应用文写作第二编公务类文书课件.ppt

1、 西昌学院应用文写作课件西昌学院应用文写作课件第二编第二编 公务类文书公务类文书 第一章第一章 公文概说公文概说 第二章第二章 通知、通报通知、通报 第三章第三章 报告、请示报告、请示 第四章第四章 函、会议纪要函、会议纪要 学习目标学习目标 知识概要知识概要 内容详解内容详解 本章小结本章小结 v了解公文的概念了解公文的概念v理解公文的作用理解公文的作用v掌握掌握公文的公文的结构和语言特点及其要求结构和语言特点及其要求第一节第一节 公文文体常识公文文体常识第二节第二节 公文格式公文格式第三节第三节 公文行文规则公文行文规则第四节第四节 公文处理公文处理第一节第一节 公文文体常识公文文体常识

2、公文的概念公文的概念 公文的种类公文的种类 公文的特点公文的特点一、公文的概念一、公文的概念 公文，即公务文书，又称文件。是国家公文，即公务文书，又称文件。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。系公务、记载工作活动的重要工具。公文有广义与狭义之分公文有广义与狭义之分 广义的公文，既包括广义的公文

3、，既包括20002000年年8 8月月2424日国日国务院发布的务院发布的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法中所规定的中所规定的1313种公文及种公文及19961996年年5 5月月3 3日中共中日中共中央办公厅印发的央办公厅印发的中国共产党机关公文处理中国共产党机关公文处理条例条例中所明确的中所明确的1414种文件，又泛指机关常种文件，又泛指机关常用应用文。用应用文。狭义的公文，专指党和国家行政机关各狭义的公文，专指党和国家行政机关各自正式规定的正式、主要文种。自正式规定的正式、主要文种。二、公文的特点二、公文的特点作者的法定性作者的法定性特定的体式性特定的体式性语言的庄重性语

4、言的庄重性严格的程序性严格的程序性法定的权威性法定的权威性明确的公务性明确的公务性公文的特点公文的特点三、公文的作用三、公文的作用 法规和准绳作用（明法）法规和准绳作用（明法）领导与指导作用（传令）领导与指导作用（传令）宣传教育作用（宣教）宣传教育作用（宣教）公务联系作用（纽带）公务联系作用（纽带）凭证记载作用（凭籍）凭证记载作用（凭籍）三、公文的分类三、公文的分类 公文可以从以下几个方面进行分类：公文可以从以下几个方面进行分类：从公文内容的性质分类从公文内容的性质分类从公文的行文关系分类从公文的行文关系分类从公文内容处理要求分类从公文内容处理要求分类从公文办理的时间要求分类从公文办理的时间要

5、求分类从公文的来源分类从公文的来源分类从公文的秘密程度分类从公文的秘密程度分类第二节第二节 公文格式公文格式 一、什么是公文格式一、什么是公文格式 二、公文格式的种类二、公文格式的种类 三、公文的书面格式三、公文的书面格式一、什么是公文格式一、什么是公文格式 公文格式，也称公文体式。它是公文通公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。组成要素排列顺序和标识规则的总和。这种格式是公文的形式标志，它不仅可这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出以区别于应用文的其它文

6、种，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。公文的法规性，使公文更好地发挥效用。二、公文格式的种类二、公文格式的种类1.1.用纸格式：用纸格式：A4A4型，幅面型，幅面210210297mm297mm。版面尺寸上白。版面尺寸上白边边(天头天头)空空37mm37mm，订口，订口(左白边左白边)空空28mm28mm。2.2.排版格式：排版格式：正文使用正文使用3 3号仿宋体字。字形有小标宋号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排体、黑体、楷体等。一般每面排2222行，每行排行，每行排2828个个字。字。3.3.印装格式：印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与左侧装订，不掉

