档案管理原理与方法课件.ppt

1、1v“档案管理学”所用教材：v1、肖秋惠编著档案管理概论，武汉大学出版社，2009v参考书目：1、陈兆祦，和宝荣，王英玮主编档案管理学基础（第3版），中国人民大学出版社，2005v2、邓绍兴，陈智为编著：档案管理学，首都师范大学出版社，2004v3、傅荣校著：档案管理现代化：档案管理中技术革命进程的动态审视，浙江大学出版社，20022v第一节 档案管理概述v第二节 全宗理论v第三节 档案管理工作的发展与档案管理系统back3v一、档案管理工作的性质和特点v二、档案管理的内容与范围v三、档案管理工作的基本原则v四、档案管理机构及其职责back4v一、档案管理工作的性质和特点v档案管理工作是用科学

2、的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。v（一）工作性质v是国家科学文化事业的组成部分；v是部门各项管理工作的组成部分；v是文献信息管理系统的组成部分。back5v（二）档案管理工作的特点v（1）档案资源积累的缓慢性重视档案保管和保护v档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；v大多数档案是“孤本”，不能随意复制；v档案比一般图书更显珍贵。6唐代开元年间的档案 由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的唐代开元年间档案（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案7v羊皮档案8（2）档案管理过程的阶段性在不同阶段具有不同的特点 档案的流转程

3、序，可分为档案档案室室阶段和档案馆档案馆两个阶段。处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。9v档案在不同阶段的特点：阶段半现行阶段非现行阶段保存地点机关档案室档案馆价值特点参考凭证价值历史文化价值保管期限短期、长期和永久永久服务对象本机关整个社会10（3）档案管理活动对档案形成者的依附性客观上限制了档案交流 档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。来源原则是这一特点的充分体现。11（4）档案管理工作对社会的相对封闭性造成档案保管和利用的矛盾 档案直接关系到形成者的切身利益，

4、关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度封闭期制度。封闭期封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。12v二、档案管理的内容v包括两个方面：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。back13v三、档案管理的范围 不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。（1）按档案内容：分为普通档案和专门档案。普通档案：文书档案。包括党务、政务、机关事务档案；专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的

5、、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。back14v（2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案v一般档案：以文字为表述形式的纸质档案；v特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。特种档案的制成材料、载体和信息存贮方式都不同于普通档案。15（3）按形成单位：分为公务档案和私人档案。：国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理、生产建设、科研活动中形成的档案。私人档案：各行各业著名人物在其个人历史活动中形成的档案，包括家谱、族谱、手稿、书信、日记、照片及反映其生平事迹的传记材料。16v（4）按形成时期：分为古代档案、

6、近代档案、现代档案三种。v古代档案：1840年以前历代形成的档案v近代档案：自1840年至1949年中华人民共和国成立以前形成的档案v现代档案：中华人民共和国建国以后形成的档案17v三、档案管理工作的基本原则v（一）统一领导、分级管理国家全部档案v（二）维护档案的完整与安全v（三）便于社会各方面的利用backv四、档案管理机构及其职能四、档案管理机构及其职能v（一）档案室v档案室的性质、作用和任务v档案室的类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室、企业档案信息中心v（二）文件中心和档案寄存中心v文件中心主要有政府文件中心和商业性文件中心两类v（三）档案馆v国

7、家档案馆、专业档案馆、部门档案馆大型企事业档案档案馆1819v第一节 来源原则与全宗理论v第二节 文件生命周期理论v第三节 档案价值鉴定理论backv来源原则是全宗理论的内核和本质。v全宗理论是对来源原则的应用和发展。20v（一）来源原则v1、来源原则的含义：尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原整理顺序。v2、来源原则的形成与发展v（1）尊重全宗原则来源原则的起源v（2）登记室原则来源原则的正式形成v（3）荷兰手册与1910年布鲁塞尔大会来源原则的理论论证和国际认同v（4）来源原则的国际发展v英国的“档案组合”和美国的“文件组合”v德国的自由来源原则、苏联和中全宗理论21v（5）来源原则

8、遭遇挑战与重新发现v来源原则的重新发现实质上是“新来源观”。v它使来源的含义更加扩展，由以往的实体来源文件形成机关，扩展为相对抽象的“文件形成过程”。即文件在什么条件、为了何种目的、采用怎样的结构形式等各种综合的背景信息。v“新来源观”是来源原则在电子时代的自我适应和发展，它使来源原则在新的信息技术环境里具有广泛的实践意义。22v（二）全宗理论v1、全宗的含义及类型v2、立档单位的构成条件与全宗划分原则v3、立档单位的变化对组织全宗划分的影响v4、全宗理论的适用范围v5、全宗理论的发展v6、我国关于全宗理论的探讨2324v全宗的含义及类型v（一）全宗的含义v全宗是在社会实践中形成的具有有机联系

