（教学课件）学生干部常用公文写作.ppt

1、常用公文的写作常用公文的写作第1页，共30页。开讲有益开讲有益一、了解一些基本的常识一、了解一些基本的常识 什么是应用文？什么是应用文？1.应用文是指人民群众或国家机关、企事业单位、社会团应用文是指人民群众或国家机关、企事业单位、社会团体在解决各类事物时经常使用的、具有惯用格式的问题。体在解决各类事物时经常使用的、具有惯用格式的问题。它与人们的关系最为直接，使用频率也越高。它与人们的关系最为直接，使用频率也越高。2.有宣传教育的作用。如公文的写作。有宣传教育的作用。如公文的写作。有公务联系的作用。如信函、启示、广告、合有公务联系的作用。如信函、启示、广告、合 同等。同等。有法律法规的作用。有法

2、律法规的作用。有凭据和记载的作用。有凭据和记载的作用。第2页，共30页。开讲有益开讲有益这是不是应用文？这是不是应用文？孙中山青年时代曾去拜访湖广总督张之洞，名帖孙中山青年时代曾去拜访湖广总督张之洞，名帖上写着上写着“学者孙文求见之洞兄学者孙文求见之洞兄”。张之洞获知孙中山。张之洞获知孙中山是一名不见经传的儒生，便叫门人送上一纸条，上是一名不见经传的儒生，便叫门人送上一纸条，上书书“持三字贴，见一品官，儒生妄想称兄弟。持三字贴，见一品官，儒生妄想称兄弟。”孙中山读孙中山读完此条，当即写了一个下联完此条，当即写了一个下联：“行千里路，读万卷行千里路，读万卷书，布衣亦可傲王侯。书，布衣亦可傲王侯。

3、”张之洞看到字帖，顿时肃然张之洞看到字帖，顿时肃然起敬，赶紧开门迎接。起敬，赶紧开门迎接。第3页，共30页。开讲有益开讲有益应用写作与文学写作区别社会作用不同适用范围不同思维方法不同修辞方式不同语体风格不同应作写作治理国家管理社会规范最用相当广泛，而且有很具体的对象逻辑思维科学修辞准确、简明、平实、得体、文学写作服务社会教育人民感化社会显得宽泛，但是无确定的对象形象思维艺术修辞鲜明、生动、精炼、含蓄、第4页，共30页。那“公文”又是什么？国务院办公厅2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的国家行政机关公文处理办法第二条规定：“行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程

4、中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工具。第5页，共30页。公文的特点：作者的法定性 明确的工具性 撰写的时效性 内容的真实性 体式的规范性 制作的程序性第6页，共30页。公文的种类（一）按适用范围来划分共有13种，包括命令、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。（二）按行文关系分1.上行文：下级机关向上级机关传递的公文。如报告、请示、部分函、意见等。2.下行文：向下级机关传递的公文。如命令、决定、指示、公告、通告、批复、公报、决议、条例、规定、多数通知、会议纪要、部分意见和函。3.平行文：向平级机关或不相隶属机关传递的公文。如部分议

5、案、少数通知、函、会议纪要等。（三）按保密要求分（四）按办理时限分第7页，共30页。二、为什么要学习公文写作二、为什么要学习公文写作 提高公民基本素质的需要。提高公民基本素质的需要。公务文书与应用文的写作要求相公务文书与应用文的写作要求相近。近。专业（公共卫生事业管理；市场专业（公共卫生事业管理；市场营销）素质的重要组成部分。营销）素质的重要组成部分。提高就业竞争能力、拓宽就业提高就业竞争能力、拓宽就业渠道的需要。渠道的需要。我院毕业生就业的新渠道我院毕业生就业的新渠道选调生；考公务员。选调生；考公务员。领导干部必备的工作技能，是干部领导干部必备的工作技能，是干部素质的重要组成部分。素质的重要

6、组成部分。学院双选会现场学院双选会现场第8页，共30页。三、我对公文写作的几点认识三、我对公文写作的几点认识q认识之一：认识之一：公文写作有助于培养公文写作有助于培养强化逻辑思维能力。强化逻辑思维能力。q认识之二：认识之二：公文写作有助于培养公文写作有助于培养和强化严谨细致的工作和强化严谨细致的工作作风。作风。q认识之三：认识之三：公文写作有助于你的公文写作有助于你的事业发展。事业发展。q认识之四：认识之四：公文写作公文写作是一项技是一项技术性很强的实践性工作。术性很强的实践性工作。要做到要做到“拳不离手，曲拳不离手，曲不离口不离口”，才能不断提，才能不断提高。高。总的来说一句话总的来说一句话

