档案分类与保存年限区分表编订课件.ppt

1、1 1大大 綱綱前言作業依據分類表編製與修正區分表內容架構區分表欄位內容說明區分表編修作業程序常見問題及應注意事項【版權為檔案管理局所有】2 2前 言分類是檔案資訊組織及整理重要工作；分類表是檔案歸類之依據保存年限是檔案清理核心事項；保存年限區分表是判定檔案保存年限之標準做好分類與保存年限區分，才能有效反映檔案保存價值，引導檔案清理處置銷毀或移轉【版權為檔案管理局所有】3 3壹、作業依據-檔案分類檔案分類編案規範第2點 檔案分類原則、層級及標記定義第3點 檔案分類表訂定與檢討修正第4點 檔案分類標記原則第5點 檔案分類標記種類第6點 檔案分類標記編排第7點 檔案類目名稱編訂機關檔案管理作業手冊

2、 第2章 編訂機關檔案分類表 【版權為檔案管理局所有】4 4壹、作業依據-檔案保存年限(一)檔案法第10條 檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存檔案法施行細則第13條 修訂檔案保存年限區分表，認有必要者，應辦理檔案保存價值鑑定機關檔案保存年限及銷毀辦法第2條 區分保存年限應審酌事項第3條 應列永久保存檔案之條件第4條 定期保存檔案年限區分與例外規定第5條 區分表編（修）訂與送審第6條 區分表檢討頻率 【版權為檔案管理局所有】5 5壹、作業依據-檔案保存年限(二)檔案保存價值鑑定規範第20點 因訂（修）定檔案保存年限區分表辦理檔案保存價值鑑定，檔案鑑定報告應併同送檔案管理

3、局機關檔案管理作業手冊 第3章 編訂機關檔案保存年限區分表機關共通性檔案保存年限基準政風、主計、人事、行政等4類，適用各機關輔助單位戶政、地政、稅務等12類，適用業務性質相同機關【版權為檔案管理局所有】6 6貳、分類表編製(一)步驟1：檔案管理單位編訂初稿步驟2：分類表送核 步驟3：分類表電子檔送交 【版權為檔案管理局所有】7貳、分類表編製(二)步驟1：檔案管理單位編訂初稿u分類表涵蓋項目分類號類目名稱備註【版權為檔案管理局所有】8 貳、分類表編製(三)步驟1：檔案管理單位編訂初稿u 決定分類架構採機關組織架構依業務職掌或性質u 區分類目層級最多5層級(類綱目節項)層級依業務繁複程度而定p 各

4、類層級可不同各層級數總計不超過20位元【版權為檔案管理局所有】9 貳、分類表編製(四)步驟1：檔案管理單位編訂初稿u分類標記編排明瞭、易寫、易記、具伸縮性及邏輯性採純數字、純文字或混合採單碼制、多碼制或混合制u擇定分類表編製方式個別編製（僅分類表）與機關檔案保存年限區分表結合編製（有分類表及保存年限）【版權為檔案管理局所有】10貳、分類表編製(五)步驟1：檔案管理單位編訂初稿u類目編訂類目名稱以2至9個字數為宜類目名稱應涵蓋周延，具體明確同一層級類目間具互斥性上下層級類目具關聯性個案或單一事件不宜列為類目名稱同一類目依重要程度不同細分類目（採結合編製者）綜合性業務置於各類目之前，其他業務置於各

5、類目之後【版權為檔案管理局所有】1111貳、分類表編製(六)步驟2：分類表送核 請業務單位表示意見p檢視業務是否納入分類表p類目是否反映業務內涵核准實施u個別編製者陳機關首長核准後，擇期實施u結合編製者陳機關首長後，依規定程序函送檔案管理局審核通過後，擇期實施【版權為檔案管理局所有】1212貳、分類表編製(七)步驟3：分類表電子檔送交 檔案分類表電子檔轉出送檔案管理局-轉入機關檔案管理訊網形式：p離線（如儲存於磁片、光碟等電子儲存媒體）p線上方式【版權為檔案管理局所有】13貳、分類表修正修正作法：視機關組織或業務更動情形，於分類表註記資料並定期彙整。研商修正p檔案管理單位會請業務單位研商p邀請

