现代企业档案管理实务课件.ppt

1、1现代企业档案管理实务现代企业档案管理实务2 档案是随着人类社会的产生档案是随着人类社会的产生和发展，逐渐产生的发展起来的。和发展，逐渐产生的发展起来的。远古时期的远古时期的“结绳结绳”、“刻刻契契”等记事方式，可以看作是档等记事方式，可以看作是档案的前身。但它们还不是严格意案的前身。但它们还不是严格意义的档案。义的档案。3o 我国现存最早的档案是产生于三千五百多年我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的前的甲骨档案甲骨档案。o 之所以说它是严格意义的档案，理由如下：之所以说它是严格意义的档案，理由如下：1 1、完整清楚地记载历史、完整清楚地记载历史 2 2、集中保存、集中保存 3 3、可供

2、查找利用、可供查找利用4o 我国档案载体的演变我国档案载体的演变甲骨档案甲骨档案金石档案金石档案缣帛档案缣帛档案简牍档案简牍档案纸质档案纸质档案感光档案感光档案磁性档案磁性档案激光档案激光档案5o 中国历代对档案的称呼中国历代对档案的称呼夏代夏代图籍图籍商代商代册册周代周代中中秦汉秦汉典籍典籍汉魏汉魏文书文书文案文案唐宋唐宋文卷文卷案卷案卷卷牍卷牍6o 档案一词出现在明末清初档案一词出现在明末清初 边外文字，多书于木，往来传边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也。递者曰牌子，以削木片若牌故也。存贮年久者，曰存贮年久者，曰档案档案，曰档子。，曰档子。以积累多，贯皮条挂壁，若以积累

3、多，贯皮条挂壁，若档案档案故也。故也。清清杨宾杨宾柳边纪略柳边纪略7（一）什么是档案（一）什么是档案档案档案国家机构国家机构社会组织社会组织个人个人社会活动社会活动历历史史记记录录直直接接形形成成保保存存价价值值8历史记录历史记录社会实践社会实践中形成中形成文件材料文件材料转化而来转化而来形式多种形式多种多样多样档案概念分析档案概念分析办理完办理完有价值有价值集中放集中放9 各种属性各种属性相互关联相互关联文化属性文化属性是人类文化传承的是人类文化传承的重要形式重要形式原始记录性原始记录性最本质的属性最本质的属性历史真迹历史真迹不容篡改不容篡改价值属性价值属性能够创造成新的价能够创造成新的价值

4、和效益值和效益信息属性信息属性国家信息资源的重国家信息资源的重要部分，可以进行要部分，可以进行加工处理加工处理档案属性档案属性10o 甲骨档案甲骨档案 11o 金文档案金文档案 12o 简牍档案简牍档案 13 现存于辽宁档案馆的唐开现存于辽宁档案馆的唐开元年间的纸质档案元年间的纸质档案o 纸质档案纸质档案 雍正遗诏雍正遗诏14金榜、圣旨、国书原件金榜、圣旨、国书原件15o 清代护照清代护照o 建国初期行车执照建国初期行车执照16磁记录档案磁记录档案17o激光记录档案：激光记录档案：现代化的档案载体把我们带入一个全新的多媒体世界。现代化的档案载体把我们带入一个全新的多媒体世界。18o 档案发挥作

5、用的性质档案发挥作用的性质参考参考作用作用凭证凭证作用作用档案的作用档案的作用直接作用直接作用间接作用间接作用19档案的作用档案的作用o 作用的表现：作用的表现：行政管理行政管理经济建设经济建设政治斗争政治斗争科学研究科学研究宣传教育宣传教育20中国古代档案馆的典范中国古代档案馆的典范 皇史宬皇史宬21中央档案馆中央档案馆第一历史档案馆第一历史档案馆第二历史档案馆第二历史档案馆22广义的档案工作广义的档案工作 一切与档案有关的工作，包括档案法规、宣传、科研、教育等等。档案工作档案工作狭义的档案工作狭义的档案工作指档案义务工作，是具体对档案进行管理的工作环节。23o 档案工作的具体环节档案工作的

