办公室行政管理流程课件.ppt

1、2022-8-1办公室行政管理流程办公室行政管理流程办公室行政管理流程办公室行政管理流程流程名称：文印与复印流程 流程编号：BG01一、目的：明确办公室对其它部门提供文印与复印支持的基本流程二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司各部门的文印与复印工作四、流程说明：五、相关报告 文印与复印申请表序号执行人内容1相关部门提供底稿或图样，并由本部门负责人签字认可2办公室主任由办公室主任审核签字3文印室进行分类，对于复印份数在500份以下的由文印室复印，500份以上的要交由印刷厂承印4印刷厂承印并装订成册BG01文印与复印流程说明文印与复印流程说明办公室行政管理流程相关部门办公室

2、主任印刷厂提供底稿或图样，本部门负责人签字审核签字文印室登记、分类数量在500份以上？内部办理否承印并装订成册BG01文印与复印流程是办公室行政管理流程流程名称：文印与复印流程 流程编号BG02一、目的：明确办公室对公司所有部门提供办公用品采购与发放支持的基本流程二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司各部门的办公用品工作四、流程说明：五、相关报告 年度消耗计划、月度消耗计划、采购计划表、物品请购单序号执行人内容1办公室制订各部门年度消耗指标计划2相关部门对于计划内物品需求，每月25日前上报月需求计划；对计划外物品需求，提出采购申请3主管副总对计划外物品采购申请审批并签字4

3、办公室对计划内消耗进行汇总；对计划外消耗进行审核5材料科负责具体实施采购工作6办公室负责办公用品采购后的入库手续7相关部门由各部门的劳资员按部门的定额领用BG02办公用品采购与领用流程说明办公用品采购与领用流程说明办公室行政管理流程相关部门办公室材料科每月25日前报下月月度计划年初按部门制定年度消耗指标计划汇总消耗计划实施采购采购计划表登记、入库审批计划外物品采购申请审核各部门劳资员按月度定额领取主管副总审核物品请购单物品请购单物品请购单BG02办公用品采购与领用流程办公用品采购与领用流程年度消耗计划月度消耗计划办公室行政管理流程流程名称：档案保管流程 流程编号：BG03一、目的：明确公司档案

4、建立、保管、销毁的基本程序，规范档案管理工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司的档案管理工作四、流程说明：五、相关报告 各类档案、销毁文件清册、档案借阅登记表序号执行人内容1各部门按要求移交相关档案2办公室收集档案，审查、整理、归类、编号、存档3办公室保存期满整理销毁文件清册，上报4总经理审批5办公室销毁BG03档案保管流程说明档案保管流程说明办公室行政管理流程BG03档案保管流程档案保管流程办公室各部门按要求移交相关档案审批经总经理授权，可由主管副总审批。销毁文件清册保存期满整理销毁文件清册部门负责人签字是总经理收集档案审查、整理、归类、编号存档是否要报经理审批？销

5、毁否注：1、人事档案保存在人力资源部保存。2、财务档案在财务部保存。办公室行政管理流程流程名称：档案借阅流程 流程编号：BG04一、目的：明确公司档案借阅的基本程序，规范档案借阅工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司的档案管理工作四、流程说明：五、相关报告 各类档案、销毁文件清册、档案借阅登记表序号执行人内容1各部门提出借阅档案申请2办公室登记，对保密档案或外单位借阅档案报主管领导审批3主管副总在权限范围内审批4总经理审批5办公室办理借阅手续6各部门借阅档案，阅后归还7办公室借出档案归还时检查档案完整，办理档案归还手续BG04档案借阅流程说明档案借阅流程说明办公室行政

6、管理流程BG04档案借阅流程档案借阅流程主管副总办公室各部门提出借阅档案要求是否密级或外单位借阅？办理借阅手续审批是否登记档案借阅登记表总经理是否要报总经理？是否审批借阅档案阅毕归还检查档案完整办理归还手续存档办公室行政管理流程流程名称：印章使用、管理流程 流程编号：BG05一、目的：明确公司印章使用、管理的基本程序，规范印章管理工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司的印章使用工作四、流程说明：五、相关报告 使用印鉴申请，使用印鉴登记表序号执行人内容1使用人提出使用印章申请，经部门负责人审批同意2办公室在权限范围内审批3主管副总在权限范围内审批4总经理审批5办公室登记

7、、办理，对带出印章的情况，将印章封好，交使用部门带走6使用人按照审批结果使用印章，按时交回印章6办公室带出印章交回时，办理相关手续BG05印章使用流程说明印章使用流程说明办公室行政管理流程BG05印章使用流程印章使用流程总经理办公室使用人审批、签字书面申请是否需上报审批？领取印章按时交回印章办理手续检查印章做相应登记是否是否将印章带出？封好印章登记、交使用部门登记、盖章是否使用印章登记薄使用印章登记薄审核、签字提出印章使用申请，经部门负责人审批同意审批主管副总是否需上报审批？是否审批、签字重要合同、文件签署使用印章，总经理应根据情况上报董事会审批办公室行政管理流程流程名称：公司内部执行工作管理