6、上級機關、相關機關或學者專家參與（必要時）類目新增或合併者，新舊分類號註記對照 研提分類表修正初稿後-送業務單位表示意見-核准-完成修正-分類表修正電子檔送交p 個別編製者，經機關首長核准後，擇期實施。p 結合編製者，機關依規定程序函送檔案管理局審核通過後，擇期實施。【版權為檔案管理局所有】14參、區分表內容架構(一)名稱個別編製：（機關全銜）檔案保存年限區分表與分類表結合編製：（機關全銜）檔案分類及保存年限區分表編製說明編製目的、過程適用範圍類目層級結構、分類標記（結合編製者）修正原因及重點實施日期、注意事項【版權為檔案管理局所有】15欄位 分類號（結合編製者）項目名稱或類目名稱（結合編製者

7、）內容描述（新增）保存年限 清理處置（新增）基準項目編號 備註參、區分表內容架構(二)【版權為檔案管理局所有】16參、區分表內容架構(三)修正前區分表架構待精進處無法呈現業務內涵，影響檔案保存年限判定 缺乏事前鑑定機制，清理處置作業耗時費力 修正後區分表架構納入事前鑑定，順遂清理作業增列內容描述，彌補類目名稱描述不足增列清理處置，引導後續檔案清理工作請配合GRS註記基準項目編號，依循共同性標準【版權為檔案管理局所有】17個別編製（參考範例）個別編製（參考範例）保存年限保存年限：永久項目項目名稱名稱內容描述內容描述清理處清理處置置基準項目基準項目編號編號備註備註本機關法令及釋疑本機關主管之法規命

8、令、行政規則、解釋函之制（訂）定、修正與廢止機關永久保存061301-1保存年限保存年限：50年各類獎章核頒辦理本機關請頒名冊及核定等相關文件依規定程序銷毀040508-3保存年限保存年限：20年檔案清查辦理本機關檔案清查計畫、報告、盤點及銷毀執行之相關文件依規定程序銷毀060604-3貪瀆查處辦理本機關人員涉及貪瀆案件之檢舉、調查及檢舉獎金申請等相關文件屆期後鑑定010303-1010304-1【版權為檔案管理局所有】18結合編製（參考範例）結合編製（參考範例）分類號分類號類目類目名稱名稱內容描述內容描述保存保存年限年限清理清理處置處置基準基準項目項目編號編號備註備註類綱目01人事類01綜合

9、業務01組織法規本機關組織法規、編制表、處務規程、分層負責明細表等相關文件永久機關永久保存04020102首長交接本機關首長交接公文及交接清冊等相關文件20屆期後鑑定04010202路網規劃類01環境影響評估01審查委員會業務環境影響評估審查委員會設立、委員聘任及改組等相關文件5依規定程序銷毀02追蹤及查核業務環境影響評估之追蹤、監督及查核等相關文件永久列為國家檔案【版權為檔案管理局所有】19肆、區分表欄位內容 說明(一)分類號(結合編製者)層級以不超過5級為原則 （類、綱、目、節、項）項目名稱或類目名稱(結合編製者)涵蓋周延、具體明確 字數2至9字為宜【版權為檔案管理局所有】20肆、區分表欄

10、位內容 說明(二)內容描述 例：賦稅署-所得稅類/租稅獎勵綱/綜合業務目/租稅獎勵政策節租稅法令政策推動相關文件訂（修）定租稅獎勵相關法規、解釋函（令）及請各地區 國稅局配合研訂因應處理原則等相關文件 例：臺北市政府消防局 -消防類/緊急救護綱/救護規劃目/機構聯繫協調節與其他機構聯繫協調事務與緊急醫療救護諮詢委員會、北區醫療網緊急醫療組及各 相關機構間業務推動及協調聯繫等相關文件【版權為檔案管理局所有】肆、區分表欄位內容說明(三)內容描述21小叮嚀：無字數無字數限制限制，惟不宜過多，得以呈現業務內容即可【版權為檔案管理局所有】22肆、區分表欄位內容 說明(四)保存年限 永久保存與定期保存 定