9、的档案集合体。v（1）全宗是一个有机整体。v（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。v（3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。v（4）全宗是档案的基本管理单位。back25（二）全宗的类型（1）按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。组织全宗：一个能独立行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体；个人全宗：社会著名人物在其活动中形成的档案整体；项目全宗：在某一项活动中形成的档案集合体。26（2）按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。独立全宗：一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体；联合全宗：两个或几个关系密切的立档单位

10、形成的，难以区分而统一管理的档案集合体；汇集全宗：按一定特征组成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体；档案汇集：由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。27v例如:v“某省手工业局、手工业联社联合全宗”v“国民政府联动系统汇集全宗”v“国民政府东北地区铁路交通部门汇集全宗”v“国民政府中国驻外使领馆档案汇集”v“国民政府各银行档案汇集”28立档单位的构成条件与全宗划分原则v（一）立档单位的构成条件v长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为一个全宗。随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现

11、的问题。项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。v与全宗的类型相对应，组织立档单位、个人立档单位、项目立档单位各有其立档条件。back29（1）组织立档单位的构成条件 执行了相对独立的社会职能，以自己的名义对外行文。简言之，要有独立的人事任免权、行文权、财权，一般还具有法人资格。（2）个人立档单位的构成条件 当一个人执行了一种相对独立、比较重要的社会职能，并积累了足够数量的以自己名义署名的文件时，才有资格构成立档单位。（3）项目立档单位的构成条件 项目在本专业领域或一定范围内自成体系并具有相当规模，围绕该项目而产生的档案文件具有相当数量。30v项目立档单位与组织立档单位是交叉的。为了避免

12、档案分散和不必要的重复，需明确项目全宗和组织全宗各自的范围及界线。v综合性档案馆为了全面反映国家和地区的社会实践活动，应以组织全宗为主；v专门档案馆以反映本专业概况和专业技术的发展和变化为目的，应以项目全宗为主；v不止一个单位参加的科技、生产和工程项目，可设置临时机构立档单位，或将该项目档案归入其牵头单位或主管部门的全宗中去。31（二）全宗划分的原则（1）独立性：构成全宗的单位必须具备相对独立的社会职能。（2）关联性：构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。不能人为地、随意地分合。（3）方便性：为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。（4）一致性：对于相同类型立档单位或档

13、案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。32立档单位变化对组织全宗划分影响 组织立档单位的变化有两种情况：根本性变化、基本职能的变化。（一）所谓根本性变化是指立档单位的政治性质、生产关系性质上的变化。在发生根本性变化时，各个历史时期的不同政权、建国前后的政府机关、官僚资本主义企业与社会主义国营企业的档案，各自构成全宗。back33 （2）单位基本职能变化的影响 新成立单位符合立档单位条件的，其档案构成新的全宗；由若干撤销单位合并成一新的立档单位，分别构成全宗；从某一单位分离出去的单位，其档案构成新的全宗；原为一独立单位，后改为一单位的内部组织机构，改变前为一全宗，改变后是另一全宗的组成部分；

14、临时机构一般应纳入其主管单位档案全宗。但临时机构执行的是独立的社会职能，为期时间长，档案数量多，可单独构成全宗。34全宗理论的适用范围（1）在收集工作中的应用。机关档案室的归档工作要求遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；档案馆对档案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的档案作为一整体统一进馆，不得随意分散；（2）在整理工作中的应用。在档案整理工作中，一个全宗的档案作为一个整体，进行系统化整理、分类和排列，档案管理的完整性、系统性得到体现；back35（3）在鉴定工作中的应用。档案鉴定以全宗为基础来权衡全宗内案卷和文件的价值，若离开全宗孤立地鉴别一份文件，则难以判定其价。（4）在

15、保管和统计中的应用。全宗是档案保管和统计的重要单位。（5）在编目工作中的应用。许多档案检索工具都是以全宗为对象编制的。（6）在基础工作中产生的全宗理论不可避免地利用工作产生影响，如阅览室调卷、档案展览、档案编研等都离不开全宗。36全宗理论的发展1、档案管理最初采用的是事由原则，即以档案文件内容来整理组织档案，随着档案数量和种类的增加，来源原则逐渐取代了事由原则。2、来源原则的表现形式是“全宗理论”。3、全宗理论的发端法国最先提出“尊重全宗原则”（1841年）。4、在法国“尊重全宗原则”基础上，普鲁士提出了“登记室原则”（1881年）。5、荷兰档案学家谬勒、裴斯、福罗英于1898年发表档案的管理