8、流程 流程编号：BG06一、目的：明确办公室对公司内部招待工作的管理的基本流程二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司各部门的内部招待工作四、流程说明：五、相关报告序号执行人内容1相关部门向办公室提交招待申请2办公室主任由客人的身份确定相应的招待标准3食堂执行招待任务，并于每月25日汇总上月26日至本月25日的招待费用，上报至办公室主任处审核4办公室主任/总经理审核并签字后并由财务部办理5财务部审核后给予报销6食堂由食堂内部的财务进行入帐处理BG06公司内部招待工作管理流程说明公司内部招待工作管理流程说明办公室行政管理流程财务部相关部门办公室主任提出招待申请由客人身份确定招

9、待标准食堂于每月25日汇总上月26日至本月25日的招待费用审核后报销财务入帐执行招待任务审核签字总经理审批并签字BG06公司内部招待工作管理流程公司内部招待工作管理流程办公室行政管理流程流程名称：公司小车使用管理流程 流程编号：BG07一、目的：明确办公室对公司小车使用管理工作的流程二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司各部门的小车使用工作四、流程说明：五、相关报告用车申请单、用车台账序号执行人内容1相关部门向办公室提出用车申请2办公室主任对用车申请进行审批3车队调度检查车辆情况，当有空闲车辆时，交付申请用车部门使用；当无空闲车辆时，与其它部门所属部门负责人沟通，在取得许

10、可后，交付申请部门使用。BG07公司小车使用管理流程说明公司小车使用管理流程说明办公室行政管理流程用车部门车队调度提出用车申请审批办公室主任登记、检查综合办车辆情况有无空闲车辆交付使用与车辆所属部门负责人沟通，取得许可后检查其它部门车辆情况有无BG07公司小车使用管理流程公司小车使用管理流程用车申请单用车申请单登记用车申请单用车台帐办公室行政管理流程流程名称：会务管理流程 流程编号：BG08一、目的：明确公司会务管理的基本程序，规范会务组织工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司本部各项会议的管理工作四、流程说明：五、相关报告 业务会议报批表、会议记录序号执行人内容1相

11、关部门申请，向办公室领表2办公室单独或与相关部门协商拟定会议计划3主管副总审批4办公室单独或与相关部门进行会议准备，会议组织5办公室会议记录，传达会议决定（相关部门专业会议由相关部门记录、传达，会议形成的正式文件交办公室备档）6办公室正式文件进入公文处理流程审批分发；非正式文件传达督办BG08会务管理流程说明会务管理流程说明办公室行政管理流程BG08会务管理流程会务管理流程相关部门办公室分管领导申请，向办公室领表业务会议报批表单独或与相关部门协商拟定会议方案单独或与相关部门进行会议准备、会议组织会议记录会议记录注：总经理办公会定期召开，办公室负责准备）相关部门专业会议（主管副总负责审批，相关部

12、门自行记录存档，形成的正式文件要报办公室存档）是否形成文件否审批传达通知督办事项公文处理流程是办公室行政管理流程流程名称：公文处理流程 流程编号：BG09一、目的：明确公司公文处理的基本程序，规范公文处理工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司公文处理工作四、流程说明：五、相关报告 各种平级或不相隶属的机关之间的行文序号执行人内容1相关部门/办公室草拟文件2办公室审查，登记3主管副总在权限范围内审批、签发文件4总经理审批，签发重要文件5办公室打印、登记、分发（邮寄）到相关部门，存档；保密文件到期收回，统一销毁6相关部门接收文件、存档BG09公文处理流程说明公文处理流程说

13、明-平行文平行文办公室行政管理流程BG09公文处理流程公文处理流程 平行文平行文相关部门办公室总经理主管副总草拟文件文件审查，登记文秘草拟文件文件签发文件文件签发文件文件打印，登记，依照拟订人和签发人要求分发（邮寄）到相关部门文件存档接收文件审批审批是否在权限范围？是否审阅注：1、重要的文件，总经理还需报董事会审批或审阅。保密文件到期收回，统一销毁存档办公室行政管理流程流程名称：公文处理流程 流程编号：BG10一、目的：明确公司公文处理的基本程序，规范公文处理工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司公文处理工作四、流程说明：五、相关报告 各种下级向所属上级发送的文书序号

14、执行人内容1相关部门/办公室草拟文件2办公室审查3主管副总审批，签发文件4总经理审批，签发文件5办公室打印、登记、上报上级部门6上级部门审批，返回文件7办公室接收文件，报相关领导8主管副总（总经理）批阅，交相关部门办理（重要文件批阅）9相关部门落实文件内容10办公室总结文件内容落实情况，存档BG10公文处理流程说明公文处理流程说明 上行文上行文办公室行政管理流程BG10公文处理流程公文处理流程 上行文上行文相关部门办公室总经理主管领导草拟文件文件办公室主任审查，签字文秘草拟文件文件审批、附加意见。文件审批、签发文件文件打印，登记、上报上级部门文件存档审批、返回文件文件接收文件文件审批，交相关部

