微机前用水，以免引起火灾或其他损失。4. 为防止意外事故的发生，机房内应配备灭火设备，并杜绝一切火源，机房内一切电器设备须经用电管理部门同意后方可安装

6、，其他人员不得安装或拆卸；5. 在工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源，操作人员离开微机时应关闭微机电源，下班前应检查电源的关闭情况；6. 机房无人时应加锁，以确保主机安全。二、操作使用管理为了避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、纠正，同时保证会计电算化信息资源的正确性、完整性和连续性，现就操作使用做以下规定：1. 系统管理员、数据录入员、数据审核员、数据管理员以及其他有关人员有权上机操作本系统；2. 上机使用注意事项见附录上机操作注意事项之规定；3. 上机操作人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄密，操作人员有权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员

7、和会计主管有不可推卸的责任；4. 上机人员必须按照各自的权限进行操作，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；5. 应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；6. 不能使用来历不明的软盘和光盘进行各种非法拷贝工作。以防病毒传入；7. 未经批准，不能使用格式化和删除等命令；8. 严禁在微机内安装或运行游戏软件；9. 对应用软件UFO、CCED、WPS、FOXBASE、OFFICE等的使用，必须建立自己的子目录，存放自己的文件，系统文件子目录不可存放任何非系统文件，数据管理员有权删除这些非系统文件。如文件被删除文件编辑者自负后果。附录：上机操作注意事项一、开机步骤l

8、. 打开电源开关；2. 打开UPS电源开关；3. 打开打印机开关；4. 打开显示器开关5. 打开主机开关；二、关机步骤1. 关上主机开关；2. 关上显示器开关；3. 关上打印机开关；4. 关上UPS电源开关；5. 关上电源开关。三、每次关机后再一次开机要间隔一至二分钟。四、停电后UPS不间断电源会发出警告声，要及时将数据存盘，通过ESC键退出。五、使用键盘时要轻击，切记不可重打。 第三章 会计电算化操作记录制度为更好地完成系统维护任务，及时、全面、准确地了解故障发生原因、时间以及处理结果等情况是非常必要的，为此规定如下：一、所有上机操作人员必须详细登记上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操

9、作内容、运行时间和运行情况。二、操作过程中若没有问题则应在运行情况栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记记录，并向系统管理员报告。三、数据管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记戴。对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另外填写运行故障报告单，并向系统管理员汇报。四、操作记录年终整理归档。第四章 账务系统管理制度本制度包括账务系统人员组成、操作管理、账务处理程序、业务标准等内容。一、人员的组成账务系统配备系统管理员、数据录入员、数据审核员、数据管理员等人员具体职责参看会计电算化管理岗位职责。二、操作管理制度1. 日常业务管理1.1 必须以自己的真实姓名进入账务系统

10、，工作完毕后要及时退出系统，以免他人利用系统进行其他操作；1.2 不得将口令泄露给他人，并定期修改自己的口令；1.3 原始凭证的审核及记账凭证的录入数据录入员在收到原始凭证后，应首先根据财务制度的有关规定审查其真实性及合法性，其次，再审查有无部门负责人或主管领导、经办人的签字，确认无误后，依照正确的摘要编制、录入凭证，录入单位简称时应严格遵守关于单位简称的规定；1.4 记账凭证的审核数据审核员应及时、认真地审核凭证的规范性、清晰性，会计分录和数据的准确性、合法性。如无误后再检查凭证科目的平衡关系。审核制单人是否盖章。数据录入员录入数据后，对录入的凭证及时进行复核，数据审核员审核无误后签章；1.

11、5 及时进行目录(包括单位、部门、个人及支票)维护；1.6 审核后的凭证必须打印输出，并经有关人员确认并签章后方可进行记账操作；1.7 各数据录入员对各自负责的业务，应通过查询未记明细账进行自审，这样可弥补录入和复核中没有发现的问题，及时在记账前得以纠正。2. 年度结转系统管理员应依照年初账务工作流程图在新会计年度开始后的20天内完成年初结转，根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置、调整全部级次的会计科目。3. 其他3.1 数据审核必须在屏幕上直接对计算机存储的记账凭证进行审核签字，同时要对打印输出的记账凭证签字盖章。同一张记账凭证，制单和审核不能是同一人，记账凭证在记账以前，必须

12、打印输出科目汇总表。出纳人员必须登记订本日记账。3.2 每月电算化会计信息都必须进行数据备份。备份前应填写备份数据登记簿(见第五章附录1)，每月备份至少一次，此项工作由数据管理员执行。备份软件应分别存放在两个地点，一份交数据管理员，一份交系统管理员。三、严格遵循账务处理程序四、关于账簿打印1. 会计电算化账簿按要求打印两份，一份存在本单位，一份报送公司（贴印花税）。总账、银行日记账、现金日记账等三栏账用A4纸打印，成本费用多栏账用B4纸打印；账簿扉页按手工账簿格式填制“账簿启用及交接记录表”，按会计基础工作规范要求签章、贴印花税；并在次页填制“账户目录表”列明本账簿的“科目名称”、“页次”（整