6、具体环节活动活动档案档案整理整理收集收集鉴定鉴定保管保管检索检索提供利用提供利用活动活动集中集中系统系统精炼精炼安全安全归纳归纳服务服务统计统计24工作技术现代化工作技术现代化组织管理现代化组织管理现代化干部知识化干部知识化25概论一一.文件、档案的概念文件、档案的概念 1.1.文件文件 法定机关或组织按照一定的法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面形式经过一定的处理程序而形成的书面文字材料文字材料2.2.档案档案 是一个单位在公务活动中形成的具是一个单位在公务活动中形成的具有查考利用价值的归档有查考利用价值的归档集中保存集中保存起来的文件起来的文件材料材料(包括技术图形、

7、影片、照片等包括技术图形、影片、照片等)263.3.文檔的格式文檔的格式:o文件格式文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号标题、部门代号、年号和顺序号o正式格式正式格式:除综合性的报告、总结外除综合性的报告、总结外,一文一事一文一事o文尾格式文尾格式:发文机关发文机关(落款或署名落款或署名):):对此文件负责的机关、人对此文件负责的机关、人发文时间发文时间:最后发出时间最后发出时间27公文的格式要求o 纸张要求:国际标准A4型纸(210*297)张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)为:37MM1MM;订口(左白边)为28MM1MMo 排版要求:排版:正文用3号仿宋体字,文中有小标题可用3号小

8、标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28字.o 印装要求:双面印刷,页码套正,左侧装订.28档案管理的意义档案管理的意义o 作为法令的依据作为法令的依据 档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、会议决定会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据为公司业务运行找到可靠的依据,o 处理业务的参考处理业务的参考 使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企业情况业情况,避免发生差错避免发生差错.o 保密保密 企业档案中企业档案中,有些文件数据是秘密的有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管如果

9、不专门加以管理理,就很容易造成商业机密泄露就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失造成意想不到的损失.29档案管理的原则档案管理的原则o 集中管理原则集中管理原则企业档案为企业集体所有企业档案为企业集体所有,任任何人不得占为己有何人不得占为己有,因此应集中管理档案因此应集中管理档案o 共同分享原则共同分享原则尽量减少档案的复印份数及保尽量减少档案的复印份数及保管场所管场所,提高档案的保密系数和安全性提高档案的保密系数和安全性,同时降同时降低管理成本低管理成本o 分类归档原则分类归档原则及时分类、整理、编辑与传递及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管科学归档保管,提高管理质量与效率提高管理

10、质量与效率30档案管理的任务档案管理的任务一言蔽之一言蔽之使档案管理标准化使档案管理标准化系统化系统化信信息化息化.o收集、整理、保管收集、整理、保管和和统计统计与与本公司本公司 有关的各种档案有关的各种档案o办理档案的办理档案的借阅借阅,做好档案做好档案利用利用和和研究研究o鉴定鉴定,对超出保管期限的档案提出存毁意见对超出保管期限的档案提出存毁意见31档案管理要求档案管理要求o 维护档案的维护档案的完整性完整性/安全性安全性与与便于使用便于使用相相结合结合o 对电子文件对电子文件筛选筛选打印打印摘要摘要送阅送阅存盘存盘(同时保存电子文件同时保存电子文件)32档案管理的方法一.管理的方法包括:

11、收集、整理、鑒定、保管、提供利用均需收集、整理、鑒定、保管、提供利用均需標准化系統化資訊化標准化系統化資訊化二.收集 1.1.收集本單位在公務活動中不斷產生的文件收集本單位在公務活動中不斷產生的文件,整整理組合成案卷理組合成案卷33 档案管理制度建设档案管理制度建设o档案管理办法o文件材料归档范围和不归档范围o文书档案保管期限表o全宗档案分类大纲o档案分类编号方案o档案人员岗位职责o 整理（立卷）制度o 档案利用制度 o 档案保管制度 o 档案保密制度 34企业档案的收集渠道o 本企业业务职能部门移交文件归档；o 外单位转让或移交；o 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让；o 面向社

