有效主导会议课件.ppt

1、有效主導會議有效主導會議回想最近開的會回想最近開的會.受邀出席的人未出席未出席 與會者遲到遲到或早退 與會者心不在焉心不在焉想自己的事 眾人不發語不發語 會議被某個人所誤導誤導 會議毫無結果無結果 會議只在重覆重覆上回會議的主題 會議時間隴長時間隴長 兩手空空兩手空空來開會會議情形會議情形如果你的答案是如果你的答案是 哇哇!好準喔好準喔!這表示你是個不會開會的這表示你是個不會開會的不及格不及格AE1 會議前準備會議前準備2 如何召開及主持會議如何召開及主持會議3 如何結束會議與追蹤工作如何結束會議與追蹤工作4 會議技巧與工具會議技巧與工具5 會議中常見問題會議中常見問題開會也有大學問開會也有大

2、學問1 會前準備會前準備Q:每次開會我總是不知道要準備什麼每次開會我總是不知道要準備什麼,該怎麼辦該怎麼辦?第一步第一步 擬定議程擬定議程你想做什麼？會議內容要如何安排才最有效該邀請哪些人來開會會議主題：該開哪個會?會議內容：活動目的、策略方向、創意概念、媒體計劃、預算分配等會議主持人：誰主持?與會者：準備好擋箭牌 定心丸只有細心的做好事前安排跟計畫才不會驚慌只有細心的做好事前安排跟計畫才不會驚慌!第二步第二步 設定目標設定目標 是否達成你的目標得到你要的答案？是你評估會議成敗的標準 目標不必過大，把希望會議能達到的目標寫成一句話把希望會議能達到的目標寫成一句話 例如：在三者中選出一種，並擬出

3、落實提案的策略；釐清活動目的及策略方向.等1 會前準備會前準備Q:開會是有開會開會是有開會,可是好像沒有解決問題可是好像沒有解決問題!STARBUCKS技巧技巧:請問你要點中杯還是大杯請問你要點中杯還是大杯?選擇題比給申論題的好選擇題比給申論題的好!不但有效率還可以減少對方思考時間不但有效率還可以減少對方思考時間第三步第三步 分配時間分配時間 會議最好不超過小時，最好在四十分鐘內達成共識 會議主持人須擬出每個討論項目所需花費時間，正確地估算總時間 時間分配須讓與會者知道，以便控制使會議更有效率 1 會前準備會前準備Q:總覺得開會的時間好長總覺得開會的時間好長 很沒有效率很沒有效率!今天要討論的

4、重點有今天要討論的重點有 1.2.3.開會前先將整個會議確認事項說明好開會前先將整個會議確認事項說明好 可以更有效的控制時間可以更有效的控制時間不要太貪心的想利用次會議解決所有問題不要太貪心的想利用次會議解決所有問題1 會前準備會前準備Q:主管老是喜歡加班開會主管老是喜歡加班開會,辦公室沒冷氣好熱喔辦公室沒冷氣好熱喔!第四步第四步 該在何時開會該在何時開會 自上午9:3011:30及3:005:00是人的體能及精神的高峰期，適合安排創 意及需要動腦的會議 下午1:003:00大多數人都會感覺欲振乏力，所以適合安排輕度創意 會議及例行管理會議盡量利用上午時間開會盡量利用上午時間開會頭導清晰效率高

5、頭導清晰效率高會議主持人會議主持人 Tips小幫手小幫手 至少提前二十四小時哈會議通知，並且附上與會者應該為開會事先閱讀與準備的資料 在進行會議前仔細思考自己需要什麼 準備前去開會時，再次確認自己已經帶齊所有必要的東西 扺達會議室時，迅速地確認會場設備 行銷部會議議程行銷部會議議程日期：開會時間：上午S點結束時間：上午Y點目的：預期成果：與會者：A B C D會議流程：10:0010:20 RRR10:2110:45 OOO10:4510:55 CCC10:5511:00 PP1 會前準備會前準備-總結總結1 會議前準備會議前準備2 如何召開及主持會議如何召開及主持會議3 如何結束會議與追蹤工

6、作如何結束會議與追蹤工作4 會議技巧與工具會議技巧與工具5 會議中常見問題會議中常見問題開會也有大學問開會也有大學問2 召開及主持會議召開及主持會議Q 開會的時候身為主持人的我開會的時候身為主持人的我,該要注意哪些小細節呢該要注意哪些小細節呢?你必須至少提前五分鐘抵達會議室如果有資訊或設備要準備，須提早十分鐘到場如果你對會議室不熟悉，抵達現場時間最好再早一點點頭必要時精簡重述或總結對方的話正面的回應 發問，甚至可以挑戰對方幫助其他人發展意見保持中立開放會議主持人的主要責任會議主持人的主要責任 維持適當的會議節奏 循序漸進地處理每個議程項目 說明每個議程項目 進行該項目討論該討論聚焦在議程項目上