16、和整理手册（又称荷兰手册），从理论上论证了来源原则。back3720世纪以来，来源原则进入广泛传播和发展时期：英国：20世纪20年代提出了“档案组合”（Archive Group）；美国：20世纪3040年代提出了“文件组合”（Record Group）；苏联：20世纪2030年代提出了“国家统一档案全宗”概念，后俄罗斯使用“俄联邦档案全宗”概念。并在其2004年档案事业法中规定，档案全宗是“相互之间具有历史联系或逻辑联系的档案文件的总和”。这意味着非同一来源而在内容上具有逻辑联系的档案文件集合体也可构成全宗。德国：布伦内克对来源原则的修正：提出“自由来源”原则，在整理档案时要兼顾“来源”和“

17、事由”。38我国关于全宗理论的探讨问题一问题一：档案数量剧增，全宗规模过大，若拆分全宗，则违背了同一全宗档案不可分散的原则；问题二问题二：科技档案等专门档案怎样按全宗原则管理；问题三问题三：档案馆类型增多，出现综合性档案馆和专门档案馆之间馆藏接收范围的交叉问题，以及全宗的归属问题；问题四问题四：社会经济体制、国家机构改革给全宗划分造成困难和混乱；问题五问题五：计算机技术更加广泛和深入地渗透到档案管理中，电子文件的大量产生，对全宗理论的挑战。back39v我国学者关于全宗理论的观点v（1）关于全宗概念v三种观点：“主体决定说”v “过程决定说”v “全宗集合说”v（2）关于全宗分类v三种分类方法

18、：主体全宗、客体全宗v 理论全宗、实体全宗v 机关全宗、档案馆全宗v 40（3）关于全宗的构成条件在3个基本构成条件：行文权、人事任免权、财权的基础上，增加一个条件：有无法人资格（4）关于全宗理论的实质来源联系？有机联系？41 须根据档案形成规律，既按照来源联系又按照逻辑联系来构成全宗。在特定情况下，为了保持文件之间的有机联系，可突破单一的来源原则范畴，按照逻辑联系来构成全宗。对不同形成规律的档案采用不同的管理方法，体现了全宗理论的实质。42v如何全面认识和理解全宗理论?v全宗理论最先是由哪个国家首先提出的?v全宗的基本含义？v全宗是依据什么来组成的?v全宗理论为什么能取代事由原则成为占据主导

19、地位的档案管理理论？v事由原则适用的范围和层次？v传统的全宗理论在当代有何突破和发展?v全宗理论与来源原则的关系?43案例分析：在某市的一项大型基建活动中，该市的规划局、建设局、某设计院、某大型建筑公司等参与其中，请问在该项目建设过程中形成的档案应如何按全宗理论进行管理？44v文件生命周期理论v产生背景分析：v文件生命周期理论是文件管理的核心理论。文件数量的激增是文件生命周期理论产生的社会背景。20世纪40、50年代文件中心的出现以及人们寻找对其的理论解释是导致文件生命周期理论产生的直接原因。v 随着研究范围的逐渐扩大，人们到对文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理进行了系统研究，客观揭示

20、了文件的运动过程和规律，最终形成了文件管理的核心理论。45文件生命周期理论的含义v 文件生命周期理论认为文件具有一定的生命周期，现行文件从其产生到最终销毁或永久保管是一个完整的生命运动过程。在这一过程中，由于文件价值形态的变化，又可以划分为若干个阶段。文件在每一个阶段因价值形态的不同，保存场所、管理方式及服务对象也不同。文件的价值形态与其保存场所、管理方式及服务对象之间存在内在的对应关系。46v可以从如下三个方面理解文件生命周期理论的含义：v1文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的生命运动过程v 文件的产生、流转，办理完毕后归档保存或销毁，最终移交档案馆永久保存的过程是一个前后衔接、连续统

21、一的生命运动过程。47v2由于文件价值形态的变化，这一生命过程可划分为若干阶段 文件的生命运动具有阶段性特征，从文件价值形态的变化出发，中外档案界一般将文件生命运动的生命阶段划分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段三个阶段。48v3文件在每一个阶段因其具有不同的价值形态，而体现为不同的服务对象、保存场所和管理方式v 现行阶段的文件具有现行效用，处于机关文件的流转过程中，等文件承办完毕以后，则需要根据其价值大小决定是否归档保存或销毁。v 归档保存的文件进入半现行阶段，这一阶段的文件对本机关具有一定参考和凭证价值，保存在本机关档案室或文件中心，主要为本机关服务，具有过渡性。经过鉴定，将其中具有永久保