13、本账簿统一用打码机在正式账页上角编码）。 2. 各数据录入员负责其分管明细账及总账的打印。会计年度终了时，按档案交接制度及时交档案管理员保存。3. 作为正式的账簿不能出现“查询”字样，否则为非正式账簿。4. 每年年末必须将全部明细账簿打印输出，各种辅助账的打印可视管理上的需要随时打印。第五章 会计电算化报表管理制度一、会计电算化报表示公司编制财务会计报告的主要依据。二、内部会计报表根据公司业务需要设定。对内部基层部门上报的会计报表格式也要由主管领导统一规定，一经确定不允许轻易变动。三、严格遵循报表处理程序 日常报表处理流程如下：凭证记帐资产负债表 月末结账损益表现金流量表 达式 四、由计算机自

14、动生成的会计报表，与账簿数据必须衔接一致。五、各管理处上报公司总部的会计报表，要求各账务科将报表数据交财务部，输入计算机进行汇总，以保证表与表之间的勾稽严密，数据一致。六、存贮在硬盘上的会计报表数据必须建立备份，备份次数每月一次，做备份前要填写备份数据登记簿(见附录1)。七、每月的会计报表必须以书面形式打印出来，并按规定签盖章。八、每月的会计报表必须以电子和书面两种形式并存，软盘会计报表和书面会计报表的数据必须一致。九、每月3号以前各管理处财务报表必须以书面和电子邮件的形式上报公司财务部。十、每年年终时，必须将全年会计报表数据(包括电子和书面报表)统一整理，由数据管理员办理存档手续，具体要求详

15、见会计电算化档案管理制度。附录1 备份数据登记簿 备份日期 备份盘 备份内容 序号和盘数 备份状态 操作员第六章 会计电算化系统维护制度一、人员配备为完成会计电算化系统维护任务，系统由系统管理员和数据管理员共同维护。二、系统维护任务1. 实施对系统的日常检查和维护，以保证系统的正常运行；2. 在系统发生故障时，排除故障和恢复运行；3. 根据电算化工作实际需要，提出系统扩充报告，上报主管领导；4. 在系统扩充时负责安装、调试、直至运行正常；5. 在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。三、硬件系统的维护1. 硬件设备的管理会计电算化专用硬件设备由财务部门统一管理和使用期其他部门一般情况下

16、不得使用，确需使用时必须经主管领导批准，并确认不影响会计电算化之正常工作，必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间等事项。会计电算化硬件设备专门用于运行账务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理软件。任何人不得用于对外服务。为保证硬件安全，不得带电拔插任何接口线路及打印电缆、显示器连接线等。2. 硬件设备的维护会计电算化硬件设备的维护工作由数据管理员负责进行，一般维护工作需填写(见附录)，大的硬件维护还需做系统维护报告，报会计主管。四、软件系统的维护软件系统的维护是指为保证软件原设计功能的正常实现而实施的程序修正、参数调整和数据的更正与恢复等工作。1. 会计软件的维护1.1

17、 由于财务部门应用用友公司软件，程序修正和会计软件参数的调整一般由用友实施，会计数据的更正与恢复一般由系统维护员负责，其他操作人员一律不得进行维护操作。数据管理员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。1.2 程序修正与会计软件参数的调整1.2.1 操作人员在实际工作中发现“用友财务软件”的原设计功能未正常实现(如套打控制不准确)时，立即作详细记录后报告会计主管。1.2.2 会计主管员对用友公司提出程序修正和会计软件参数调整要求。1.2.3 财务部门在收到用友公司修正程序或调整参数后的正确软件时，应由会计主管进行安装和运行，测试通过后才能正式投入运行。1.2.4 对软件所实施的维护，必须填写系统维

18、护登记表。1.3 会计数据的修正与恢复1.3.1 会计数据的修正与恢复操作由会计主管和数据管理员或用友公司专业维护人员负责，其他操作人员均不得进行维护操作。1.3.2 由于凭证填制或录入错误而导致会计账簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。1.3.3 下述情况下数据管理员才能实施数据修正操作：1.3.3.1 未录入年初余额或年初余额未平但已记账；1.3.3.2 记账时意外中断；1.3.3.3 误操作所引起的数据错误。1.3.4 一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已被破坏，并无法修正时，才能实施数据恢复操作。1.3.5 数据修正与恢复：1.3.5

19、.1 会计主管对数据管理员提出数据修改或恢复要求；1.3.5.2 数据管理员在会计主管的指导下修正或恢复会计数据；1.3.5.3 会计主管检查修正或恢复后的数据，确认无误后通知操作人员。1.4 会计科目的维护会计科目不得随意改动、增删，在每年年初，由会计主管批准并授权有关人员进行一次性改动，原则上年中不许改动、增删会计科目，确需变动的要经主管领导批准，并作相应的并账、分账、撤账等处理。1.5 会计软件的升级应经主管领导批准，由会计主管组织，数据管理员具体实施，并编写升级报告，形成文档进入档案。1.6 会计软件的管理1.6.1 财务部门在获得会计软件的同时，必须做软盘备份，并分别存放在档案室、财