12、会收集、征集相关材料。35文件材料的形成与归档文件材料的形成与归档o 归档文件材料范围 1 1、上级来文、上级来文 2 2、本单位制发的文件、本单位制发的文件 3 3、下属单位来文、下属单位来文o 各类文件材料的归档要求 1 1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单、文件材料要齐全、完整，准确反映本单 位各项活动的历史面貌。位各项活动的历史面貌。2 2、文件材料的规格与字迹材料要求、文件材料的规格与字迹材料要求 3 3、归档声像材料的要求、归档声像材料的要求36文件材料的形成与归档文件材料的形成与归档归档时间：归档时间：1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档；2、设备档案归档时间：安装调试

13、完毕三个月内归档；3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实 体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档。4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。6、其他档案归档时间：活动结束后归档。37档案编码与代字、代号表档案编码与代字、代号表o 以拼音缩写首字母为代字以拼音缩写首字母为代字序号科技档案种类名称代字1企业发展AB2设备档案SB3技术档案AC4工程档案CP38档案编号原则JJ JJ 10 10 1 1基建档案代字基建档案代字工程项目名称编号工程项目名称编号案卷顺序号案卷顺序号示例一：某单位基建档号示例一：某单位基建档号GP GP RD RD WI

14、WI公司名称公司名称部门名称部门名称某单位档号某单位档号项目名称项目名称001序号39企业档案分类方案40企业档案分类方案41现代企业档案管理形式42资料册替换页资料册替换页 规格：规格：A4 A4 尺寸：尺寸：31031027327360 60 43档案盒档案盒 材质：纸质尺寸：30722030mm44档案目录建立45档案目录标准写法46文书档案案卷格式文书档案案卷格式o案卷卷皮格式案卷卷皮格式:文书档案案卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。o硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm220mm或280mm210mm（长宽）。o封底尺寸同封面尺寸。封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm

15、宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。47案卷封面项目 o 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸.48卷内文件目录格式卷内文件目录格式 o 3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长宽为260mm185mm）或国际标准A4型（即长宽为297mm210mm）。o 3.2 页边与文字区尺寸o 卷内目录用纸上白边（天头）宽200.5mmo 卷内目录用纸下白边（地脚）宽150.5mmo 卷内目录用

16、纸左白边（订口）宽250.5mmo 卷内目录用纸右白边（翻口）宽150.5mm49卷内文件目录卷内文件目录 顺序号文号责任者题 名日期页号备注50分类的一般方法有A、时间分类法：1)年度分类法 2)时期分类法B、来源分类 1)组织机构分类法 2)作者分类法 3)通讯者分类法51C、内容分类法 1)技术分类法 2)文书分类法 3)媒体分类法D、形式分类法 1)按文件种类分类 2)按载体形态分类 3)按形状规格分类52企业常用档案分类法：o 依组织架构法；53编制档案检索工具的基本要求是编制档案检索工具的基本要求是o 全，指信息存储丰富。o 准，指检索准确 o 快，指迅速 o 便，指检索要方便 5

17、4文书归档文件的整理方法与步骤文书归档文件的整理方法与步骤o 文件材料的分类文件材料的分类 采用复式分类法。主要形式为：年度年度问题问题(机构机构)保管期限保管期限 年度年度保管期限保管期限55文书归档文件的整理方法与步骤文书归档文件的整理方法与步骤o 归档文件保管期限的界定归档文件保管期限的界定1、归档文件的保管期限分为归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期永久、长期、短期2、界定原则界定原则：A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的 档案，列为永久保管；B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内 具有查考利用价值的，列为长期保管；C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价 值的，列为短期保管