11、期保存：1、3、5、10、15、20、25、30年 例外情形GRS定期保存之檔案經微縮、電子或其他方式 儲存者，得調整期檔案原件之保存年限 【版權為檔案管理局所有】23肆、區分表欄位內容說明(五)清理處置清理處置清理處置列為國家檔案列為國家檔案機關永久保存機關永久保存依規定程序依規定程序銷毀銷毀屆期後鑑定屆期後鑑定永久保存永久保存定期保存定期保存【版權為檔案管理局所有】24肆、區分表欄位內容說明(六)清理處置方式依規定程序銷毀-定期保存檔案屆期後，編製銷毀目錄，送會業務單位後，依 規定程序函送檔案局審核屆期後鑑定-檔案保存價值難於編訂區分表時判定，故先暫定其保存年 限，於屆期後辦理鑑定，確認全

12、類或個案需否延長保存年限 需延長保存年限者，於檔案管理資訊系統修正檔案保存年限，並適時修訂區分表 不需延長保存年限者，依規定辦理銷毀作業機關永久保存-具永久保存價值之檔案，但未具有列為國家檔案價值者，由機關自行永久保存列為國家檔案-具永久保存價值之檔案，具有列為國家檔案價值者，於屆滿 移轉期限後，依相關規定辦理移轉作業【版權為檔案管理局所有】25肆、區分表欄位內容 說明(七)基準項目編號：GRS 之運用（例）適用範圍 基準所定者為最低保存年限及最低等級之清理處置方式（但不得自行調整為列為國家檔案）檔案保存年限區分表已核定者重新檢視保存年限低於基準者，請修正之簽陳權責長官核定，免再層報檔案局審核

13、 檔案保存年限區分表未送審核者參考GRS所定年限編訂 基準項目編號註記【版權為檔案管理局所有】26肆、區分表欄位內容 說明(八)基準項目編號註記 一對一 人事類基準 區分表項目項目編號編號項目項目內容描述內容描述保存保存年限年限清理處清理處置置040102首長交接首長交接公文及表冊20年屆期後鑑定類類 綱綱 目目 類目類目名稱名稱內容描述內容描述保存保存年限年限清理清理處置處置基準項基準項目編號目編號07人事類01綜合業務01首長交接首長交接公文及表冊20年屆期後鑑定040102【版權為檔案管理局所有】27肆、區分表欄位內容說明(九)基準項目編號註記 一對多人事類基準 區分表項目項目編號編號項

14、目項目內容描述內容描述保存保存年限年限清理處清理處置置040201組織法規本機關或所屬機關（構）組織法規、員額配置、編制表、組織職掌、處務規程、辦事細則、分層負責明細表公文 永久機關永久保存040203職務歸系職務歸系（含機關名稱、代號職務編號或所在單位異動與職務說明書）與註銷公文及表冊50年依規定程序銷毀類類 綱綱 目目 類目名類目名稱稱內容描述內容描述保存保存年限年限清理清理處置處置基準項目編基準項目編號號07人事類02組織編制01組織法規、職務歸系本機關組織法規、員額配置、編制表、處務規程及職務歸系等公文及表冊永久機關永久保存040201040203【版權為檔案管理局所有】28肆、區分表

15、欄位內容說明(十)基準項目編號註記 一對多 人事類基準 區分表項目編號項目編號項目項目內容描述內容描述保存保存年限年限清理處置清理處置040803復審、再審議、司法救濟 -1提起再審議或向司法機關請求救濟公文及事證資料20年屆期後鑑定 -2提起復審公文及事證資料20年依規定程序銷毀040804申訴、再申訴提起申訴、再申訴公文及事證資料10年依規定程序銷毀類類綱綱目目類目類目名稱名稱內容描述內容描述保存保存年限年限清理處清理處置置基準項目基準項目編號編號07人事類02保障01行政及司法救濟提起申訴、再申訴、復審、再審議或向司法機關請求救濟公文及事證資料25年屆期後鑑定040803-1040803

