电话接听服务培训(共39张PPT)课件.ppt
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1、电话接听礼仪培训电话接听礼仪培训陈光辉一、客户服务工作面临的挑战一、客户服务工作面临的挑战服务技巧服务技巧的不足的不足超负荷服超负荷服务工作的务工作的压力压力服务失误服务失误导致的客导致的客户投诉户投诉客户需求客户需求的波动的波动不合理的不合理的客户期望客户期望客户期望客户期望值的差异值的差异化化客户期望客户期望值的提高值的提高同行业的同行业的竞争加剧竞争加剧非客户服务宗旨客户服务宗旨帮助客帮助客户解决户解决问题问题提供个提供个性化的性化的服务服务对对客客户户表表示示热热情、情、尊尊重重关关注注迅速响迅速响应客户应客户的要求的要求始终以始终以客户为客户为中心中心持续提持续提供优质供优质的服务的
2、服务设身处设身处地的为地的为客户着客户着想想围绕客户服务的几项原则围绕客户服务的几项原则宽容宽容为美为美同理心同理心谦虚谦虚诚实诚实积极积极热情热情服务服务导向导向注重注重承诺承诺是的是的客户服务循环图客户服务循环图接待客户接待客户理解客户理解客户帮助客户帮助客户留住客户留住客户准准备备欢迎欢迎检检查是查是否满意否满意表表示感示感谢谢建立联系建立联系保持联系保持联系提 供 信 息提 供 信 息与选择与选择设定期望值设定期望值达成协议达成协议听听问问复述复述客户服务循环的阶段客户服务循环的阶段接待客户接待客户理解客户理解客户帮助客户帮助客户留住客户留住客户树立正确的服务价值观树立正确的服务价值观
3、二、电话接听服务宗旨二、电话接听服务宗旨保持以客户为中心的态保持以客户为中心的态度度真正理解客户的真正理解客户的观点观点掌握一种有效掌握一种有效的服务技巧指的服务技巧指导服务行为导服务行为态态 度度客户的观点客户的观点有效的服务技巧有效的服务技巧 电话服务要做到声声入耳、口齿清晰、口电话服务要做到声声入耳、口齿清晰、口气轻柔、态度热忱、用词礼貌、主动服务气轻柔、态度热忱、用词礼貌、主动服务。要体现出服务者的专业精神,使客户在。要体现出服务者的专业精神,使客户在讲完电话时有余音缭绕的感觉,甚至有要讲完电话时有余音缭绕的感觉,甚至有要认识电话服务者的冲动。认识电话服务者的冲动。三、电话接听礼仪:三
4、、电话接听礼仪:1、电话接听技巧:、电话接听技巧:1左手持听筒、右手拿笔左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给客户带来不适。客户带来不适。为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑
5、,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。2电话铃声响过两声之后接听电话电话铃声响过两声之后接听电话在公司内部,很多员工由于担心处理方式不妥当而得罪客户,从而招在公司内部,很多员工由于担心处理方式不妥当而得罪客户,从而招致老板的责备,因此,很多人都把电话当作烫手的山芋,抱有能不接致老板的责备,因此,很多人都把电话当作烫手的山芋,抱有能不接电话就尽量不接电话的情绪。实际上,跟客户进行电话沟通的过程也电话就尽量不接电话的情绪。实际上,跟客户进行电话沟通的过程也是对员工能力的锻炼过程。只要养成良好的接听习惯,接电话并不是是对员工能力的锻炼过程。只要养成良
6、好的接听习惯,接电话并不是一件困难的事情。通常,应该在电话铃声响过两声之后接听电话,如一件困难的事情。通常,应该在电话铃声响过两声之后接听电话,如果电话铃声三响之后仍然无人接听,客户往往会认为这个公司员工的果电话铃声三响之后仍然无人接听,客户往往会认为这个公司员工的精神状态不佳。精神状态不佳。3报出公司或部门名称报出公司或部门名称 在电话接通之后,接电话者应该先主动向对方问好,并立在电话接通之后,接电话者应该先主动向对方问好,并立刻报出本公司或部门的名称,如:刻报出本公司或部门的名称,如:“您好,这里是某某公您好,这里是某某公司司”。随着年龄的增长,很多人的身价会越来越放不下。随着年龄的增长,
7、很多人的身价会越来越放不下来,拿起电话往往张口就问:来,拿起电话往往张口就问:“喂,找谁,干嘛喂,找谁,干嘛?”这是很不礼貌的,应该注意改正,彬彬有礼地向客户问好这是很不礼貌的,应该注意改正,彬彬有礼地向客户问好。4确定来电者身份姓氏确定来电者身份姓氏 接下来还需要确定来电者的身份。电话是沟通的命脉,很接下来还需要确定来电者的身份。电话是沟通的命脉,很多规模较大的公司的电话都是通过前台转接到内线的,如多规模较大的公司的电话都是通过前台转接到内线的,如果接听者没有问清楚来电者的身份,在转接过程中遇到问果接听者没有问清楚来电者的身份,在转接过程中遇到问询时就难以回答清楚,从而浪费了宝贵的工作时间。
8、在确询时就难以回答清楚,从而浪费了宝贵的工作时间。在确定来电者身份的过程中,尤其要注意给予对方亲切随和的定来电者身份的过程中,尤其要注意给予对方亲切随和的问候,避免对方不耐烦。问候,避免对方不耐烦。5听清楚来电目的听清楚来电目的 了解清楚来电的目的,有利于对该电话采了解清楚来电的目的,有利于对该电话采取合适的处理方式。电话的接听者应该弄取合适的处理方式。电话的接听者应该弄清楚以下一些问题:本次来电的目的是什清楚以下一些问题:本次来电的目的是什么?是否可以代为转告?是否一定要指名么?是否可以代为转告?是否一定要指名者亲自接听?是一般性的电话行销还是电者亲自接听?是一般性的电话行销还是电话来往?公
