档案基础整理2022优秀课件.ppt

1、目目 录录档案的基础知识档案的基础知识3档案收集要求档案收集要求2档案整理档案整理1一、档案的基础知识一、档案的基础知识 产品档案：指新产品项目在策划、设计、试验开发验证、标准化管理、产品档案：指新产品项目在策划、设计、试验开发验证、标准化管理、产品的设计更改、公司与产品有关的经验总结、科学研究、技术交流等产品的设计更改、公司与产品有关的经验总结、科学研究、技术交流等过程中形成的各种原始记录过程中形成的各种原始记录 设备档案：公司在设备安装、验收、使用、维护、报废和回收过程中形设备档案：公司在设备安装、验收、使用、维护、报废和回收过程中形成的以及设备厂家随设备提供的各种资料和原始记录成的以及设

2、备厂家随设备提供的各种资料和原始记录 工艺档案：工艺档案是在工艺、工装等规划建设、指导生产和生产技术工艺档案：工艺档案是在工艺、工装等规划建设、指导生产和生产技术管理过程中形成的各种原始记录管理过程中形成的各种原始记录 声像档案：公司各单位和员工在工作活动过程中形成的照片、录像等以声像档案：公司各单位和员工在工作活动过程中形成的照片、录像等以声音和图象为记录形式的各种原始记录声音和图象为记录形式的各种原始记录概念概念一、档案的基础知识一、档案的基础知识档案分类档案分类分分 类类公司档案公司档案分为分为10大大类类文书文书-9财务财务-4人事人事-2实物实物-5声像声像-3电子电子-7产品产品工

3、艺工艺基建基建设备设备-科技科技二、档案的收集二、档案的收集原件原件三笔现象三笔现象签字齐全完签字齐全完整整红色笔红色笔 圆圆株笔株笔 铅笔铅笔.黑色笔描写黑色笔描写齐全完整齐全完整不能缺页不能缺页图图 纸纸A4A4幅面幅面图纸为蓝图图纸为蓝图盖章签字齐盖章签字齐全全大于大于A4A4幅面幅面折叠成折叠成A4A4大大小小传真件或传真件或局局部残缺修整部残缺修整密级保管期限密级保管期限标识密级和标识密级和保管期限保管期限修整修整归档要求归档要求注注意意事事项项签字要正规法律性文件不能描写归档文件要齐全完整,包括附件保管期限与保密期限不同存档性文件尽量不用二次纸文件归档的要求文件归档的要求二、档案的

4、收集二、档案的收集档案归档时间档案归档时间文书文书财务财务每年每年3 3月底月底每年每年4月底月底隔年移交隔年移交实物声像实物声像每年每年4月底月底一季度收一季度收集一次集一次产品产品工艺工艺每年每年4月底月底SOP后后每年每年5月底月底SOP后后每年每年5月底月底安装验收安装验收基建基建每年每年5月底月底竣工验收竣工验收设备设备归档时间归档时间注注意意事事项项各部门和单位根据文件使用情况,确认文件的归档时间另人事档案由人力资源部保管存档二、档案的收集档案的收集 归档的档案必须做到完整、准确，且经过系统整理、编目，文件移交归档的档案必须做到完整、准确，且经过系统整理、编目，文件移交单和移交清单

5、（移交目录）是文件归档和接收的凭证。由归档者填制一单和移交清单（移交目录）是文件归档和接收的凭证。由归档者填制一式两份或若干份，归档时交接双方按清单核查清楚，双方签字，各留一式两份或若干份，归档时交接双方按清单核查清楚，双方签字，各留一份，以备查考。份，以备查考。档案移交手续档案移交手续二、档案的收集二、档案的收集 各类别档案收集的范围，就是各个部门的在日常工作中产生的重要的文件资各类别档案收集的范围，就是各个部门的在日常工作中产生的重要的文件资料。（文件清单）料。（文件清单）文书档案：规章制度、体系文件、红头文件（包括附件、各级批复）、通知、文书档案：规章制度、体系文件、红头文件（包括附件、