7、页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过不超过4mm4mm。4.4.书面格式书面格式 三、公文的书面格式三、公文的书面格式1.1.眉首区：眉首区：公文份数序号、秘密等级和保密期公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等签发人等 2.2.主体区：主体区：公文标题、主送机关、公文正文、公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等附件、成文时间、印章、附注等 3.3.版记区：版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印主题词、抄送单位、印发机关和印

8、发日期等发日期等第三节第三节 公文行文规则公文行文规则 一、行文与行文规则一、行文与行文规则 二、公文行文关系二、公文行文关系 三、公文行文方式三、公文行文方式 四、行文原则四、行文原则一、行文与行文规则一、行文与行文规则 行文行文 ：各级机关在其公文处理过程中以本机各级机关在其公文处理过程中以本机关名义撰制公文向受文机关运行的环节关名义撰制公文向受文机关运行的环节 行文规则行文规则 ：以行文关系为核心的行文制度、以行文关系为核心的行文制度、行文方式的总和行文方式的总和 二、公文行文关系二、公文行文关系1.1.隶属关系（领导与被领导关系）隶属关系（领导与被领导关系）2.2.指导与被指导关系指导

9、与被指导关系3.3.平行关系平行关系三、公文行文方式三、公文行文方式行文方式行文方式上行方向上行方向下行方向下行方向平行方向平行方向逐级行文逐级行文越级行文越级行文逐级行文逐级行文多级行文多级行文直贯到底行文直贯到底行文平行文平行文四、行文原则四、行文原则1.1.确有必要确有必要2.2.注重效用注重效用3.3.协商一致协商一致4.4.向下级机关或者本系统的重要行文应向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关。当同时抄送直接上级机关。5.5.党政分工党政分工6.6.正确选择适合联合行文的机关正确选择适合联合行文的机关7.7.请示公文的报送制度和行文规范问题请示公文的报送制度和行文规范

10、问题 一般不得越级请示一般不得越级请示 会商一致。会商一致。请示应一文一事请示应一文一事 请示一般只写一个主送机关请示一般只写一个主送机关 请示不得同时抄送下级机关请示不得同时抄送下级机关 “请示事项请示事项”不得夹带在不得夹带在“报告报告”中中第四节第四节 公文处理公文处理 一、公文处理的任务一、公文处理的任务 二、公文处理程序图二、公文处理程序图 一、公文处理的任务一、公文处理的任务公文处理：公文处理：收文、发文、立卷、归档等收文、发文、立卷、归档等特点：特点：严肃性、辅助性和应用性。严肃性、辅助性和应用性。原则：原则：实事求是、精简、高效实事求是、精简、高效要求：要求：及时、准确、安全及

11、时、准确、安全 二、公文处理程序图二、公文处理程序图一、公文收文处理程序一、公文收文处理程序签收签收登记登记分发分发拟办拟办批办批办承办承办催办催办注办注办二、公文发文处理程序图二、公文发文处理程序图拟稿拟稿会商会商核稿核稿签发签发注发注发缮印缮印校对校对用印用印分装分装传递传递公文文体常识公文文体常识公文概说（概念、种类、特点）公文概说（概念、种类、特点）公文格式公文格式行文规则行文规则公文处理（任务、程序图）公文处理（任务、程序图）书面格式、印装格式书面格式、印装格式排版格式、用纸格式排版格式、用纸格式行文关系行文关系行文方式行文方式行文原则行文原则 学习目标学习目标 知识概要知识概要 内

12、容详解内容详解 本章小结本章小结v了解通知、通报的文种常识了解通知、通报的文种常识v理解通知、通报的格式和写作要求理解通知、通报的格式和写作要求v掌握掌握通知、通报的通知、通报的语言特点及其写法语言特点及其写法第一节第一节 通通 知知第二节第二节 通通 报报第一节第一节 通通 知知 一、文种常识一、文种常识 二、格式扫描二、格式扫描 三、写法指要三、写法指要 四、写作须知四、写作须知一、文种常识一、文种常识涵义涵义发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单