18、。56文书归档文件的整理方法与步骤文书归档文件的整理方法与步骤o 排列 分年度、分保管期限、分类别o 编号 归档章规格及填写要求o 修整与装订57文书归档文件的整理方法与步骤文书归档文件的整理方法与步骤备注备注保管保管期限期限表内文表内文件张数件张数起止起止日期日期案卷标题案卷标题序号序号案卷目录表案卷目录表58档案盒脊背项目填写59档案盒封面填写60备考表填写61填写填写案卷案卷封面封面档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档单位全宗名称，即立档单位名称，全称或简称名称，全称或简称类目名称，全宗

19、内第一级类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题类目名称，机构或问题案卷题名案卷题名文件所属的文件所属的起止时间起止时间保管期限保管期限卷内文件总页数卷内文件总页数归档号，文书处理部门归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号编制的案卷顺序号62装装订订案案卷卷三孔一线三孔一线左齐左齐右齐右齐下齐下齐装订前去掉金属物，装订前去掉金属物，对存在问题的文件对存在问题的文件做好补齐页面、修做好补齐页面、修复、折叠等工作。复、折叠等工作。63J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-

20、1J.1.3-2J.1.3-3.J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.1.1-2K.1.1-3K.1.

21、1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案案卷卷排排列列一般先按保管期限、再按机构或一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。问题排列，具体根据分类方案。64档案保管的基本要求o 以防为主，防治结合o 加强重点，照顾一般o 自力更生，勤俭节约o 立足长远，保证当前65温湿度控制温湿度控制 o档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24C，有设备的库房日变化幅度不超过2C；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超过5%。o保存母片的胶片库温度应控制在13-15C，相对

22、湿度应控制在35-45%。o各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。o库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制订综合管理计划。o空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。o档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。o新建库房竣工后，应经6-12个月干燥方可将档案入库。66虫霉防治与除尘虫霉防治与除尘 o 档案库区必

23、须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。o 安全使用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆品。o 档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。67照明管理照明管理 o 档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。o 档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘，窗板等遮阳措施，档案库房重点是防紫外线。o 档案在任何情况下均应避免阳光直射。68防空气染物o 危害档案的空气染物主要是一些酸性或氧化性的有害气体或微粒，如硫化物/氮氧化物/粉尘等。o 通风口设置一定的过虑与净化装置，自然通风时

24、，可用涂有油脂的纱窗等进行简易过虑；o 对库房定期进行研究清扫，操作时应先用吸尘器吸除门窗，地板缝内的尘土，再除去档案框架，档案上的灰尘，最后拖地。69档案保管状况检查档案保管状况检查 o 对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。o 每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案保管情况，为科学管理积累资料。70案卷的规范化整理与编目案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录71建设工程工作程序及其文件材料的形成1.项目建设议（立项阶段）2.可行性研究阶段3.设计（初步设计）阶段4.建设（开

25、工）准备阶段5.建设实施阶段6.竣工验收阶段72建立档案管理网络建设单位分管领导档案员勘察单位设计单位监理单位领导及档案员领导及档案员领导及档案员领导及档案员各部门领导及档案员施工单位73工程竣工图的编制一、编制形式 1、按图施工没有变更的，直接盖竣工图章，即可作为竣工图；2、一般变更的，在原施工图上修改，盖竣工图章后，即可作为竣工图；3、重大变更的，或图面变更面积超过35的，应重新绘制竣工图，盖竣工图章后，方可作为竣工图。74二、对竣工图进行四方会审 由建设、设计、施工、监理等参建单位对竣工图编制的准确情况进行会审，以保证竣工图能真实地反映工程建设实际状况。三、盖竣工图章 所有竣工图应由编制

26、单位逐张盖竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签；竣工图章盖在标题栏附近空白处，若正面无空白处，则盖在对应图纸的背面左上角；盖竣工图章时应使用不易褪色印泥。75竣工图章格式：编制单位竣 工 图 编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人76四、竣工图的折叠 折叠后图纸幅面一般应有A3或A4的规格；无论采用哪种折叠方法，折叠后图纸的标准栏应露在外面；（参照GB1060989技术制图、复制图的折叠方法）77建设工程文件归档整理规范建设工程文件归档整理规范o建设工程项目o立项文件 o建设用地、征地、拆迁文件 o勘察、测绘、设计文件 o招投标文件 o开工审批文件 o监 理 文 件 o施

