Project项目管理软件使用课件.ppt

1、1欢迎各位领导参加项目管理软件（PROJECT）使用交流2019年8月23 项目管理与Project Project 2019 概览创建和管理项目及任务分配项目资源项目跟踪项目进度报表4 项目（Project）就是为了完成一个具体的目的而设计的一系列行动步骤。项目管理（Project Management）是指为了完成一个特定的目标，应用一定的规范或规章制度对项目的资源进行全面的规划、组织，协调，控制并使之系统化的过程。项目和项目管理的定义5 项目的短暂性 项目的目标性 项目的可预测性 项目的可限制性 项目的动态性 项目应具有的特性6无论是什么样的项目，都包括如下三个基本要素（时间、费用、范围

2、），它们组成 项目三角形：时间费用范围项目的三大要素7项目生命周期的几个阶段 确定项目目标阶段 制定项目计划阶段 调整项目计划阶段 跟踪项目阶段 项目总结阶段 8项目管理软件Project Project 1.0 Project 2019 经历了6个版本；Project为世界上最受欢迎的项目管理软件，用户群全球已超过500万；Project 2019系列产品包括Project Standard 2019、Project Professional 2019、Project Server 2019、Project Web Access 2019；除标准版外，其它三种产品被设计为一起工作，共同组成M

3、icrosoft针对企业项目管理（EPM）的解决方案。9Project 与项目管理 项目范围管理 利用Project 的项目分解功能，用户可方便的对项目进行分解，并可以在任何层次上进行信息的汇总。项目进度管理 Project 2019提供了多种进度计划管理的方法，如甘特图、日历图、网络图等，利用这些方法，可以方便地在分解的工作任务之间建立相关性，使用关键路径法计算任务和项目的开始、完成时间，自动生成关键路径，从而对项目进行更有效的管理。10 项目资源管理 在资源费用管理中，Project 采用了自下而上的估算技术。在人力资源管理中，Project 2019提供了“资源平衡”、“责任矩阵”、“资

4、源需求直方图”等技术，力求对资源进行更合理的分配。信息沟通管理 Project 使用丰富的视图、报表，为项目中不同类别的人员提供了所需的信息。项目管理者还可以利用电子邮件和Project Central直接分配任务，更新任务信息，跟踪控制任务完成情况。Project 与项目管理（续）11 项目管理与Project Project 2019 概览创建和管理项目及任务分配项目资源项目跟踪项目进度报表12 使用Project 2019菜单 跟其他所有软件一样，Project的菜单栏位于操作界面的上方。其中大部分菜单与Office系列软件没什么两样，例如【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【格式】

5、、【工具】、【窗口】和【帮助】等，而另外一些菜单命令是Project所特有的，如【项目】、【协作】等。Project 2019菜单 13 使用Project 2019工具栏 启动Project后，在操作界面中菜单栏的下方会出现两个默认的工具栏：一个是“常用”工具栏，另一个是“格式”工具栏。除了“常用”工具栏和“格式”工具栏外，Project还提供了其他几个工具栏，它们是Visual Basic、Web、跟踪、绘图、任务窗格、协作、资源管理、自定义窗体、PERT分析、比较项目版本、分析、欧元货币转换器、网络图和项目向导工具栏。Project 2019工具栏 14 使用Project 2019数据

6、编辑栏 数据编辑栏位于屏幕的上部，“常用”工具栏的下方。单击选择单元格，插入点会自动显示在数据编辑栏中。这时可以键入新的文字或编辑已有的文字，只要在数据编辑栏文本任意位置单击即可。Project 2019数据编辑栏 15 使用Project 2019 项目向导 项目向导是Project应用程序中提供项目设置向导的窗口。项目向导作为一个特殊的工具栏，默认显示在工作窗口的左侧，其上部的菜单中包括【任务】、【资源】、【跟踪】、【报表】等，选择不同的命令，任务窗格中将显示不同的向导。Project 2019项目向导 16 使用Project 2019视图栏 因为单个视图难以显示出项目的全部信息，即很难

