办公室日常工作培训讲义课件.ppt

1、办公室日常工作培训1 1办公室日常工作技巧2 2拉进关系的谈话技巧办公人员的日常工作（以行政人员为例）办公人员日常工作的三大特征办公室的布置原则邮件收发与传阅注意事项强化档案管理妥善安排上司的约会工作语言“规范”沟通工作语言“文明”沟通（一）办公人员的日常工作 （以行政人员为例）办公室管理照明、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密等日程安排与管理公司事务的联络、转达、外出管理（车务、旅票、住宿）等文书工作通用公文、事务文书、经济文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档等会务安排通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，

2、会务的安排，接待，善后工作等（二）办公人员日常工作的三大特征v 多样性与系统性的统一v 辅助性与主动性的统一v 原则性与灵活性的统一（三）办公室的布置原则v 整齐清洁、采光良好；v 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式；v 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观；v 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养；v 办公室的桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；v 办公桌和办公区域要保持清洁等等。（四）邮件收发与传阅注意事项 收信件细节v上司或同事的私人信件原封送交；v“误拆”应立即封口、签名、致歉；v裁开

3、或剪开封口，保持信件完整；v检查信封内有无单据或名片，避免遗漏；v如有必要，可以登记信封的信息（五）强化档案管理v 强化“文档一体化”意识 把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。v 强化“全过程管理”工作意识 “公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”，参考国家档案法、格式、办法等法规。v 强化“文书部门立卷”工作 公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。（六）妥善安排上司的约会v 约会安排的原则v 安排约会需要注意的细节1、安排上司约会的原则v 配合上司的时间表v 分辨轻重缓急v 酌留弹性v 处理好变更的约会 2

4、、安排约会需要注意的细节（1）有些时间不宜安排约会：出差回来当天、周末或假日、临近下班。（2）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。时间约会事由所带资料参加人员地点（3）及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目。（4）特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。（5）按照需要，记录会面内容。（6）保留会见人联系资料，以便万一取消或是变动时间可及时通知对方。（7）随时提醒上司准时赴约等等。（七）安全与保密工作积极防范突出重点有保有放内外有别不该说的不说不该问的不问不该看的不看不该记录的不记录不在非保密本上记录不在私人通信中

5、涉及不在公共场所谈论不在非保密区存放不在非保密区传达不在公共场所携带原则方针（八）有效的信息收集经济信息房产信息政策信息社会信息投资信息辅助决策参考依据工作基础管理依据协调依据政府信息网络大众传播媒介专业信息机构各大科研机构综合专业网站分类加工筛选综合核实与分析使用范围意义来源信息处理（一）工作语言“规范”沟通v 不非议国家国政v 不涉及国家或行业秘密v 不评论交往对象的内部事务v 不议论同事领导v 不涉及格调不高的话题v 不涉及私人问题 “私人问题五不问”工作场合六不谈问题：工作场合哪些话题不适合谈？工作语言“规范”沟通v 不问年纪 “你多大了？”（临近退休和白领丽人）v 不问收入 “你一个

6、月挣多少？”v 不问健康 “贷款”v 不问经历 “学历？”v 不问婚否 “国际惯例”私人问题“五”不问问题：哪五个私人问题不能问？工作语言“规范”沟通v 请教对方擅长的话题（你也在行）“贝多芬与裴多菲”v 格调高雅的话题 哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情v 轻松愉快的话题 电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态（聊天！）工作场合最佳话题工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼标准称呼无称呼替代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称禁忌称呼工作场合标准与禁忌称呼（二）工作语言“文明”沟通v 接待三声来有迎声问有答声去有送声 文明语言服务“三”要素v 热情三到眼到（眼看眼）口到（讲普通话，因人而异）意到（有表情）v 文明十字（五句）问候语：“您好”请求语：“请”感谢语：“谢谢”道歉语：“对不起”（危机公关语）道别语：“再见”