6、各级批复）、通知、请示、报告、方案、会议纪要等请示、报告、方案、会议纪要等 设备档案：按主合同里的技术协议（里面的规定收集资料，同时要核对随机设备档案：按主合同里的技术协议（里面的规定收集资料，同时要核对随机资料里面的装箱清单），一般设备资料最少要有两份，验收时归档给主控部门资料里面的装箱清单），一般设备资料最少要有两份，验收时归档给主控部门一份，使用部门一份。一份，使用部门一份。文件收集范围文件收集范围三、档案的整理三、档案的整理档案整档案整理流程理流程鉴定鉴定分类分类装订装订排列排列盖档号章填写填写档号档号著录著录装盒装盒排架排架以件为单位以件为单位整理要点整理要点 按按“件件”装订装订

7、分类分类 排列排列 编号编号（室编件号）（室编件号）编目编目（归档文件目录）（归档文件目录）装盒装盒 排架排架三、档案的整理三、档案的整理（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实体管理。例如：按“保管期限-年度”分类，其最低一级类目为“年度”，编目（归档文件目录）产品档案：指新产品项目在策划、设计、试验开发验证、标准化管理、产品的设计更改、公司与产品有关的经验总结、科学研究、技术交流等过程中形成的各种原始记录声像档案：公司各单位和员工在工作活动过程中形成的照片、录像等以声音和图象为记录形式的各种原始记录依据分类方案

8、和室编件号顺序编制归档文件目录。设备档案：公司在设备安装、验收、使用、维护、报废和回收过程中形成的以及设备厂家随设备提供的各种资料和原始记录注：设备档案中的成册设备资料（如使用说明书、操作规程等），原则上不需破坏原有装订，但对于裸露在资料外的金属装订物必须拆除并按照一线三孔的标准重新装订。注：保管10年的文件可保持原状，归档文件目录用纸采用4 型；一般采取“保管期限年度组织机构（问题）”的复式分类法。（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件；转发文在前，被转发文在后；按“件”装订一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。一般情况：以自然

9、形成的每份文件，为一件。特殊情况：特殊情况：正文与定稿，为一件；正文与定稿，为一件；原件与复制件，原件与复制件，为一件；为一件；正文与附件，为一件；正文与附件，为一件；转发文与被转发文，为一件；转发文与被转发文，为一件；式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件;正文与文件处理单，为一件；正文与文件处理单，为一件；正文与发文稿纸，正文与发文稿纸，为一件；为一件；三、档案的整理三、档案的整理 按“件”装订特殊情况：特殊情况：来文与复文（指请

10、示与批复、报告与批示、函与复函），原来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原则上各为一件，也可合为一件；则上各为一件，也可合为一件；会议记录和会议纪要，原则上各为一件；会议记录和会议纪要，原则上各为一件；一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；新闻报道稿等文件各为一件；归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；重要文件须保留历次修

11、改稿的，正文与历次修改稿各为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件；三、档案的整理三、档案的整理装订前对文件的修整：装订前对文件的修整：整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。料应符合档案保护要求。例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。锈金属物、大纸张折叠。按“件”装订三、档案的整理三、档案的

12、整理注：保管注：保管1010年的文件可保持原状，年的文件可保持原状，已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动装订方式：装订方式：永久、长期保存的案卷装订时必须去除原文件上钉书针、装订夹等铁质装订永久、长期保存的案卷装订时必须去除原文件上钉书针、装订夹等铁质装订材料，用棉线进行装订一是用材料，用棉线进行装订一是用“三孔一线三孔一线”法，左边装订，左下角对齐，适用于厚的法，左边装订，左下角对齐，适用于厚的（超过（超过2020页以上）二是用页以上）二是用“缝纫机缝纫机”轧边法，左边装订，左上角对齐，适用于薄的（不轧边法，左边装订，左上角对齐，适用于薄的

13、（不超过超过2020页）装订后的档案要求，力求整齐、结实、美观页）装订后的档案要求，力求整齐、结实、美观 注：设备档案中的成册设备资料（如使用说明书、操作规程等），原则上不需破坏原有注：设备档案中的成册设备资料（如使用说明书、操作规程等），原则上不需破坏原有装订，但对于裸露在资料外的金属装订物必须拆除并按照一线三孔的标准重新装订。基装订，但对于裸露在资料外的金属装订物必须拆除并按照一线三孔的标准重新装订。基建档案由施工单位和工程部门按要求装订好后建档案由施工单位和工程部门按要求装订好后,归档到档案管理部门。归档到档案管理部门。按“件”装订三、档案的整理三、档案的整理装订顺序装订顺序v 正本在前