7、把任务工期、任务之间的链接关系、资源配置情况、项目进度情况等方面的信息全部在一个视图中显示出来，所以Project提供了多种视图来显示项目信息。视图栏共有9个视图图标，单击视图栏底部的向下箭头可以看到其他更多的视图。如果视图栏没有出现，选择【视图】【视图栏】菜单命令或者从工作区的右键快捷菜单中选择【视图栏】命令，即可显示视图栏；再次执行该命令可隐藏视图栏。Project 2019视图栏 17 “甘特图”视图 “甘特图”视图以工作表和条形图表的形式显示基本的任务信息。使用“甘特图”可以很方便地查看任务的工期、开始和结束时间，以及资源的信息；使用“甘特图”可以创建初始计划，查看日程和调整计划。“跟

8、踪甘特图”视图 “跟踪甘特图”显示出了项目偏移原始估计的程度，这样有助于确定如何来调整计划来适应任何延迟。Project 2019视图简介 18“任务分配状况”视图 “任务分配状况”视图给每项任务列出了分配给该项任务的资源，以及每项资源在各个时间段内（可能是每天、每周、每月，或者是其他更小或更大的时间间隔）完成的工时。“日历”视图 “日历”视图使用了以月为时间单位的日历格式，用天或周来计算任务时间，如图2-31所示。其中，非工作日呈灰色显示，尽管工期条线会穿越非工作日（周六和周日），但是工期时间并不包含非工作日。Project 2019视图简介（续）19 “网络图”视图 “网络图”视图以流程图

9、方式来显示任务及其相关性。一个框（有时称为节点）代表一个任务，框与框之间的连线代表任务间的相关性。“资源工作表”视图 资源可以是人员、设备、装置、部门、公司、房间等。“资源工作表”视图采用电子表格的格式显示有关每种资源的信息，如资源名称、工作组、标准费率、加班费率、使用成本、基准日历等。Project 2019视图简介（续）20 “资源使用状况”视图 使用“资源使用状况”视图可以一次查看所有资源分配信息。在视图左边的资源名称一栏里，显示了资源名称及其指向的所有任务；工时一栏里显示的是完成每项任务的估计工时。右边窗口显示的为小时数。“资源图表”视图 “资源图表”视图显示的是单个资源的分配信息，它

10、是基于逐个方式显示的。“资源图表”视图主要用来突出显示资源冲突，指出在人员、设备及其他资源中，有哪些是过度配置的，有哪些是没有充分利用的。Project 2019视图简介（续）21 组合视图 除了上面提到的这些视图之外，还有各种资源视图、任务视图等，它们大都是单独显示在整个窗口中。不过，也可以根据需要在一个屏幕上分上下窗口同时显示两种视图，Project将它称为“组合视图”。如果要得到组合视图，选择【窗口】【拆分】命令，窗口将被拆分为上下两部分。Project 2019视图简介（续）22 项目管理与Project Project 2019 概览创建和管理项目及任务分配项目资源项目跟踪项目进度报

11、表23 收集项目的规划信息 明确总体目标：在开始制定项目计划之前，要明确定义项目的一些基本属性信息，或者对项目有一个基本的定义，例如项目的名称、内容、开始时间、结束时间等。确定任务细节 在拟定出一份主要任务列表后，下一步就是对其进行分解，或者说对这些任务进行细分。创建项目文件前的准备24 规定时间限制 项目的另一要素是时间要素，需要安排项目任务的时间 配置资源 在开始构造项目计划前，就需要知道有哪些资源可用，以及资源成本如何。在制定项目初期，需要明确这些资源，并分配到任务。任务间的关系 要弄清楚各任务之间的关系。哪些任务需要在其他任务完成后才能开始，哪些任务可以同步进行。创建项目文件前的准备（

12、续）25创建项目文件 创建项目 定义项目（3步）输入项目信息项目工作组保存完成；定义常规工作时间（5步）选择日历模板定义工作周设置假日和倒休（更改工作时间）定义时间单位保存完成。（创建项目的基本信息输入完毕）26 任务是构成项目的基本单元，任何项目的实施都是通过完成一系列的任务来实现的。建立任务 开始制定项目时，一般先输入主要的、概略性的步骤来实现项目的目标（任务名称、工期、开始时间、结束时间、前置任务、资源名称）双击任务名称常规工期（m/h/d/ed/mo）、优先级、任务限制、限制类型、限制日期、任务类型（调入示例文件）创建项目任务 27 期限 表明您希望完成的目标日期，如果期限目标已过而任