16、-2040804【版權為檔案管理局所有】29肆、區分表欄位內容說明(十一)基準項目編號註記部分對應 人事類基準 區分表項目項目編號編號項目項目內容描述內容描述保存保存年限年限清理處清理處置置備註備註041302人事服務 -2編印通訊錄（職員錄）、法令宣導、識別證、申請在（離）職證明文件等公文及資料1年依規定程序銷毀通訊錄（職員錄）至少應永久保存1份類類綱綱目目類目類目名稱名稱內容描述內容描述保存年保存年限限清理處清理處置置基準項基準項目編號目編號備註備註07人事類03人事管理02人事服務編印通訊錄（職員錄）、法令宣導、申請在（離）職證明文件、他機關技工工友職缺通知等相關文件3年依規定程序銷毀通

17、訊錄（職員錄）至少應永久保存1份不用填喔【版權為檔案管理局所有】30肆、區分表欄位內容說明(十二)備註該類目檔案保存其他需要補充之事項應於備註欄註記保存年限計算有特殊情形者，如保存年限自物品報廢之日起算、本機關出版品至少應永久保存1份不宜於備註欄註記不宜於備註欄填列該類目檔案內容之補充說明類目名類目名稱稱內容描述內容描述備註備註車輛管理車輛使用、維護及檢驗等紀錄及相關文件含車輛肇事理賠紀錄類目名類目名稱稱內容描述內容描述(修正後修正後)備註備註(修正後修正後)車輛管理辦理本機關車輛使用、維護、檢驗及肇事理賠等紀錄及相關文件保存年限自善後處理完畢之日起算【版權為檔案管理局所有】31伍、區分表編修

18、作業程序(一)區分表編（修）訂時機新機關成立機關業務調整-新增、移撥其他機關及不再辦理之業務法定檢討期限-至少每10年一次 依GRS修正-簽陳權責長官核定後實施，免報檔案局審核【版權為檔案管理局所有】32伍、區分表編修作業程序(二)步驟1：組成編訂工作小組步驟2：研析機關組織及業務功能步驟3：編訂區分表初稿步驟4：層送檔案局審核【版權為檔案管理局所有】33伍、編修作業程序(一)步驟1：組成編訂工作小組 小組成員 由機關檔案管理單位邀集各業務單位代表組成編訂工作小組，必要時，得邀請上級機關代表或學者專家參與主要任務分類體系是否妥適？區分表含括業務內涵是否完整？確認類目名稱與內容描述是否精確、周延

19、？內容描述文字呈現是否可使內部或外部使用者瞭解檔案內容？宏觀分析檔案的保存價值【版權為檔案管理局所有】34伍、編修作業程序(二)步驟2：研析機關組織及業務功能2-1 蒐整研析相關資料組織法規及編制表、辦事細則、分層負責明細表、業務等相關法令年度計畫與報告預算年報與大事紀民意機關答詢報告【版權為檔案管理局所有】35伍、編修作業程序(三)步驟2：研析機關組織及業務功能2-2 宏觀分析本機關與相關機關職能本機關職能分析（例）與他機關職能之關聯（例：賦稅署）【版權為檔案管理局所有】36財政部賦稅署職能宏觀分析賦稅署財政部財政部財稅資料中心稅捐稽徵機關稅捐稽徵機關稅捐稽徵機關研議稅法制度提供稅務資訊支應

