RF-XZ-ZD-04 公文管理制度.doc
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1、广州富力地产股份有限公司公文管理制度文件编号RF-XZ-ZD-04版本/修订A/0日期2013年8月1日公文管理制度编制日期审核日期批准日期 1一、 总则1.1 为了做好公司行政公文处理工作,加强管理,使之规范化、程序化、制度化、科学化,提高质量和效率,结合公司实际,制定本制度。1.2 行政部是公文处理的管理机构,负责集团公司总部并指导集团公司各部门/子公司的公文处理工作。1.3 行政部指定专人统一负责公文的收、发、归档等工作,各部门/子公司应指定人员负责本部门/子公司的公文处理工作。二、 公文管理制度1.2.2.1 文书分类2.1.1 外来文书:指来自于公司外部各类文件,包括来自政府机关、企
2、业单位、合作单位以及各相联企业的各类行政公文、业务往来文件等。2.1.2 内部文书指集团公司、子公司、各部门自行制发的各类正式公文、内部文件以及对外的业务文件。主要包括以下内容:1) 各类重要规章制度的颁布通告(包括人事、行政、财务等管理规定)。2) 以集团公司或子公司名义发布的各类重要通告(包括公司架构设置、人事调整、经营方针、发展策略、以及董事会/公司高层所做出的重大决策)。3) 以集团公司、子公司或部门名义发布的通知、纪要、决议等文书。4) 集团各部门、子公司之间的重要业务往来文件。2.1.3 常用公文种类1) 通告在一定范围内,对公司员工或各部门/子公司公布应当遵守或者需要知道的事项,
3、用“通告”。结尾部分可提出要求、希望,并用“特此通告”结尾。2) 通知发布有关规章制度,转发公文、批转各部门/子公司的公文,要求各部门/子公司办理或需要知道的事项,用“通知”。3) 通报表彰先进,批评错误,传达重要情况以及需要周知的事项,用“通报”。4) 请示向上级机关请求批示、批准,或向有关主管部门请求批准等,用“请示”。 请示结尾部分的通常写法是:“特此请示,请审批”、“以上意见当否,请指示”、“特此请示,请批复”等。5) 报告向上级汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”。结尾通常用“请审核”、“请指示”等词语。6) 批复 答复下级的请示,用“批复”。结尾用“此复”或“特此批复”等词语。
4、7) 意见 对重要问题提出见解和处理办法,用“意见”。 8) 函 不相隶属单位之间互相商洽工作,询问或答复问题,用“函”。 9) 会议纪要 传达会议决定事项和主要精神,要求共同遵守、执行的,用“会议纪要”。10) 决定、决议 对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销下属公司不适当的决定事项用“决定”;经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。其它经公司确认应保密的事项。2.2 文书管理负责人2.2.1 文书管理是对外来文书和内部文书的拟写、收发、传达、存档等管理工作。1) 指定“行政部”作为集团公司各类公文的主要管理部门。统一负责集团公司和子公司的文书管理工作。2
5、) 各部门、子公司应指定专人负责各类公文的签收、传达、存档等日常文书管理工作,及时传达各类重要文件、通知,并保证各类往来文书及其记录的完整性。2.3 外来文书管理2.3.1 各类外来文件(行政机关、主管部门、业务单位的往来文件)原则上由“行政部”指定专人负责统一管理。2.3.2 行政部应对各类外来文件作收录登记,经行政部负责人审阅后,根据文件涉及的业务内容和实际需要登记存档或转发给各相关部门,或呈送给有关的公司领导。2.3.3 行政部应对转发给各部门的文件进行登记,包括文件名称、附件(如有)、发文单位、来文时间、转发部门、转发时间、处理意见(如有)等,并由收文部门签收。2.4 内部文书管理2.
6、4.1 对内行文管理1) 以部门、子公司名义发布的各式公文由发文部门(子公司)负责拟稿,并按规定编制文件编号,其主管领导审核、签发(如需)。2) 以集团公司名义发布的各式公文原则上由“行政部”负责拟稿经主管领导审核后签发。3) 以上各类公文均须交由“行政部”负责统一分发。以公司领导个人为报送对象的报告、请示除外。4) 行政部应对公文的分发作详尽记录,包括文件名称、附件(如有)、数量、发文部门、发文时间、抄报领导/部门、分发部门、分发负责人、签收人、签收时间等。5) 以上各类公文的原件由“行政部”负责统一存档管理。2.4.2 对外行文管理1) 以集团公司、子公司名义对外报送的公文,由主要业务关联
7、部门/子公司负责拟稿,经主管领导审核后方可外发。2) 禁止集团/子公司各部门以“部门”名义对外行文,禁止任何人/部门未经批准私自以集团、子公司的名义对外行文。3) 行政部应对所有对外文书进行登记,包括文件名称、拟稿部门、报送部门、报送时间、最后核准人/部门等,重要文件应复印存档。2.4.3 文书管理责任1) 所有对内、对外发布的正式文件均须由拟稿部门进行认真校对,以确保文件内容的准确性、严谨性,同时确保严格按照公司标准格式行文。2) 负审核责任的主管领导应对各式行文的准确性、合理性、必要性进行严格把关。3) 需要加盖公司公章的文件应按有关规定签批后,送“行政部”统一盖章。4) 对外行文还应由“
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