13、务仍未完成，Project将会显示一个标记 任务限制类型 任务工期的限制类型会影响任务的时间安排，这个时间安排是相对于项目开始或结束时间来说的。在Project 2019中提供了8种任务限制类型，部分限制类型必须加入限制日期。任务类型固定单位、固定工期、固定工时（系统默认固定单位）固定工时指任务总工时固定，资源数量多，则任务加速完成；固定工期意味任务的完成工期与所分配的资源数目多少无关、与每一资源分配的工时也无关；例如工程例会；固定单位表示任务完成的工期将与所分配的资源数量和工时有关，即每一任务的工期与初次分配资源的单位数量有关28创建项目任务（续）前置任务、链接 任务的链接是把任务和其他任务

14、的时间安排联系在一起；前置任务类型（4种，完成开始、开始开始、完成完成、开始完成）；延隔时间指前置任务相应动作结束后多长时间开始指定的任务，延隔时间可以为负值。资源（单独介绍）里程碑 工期为0默认为里程碑 优先级 在Project中可以设置任务的优先级，主要是为了能够使用系统提供的资源均衡功能解决资源冲突问题；11000，1000级别最高。备注29 建立项目的大纲结构组织任务列表的一个最好的方法就是通过创建摘要任务和子任务来组织项目结构，在项目中创建这种结构称为建立大纲。优点：使得较长的任务列表容易阅读 将项目分成明确的阶段 创建结构图片，可以更加清晰的理解项目的结构选中任务名称【项目】【大纲

15、】【升/降级】项目的大纲结构 30 移动、复制和显示任务 设置好项目任务的大纲结构以后，可以很容易地看清楚任务间的顺序，可以操纵这种分级结构来决定显示和隐藏有关的细节。当对任务和资源进行复制或移动时，Project将重新建立任务链接关系，通常还包括与任务相关的子任务、备注信息和链接或嵌入对象。注意：尽管可以移动摘要任务或子任务，但当移动摘要任务时，其子任务也会随之移动；为了避免移动其子任务，可先升级子任务，当移动了选定摘要任务后再把子任务降级。任务的移动、复制及显示 31 WBS 工作分解结构（WBS）就是一种用于组织任务分解以便报告日程和跟踪成本的分层结构。Project 2019在项目中使

16、用一系列的数字、字母或二者的结合所组成的任务标识号来标识任务大纲结构。定义任务WBS代码 如前所述，Project自动生成默认格式的WBS代码，如果需要特殊的WBS代码格式，可以自定义WBS代码。Project会根据任务在项目大纲层次结构中的位置使用自定义的代码重新标识任务WBS。选中任务名称【插入】【列】域名称WBS 任务WBS代码生成 32设置时间刻度 设置时间刻度 在实际项目中，往往任务的数量、工期的长短不同，所需要根据甘特条形图的长短（工期的长短）来定义时间的刻度，以清晰显示项目切换至甘特图显示【格式】【时间刻度】时间刻度属性框或者直接双击甘特图时间刻度进入。33 至此一个不包含资源信

17、息的简单项目建立完毕！34 项目管理与Project Project 2019 概览创建和管理项目及任务分配项目资源项目跟踪项目进度报表35 资源资源是项目所需要的人力、物力、设备和资金等。任何项目都会使用资源 资源的分配给项目带来的影响 影响到任务工期的长短 影响项目的成本 利用Project 2019定义资源及分配资源，可以实现下面几个目标。跟踪资源的去向，即查看资源究竟分派给了哪些任务。识别出潜在的资源短缺，防止因为资源短缺延长项目周期。找出未充分利用的资源，避免资源浪费。明确责任划分，减少因为失误造成的风险。资源概述36建立资源库【视图】【资源工作表】资源列表资源名称：项目中所用资源的