7、確認大家都了解該項目的任何決議 鼓勵所有成員充分地參與2 召開及主持會議召開及主持會議Q 如何有效掌控會議順暢進行如何有效掌控會議順暢進行?按照議程進行會議 共享資源共享資源針對每個議程，主持人應該把資料盡量提供給與會者資訊應避免太大量並且應該是已經整理過的在資訊提供者或主持人提出資訊後，主持人應詢問與會者是否有補充資料指揮討論指揮討論開啟討論：開啟討論：若遇與會者發言不踴躍，主持人可以詢問一些開放式問題管理參與：管理參與：主持人應鼓勵與會者表達不同觀點意見讓討論聚焦：讓討論聚焦：有技巧的主持人可判斷是否容許彈性和對會議有幫助的離題結束討論結束討論達成決議達成決議檢驗決議：如果與會者即將達成共

8、識，主持人必須先行檢驗這項決議，並且能以完整的句子說明這項決議計劃行動計劃行動協助與會者決定該為這項決議採取種行動如果可能，透過共識確立應採取行動的時間指派負責人員明確指出行動應有什麼樣的成果會議主持人應該做好會議主持人應該做好總結動作總結動作1 會議前準備會議前準備2 如何召開及主持會議如何召開及主持會議3 如何結束會議與追蹤工作如何結束會議與追蹤工作4 會議技巧與工具會議技巧與工具5 會議中常見問題會議中常見問題開會也有大學問開會也有大學問3 結束會議與追蹤工作結束會議與追蹤工作Q 開完會後要怎麼做總結呢開完會後要怎麼做總結呢?總結重點、決議、行動和任務總結重點、決議、行動和任務主持人應簡

9、短說明：會議的重點任何協議和決議任何分派的任務、完成時間、期望草擬下次會議的議程草擬下次會議的議程這些任務自然會成為下次會議的議程，所以要追蹤規劃屆時應完成的任務。敲定下次會議時間地點表達感謝表達感謝主持人應感謝那些在會上進行簡報、提出報告、需要事前準備的與會者 所做出的任何貢獻那些未盡全力貢獻的人，能在下次 會議上更努力記錄與分發會議記錄記錄與分發會議記錄正確的會議記錄：決議事項、負責該行動項與會者、預期成果發出記錄：24小時內寄出將議程、會議記錄及其他重要文件歸檔理想的收尾工作理想的收尾工作1 會議前準備會議前準備2 如何召開及主持會議如何召開及主持會議3 如何結束會議與追蹤工作如何結束會

10、議與追蹤工作4 會議技巧與工具會議技巧與工具5 會議中常見問題會議中常見問題開會也有大學問開會也有大學問找出問題的癥結找出問題的癥結5個為什麼分析個為什麼分析Q：企劃案為什麼遲交？A：我在使用軟體時發生問題Q：為什麼使用軟體時會發生問題？A：因為找不到手冊Q：為什麼會找不到手冊？A：因為手冊在各個辦公室傳來傳去Q：手冊為什麼會在辦公室裡傳來傳去？A：因為沒有一個集中的地方收拾手冊反覆問為什麼必須視情況而定，若問題還可以繼續延下去，還可以討論到預算、反覆問為什麼必須視情況而定，若問題還可以繼續延下去，還可以討論到預算、意願或其他問題意願或其他問題4 會議技巧與工具會議技巧與工具發想點子發想點子腦

11、力激盪腦力激盪腦力激盪的目的是鼓勵創意思考，發想出各種的點子，這些點子可以是概念、解決方向、或是思考時的任何想法。主持人先介紹主題 開始發言，主持人抄寫 刪去及分類 串連Ex：主題：聖誕節活動紅色、聖誕樹、下雪、冬天、火、熱情、雪橇、火鍋、烤爐、圍巾、滑雪、阿爾卑斯山、北海道、禮物、火雞.等4 會議技巧與工具會議技巧與工具組織、分析組織、分析六頂思考帽六頂思考帽讓所有與會者跨出平時的思考模式，幫助他們形成對情勢更完整的全貌了解白帽 把焦點放在既有的資訊上，觀察能從中獲得什麼紅帽 用情緒、直覺和反應來考慮問題，也試著感覺其他人對此問題會 有怎麼樣的情緒反應黑帽 檢驗議題中所有可能的負面部份，必須

12、批判、謹慎和防禦黃帽 考慮議題中所有的好處，積極地思考綠帽 放任創意自由發展 藍帽 思考過程，而不是議題本身4 會議技巧與工具會議技巧與工具1 會議前準備會議前準備2 如何召開及主持會議如何召開及主持會議3 如何結束會議與追蹤工作如何結束會議與追蹤工作4 會議技巧與工具會議技巧與工具5 會議中常見問題會議中常見問題開會也有大學問開會也有大學問與會者似乎摸不著頭緒與會者似乎摸不著頭緒與會者心不在焉與會者心不在焉有些人始終沈默有些人始終沈默全體都不是很認真地參與全體都不是很認真地參與大家僵持在同個論點、重複評論，沒有任何新意大家僵持在同個論點、重複評論，沒有任何新意與會者私下討論與會者私下討論有人開始牽扯不相干議題有人開始牽扯不相干議題大家似乎太專注在達成決定大家似乎太專注在達成決定與會者對於其他人所提出的點子一味批評與會者對於其他人所提出的點子一味批評5 會議常見問題會議常見問題Working Flow Chart