7、公文写作，一朝学会；公文写作，一朝学会；终身受益；公文写作，终身受益；公文写作，学无止境。学无止境。第9页，共30页。四、公文基本常识四、公文基本常识公文排版的基本要求公文排版的基本要求用纸：用纸：A4型（型（210mm297mm）页边与版心尺寸：页边与版心尺寸：天头：天头：37mm1mm订口：订口：28mm1mm版心：版心：156mm225mm用字：用字：标题标题大标题：大标题：2号小标宋号小标宋一级标题：一级标题：3号黑体（广西规定）号黑体（广西规定）二级标题：二级标题：3号楷体（广西规定）号楷体（广西规定）正文：正文：3号仿宋，每页号仿宋，每页22行，每行行，每行28个字。个字。公文排版

8、的基本要求公文排版的基本要求附件：附件：上下要空行，分行时序号上下要空行，分行时序号上下对齐，结尾不加任何标点符上下对齐，结尾不加任何标点符号。号。主题词：主题词：字样：字样：3 3号黑体号黑体内容：内容：3 3号小标宋号小标宋举例：举例：例例1 1：院党发：院党发04200420号网站宣传月通号网站宣传月通知知.doc.doc第10页，共30页。四、公文基本常识四、公文基本常识 学生干部常用的公文有哪些？学生干部常用的公文有哪些？学生干部需要掌握和在日常工作中学生干部需要掌握和在日常工作中 需要经常使用的行政需要经常使用的行政公文有：（公文有：（1）通知。（）通知。（2）请示。（）请示。（3

9、）会议纪要。）会议纪要。需要掌握和在日常工作中需要经常使用的通用公文需要掌握和在日常工作中需要经常使用的通用公文主要用有：主要用有：（1）申请。（申请。（2）工作计划。（）工作计划。（3）工作总结。）工作总结。（4）工作简报、调查报告。（）工作简报、调查报告。（4）制度、规定、办法、细则、）制度、规定、办法、细则、规则。（规则。（5）章程、条例。（）章程、条例。（6）介绍信、证明信。（）介绍信、证明信。（7）贺电）贺电（信）。（信）。（8）倡议书。（）倡议书。（9）启事、海报。（）启事、海报。（10）开幕词、闭）开幕词、闭幕词。幕词。第11页，共30页。四、公文基本常识四、公文基本常识 学生干

10、部该学习了解哪些公文写作和应用常学生干部该学习了解哪些公文写作和应用常识？识？（1）常用公文的应用范围。（）常用公文的应用范围。（2）常用公）常用公文的基本格式和基本要求。（文的基本格式和基本要求。（3）发文和文）发文和文件处理的办法与一般程序。（件处理的办法与一般程序。（4）公文编辑、）公文编辑、排版和校对的基本知识。（排版和校对的基本知识。（5）一些常用的）一些常用的技巧。技巧。第12页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧 公文写作的基本步骤：公文写作的基本步骤：第一步：第一步：根据内容确定公文种类。根据内容确定公文种类。第二步：第二步：梳理思路，草拟写作提纲（可梳理思路，

11、草拟写作提纲（可以是腹稿），特别是要明确重点难点。以是腹稿），特别是要明确重点难点。第三步：第三步：草拟全文，在通读中修改校对。草拟全文，在通读中修改校对。第四步：第四步：编辑排版。编辑排版。第五步：第五步：按程序办理发文。按程序办理发文。第13页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧1.通 知通知是“适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关拌合和需要有关单位周知或者执行的事物，任免人员”的公文。通知一般由标题，主送机关，正文，签署，附件等部分组成。例子：院团字0422号电影节通知.doc第14页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作

12、技巧 撰写通知的基本要求和技巧：事项具体 行文必须明确清楚，以便办理执行。行文实际 忌空话，套话，有话则长，无话则短，使内容精悍实用。措辞严密 注意表述的严密性，让受文单位感到上级机关的完整、严密、无懈可击，否则就会使文件的效用减弱甚至失效。用语得体 语气必须庄重，也应恳切，既要体现发文机关的权威性和严肃性，又要突出协调性和尊重性。第15页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧2.报告和请示：报告是“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复下级机关的询问”的公文。类型有：工作报告 情况报告 答复报告 报送报告第16页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧 报告的基本