18、名称缩写：默认资源名称的第一个汉字或英文字母类型：标识资源的类型，有工时和材料两种类型材料标签：材料类资源的度量单位组：根据相关原则，可以把资源分为若干群体，利于筛选和排序资源最大单位：制定某工时类资源的最大可用量标准费率：指资源在正常工作时间的费率加班费率：指资源在加班时间的费率每次使用成本：指每次使用资源时发生的一次性成本成本累算：用来确定资源费率计入或累算到任务成本的方法，分为开始、结束和按比例基准日历：为资源制定工作时间和非工作时间的日历代码：用户定义，方便显示37为任务分配资源为任务合理分配资源是项目成功的一个重要部分，资源和任务的关系是复杂的，一个资源可以在多个任务中工作，一个任务

19、可以由多个资源共同完成，一个资源可以在一个任务中投入全部的时间，也可投入部分的时间。为任务分配资源 使用“资源分配”对话框：【视图】【甘特图】选择要分配资源的任务名称【工具】【资源分配】分配资源对话框 使用“项目任务”对话框：【视图】【甘特图】选择要分配资源的任务名称【项目】【任务信息】资源选项卡38资源管理 资源排序 【视图】【资源工作表】【项目】【排序】资源筛选 【视图】【资源工作表】【项目】【筛选】资源替换和删除 【视图】【干特图】【工具】【资源分配】查看资源使用状况 【视图】【资源使用状况】或【视图】【资源图表】共享资源 资源共享是指在多个项目文件中使用相同的资源，共享资源可以通过“资

20、源共享”对话框完成。39解决项目中的资源冲突 资源冲突 资源冲突：通常是由资源过度分配造成的。由于资源的数量是有限的，没有考虑到该资源是否被分配给了其他的任务，因此就可能导致资源的过度分配。造成资源过度分配原因（1）同一资源同时被全职分配给多个任务。（2）增加了任务的工期。（3）减少了资源的单位可用性。（4）输入资源的日期后限制了可用性。（5）将资源分配给摘要任务的同时，还将其分配给摘要任务下的一个或多个子任务。（6）项目中没有说明资源花在某任务中的多余时间。40资源冲突的定位资源冲突必然会造成项目任务的资源不到位，影响任务的正常进行，因此必须解决资源的冲突。要解决资源冲突，首先要能识别资源冲

21、突。使用视图或筛选器可以帮助定位资源冲突。定位资源冲突 1、使用“资源工作表”视图查看资源冲突 2、利用“资源图表”视图定位冲突 3、使用“资源使用状况”视图定位资源冲突 41解决项目中的资源冲突解决资源冲突 定位到资源的冲突情况，下一步就是解决资源冲突。Project 提供多种解决资源冲突的方案：设定资源推迟开始工作时间 【视图】【任务分配状况】双击冲突资源调整资源开始时间【确定】增加资源总量 【甘特图】双击冲突任务加入新资源删除冲突资源设置资源加班时间 【甘特图】【窗口】【拆分】【格式】【详细信息】【资源工时】设置加班时间调整资源日历 【工具】【更改工作时间】只使用资源的部分工作时间 【视

22、图】【资源使用状况】双击资源冲突的任务 使用“资源调配”功能来解决资源冲突 【工具】【资源调配】42 项目管理与Project Project 2019 概览创建和管理项目及任务分配项目资源项目跟踪项目进度报表43项目跟踪原则及比较基准 跟踪指的是在项目运行过程中把实际发生的情况与原来估计的情况进行比较。所谓基准，指的是在计划结束时或在某些其他关键阶段结束时保存的一组原始数据或项目图。比较基准计划是指用于在项目进行过程中跟踪进度的初始项目计划，它是优化后的、由主管部门批准的计划，并作为项目实施考核的依据而存在。比较基准计划是在保存比较基准时得到的日程简况，它包括关于任务、资源和工作分配的信息。