22、存价值的文件移交档案馆。v 档案馆永久保存的文件进入非现行阶段，非现行阶段的文件对形成机关已经没有现行价值，而主要体现为对整个社会的历史、文化价值。49v文件在不同生命阶段的价值变化分析：v 文件在历经三个阶段的生命运动过程中，其第一价值（即原始价值，对本机关的行政、财务、法律等价值）和第二价值（即档案价值，情报价值、证据价值、历史文化价值）出现了此消彼长的变化。v 在现行阶段，文件主要发挥对机关的现行效用，在机关部门间流转，直到办理完毕，文件主要体现为原始价值；在半现行阶段，部分文件最初仍然具有较高的第一价值，但随着时间的推移，第一价值逐渐衰减，机关的利用需要逐渐减少，部分文件的第二价值开始

23、逐渐显现。50v 在非现行阶段，文件的第一价值丧失而第二价值突出，文件为整个社会提供服务。v 随着文件第一价值的消减和第二价值的增加，文件的保管场所对应地发生了变化，从机关内部到文件中心（或档案室），最终移交到档案馆。文件的服务对象也逐渐由内向外，同时，服务方式经历了一个从封闭到开放的过程。51v文件生命周期理论的产生和发展 “文件生命周期”的概念最早由美国档案学者菲利普布鲁克斯于1940年提出，后来其他国家的档案学者也采用了类似的表述方式。20世纪40、50年代文件中心的出现是文件生命周期理论产生的直接原因。文件中心首先由美国海军部建立，此后被许多国家效仿，其作用是集中保存大量的已经过了现行

24、期，不经常使用但又未到移交档案馆期限的半现行文件，造价低廉而又方便实用，因此备受欢迎。对此，西方档案学者进行了理论上的探索。52v 1950年，英国伦敦大学的罗吉尔艾利斯在第一届国际档案大会上提出了文件运动的“三阶段论”，即现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段，他指出，这三个阶段正好与文件的保管场所办公室、文件中心和档案馆是相吻合的和对应的。v 1974年曾任英国公共档案馆馆长的马勃斯在其出版的专著文件中心的组织一书中吸收了艾利斯的观点，对文件中心与文件运动阶段的对应关系作了进一步系统论述。53v 20世纪80年代，西方档案界对文件生命周期理论的研究趋于成熟，以阿根廷档案学者曼努埃巴斯克斯出版

25、的两部专著文件的选择（1982年）和文件的生命周期（1987年）为典型代表。他强调文件生命周期理论不仅是为文件中心提供理论基础，而且是为了发现文件的阶段运动规律。v 此后，欧美档案学者不再拘泥于将文件生命周期理论仅仅理解为文件中心的理论基础，而是扩展到对整个文件过程的运动规律的研究，为文件的全程管理和各阶段的管理提供了有力的理论依据。54v文件生命周期理论在电子文件时代的补充v文件生命周期的阶段划分和顺序运动规律是否完全适用于电子文件？v 电子文件运动的阶段性特点发生了变化，在各阶段，电子文件的价值形态与相关因素的对应关系也发生了变化。v 传统文件的运动阶段大多是顺序向前的，由一个阶段转入下一

26、个阶段，但电子文件在特殊情况下可能会作逆向运动。传统文件运动阶段之间的界限分明，容易划分，但电子文件往往可能同时处于不同的运动阶段，难以划分各阶段的界限。55v 传统文件在各阶段的价值形态与保管场所、服务对象等相关因素的对应关系不再适用于电子文件。由于对技术、设备和系统的依赖性，以及信息内容与载体的可分离性，电子文件的价值形态可能无法保持与保管场所绝对对应。v 56v“文件连续体”理论的提出v核心思想：强调文件生命运动的整体性和连续性，并将文件保管形式与业务活动和业务环境联系在一起。v 文件连续体思想最初萌生于20世纪40、50年代，基本形成于20世纪80年代，至20世纪90年代，澳大利亚档案

27、学者弗兰克厄普沃德提出了文件连续体管理模式和思想方法。他构造了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。这一坐标体系包括四个坐标轴文件保管坐标轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴。5758v文件连续体理论的创新之处在于：v（1）研究视角独特。它强调的是文件保管形式的变化对文件其他要素的影响，描述了文件从最小保管单位到最大保管单位的运动过程和规律性。v（2）研究方法新颖。采用一个多维坐标轴体系来描述文件的运动过程，将文件运动纳入一个立体、多元的环境之中，考察文件保管形式与价值形态、业务活动及形成者之间的互动关系。v（3）研究的基础在于将文件运动视为一个连续的过程，强化了文档管理的关联性和文件管理的全