20、务部门的专用铁柜内，由数据管理员统一保管。1.6.2 运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。附录 系统维护登记表时 间报表人审批人维护人维护类型一、维护原因：二、维护操作：三、结果：四、备注：第七章 会计电算化档案管理制度电算化会计档案是指存贮在磁盘(硬盘和软盘)或其他存贮介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各种账簿、报表、凭证等核算数据和系统开发运行中的全部文档资料。电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理，是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证

21、，是电算化会计信息系统正常运行的保证。一、档案管理的任务1. 收集和整理应入档的会计资料；2. 保管和利用好会计档案；3. 遵守会计档案的保存期限。二、档案管理制度的内容1. 会计凭证的收集和整理会计凭证是档案的重要组成部分，是记载经济活动的书面证明，是会计核算的重要依据。对凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于检阅。首先要把所有应归档的会计凭证收集齐全，按凭证顺序号和本号检查有无短缺，机制凭证和手工凭证是否齐全，删除不属于会计|档案范围和没必要归档的一些资料，补充遗漏的核算资料；其次，与主要负责凭证打印、装订工作的数据管理员办理存档手续。第三，根据适当厚度按本统一装订，避免装订过厚或

22、过簿，过厚则事后翻阅不便，过簿则不好保管容易散失，为避免凭证过多堆积，则规定凭证隔月装订。第四，认真填好会计凭证封面，封面各记事栏是事后查账有关事项的最基础的索引和依据，年度和月份要写全；汇总本号要写清从第本到第本；凭证号也要注明从第号至第号；提本月的第本以及连续的第号都要填得清晰。2. 会计账簿的收集的整理会计账簿是由计算机提供的打印功能打印出总账、明细账、银行账、日记账等会计账簿。根据账务系统管理制度的规定，各业务口的会计账簿由各数据录入员打印，分别保管。年度终了时，必须将一年的会计账簿都打印出来统一整理，与数据管理员办理存档手续。检查打印的会计账簿是否按序号打印，是否有残缺、有遗漏。然后

23、将各账簿按照会计科目排列，加封面后装订成本。会计账簿封面的有关内容要写全。“单位名称”要写全称；“账簿名称”要写账簿的全称，不要写科目代码；“账簿页数”要写账的有效页数；会计主管人员和记账员都要盖章或签字。卷脊上必须写上“年度账”，以便保存查阅。3. 会计报表的收集和整理会计报表是指由计算机根据上级主管部门统一规定设计的格式打印的报表。根据报表系统管理制度的规定，由主管报表的人员统一收集、整理和保存，年终，将全年的会计报表送交数据管理员办理存档手续，在检查无误后，按时间顺序加封面后装订成册，封面要逐项写明报表名称、页数、日期等，经会计主管审核盖章后，可归档保存。4. 会计电算化系统开发文档资料

24、的收集和整理会计电算化系统开发的文档资料，视同会计档案保管。由系统开发人员根据系统开发进展程序统一收集、整理并交数据管理员存档。5. 磁盘数据的收集和整理存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份。根据账务系统管理制度和报表系统管理制度的规定，账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次。备份软盘时办理存档手续。用做备份的软盘必须妥善保管。备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封。备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存入在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。三、会计档案的保管和利用1. 只有由计算机提供的打印功能打印出的会计凭证、账簿、报表等核算资料，经过会计主

25、管的签字或盖章认可，才能作为正式的书面档案资料保存。2. 计算机打印出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由会计主管签字或盖章认可。3. 各数据录入员与数据管理员办理存档手续，必须填写档案移交登记簿(见附录1)，以明确责任。4. 查阅已入档的会计核算资料必须填写查阅档案登记簿(见附录2)，不许在会计档案上做任何记录、勾、删和涂改，更不能抽掉单据。违者应视情节轻重进行严肃处理。5. 以于硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据不得直接进行非会计系统许可的任何操作。6. 备份的软盘在存档和查阅时，必须填写档案移交登记簿和查询档案登记簿，磁盘会计数据外借使用时，只能使用备份软盘的付本，硬盘和正式备份软盘不得外借使用。四、会计档案的保存期限1. 对于计算机打印出的会计凭证、账簿和报表保存期限按会计档案管理办法的规定执行。2. 磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，但会计科目，和总账数据(包括年度和月度数据)必须永久保存。明细账、记账凭证及其他数据资料在两后可根据需要存毁。附录l 档案移交登记簿移交日期移交内容移交人签字档案管理员签字备 注附录2 查阅档案登记簿查 阅日 期 查阅者 姓 名 查 阅 内 容 归 还 日 期 备 注第 11 页 共 11 页