23、比较基准一般应在项目计划实施之前保存，以便在整个项目的实施过程中对照。保存比较基准 甘特图【工具】【跟踪】【保存比较基准】44跟踪项目进度 创建日程并建立比较基准计划后，应该定期更新项目日程以达到监督项目进度的目的。为了更新日程，应估计每个任务的状态并更新日程中适当的信息。可以对比较基准计划中的任意信息进行粗略或详细的跟踪。跟踪项目进度重要的是及时更新项目信息，这样及时反映项目的比较基准计划与实际运行状况的差异，以便于及时调整项目，达到项目跟踪的目的。更新项目信息既可以更新完整项目，又可以更新项目的部分任务。45更新完整项目更新完整项目【工具】【跟踪】【更新项目】菜单命令，弹出“更新项目”对话

24、框，利用该对话框可更新项目中所选任务或所有任务的完成百分比，或者重新排定未完成工时的日程。在该对话框中可进行如下操作：更新项目中某些任务或所有任务的进度信息（完成百分比）。重新排定未完成工时的日程，使其在指定的日期后开始。46重新安排未完成任务 未完成的任务有两种情况，一种是在更新任务的时刻任务应该开始而没有开始；另一种是在更新任务的时刻任务完成的百分比未达到计划进度要求。对第一种未完成的任务进行重排的方法是将其移到更新时间开始，即以更新时间作为任务新的开始时间，且该任务的自动设定为“不得早于开始”的限制方式。对于第二种未完成的任务，重排的方法是将应完成而未完成的部分移到更新日期后继续进行，完

25、成任务的剩余工作。47更新项目的部分任务 如果实际发生的情况只与某一任务或者部分任务相关，则可以使用“选定任务”的更新方法，对单一任务或者部分任务进行更新。为此选中要更新的任务，可以是一个任务，也可以是多个任务，然后使用“更新任务”对话框可以更新选定任务的进度。在该对话框中可进行如下这些操作：设置选定任务的完成百分比。输入选定任务的实际工期和剩余工期。输入选定任务的实际开始日期和完成日期。48显示项目的进度线 进度线能够反映项目进度状况，它是根据日期构造的垂直方向上的折线。所谓进度线，是显示在“甘特图”视图中以直观方式表示项目进度的折线。进度线链接正在进行的任务，可在“甘特图”上创建图表以表示

26、落后于日程的工作，尖峰表示超前于日程的工作。如果任务完成的进展线的重点在进度线的左边，说明进度落后；如果任务完成的进展线的重点在进度线的右边，说明进度超前。49 项目管理与Project Project 2019 概览创建和管理项目及任务分配项目资源项目跟踪项目进度报表50 项目进度报表 所谓报表，指的是项目计划中与特定部分相关的一组预先定义好的细节信息和汇总数据。在Project 2019中提供了20多种预先定义的报表，并且还可以根据需要自定义报表。报表的功能是将项目信息以一种更精密组织的方式输出。报表与一般视图的差别就在于报表可产生具有汇总性、更加详细、组织合理的信息。报表的组成主要也是基

27、于所使用的表和筛选器。构成报表的基本要素是：使用何种报表，按什么条件筛选信息，以多长的周期间隔汇总信息。51Project 2019中提供了20多种报表，但都可以归于3大类型：任务报表、资源报表和交叉分析表。所谓任务报表，指的是关于项目任务或活动的书面信息，通常包括开始日期、已完成工作和期望工期等相关信息。所谓资源报表，指的是关于项目资源的打印信息，通常包括成本和资源配置等相关信息。所谓交叉分析报表，指的是关于任务和资源在一段指定时间内的书面信息。Project 2019中有5个预先定义的交叉分析报表，分别是“现金流量”、“交叉分析”、“资源使用状况”、“任务分配状况”和“谁在何时做什么”。报

28、表的三大类型 52Project2019的总览类报表是一些高层的、概要性的报表，包含项目的总体信息。“项目摘要项目摘要”报表报表“项目摘要”报表反映了项目当前状态的汇总性信息，包括项目的开始时间和结束时间、运行周期、工作量、作业状态及资源状态等信息。“最高级任务最高级任务”报表报表“最高级任务”报表显示的是当天任务中最高一层摘要任务的信息，包括计划开始时间、结束时间、完成的百分比、成本以及未完成的任务量等信息。总览报表 53总览报表“关键任务关键任务”报表报表“关键任务”报表显示的是关键路径上的任务信息。关键路径上的任务会影响到项目能否按计划完成。这种报表显示出每项任务的计划工期、开始时间、结