28、过程性，更加符合电子文件运动的自身特点。59v文件生命周期理论与文件连续体理论的关系v 文件生命周期理论是文件连续体理论产生的基础和源泉，后者只是对前者的补充和发展。v 在电子文件时代，文件生命周期理论的某些细节可能需要补充和修改，但仍然具有十分广泛的理论指导意义。60v文件生命周期理论是对文件运动规律的客观描述，电子文件具有文件的基本属性，它在载体形式和生成环境方面虽然具有特殊性，但仍然要历经从产生到销毁或永久保存的整个生命周期，电子文件的运动仍然具有一定的阶段性，只不过各阶段的界限模糊，运动特点发生了变化，此外，电子文件的价值形态与相关因素的对应关系虽然已经弱化，但并不是绝对消失。61v什

29、么是档案鉴定？什么是档案鉴定？档案术语词典（国际档案理事会）档案鉴定（appraisal）是：“根据文件的档案价值来决定如何对其进行最后处置的档案工作基本职能，也称为evaluation（评价），review（审查），selection（选择），selective retention（选留）”。档案鉴定是分析和判定档案价值，决定档案是否存毁及其保管期限长短的一项档案业务工作。62v“档案鉴定这项工作，或许是档案工作者全部工作中最困难和最重要的一项专业活动”。詹姆斯罗兹v影响档案价值的两因素：档案自身特点和社会利用需要v 档案鉴定具有的特殊性：预测性主观性决断性不可逆性63v2020世纪以来的西

30、方档案鉴定理论世纪以来的西方档案鉴定理论v年龄鉴定理论v职能鉴定理论v行政官员决定论v文件双重价值理论v利用决定论v苏联的档案鉴定理论v宏观鉴定理论64v年龄鉴定理论（年龄鉴定理论（2020世纪初，德国，迈斯奈尔）世纪初，德国，迈斯奈尔）源于德国档案学者迈斯奈尔1901年提出的“高龄档案应当受到尊重”原则。高龄档案是指产生年代久远的档案。“高龄档案应当受到尊重”原则体现了档案价值鉴定的历史观。在此之前，人们往往是从现实需要出发不断地销毁高龄的历史档案。因此，迈斯奈尔的这一观点在当时产生了颠覆传统的震撼作用。65v年龄鉴定论与档案的禁毁年限年龄鉴定论与档案的禁毁年限v年龄鉴定理论年龄鉴定理论其核

31、心是“档案产生的年代越久远，它的价值就越大”。年龄鉴定理论在世界档案界产生了广泛影响。禁毁年限即源于此。v禁毁年限（禁毁日期）禁毁年限（禁毁日期）早于禁毁年限（禁毁日期）之前产生的文件，禁止进行鉴定，不管其内容、来源、制作方法等如何，均应加以保存。其目的是保护年代久远、数量较少的珍贵档案。66v各国一般选择该国历史上有重大意义且此前所存档案为数不多的年份，如：法国：1830年，国王查理十世逊位。美国：1861年，美国内战爆发。随着时代的发展，禁毁年限往往也发生变化，一般是往后推移。俄国：1811年6月25日，1825年，19世纪下半期67v职能鉴定理论职能鉴定理论 （2020世纪世纪20-30

32、20-30年代，波兰，年代，波兰，卡林斯基）卡林斯基）所谓职能鉴定论，就是按照机关在政府机关体系中的地位和职能的重要性，来确定档案文件的价值及保管期限。机关的地位不同，它所形成的文件价值也不一样。卡林斯基将档案文件分为两类：A A类类和B B类类A类是最高行政机关的文件，要永久保存B类是低级机关的文件，应在保存一定时期后销毁。68v行政官员决定论（行政官员决定论（1922年，英国，英国，詹金逊）詹金逊在其专著档案管理手册中认为，销毁文件应由行政机关自身处理，反对档案人员参与鉴定和销毁文件。主张对销毁文件持极为谨慎的态度。詹金逊的这一鉴定理论被称之为“行政官员决定论”。其核心是将档案人员排除在鉴