15、门审批后文件报总经理审阅文件审批，交相关部门重要文件落实文件内容总结落实情况上级部门注：1、重要的文件，总经理还需报董事会审批或审阅。2、党务文件由党委审批。办公室行政管理流程流程名称：公文处理流程 流程编号：BG11一、目的：明确公司公文处理的基本程序，规范公文处理工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司公文处理工作四、流程说明：五、相关报告 各种上级对所属下级的行文序号执行人内容1上级部门下发文件2相关部门/办公室草拟文件3办公室接收，登记4主管副总对权限范围内文件批办5总经理重要文件批办6办公室打印、登记、分发（邮寄）到相关部门7相关部门/下属单位落实文件内容8办

16、公室总结文件落实情况、存档BG11公文处理流程说明公文处理流程说明 下行文下行文办公室行政管理流程BG11公文处理流程公文处理流程 下行文下行文相关部门办公室总经理主管副总办公室接收，登记批办批办后文件要报总经理审阅文件批办重要文件打印，分发（邮寄）到相关部门文件存档落实文件内容上级部门下发文件文件文件总结文件落实情况下属单位草拟文件文件草拟文件文件落实文件内容审批是否在权限范围？是否注：1、重要的文件，总经理还需报董事会批办或审阅。2、党政工团的文件分别由党委、团委和工会负责。办公室行政管理流程流程名称：保密工作管理流程 流程编号：BG12一、目的：明确公司保密工作管理的基本程序，规范公司保

17、密管理工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司的保密工作管理四、流程说明：五、相关报告 保密制度 序号执行人内容1各部门提出保密问题或建议，报办公室2办公室汇总上级部门及公司在保密工作中的各项要求，结合各部门提出的意见和建议，形成公司保密制度3主管副总审批4办公室传达下发保密管理制度，具体办理，检查监督落实并将有关文件存档5各部门具体办理BG12保密工作管理流程说明保密工作管理流程说明办公室行政管理流程BG12保密工作管理流程保密工作管理流程各部门办公室主管副总经理提出保密问题或建议、报办公室保密工作建议汇总上级部门及公司在保密工作中的指示要求相关制度审批形成保密管理制

18、度保密管理制度具体办理具体办理报集团办公室检查、登记存档保密管理制度办公室行政管理流程流程名称：员工宿舍区管理流程 流程编号：BG13一、目的：明确公司员工宿舍区管理的基本程序，规范员工宿舍区管理工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司的员工宿舍区管理工作四、流程说明：五、相关报告 宿舍区管理制度序号执行人内容1宿舍区管理员提出宿舍区的管理要求2办公室沟通、汇总各方面意见，形成宿舍区有关制度或解决方案3主管副总在权限范围内进行审批4总经理在权限范围内进行审批5办公室负责监督落实，并将有关文件存档6宿舍区管理员组织执行BG13员工宿舍区管理流程说明员工宿舍区管理流程说明办

19、公室行政管理流程BG13员工宿舍区管理流程员工宿舍区管理流程提出宿舍区管理要求沟通、汇总各方面意见审批形成宿舍区有关制度或解决方案宿舍区有关制度或解决方案组织执行负责监督落实检查，管理存档宿舍区管理员办公室主管副总总经理是否在权限内？是审批根据授权，重要事项要报董事会否办公室行政管理流程流程名称：办公车辆维修流程 流程编号：BG14一、目的：明确公司办公车辆维修的基本程序，规范办公车辆维修工作二、原则：过程清晰，涉及部门职责明确三、适用范围：适用于公司的办公车辆维修工作四、流程说明：五、相关报告 车辆维修申请，车辆维修记录，车辆费用表序号执行人内容1司机发现车辆故障，填写车辆维修申请2办公室审

20、批，给出部门意见3主管副总审批4办公室/司机把故障车辆送到修理单位维修5办公室分析故障原因，对人为故障给出处理意见，报领导审批后落实，并对费用表、维修纪录及其他文件存档6主管副总/总经理处理意见审批BG14办公车辆保养维修流程说明办公车辆保养维修流程说明办公室行政管理流程BG14办公车辆保养维修流程办公车辆保养维修流程发现车辆故障申请进行维修审批存档，记录车辆费用表车辆维修记录车辆维修申请主管副总办公室司机是否在权限内？否是审批将车辆送到维修单位对车辆故障进行维修了解情况分析故障原因是否人为造成？否是拟订处理意见审批重大事项报总经理落实办公室行政管理流程流程名称：文娱活动工作流程 流程编号：BG15一、目的：明确开展文娱活动工作的有关程序二、原则：根据领导的要求开展文娱活动三、适用范围：公司员工四、流程说明：五、相关报告 实施计划 总结报告序号执行人内容1办公室制定文娱活动计划，根据上级工会指示结合企业实际制定实施计划，经费预算，下发通知2各部门、车间根据实施办法的要求，组织活动人员参加并上报3办公室组织开展活动，表彰总结BG15文娱活动工作流程说明文娱活动工作流程说明2022-8-1办公室行政管理流程