29、束时间、任务的资源配置情况，以及其链接任务信息。“里程碑里程碑”报表报表“里程碑”报表中可以看到项目计划中的里程碑信息。包括其计划工期、开始与结束时间、紧前任务及其资源的配置情况等。“工作日工作日”报表报表 “工作日”报表给出了项目计划使用的基准日历信息。包括基准日历名称、工作日的工作时间及例外情况等。54当前操作报表 当前操作包括未开始任务、即将开始任务、进行中的任务、已完成的任务、应该已完成的任务及进度落后的任务6种报表。“未开始任务未开始任务”报表报表“未开始任务”报表显示出当前时间还未开始的任务，并按日期顺序排列。对每项任务包括任务名称、计划工期、开始及结束时间、前置任务和资源配置等信

30、息。“即将开始的任务即将开始的任务”报表报表“即将开始的任务”报表显示在某个设置的时间后即将开始的任务。55当前操作报表“进行中的任务进行中的任务”报表报表“进行中的任务”报表显示已经开始但还没有完成的任务。包括计划工期、计划开始时间、计划结束日期、资源配置情况等信息。“已完成的任务已完成的任务”报表报表“已完成的任务”报表显示的是当前时间已经完成的任务。其中包括任务名称、工期、开始时间和完成时间、成本、工时等信息。56当前操作报表“应该已开始的任务应该已开始的任务”报表报表“应该已开始的任务”报表显示的是指定的日期之前应该开始而未开始的任务。其中包括任务名称、开始时间和完成时间、比较基准开始

31、时间和比较基准完成时间、开始时间差异和完成时间差异等信息。“进度落后的任务进度落后的任务”报表报表“进度落后的任务”报表显示的是任务进度落后于计划的任务。其中包括任务名称、开始时间和完成时间、比较基准开始时间和比较基准完成时间、开始时间差异和完成时间差异等信息。57成本报表 成本报表包括现金流量、预算、超过预算的任务、超过任务的资源及盈余分析五种报表。“现金流量现金流量”报表报表“现金流量”报表可以打印周期性的现金流量信息。“预算预算”报表报表“预算”报表列出了各项任务及其预算成本、预算成本和实际成本之间的偏差。58成本报表“超过预算的任务超过预算的任务”报表报表“超出预算的任务”报表显示了实

32、际成本超出了预算成本的任务。这种报表只有在完成了某些任务后才能打印出来。报表显示了每项超出预算的任务的总成本、比较基准、差异、实际成本等信息。“超过预算的资源超过预算的资源”报表报表“超过预算的资源”报表显示的是根据当前项目的进度计算出的成本超过基准估计的资源的信息。“盈余分析盈余分析”报表报表“盈余分析”报表给出了每项任务的计划成本与实际成本之间的比较信息。59工作分配报表 工作分配报表包括谁在做什么、谁在何时做什么、待办事项及过度分配的资源四种报表。“谁在做什么谁在做什么”报表报表“谁在做什么”报表反映了每一种资源所从事任务的信息。包括资源名称及其分排的作业任务、每项任务的计划工作量、计划开始和结束时间，还包括资源备注等信息。“谁在何时做什么谁在何时做什么”报表报表“谁在何时做什么”报表以交叉分析表的形式显示每一种资源在每天的工时数。主要包括资源及其分派的任务，但重点着眼于资源在每项任务上分派的每日的工作量。60工作分配报表“待办事项待办事项”报表报表“待办事项”报表显示了每个资源每周必须进行的任务信息。“过度分配的资源过度分配的资源”报表报表“过度分配的资源”报表反映了资源过度分配的情况。包括出现过度配置的资源及其分配的任务、分配的总工作量等信息。61谢 谢 ！时间仓促，水平有限，不足之处敬请各位领导批评指正