33、定工作之外，而主张由文件的形成者行政官员决定档案的命运。讨论：讨论：试分析这种观点的局限性？69v文件双重价值理论（文件双重价值理论（20世纪世纪50年代，美国，谢伦伯年代，美国，谢伦伯格）格）1956年，美国档案学家谢伦伯格在其现代档案原则与技术一书中，提出了公共文件的双重价值理论。谢伦伯格认为，公共文件具有两种不同的价值，即对原机关的原始价值和对其他机关与私人利用者的从属价值。原始价值从属价值70 行政管理价值行政管理价值原始价值原始价值 法律价值法律价值 财务价值财务价值 科技价值科技价值 证据价值证据价值从属价值从属价值 情报价值情报价值 从属价值从属价值衍生于原始价值原始价值，具体体

34、现为证据价值证据价值和情报价值（或研究价值）情报价值（或研究价值）。71v谢伦伯格及其理论贡献谢伦伯格及其理论贡献v谢伦伯格（19031970）祖籍俄国，1903年生于美国堪萨斯州，是美国杰出的档案学者和档案工作者。v长期在美国国家档案馆工作，曾任国家档案馆副馆长兼档案馆处处长，主持制定了美国国家档案馆第一个文件处置期限表。v现代档案原则与技术一书被英国大百科全书列为五种档案学名著之一。v该书提出的“文件双重价值论”为美国档案鉴定奠定了理论基础，谢伦伯格也因此被誉为“美国档案鉴定之父”。这一理论被认为是当今档案学研究中最有系统性的理论之一。72v利用决定论（利用决定论（2020世纪世纪60-7

35、060-70年代，美国）年代，美国）主要代表人物有菲斯本、道勒和芬奇等。核心观点：将学者尤其是历史学家的利用需求视为鉴定档案的最重要标准，强调档案的第二价值。这种理论以学者的需求作为鉴定档案的首要标准，带有很大的片面性。它使档案鉴定脱离了档案的来源，忽视了档案的形成者延续机构记忆的需要。73v苏联的档案鉴定理论苏联的档案鉴定理论（20世纪20-30年代）档案鉴定的四项原则：历史主义原则 党性原则 全面性原则 系统性原则 根据上述原则，苏联还提出了若干档案鉴定的具体标准，如文件内容的价值，全宗构成者的意义等。74v宏观鉴定理论（宏观鉴定理论（2020世纪世纪7070、8080年代以来，德国、年代

36、以来，德国、美国、加拿大）美国、加拿大）德国：德国：汉斯.布鲁斯提出的“社会分析与职能鉴定理论”认为，选为档案的文件应该体现文件产生时期的社会价值，并近而提出“用文件形成者的职能来体现社会价值”。美国美国：海伦.塞姆尔斯提出“文献战略”。加拿大加拿大：特里.库克提出“宏观鉴定战略”。75v社会分析与职能鉴定论的宏观鉴定思想从文件实体转向文件的形成过程。从分析个别文件的性质和特征转向了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程。从根据文件内容价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存。v宏观鉴定体现为在应对大量文件包括电子文

37、件鉴定时，采用批处理鉴定方式。76v总结与评价总结与评价v年龄鉴定论、职能鉴定论、行政官员鉴定论、双重价值鉴定论、利用决定论、社会分析与职能鉴定理论的提出都与当时的档案工作实际需求密切相关，均存在合理性要素。v双重价值理论深入剖析了公共文件所具有的原始价值和从属价值，成为指导当前美国档案鉴定工作制度、程序和方法的基本理论。v行政官员决定论和利用决定论因具有明显的局限性而逐步退出了历史舞台。77社会分析与职能鉴定理论则体现了档案的宏观鉴定思想，适用于对海量文件包括对电子文件的批量鉴定。v特点之一 在档案鉴定的方法层面 使鉴定工作的对象和重点由文件和档案转向其形成者和形成过程，根据文件在机关职能活

38、动中的作用来鉴定其价值。不再从文件的内容出发而是围绕文件形成者的职能、任务和活动展开宏观的鉴定工作。具体应用：加拿大国家档案馆的“宏观鉴定战略”。78v特点之二 在档案鉴定的思想基础层面v认为档案应反映其产生的社会，档案价值与社会发展紧密相关，视档案价值为社会自身价值的反映。v突破了将档案价值理解为文件客体对利用者主题需要满足的的传统档案鉴定思想。79第一节第一节 现代档案的特点现代档案的特点第二节第二节 档案管理工作的发展趋势档案管理工作的发展趋势back数量激增，种类多样来源广泛，内容繁杂载体形式多样化社会对档案的需求增加8081第二节第二节 档案管理工作的发展趋势档案管理工作的发展趋势档