13、格式和内容要素：报告一般是由标题、主送机关、正文、落款、成文日期组成的。1.标题：发文机关+是由+文种 如：学院关于学生勤工俭学情况的报告 是由+文种 如：关于大学生艺术团参加大学生艺术展演的情况报告2.主送机关应该为负责受理的上级机关。第17页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧 3.报告的正文结构一般由开头、主体和结语部分构成。开头：交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现报告如下”一语转入下文。主体：包括工作情况及问题和进一步开展工作的意见。结语：另起段落，“特此报告”“专此报告”“请审阅”等。4.落款写发文机关的全称，时间用汉字书写。例子：申请校医室报

14、告.doc第18页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧 报告的写作要求和技巧：1.文种要准确：注意不要与请示混用2.材料要真实：实事求是3.主旨要鲜明：观点鲜明，条理清楚第19页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧请示是下级机关向上级机关请求决断、指示或批准事项所使用的公文。请示的结构由标题、发文字号、主送机关、正文、落款、成文日期构成。1.标题：发文机关+事由+文种 事由+文种 2.正文：请示缘由，说明请示的缘由、目的、依据、有时还需说明背景。请示事项，具有可行性和可操作性，还可以进一步提出切实可行的办法、措施与建议。结尾语：“当否，请批示。”“以上意见，请予

15、审批”等。例子：装急救箱的请示.doc第20页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧 报告和请示的最基本的区别：请示旨在请求上级批准，指示，需要上级审批，；报告是向上级汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级询问，一般不需上级答复。第21页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧4.计划计划是个人，机关，团体和企事业单位对未来一定时期内，为完成某项任务、实现某项管理目标、开展某项工作或活动所做的书面的部署、安排和行动方案。计划的内容要素：（1）目标：要明确“做什么”，要十分的具体，明确。（2）措施:方法和手段，解决“怎么做”。(3)步骤：从时间上拟定阶段和期限，保

16、证按期完成，同时也便于分阶段的检查计划的执行情况。第22页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧 计划的基本格式:包括标题，正文和落款三个部分。（1）标题：完整式和省略式。如：“2008级中西医一班20082009学年度工作计划”等（2）正文：前言+任务、指标+措施和步骤（3）落款例子：第23页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧 计划的写作技巧：（1）应具有挑战性。具有激励和鼓舞人心的作用，激发执行者的勇气和进取心。（2）要留有余地。实事求是的态度，及时进行修改。（3）注重调查研究。（4）运用现代的科学方法。第24页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写

17、作技巧 5.总结 总结是对过去一段时期的工作、学习或则某项任务进行全面系统的检查、归纳和整理，进行分析和评价，找出经验教训，得出恰当的结论，为今后的工作提供借鉴和指导的事务文书。第25页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧 总结由标题、正文和落款三部分组成。（1）标题公文式标题：如：1998年后勤工作总结2004年经济改革的回顾正副标题结合式:如：城乡结合，兴工富农新华镇乡镇企业工作总结第26页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧（2）正文概述基本情况：包括时间、地点、背景和工作全过程的回顾。阐述做法、成绩、经验：要善于找出规律性的东西，概括、提炼几个主要观点，

18、围绕进行分析，归纳，论证。特别注意要突出重点，主次得当，详略分明。（3）找出教训，问题（4）今后努力方向（5）落款例子：2003年行政工作总结第5稿.doc第27页，共30页。五、常用公文写作技巧五、常用公文写作技巧总结的写作要求和技法：（1）要熟悉工作过程，充分占有材料；（2）要总结出带规律性的经验认识（3）正文写作的四种方法：小标题式：根据总结的内容和逻辑方式有并列式、递进式等结构，专题性总结多用条文式：眉目清晰，次序分明全文贯通式：大体是按时间和事务发展过程的顺序来写，内容连贯，结构紧凑，一般适用于篇幅较短的总结。常规式写法：按照”情况-成绩、经验-存在问题-今后努力方向的四大块行文思路，综合性总结多用。第28页，共30页。开讲有益我们可以得出以下结论：我们可以得出以下结论：结论结论1 1：“凡留心处皆学问凡留心处皆学问”。公文写作不仅是。公文写作不仅是一种知识和技能，还是一门学问。一种知识和技能，还是一门学问。结论结论2 2：“殊途同归殊途同归”，公文写作与应用文写，公文写作与应用文写作具有共性，甚至所有的写作技巧都是相通的，作具有共性，甚至所有的写作技巧都是相通的，我们要善于触类旁通、举一反三。我们要善于触类旁通、举一反三。第29页，共30页。乘风破浪会有时，直挂云帆济沧海！祝同学们能学有所成，前程万里！第30页，共30页。