13、位周知或者执行的事级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员项，任免人员特点特点1.1.发布性发布性2.2.批示性批示性3.3.中转性中转性4.4.广泛性广泛性5.5.告之性告之性种类种类1.1.指示性通知指示性通知 2.2.发布性通知发布性通知 3.3.批转性通知批转性通知 4.4.转发性通知转发性通知 5.5.告知类通知告知类通知 6.6.任免聘用通知任免聘用通知 7.7.一般性通知一般性通知二、格式扫描二、格式扫描 标题：标题：发文机关发文机关+事由事由+（重要、紧急、联（重要、紧急、联合、补充）合、补充）+“+“通知通知”主送：主送：正文：正文：缘由和目的、通知事项、执行要求

14、缘由和目的、通知事项、执行要求 落款：落款：署名、日期署名、日期三、写法指要三、写法指要 v正文基本构成：正文基本构成：通知的缘由和目的、通知事通知的缘由和目的、通知事项、执行要求项、执行要求v要着眼于实要着眼于实v要防止滥用要防止滥用v要一目了然要一目了然文件名称文件名称(一一)发布性通知发布性通知 法规性文件经有关部门制定以后，需要法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：般包括四个方面的内容：文件由来文件由来希望要求希望要求 附附 件件（二）指示性通知（二）指示性通知 上级单位向下级单位对某一项工作

15、的布上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。有任务、有要求。（三）传达性通知（三）传达性通知 这种通知带有指示性、规定性，多用于这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈脉，再

16、讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。希望或要求。（四）转发和批转性通知（四）转发和批转性通知 上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其写需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。一些具体要求和希望。v 上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为

17、批转型通知。有的照请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。批照转，有的加些指示性的意见。（五）会议通知（五）会议通知 会议通知要求以极其简短的文字，写明会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。出席对象以及对出席者的要求等）。（六）任免通知（六）任免通知 上级机关对于所任免的人员需要用通知上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公免，除向规定范围发通知外

18、，还要向社会公布。布。四、写作须知四、写作须知v 表达要明确表达要明确v 体式要规范体式要规范v 形式要灵活形式要灵活v 要编号登记要编号登记第二节第二节 通通 报报 一、文种常识一、文种常识 二、格式扫描二、格式扫描 三、写法指要三、写法指要 四、写作须知四、写作须知 五、相关链接五、相关链接一、文种常识一、文种常识涵义：涵义：对典型的先进事迹、人物进行表彰，对对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重的错误予以批评教育，对重要的经审核严重的错误予以批评教育，对重要的经审核情况予以传递沟通情况予以传递沟通特点：特点：典型性、引导性、严肃性、时效性典型性、引导性、严肃性、时效性种类：种类：批评通报

19、、表彰通报、情况通报批评通报、表彰通报、情况通报标题标题 正文正文 落款落款二、格式扫描二、格式扫描三、写法指要三、写法指要v正文基本构成：正文基本构成：通报情况、通报决定、希望和要求通报情况、通报决定、希望和要求v表彰通报：表彰通报：事项、决定、号召事项、决定、号召v批评通报：批评通报：缘由、事项、分析、要求缘由、事项、分析、要求v情况通报：情况通报：事项、现况、要求事项、现况、要求 四、写作须知四、写作须知v1.1.事例要典型事例要典型 v2.2.情况要真实情况要真实 v3.3.分析要准确分析要准确 v4.4.详略要得当详略要得当 v5.5.通报要及时通报要及时 五、相关链接五、相关链接通

20、报与通知的区别：通报与通知的区别：v1.1.告知对象不同告知对象不同 v2.2.制发时间不同制发时间不同 v3.3.目的不同目的不同 v4.4.作用不同作用不同v通知和通报均属于知照性公文，都有沟通情通知和通报均属于知照性公文，都有沟通情况、传达信息的作用。况、传达信息的作用。v通知通过具体事项的安排，要求下级机关在通知通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理，具有较强的约束力。工作中照此执行或办理，具有较强的约束力。v通报的目的在于宣传教育或信息沟通。通报的目的在于宣传教育或信息沟通。学习目标学习目标 知识概要知识概要 内容详解内容详解 本章小结本章小结 v了解报告、请示的文种