39、案业务工作复杂化 不同门类、不同载体的档案有不同特点，无法采用通用的方法。使档案管理、保管和利用工作复杂化。档案服务方式多样化 服务范围、服务对象扩展，由被动服务转向主动服务档案管理手段现代化 计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术、网络技术等现代技术手段得到应用档案管理方法科学化82v档案管理工作的发展趋势档案管理工作的发展趋势v一、档案管理模式的变革文档管理的一体化和图书、情报、档案管理的一体化v1文档管理的一体化v文档管理的一体化是指，从文书和档案工作的全局出发，实现从文件的制发到归档管理的全过程管理，将文件管理和档案管理融为一体。即将现行文件的产生、归档及档案管理纳入一个管理系统，采

40、取统一的工作制度、程序和方法，而不再将文件管理和档案管理视为两个相互独立、界限分明的管理系统，从而有效地减少了重复劳动，提高了文档管理工作的效率。83v文档一体化具体应包括：v（1）文档实体生成一体化。即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直至被销毁为止的整个生命周期进行全面管理。v（2）文档管理一体化。从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现。v（3）文档信息利用一体化。可直接通过文档检索系统查找所需要的文件或档案。v（4）文档规范一体化。文档一体化要求在公文办理和档案管理中实施统一协调的规范和要求。国务院办公厅、中共中央办公厅和国家档案局都制定了相应的文档管理规范。84v在办

41、公自动化条件下，人们可以轻松的在计算机上起草文件并通过网络进行传输和办理，最后决定是否销毁或归档保存，文件与档案之间不再有明确的界线。利用文档一体化管理软件，人们可以随时将已经处理完毕的文件归档。v在传统的管理模式中，文件管理和档案管理是两个相互独立的阶段，文件办理完毕以后归档整理的周期较长，文件转化为档案有一个明显的过程，在此过程中，不可避免地造成了重复劳动，如文件的重复著录和标引等。85v文档一体化系统是实现电子文件全过程管理和前端控制的重要平台。在文档一体化系统中，可以对电子文件的产生、运转、归档管理或销毁的全过程实施控制和管理，更为重要的是，档案人员可以从系统的设计之初就介入其中，使系

42、统的设计和实施能够体现文件的档案化管理思想，这对于保证电子文件的真实性和完整性极为重要。86v2图书、情报、档案的一体化管理v图书、情报、档案各有其特点，图书具有比较系统的知识体系，情报是用来消除不确定性的特定信息，档案是记录人们社会活动的原始信息，但三者都是信息的重要来源，在功能上可以互补。随着现代信息技术的发展，三者的一体化管理方案将日趋成熟。87v图书、情报、档案一体化的管理模式的优势：v可以提高信息的综合度。可以优化单位的资源配置，实现资源共享。v适应了社会信息化和数字网络环境对于各类信息综合集成的管理需要和利用需要。88v随着计算机技术、网络技术和现代通信技术的发展，两个“一体化”管

43、理的发展趋势日趋明显，相应地，要求档案工作者改革思想观念，开拓视野，积极向纵向和横向延伸。v所谓纵向纵向，是指向前延伸至文件管理，应熟悉文件管理的理论与方法。v所谓横向横向，是指图书与情报管理，档案作为一种独特的信息资源，与图书、情报之间存在密切的联系，档案工作者应该了解图书、情报工作的原理和方法，为三者的一体化管理奠定基础。89v二、档案管理手段的变革数字化和网络化v20世纪中后期以来发生的以计算机技术为代表的现代信息技术革命，使档案管理的方式发生了变革，由传统的手工管理方式向数字化和网络化方向发展。v所谓档案管理的数字化，是指借助计算机技术等现代信息技术，直接生成数字档案信息，或通过数字化

44、技术，将存贮在传统介质上的模拟档案信息转换成数字信息，便于档案信息的网络传输和共享。90v数字化档案的产生主要有两个渠道：v第一，在数字网络环境下（尤其是在办公自动化环境下）直接产生大量的电子文件，通过在线或离线方式归档以后转化成电子档案。v第二，通过馆藏数字化，将原来存贮在纸张、缩微胶片、唱片、录音带、录像带等载体上的档案信息通过数字化处理后转换成数字信息，形成数字档案。数字化档案是实施档案网络化的必要前提。随着互联网的普及，档案管理网络化已是大势所趋。91v档案管理数字化和网络化已经并正在打破长期以来在纸质环境下形成的传统、封闭的档案管理模式，极大地提高了档案管理的效率，为数字环境下档案信