27、工 文 件 o原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告 o施工试验记录 o竣 工 图 o竣 工 验 收 文 件 78某项目档案前期依据性档案勘察设计档案施工档案监理档案竣工验收档案单位工程01单位工程02单位工程03项目管理档案79二、组卷 （一）组卷要求 案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。80 (三）组卷方法 1、按结构组卷；2、按单位（单项）工程组卷；3、按工序或阶段组卷；4、按专业组卷；5、按问题组卷；6、按名称或文件性质组卷；7、按地区组卷；8、按时间组卷。81 三、卷内

28、文件排列 1、图样的排列 在形成时编制了图样目录，按已编制的图样目录顺序进行排列；在形成时没有编制图样目录，一般按总体和局部关系排列，即总体性、综合性的图样在前，局部的居中，细部的排后。2、文字材料的排列 （1）按重要程度排列；（2）按工序排列；82 （3）按地区排列；（4）按时间排列；（5）按习惯排列。3、图文混合文件的排列 有的案卷是由图样和文字材料混合组成的，其排列一般是文字材料在前，图样在后。83 四、案卷编目 1、编页号 2、编卷内目录 84卷 内 目 录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1第三建筑工程公司单位工程原材料用料汇总表20011223121022001钢铁厂“闽光

29、”牌钢筋出厂合格证200112011131879顺昌水泥厂“”牌水泥出厂合格证20011130264华顺砖厂砖合格证20011005576285卷 内 目 录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1榕政20098号人民政府关于某工程土地征用的批复200905061-42榕国土20099号国土资源局 关于某工程土地征用的请示200904035-10310某工程指挥部关于某工程土地征用的会议纪要20090207303386 3、填写卷内备考表 87 卷内备考表 互见号：JZ101（照片）说明：1、本卷有文件材料20件，共100页，附图1张。2、本卷内第3份文件钢筋出厂合格证为复印件，原件见J1

30、404案卷。立卷人：2009年8月9日 检查人：2009年9月10日88 4、案卷装订 案卷采用整卷装订、不装订（图纸可不装订）二种形式；不装订时，应在每份文件的右上角加盖档号章，文件要按目录编排次序排列；档号序号J101-010589 5、填写案卷封面和脊背 （1）案卷题名：案卷题名在结构上由3个部分组成，字数一般不超过50个字；案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称 如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计 某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同 某高速公路工程G1标西福管理区收费管理楼竣工图 90 不规范的案卷题名，如：某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 变更文件 施工文件 竣工图

31、 合同文件 91 某某工程钢筋、水泥、屋面板、天沟板构件、防水卷材、水泥漆、减水剂、砂浆外加剂等原材料合格证以及钢筋性能试验、水泥、细集料、碎石、砖、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂浆试块强度报告和试验报告92 （2）立卷单位；（3）起止日期；（4）保管期限；（5）密级；（6）档号；（7）案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。93案卷封面填写示意表 档 号 -档案馆号_ 案 卷 题 名 1111111特大桥特大桥初步设计说明书初步设计说明书 立卷单位 111111高速公路有限公司 起止日期 1998.12.72009.1.12 保管期限 长 期 密 级 _94 6、编写案卷目录（科技档案分类

32、目录）95科技档案分类目录 类别序号档号案卷题名立卷单位起止日期 数量保管期限密级变更情况备注份数 页数96二、验收的组织和程序三、验收的内容 1、项目档案的基础管理工作；2、项目档案的完整、准确、系统情况；3、项目档案的安全。97二、移交的单位及内容1、向业主单位、生产使用单位移交全部档案；2、向有关行业主管部门移交的档案，按行业规定办理；3、向国家综合档案馆移交部分档案，根据不同类型有不同要求；4、城市规划区的项目向当地城建档案馆移交部分档案，按城市建设档案归属与流向暂行办理。98三、移交的案卷质量 必须符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）和国家重大建设项目文