21、常识了解报告、请示的文种常识v理解报告、请示的格式和写作要求理解报告、请示的格式和写作要求v掌握掌握报告、请示的报告、请示的语言特点及其写法语言特点及其写法第一节第一节 报报 告告第二节第二节 请请 示示第一节第一节 报报 告告 一、文种常识一、文种常识 二、格式扫描二、格式扫描 三、写法指要三、写法指要 四、写作须知四、写作须知一、文种常识一、文种常识v涵义：涵义：向上级机关汇报工作、反映情况、提向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问。出意见或建议、答复上级机关的询问。v特点：特点：行文的单向性、表达的陈述性行文的单向性、表达的陈述性v种类：种类：工作报告、情况报告

22、工作报告、情况报告 答复报告、递送报告答复报告、递送报告 二、格式扫描二、格式扫描 标题标题 主送主送 正文正文 落款落款三、写法指要三、写法指要v正文基本构成：报告缘由、报告内容、结束语正文基本构成：报告缘由、报告内容、结束语v报告写作的通用规则：报告写作的通用规则：1 1情况情况做法做法问题问题(意见意见)；2 2情况情况(做法做法)问题问题今后意见；今后意见；3 3情况情况问题问题今后意见；今后意见；4 4情况情况原因原因(责任责任)下步做法；下步做法；5 5情况情况原因原因责任及处理意见；责任及处理意见；6 6情况情况问题问题建议；等建议；等v工作报告：工作报告：基本情况、成绩和经验、

23、问题与基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法不足、改进办法v情况报告：情况报告：情况或问题发生的经过、原因、情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等责任分析、处理意见、应吸取的教训等v答复报告：答复报告：报告的原因、回答询问报告的原因、回答询问四、写作须知四、写作须知v情况要真实、准确情况要真实、准确v重点突出，中心明确重点突出，中心明确v合理安排结构、层次合理安排结构、层次v注重时效，不失时机注重时效，不失时机v语言要简洁、凝练语言要简洁、凝练 第二节第二节 请请 示示一、文种常识一、文种常识二、格式扫描二、格式扫描三、写法指要三、写法指要四、写作须知四、写作须知五

24、、相关链接五、相关链接一一、文种常识文种常识v涵义：涵义：下级机关请求上级机关对某项工作或下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准问题作出指示、答复或者批准v特点：特点：使用范围广泛使用范围广泛 主送明确，内容单一主送明确，内容单一 不能超越职权请示不能超越职权请示 v种类：种类：政策性请示政策性请示 工作性请示工作性请示 二、格式扫瞄二、格式扫瞄标题标题 主送主送 正文正文 落款落款三、写法指要三、写法指要v正文基本构成：正文基本构成：请示原因、请示事项、请求语请示原因、请示事项、请求语v常见请求语：常见请求语：“当否，请批示当否，请批示”、“以上意见以上意见如无不妥，请批

25、准如无不妥，请批准”、“特此请示，即请予特此请示，即请予以核批以核批”等。等。四、写作须知四、写作须知v理由要充分理由要充分v事项要明确事项要明确v请求要单一请求要单一v文种要用对文种要用对五、相关链接五、相关链接v请示与报告的区别：请示与报告的区别：1.1.行文目的不同行文目的不同 2.2.行文时间不同行文时间不同 3.3.内容含量不同内容含量不同 4.4.公文处理不同公文处理不同 5.5.主送机关的数目不同主送机关的数目不同 6.6.结尾不同结尾不同v报告、请示均属于报请性上行文，使用的范报告、请示均属于报请性上行文，使用的范围和频率都很高。围和频率都很高。v报告是用来报告是用来向上级机关