45、息的组织、开发和提供利用奠定基础。92v三、档案管理对象的变革纸质档案与电子文件的长期并存v数千年来，档案管理的主要对象一直是纸质的，人们对纸质档案的特征了如指掌，总结出了主要是针对纸质档案的较为全面、成熟的档案整理、鉴定和保管方式，积累了许多管理经验，并将其提升为档案管理的基本理论。v20世纪中后期以来的现代信息技术革命打破了纸质档案一统天下的格局，以计算机等现代技术为依赖的电子文件得以产生并大量增长，而且在互联网的普及过程中受到越来越广泛的认同，彻底的无纸化办公时代似乎为期不远了。93v问题：纸质档案是否会彻底消失，电子文件是否会完全取代纸张文件呢？94v四、档案管理工作内容的深入由档案实

46、体管理向档案信息组织与管理发展 由于档案原件具有不可替代的凭证性，长期以来，人们对档案实体的收集、整理和保管工作倾注了大量心血和劳动，而对组织和管理档案信息资源有所忽略。v随着信息社会的来临，档案的信息资源属性日益彰显。组织、管理和开发档案信息资源，提供档案信息为社会各界服务是当前社会信息化发展的需要，也是档案管理工作为适应信息化环境而促使自身发展的需要。95v档案管理工作的内容在社会信息化进程中正逐步发生着一个明显的变化，即从对档案实体的管理深入到对档案信息的组织和管理。v档案信息的组织和管理具体涉及档案检索、档案编研和开发利用工作。当前，这几项工作已经发展成为相对独立的档案管理工作。在实践

47、中，我国采取了简化文件实体整理，深化检索的改革措施。我国自2000年以来实施了立卷改革，规定文书档案的整理改“卷”为“件”，旨在简化整理，减少档案人员在档案实体整理环节上付出的劳动和时间，为深化和突出后期的档案检索和开发利用工作提供更充裕的精力和时间。96v五、档案管理机构社会职能的拓展档案馆的公共性和社会化服务将越来越突出v在我国，各级国家档案馆作为法定的保管国家档案资源的管理机构，属于科学文化事业机关，它所应具备的社会化服务功能尚未得到很好的发挥，长期以来，更多地扮演了党和政府的机要部门的角色。在我国政府职能转型和电子政务建设的过程中，加强政府的公共管理职能被普遍关注，与此相应，拓展国家档

48、案馆的社会服务功能，突出其公共性的呼声日益高涨，公共档案馆的名称和概念开始越来越多的被人们使用和认可。97v公共档案馆公共档案馆是由国家设立的，其宗旨是面向社会和所有公民提供全方位的服务，其馆藏主要是国家机构和相关组织在公务活动中形成的公共档案以及其他反映社会各阶层活动的档案材料，其服务对象是全体公民，并为利用者提供良好的阅档环境。98三、档案管理系统档案管理系统及其性质 系统：同类事物组成的整体 档案管理系统，是指为满足利用者需要而建立的，收集和存贮档案材料及经过加工的档案信息，并通过一定的技术装备与技术手段，实现档案管理和信息传递功能的相对独立的有机整体。档案管理系统的构成要素：系统目标、

49、档案资源、设备、方法和功能。档案管理系统具有开放性、主观能动性（自我调整和优化）、与其他信息系统的关联性等特点。99档案管理系统的结构和功能输入子系统：输入子系统：收集和鉴选档案。存贮加工子系统：存贮加工子系统：对档案信息进行揭示、加工与组织，进行系统整理，便于检索和利用。输出子系统：输出子系统：以借阅、检索、咨询等方式向社会提供档案信息服务。反馈子系统：反馈子系统：通过统计和用户研究等方式掌握系统运行及用户需求状况，使档案管理系统不断完善和优化。100档案管理系统输入子系统收集鉴定筛选存贮加工子系统整理保管编目编研输出子系统借阅检索报导反馈子系统统计用户研究101档案管理系统的优化控制统一规

50、划，整体协调。通过系统标准化提高其工作效率。引进先进技术和设备，提高其自动化水平。科学地评价现有系统。保持与外界的联系和沟通。通过对档案管理系统的优化控制，可以使档案管理系统达到结构合理、运行可靠、技术先进、经济合算、效率提高的理想效果。102一、档案管理工作的特点和发展趋势？二、档案管理包括哪两个方面内容？三、档案管理的范围？五、档案管理系统的基本构成及功能？103v档案资源管理，也称档案实体管理，是对档案资源进行有计划的收集、整理和鉴选，建立科学合理的馆藏体系，以满足社会需要的活动。v第一节 档案的收集v第二节 档案的整理v第三节 档案的鉴定v第四节 档案的保管back104v一、档案资源