33、件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）等标准要求四、移交的载体 项目档案纸质原件移交给业主或生产使用单位；向有关国家档案馆和行业主管部门移交的项目档案可以为多套的纸质原件或项目档案缩微品、档案纸质复制件等。99100101其他归档文件的整理其他归档文件的整理o 业务档案 按问题分类，以卷为整理单位，采用一事一卷的方法组卷。o 会计档案 按会计核算材料分类，以册、本为整理单位分年度编号排列。详见会计档案管理办法o 声像档案 按载体问题分类，以盒、张为整理单位。详见声像档案管理办法o 实物档案 按材料分类，排列编号登记编目。102电子档案管理电子档案管理103现代新型电子档案10410

34、5操作系统（文件管理）106主要内容o 概述o 文件o 文件目录o 文件的组织与数据存储o 文件系统的其他功能107概述o 文件系统出现的原因n 用户直接操作和管理辅助存储器上信息，繁琐复杂、易于出错、可靠性差n 多道程序、分时系统的出现要求以方便、可靠的方式共享大容量辅助存储器o 文件系统是操作系统中负责存取和管理信息的模块，它用统一的方式管理用户和系统信息的存储、检索、更新、共享和保护，并为用户提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。108概述o 文件系统的功能：n 文件的按名存取（基本功能）n 文件目录的建立和维护（用于实现上述基本功能）n 实现逻辑文件到物理文件的转换（核心内容）n 文

35、件存储空间的分配和管理n 数据保密、保护和共享n 提供一组用户使用的操作109文件o 文件n 文件是由文件名字标识的一组信息的集合。o 实现按名存取的文件系统的优点：n 将用户从复杂的物理存储地址管理中解放出来n 可对文件提供各种安全、保密和保护措施n 实现文件的共享（同名共享、异名共享）110文件o 文件的命名n 各操作系统的文件命名规则略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否区分大小写等）和长度上存在差异n 通常，文件名字由文件名和扩展名组成，中间用“.”分隔。前者标识文件内容、后者标识文件特性。n 通配符，”?”代表任何一个符合文件命名要求的合法字符，”*”代表任何一个合法的字

36、符串。111文件o 文件的分类n 按用途：o 系统文件、库文件、用户文件等n 按保护级别：o 只读文件、读写文件、不保护文件等n 按信息流向：o 输入文件、输出文件、输入/输出文件n 按存放时限：o 临时文件、永久文件、档案文件n 按存放设备类型：o 磁盘文件、磁带文件、软盘文件112文件o 文件的属性n 用于文件的管理控制和安全保护n 分为：o 基本属性：文件名、所有者、授权者、长度等o 类型属性：普通文件、目录文件、系统文件、隐式文件、设备文件等o 保护属性：读、写、可执行、可更新、可删除、可改变保护、归档等o 管理属性：创建时间、最后存取时间、最后修改时间等-rw xr-x-x文件类型(

37、-,d,l,b/c)所有者权限其他用户权限同组用户权限113文件o 文件的存取方法n 顺序存取o 按记录顺序进行读/写操作的存取方法o 可分为：固定长度记录、可变长度记录n 直接存取o 以任意次序（随机）直接读写某个记录n 索引存取o 基于索引文件的存取方法。（实际系统中，大多采用多级索引，以加速记录的查找过程）114文件o 文件的使用n 两类接口：o 操作或控制台命令，如DOS命令：dir，cd等o 系统调用(API)，如open，write等，功能包括：n 建立文件n 打开文件n 读/写文件n 文件控制n 关闭文件n 撤消文件n 115文件目录o 什么是文件目录？n是文件系统建立和维护的关