26、汇报工作、反映情况、向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问提出意见或建议、答复上级机关的询问v请示是请示是下级机关请求上级机关对某项工作或下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准的。问题作出指示、答复或者批准的。v请示和报告是两个不同的文种，注意区分。请示和报告是两个不同的文种，注意区分。学习目标学习目标 知识概要知识概要 内容详解内容详解 v了解函、会议纪要的文种常识了解函、会议纪要的文种常识v理解函、会议纪要的格式与写作要求理解函、会议纪要的格式与写作要求v掌握掌握函、会议纪要的函、会议纪要的语言特点及其写法语言特点及其写法 第一节第一节 函函第

27、二节第二节 会议纪要会议纪要第一节函第一节函一、文种常识一、文种常识二、二、格式扫描格式扫描三、写法指要三、写法指要四、写作须知四、写作须知五、相关链接五、相关链接一、文种常识一、文种常识v涵义：涵义：不相隶属机关之间相互商洽工作、询不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等答复审批事项等v特点：特点：灵活简便灵活简便 往来性往来性 法定效用法定效用 v种类：种类：请准函请准函(申请函）、商洽函、询问函、申请函）、商洽函、询问函、答复函、告知函答复函、告知函标题标题 主送主送 正文正文 落款落款二、格式扫瞄二、格式

28、扫瞄三、写法指要三、写法指要v正文基本构成：正文基本构成：发函缘由、事项、结语发函缘由、事项、结语v叙事清楚，说理有节叙事清楚，说理有节v短小精悍，注意技法短小精悍，注意技法v不能将不能将“函函”遗忘遗忘四、写作须知四、写作须知v文体要正确文体要正确v内容要简洁内容要简洁v措辞要得体措辞要得体五、相关链接五、相关链接v请准函与请示的区别请准函与请示的区别v函与书信的区别函与书信的区别 1.1.函是处理公务的信件，书信是个人与组函是处理公务的信件，书信是个人与组 织之间、个人与个人之间使用织之间、个人与个人之间使用 2.2.函较庄重严肃，书信较自由函较庄重严肃，书信较自由 3.3.函在文字表述上

29、更为简洁函在文字表述上更为简洁第二节会议纪要第二节会议纪要 一、文种常识一、文种常识二、二、格式扫描格式扫描三、写法指要三、写法指要四、写作须知四、写作须知五、相关链接五、相关链接一、文种常识一、文种常识v涵义：涵义：记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行要求与会单位共同遵守、执行v特点：特点：概括性、纪实性、系统性、约束性概括性、纪实性、系统性、约束性v种类：种类：按性质和内容，分为决议性的和情况信息按性质和内容，分为决议性的和情况信息性的；性的；按会议的内容与方式，分为工作、专业或按会议的内容与方式，分为工作、专业或专题会

30、议纪要专题会议纪要二、格式扫描二、格式扫描v1.标题：标题：会议名称会议名称+文种文种 会议名称会议名称+纪要内容纪要内容+文种文种 会议的主要内容会议的主要内容+文种文种 双式标题双式标题v2.正文正文v3.落款落款三、写法指要三、写法指要v正文基本构成：会议基本情况、会议纪要事正文基本构成：会议基本情况、会议纪要事项、结尾项、结尾v导言写法：导言写法：平列式、鱼贯式平列式、鱼贯式v主体写法：主体写法：条文式、综述式、摘记式条文式、综述式、摘记式四、写作须知四、写作须知v如实反映会议的各项内容如实反映会议的各项内容v突出重点，简明精炼突出重点，简明精炼v层次分明，条理清楚层次分明，条理清楚v要言简意明要言简意明五、相关链接五、相关链接v会议纪要与会议记录的区别：会议纪要与会议记录的区别：1.1.性质上性质上 2.2.内容上内容上 3.3.形式上形式上 4.4.发布方式上发布方式上