9、司的每个员工都应该积极承担话来往?公司的每个员工都应该积极承担责任,不要因为不是自己的电话就心不在责任,不要因为不是自己的电话就心不在焉。焉。6注意声音和表情注意声音和表情沟通过程中表现出来的礼貌最能体现一个人的基本素养,养成礼貌用语随时沟通过程中表现出来的礼貌最能体现一个人的基本素养,养成礼貌用语随时挂在嘴边的习惯,可以让客户感到轻松和舒适。因此,接听电话时要注意声挂在嘴边的习惯,可以让客户感到轻松和舒适。因此,接听电话时要注意声音和表情。声音好听,并且待人亲切,会让客户产生亲自来公司拜访的冲动音和表情。声音好听,并且待人亲切,会让客户产生亲自来公司拜访的冲动。不要在接听电话的过程中暴露出自
10、己的不良心情,也不要因为自己的声音。不要在接听电话的过程中暴露出自己的不良心情,也不要因为自己的声音而把公司的金字招牌践踏在脚底下。而把公司的金字招牌践踏在脚底下。7保持正确姿势保持正确姿势 接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下,接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样容易口音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不
11、会伤害喉咙。因此,保持端坐的姿势,尤其不要,而且不会伤害喉咙。因此,保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听。此外趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听。此外,保持笑脸也能够使客户感受到你的愉悦。,保持笑脸也能够使客户感受到你的愉悦。8复诵来电要点复诵来电要点 电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方
12、面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。9最后道谢最后道谢最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客,以客为尊,千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上,客户是公司的衣食父母,公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此,公司员工对客户应该心存感激,向他们道谢和祝福。10让客户先收线让客户先收线 不管是制造行业,还是服务行业,在打电话和接不管是制造行业,还是服务行业,在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话,对方一定会听到先挂上电话,对方一定会听到“喀嗒喀嗒”的声音,
13、的声音,这会让客户感到很不舒服。因此,在电话即将结这会让客户感到很不舒服。因此,在电话即将结束时,应该礼貌地请客户先收线,这时整个电话束时,应该礼貌地请客户先收线,这时整个电话才算圆满结束。才算圆满结束。【案例】以下为接听电话礼仪的事例:台湾林宇女士打电话给时光公司的高琦先生洽谈事务。同仁:时光公司,您好!请问您找谁?林宇:请问高琦在吗?同仁:请问您是哪里?林宇:我是台湾林宇。同仁:麻烦您稍等,我帮您转接,看他在不在。林宇:谢谢您!同仁:林小姐,很抱歉!高琦出去还没回来呢!请问您有什么事需要我转告他。林宇:麻烦您帮我转告高琦,录像带的脚本我已经到他的邮箱中,请他回来看看有没有需要修改的地方。同
14、仁:好的,我会转告高琦您已经把脚本过来了。林宇:谢谢您!同仁:不用客气!林宇:再见!【自检自检】请您回答下列问题。请您回答下列问题。1假设您正在电话里和一个客户谈生意时,另一部电话突然响起。您将怎样假设您正在电话里和一个客户谈生意时,另一部电话突然响起。您将怎样应付这种局面?应付这种局面?_2如果有个电话是您接听的,所找之人为您的同事,而您的同事恰巧不在。如果有个电话是您接听的,所找之人为您的同事,而您的同事恰巧不在。请您简要设计一下电话记录:请您简要设计一下电话记录:_四、打电话注意事项四、打电话注意事项 1简单明了、语意清楚简单明了、语意清楚 通话过程中要注意做到简单明了,尽量将语意表达清
15、楚。说话时含含糊糊、口齿不清楚,很容易让通话对象感到不耐烦。尤其需要注意的是,不要在通话的同时,嘴里含着食物或其他东西。2勿因人而改变通话语气勿因人而改变通话语气 不要因为对方身份的改变而改变通话语气,应该自始至终使用亲切平和的声音平等地对待客人。如果客人听到声音发生明显转变,心里很容易产生反感,从而认为打电话的人非常势利、没有教养。3说话速度恰当、抑扬顿挫、说话速度恰当、抑扬顿挫、流畅流畅通话过程中要始终注意言通话过程中要始终注意言谈举止,三思而后言。说话谈举止,三思而后言。说话时速度要适当,不可太快,时速度要适当,不可太快,这样不但可以让对方听清楚这样不但可以让对方听清楚所说的每一句话,还
16、可以帮所说的每一句话,还可以帮助说话人自我警醒,避免出助说话人自我警醒,避免出现说错话而没及时发现的情现说错话而没及时发现的情况。另外,说话的语调尽量况。另外,说话的语调尽量做到抑扬顿挫和流畅,给人做到抑扬顿挫和流畅,给人舒服的感觉。舒服的感觉。4最多让来电者稍候最多让来电者稍候7秒钟秒钟 根据欧美行为学家的统计,人的耐性是根据欧美行为学家的统计,人的耐性是7秒钟,秒钟,7秒钟之后就很容易产生浮躁。因此,最多只能让秒钟之后就很容易产生浮躁。因此,最多只能让来电者稍候来电者稍候7秒钟,否则对方很容易产生收线、秒钟,否则对方很容易产生收线、以后再打的想法。如果让来电者等待,则需要说以后再打的想法。
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