38、于系统的所有文件的清单，每个目录项对应一个文件的信息描述，该目录项又称为文件控制块(FCB)。n目录信息也以文件的形式存放，称为目录文件。o 文件控制块的基本内容：n文件存取控制信息，如文件名、用户名、文件主存取权限等n文件结构信息，文件逻辑结构、文件的物理结构等n文件使用信息，已打开该文件的进程数、文件的修改情况等n文件管理信息，文件建立日期、文件访问日期等116文件目录o 如何实现“按名存取”？n 当用户要求存取某个文件时，系统查找目录文件，获得对应的文件目录。n 在文件目录中，根据用户给定的文件名寻找到对应该文件的文件控制块（文件目录项）n 通过文件控制块所记录的该文件的相关信息（如文件

39、信息存放的相对位置或文件信息首块的物理位置）依次存取该文件的内容。117文件目录o 一级目录结构n在操作系统中构造一张线性表，与每个文件有关的属性占用一个目录项就构成一级目录结构。n缺点：o 重名问题（当多用户共享一个目录时）o 难以实现文件共享（异名共享问题）目录项1目录项2目录项N文件1文件2文件N118文件目录o 二级目录结构n文件目录由两级目录构成，第一级为主文件目录用于管理所有用户文件目录，第二级为用户的文件目录，用于管理每个用户下的文件。用户 文件目录地址 A B 目录项1目录项2目录项1目录项2文件文件文件119文件目录o 树形目录结构n 二级目录结构的推广成多级目录结构，该结构

40、为一倒置的有根树，又称树形目录结构。n 倒置树的根称为根目录，从根向下，每一个树枝为一个子目录，而树叶则为文件。n 优点：o 较好地反映现实世界数据集合之间的层次关系o 不同文件可以重名，只要不在同一个目录中o 容易以目录为单位进行文件的保护、保密和共享120文件目录o 树形目录结构n文件的全名，应该从根目录开始，到该文件名为止，目录路径+文件名。o 例，/user/include/testfile.c/devbinlibetcusrtty00tty01shdataccfei1fei2121文件的组织与数据存储o 与文件组织和存储相关的概念n卷，是物理存储介质的单位，如一盘磁带、一张光盘等。对

41、于存储介质和存储设备可分离的存储器，物理卷和物理设备不总是一致。n块，存储介质上连续信息所组成的一个区域，也叫物理记录，是主存储器与辅助存储器进行信息交换的单位。n逻辑记录，文件中按信息在逻辑上的独立含义划分的一种信息单位，应用程序处理的单位。n存储记录，指附加了操作系统控制信息的逻辑记录，文件管理程序处理的单位。122文件的组织与数据存储o 与文件组织和存储相关的概念n 三种记录之间的关系逻辑记录存储记录物理记录映射映射用户作业存取方法存储设备逻辑数据组织（面向用户）物理数据组织（面向设备）123文件的组织与数据存储o 文件的逻辑结构n 从用户的角度出发，在用户概念中的抽象信息的组织方式，以

42、及用户可见，并可处理的数据集合。n 文件按逻辑结构分为两种形式：o 流式文件，指文件内的数据不再组成记录，只是依次的一串信息集合。（无结构）o 记录式文件，是一种有结构的文件，包含若干逻辑记录。n 逻辑记录是文件中按信息在逻辑上的独立含意划分的一个信息单位。124文件的组织与数据存储o 文件的物理结构n 逻辑文件在物理存储空间中的存放方法和组织关系。n 文件的存储结构涉及：o 块（物理记录）的划分、记录的排列、索引的组织、信息的搜索n 常见的构造物理结构的方法：o 计算法，设计映射算法，如线性计算法、杂凑法将逻辑地址（记录键）转换成对应的物理地址。o 指针法，设置专门的指针，指明相应记录的物理

43、地址或表达各记录间的关联关系。125文件的组织与数据存储o 文件的物理结构n 几种常见的文件物理结构：o 顺序文件，连续存储o 连接文件o 直接文件o 索引文件非连续存储126文件的组织与数据存储o 文件的物理结构n 顺序文件o 紧凑顺序文件，逻辑记录连续存储在存储介质的相邻物理块上o 几种顺序文件的变种n 扩展顺序文件n 连接顺序文件n 划分顺序文件127文件的组织与数据存储o 文件的物理结构n 连接文件o 使用连接字或指针来表示文件中各记录之间的串联关系，又称串联文件o 特点：逻辑记录顺序独立于物理记录顺序，增、删、改方便，但性能较低。文件目录项0128文件的组织与数据存储o 文件的物理结