14、，定稿在后；正本在前，定稿在后；v 正文在前，附件在后；正文在前，附件在后；v 原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后；v 转发文在前，被转发文在后；转发文在前，被转发文在后；v 复文在前，来文在后；复文在前，来文在后；v 中文版本在前，其它文种版本在后；中文版本在前，其它文种版本在后；v 发文稿纸在前，正文在后；发文稿纸在前，正文在后；v 文件处理单在前，正文在后；文件处理单在前，正文在后；按“件”装订一般采取一般采取“保管期限保管期限年度年度组织机构（问题）组织机构（问题）”的复式分的复式分类法。类法。即先将归档文件按保管期限分类，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类

15、，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构（问题）分类。再在年度下面按机构（问题）分类。采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。分类按年度分类：按年度分类：（1 1）以每年）以每年1 1月月1 1日至日至1212月月3131日为一个自然年度日为一个自然年度（2 2）跨年度形成文件的处理：）跨年度形成文件的处理：请示与批复，放在复文年；请示与批复，放在复文年；规划放在针对的第一年；规划放在针对的第一年；总结、决算、报表，放在针对的最后一年；总结、决算、报表，放在

16、针对的最后一年；会议文件，放在开幕年；会议文件，放在开幕年；两个内容文件，归入主要内容针对的年度；两个内容文件，归入主要内容针对的年度；分类归档文件分类后，遵循归档文件分类后，遵循“事由原则事由原则”为主，参考时间和重要为主，参考时间和重要程度等因素进行排列。程度等因素进行排列。不同保管期限的文件，需分别排列。不同保管期限的文件，需分别排列。不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）序列排列。序列排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。事由

17、之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。中排列在一起。因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。排列产品档案：指新产品项目在策划、设计、试验开发验证、标准化管理、产品的设计更改、公司与产品有关的经验总结、科学研究、技术交流等过程中形成的各种原始记录工艺档案：工艺档案是在工艺、工装等规划建设、指导生产和生产技术管理过程中形成的各种原始记录发文稿

18、纸在前，正文在后；应包括目录封面和归档文件目录二部分。编目（归档文件目录）归档文件目录用纸采用4 型；（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度存档性文件尽量不用二次纸转发文与被转发文，为一件；装订方式：永久、长期保存的案卷装订时必须去除原文件上钉书针、装订夹等铁质装订材料，用棉线进行装订一是用“三孔一线”法，左边装订，左下角对齐，适用于厚的（超过20页以上）二是用“缝纫机”轧边法，左边装订，左上角对齐，适用于薄的（不超过20页）装订后的档案要求，力求整齐、结实、美观工艺档案：工艺档案是在工艺、工装等规划建设、指导生产和生产技术管理过程中形成的各种原始记录规划放在针对的第一年；来文与复文

19、（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原则上各为一件，也可合为一件；不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）序列排列。依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号：档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号：例如：按例如：按“保管期限保管期限-年度年度”分类，其最低一级类目为分类，其最低一级类目为“年度年度”，即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“”开始逐件编号，形成一个流水号。（

20、即每年开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年3 3个流水号）个流水号）编号（室编件号）年度年度流水号流水号档案类别档案类别保管期限保管期限依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。编目（归档文件目录）归档文件目录用纸采用归档文件目录用纸采用4 4 型；型；归档文件目录应装订成册。应包括目录归档文件目录应装订成册。应包括目录封面和归档文件目录二部分。封面和归档文件目录二部分。编目（归档文件目录）将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写

21、档案盒封面、盒脊和将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。备考表。注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内；注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内；同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；装盒盒脊盒脊 年度年度保管期限保管期限机构（问题）机构（问题）起止件号起止件号盒号盒号20102010永久永久办公室办公室1-71-71 1 装盒归档文件装盒后，上架排列归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实案一致，盒脊朝外，便于实体管理。体管理。一般先按保管期限、再按年一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列，具体度、机构或问题排列，具体排列顺序根据分类方案。排列顺序根据分类方案。排架26请多提宝贵意见谢谢！