44、构n 直接文件o 在记录的关键字与其存储的物理地址之间建立某种对应关系（通常采用散列函数），又称散列文件o 关键问题，对应关系的冲突问题o 直接散列法，将记录键作为记录的存取地址129文件的组织与数据存储o 文件的物理结构n 索引文件o 系统为每个文件建立一张索引表，每个表目包含一个记录键（或逻辑记录号）及其对应的存储地址。o 索引可分为：稠密型索引、稀疏型索引文件目录项记录1 记录2 记录N 块块块地址关键字或逻辑记录号130文件系统的其他功能o 文件卷的安装和使用n 文件卷，又称文件子系统，存放文件和目录信息，也存放文件属性、空闲区域信息。通常，存储介质的物理单位为一个卷。（硬盘的一个分区

45、为一个卷）n Windows/Dos系统中，不需用户显式地进行文件卷安装操作。n UNIX/Linux系统中，每个文件卷需要安装才能使用。文件系统可分为基本文件系统和可装卸地子文件系统两部分。(mount操作)131文件系统的其他功能o 文件共享n 文件共享是指不同用户（进程）间共同使用同一个文件。n 文件共享还可以节省大量的外存空间，有效减少文件复制而增加的访问外存次数n UNIX系统中常见的共享文件方式：o 静态共享o 动态共享o 符号链接共享132文件系统的其他功能o 辅存空间管理n辅存空间分配的常见分配方法：o 连续分配，文件被存放在辅存空间的连续存储区。o 非连续分配，n按块（扇区）

46、为单位非连续分配n按簇为单位的非连续分配n文件存储空间管理方法：o 位示图o 空闲区表o 空闲块链o 成组空闲块链133文件系统的其他功能o 虚拟文件系统n目标：o 同时支持多种文件系统o 系统中可安装多个文件系统o 为用户提供一致的接口o 提供网络共享文件支持o 可扩充新的文件系统n基本思路：o 对多个文件系统的共同特征进行抽象，形成一个与具体文件系统无关的虚拟层，并在此层上定义对用户的一致性接口。o 在文件系统具体实现层使用类似开关表技术进行文件系统的转接。134保管要求保管要求 o归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录

47、涂层。b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。d)环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：35%45%。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。o对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。o9.5.3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。135照片档案的保管照片档案的保管 o 底片袋 底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.29.5之间，a-纤维素含量应高于87%。o 底片袋应使用中性胶粘剂，接缝

48、应在袋边。o 底片册、照片册 底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。136贮存柜架贮存柜架 o 底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。o 贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。o 对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。137温度、湿度要求温度、湿度要求 138磁性载体档案管理与保护规范磁性载

49、体档案管理与保护规范o 磁性载体文件系指磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件，139贮存前物理准备 o 长期贮存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制。o 贮存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1-3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为1.72.2N（牛顿）。o 应将磁带在干燥的环境中（相对湿度小于40%）快封到塑料袋中和（或）密封容器中，以防粘和剂、润滑剂挥发。140库房温、湿度要求 o 温、湿度变化范围：应在温度1527、相对湿度4060%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得

50、超过3、相对湿度变化不得超过5%。最佳环境温度是18、相对湿度是40%。141清洁管理要求 o 不要用手触摸磁带（软磁盘），应戴非棉制手套操作；o 不要使磁带（软磁盘）接触不清洁表面，如地面、桌面等；o 装磁带（软磁盘）的装具应洁净无尘；o 库房地面不应打蜡、铺地毯；o 吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；o 库房中禁止使用打印机。142防水要求/防火要求 o 库房内的设备要避免水淹；磁带（软磁盘）架最低一层搁板应高于地面30以上。o 库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得有易燃物品；o 库房内严禁出现明火；o 库房中应备有CO2型灭火器；o 库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且