20、財政需要設計各項資訊系統指揮督導執行分析與上級機關財政部職能之關聯與財政部所屬財稅資料中心職能之關聯與財政部所屬各國稅局職能之關聯與縣（市）政府稅捐稽徵處職能之關聯【版權為檔案管理局所有】37伍、編修作業程序(四)步驟2：研析機關組織及業務功能2-3 協同業務單位評估核心職能及各職能 關聯性 主要工作範圍、作業流程、文件類型 業務對團體或個人權益之影響【版權為檔案管理局所有】38伍、編修作業程序(五)步驟3：編訂區分表初稿 3-1 召開小組會議研商 確立編製方式 區分具體業務項目及訂定保存年限原機關職能分析原機關區分表 參考機關共通性檔案保存年限基準（GRS）依檔案局核復檔案移轉或銷毀審核意見

21、，回饋修正區分表【版權為檔案管理局所有】39伍、編修作業程序(六)步驟3：編訂區分表初稿 3-2 必要時配合辦理事項 -檔案內容審查 檢視區分表初稿內容是否能有效呈現業務內涵 -研析檔案使用情形 對於使用時效較長之檔案，應配合訂定適宜之保存年限 -辦理檔案保存價值鑑定【版權為檔案管理局所有】伍、編修作業程序(七)步驟4：層送檔案管理局審核 4-1 送審程序40中央一、二級機關省政府、省諮議會、直轄市政府及議會、縣（市）政府及議會由各該機關送由各該機關送交交中央三級以下機關由上級中央二級機關彙由上級中央二級機關彙整送交整送交【版權為檔案管理局所有】41伍、編修作業程序(八)步驟4：層送檔案局審核

22、 4-2 上級機關應進行初審 4-3 送審資料區分表辦理檔案保存價值鑑定者，應併同送交鑑定報告【版權為檔案管理局所有】陸、常見問題及應注意事項(一)常見問題分類層級未具關聯性或層級關係不明確、分類過粗或過細、區分表未能含括機關職掌業務項目類目名稱各層級類目名稱過於相近或未具互斥性、過於冗長、未具體明確內容描述與類目名稱不符、與類目名稱相同或過於簡略、未呈現機關於該項業務之權責、未呈現業務內容重點保存年限業務性質相似，保存年限卻不一致、保存年限不妥適、不符合GRS規定年限清理處置保存年限與清理處置方式不相對應、清理處置未盡妥適基準項目編號未填列或對應錯誤42【版權為檔案管理局所有】43類綱目類目

23、名稱4人事類1考訓1 考績獎懲2 訓練進修3 退休撫卹退休撫卹分類層級未具關聯性或層級關係不明確類 綱 目 類目名稱2植物保護類植物保護類1林政管理2林務推廣及綠美化3野生動物登記4野生動物保育未具關聯性不宜放在考訓綱類目名稱宜修改為林業及動物保護類【版權為檔案管理局所有】44類 綱 目 類目名稱內容描述4人事類1考訓1 考績獎懲年終考績、平年終考績、平時考核、重大時考核、重大及一般獎懲等及一般獎懲等相關文件相關文件分類過粗類 綱 類目名稱2統計類1他機關普查表冊他機關普查表冊2他機關抽樣調查他機關抽樣調查3他機關公務統計他機關公務統計4他機關統計報告他機關統計報告內容過於龐雜，且保存年限長短

24、不一宜再區分類目此4綱建議整併為他機關調查統計綱分類過細【版權為檔案管理局所有】45區分表未能含括機關職掌業務項目類 綱 目 類目名稱1民政類 1 自治行政01 公共造產 02 行政區域劃分及里鄰調整 2 戶政01 戶籍登記02 道路命名及門牌編訂 3 宗教禮儀01 宗教團體登記02 殯葬設施 4 兵役 分層負責明細表中列有：外籍配偶生活輔導班規劃與執行、生育津貼發放業務規劃與執行區分表中卻未列。編訂區分表時，應檢視機關組織規程、辦事細則或分層負責明細表等所列工作項目及內容，確認各項業務文件均有適當之類號可供使用！【版權為檔案管理局所有】陸、常見問題及應注意事項(二)常見問題分類層級未具關聯性

25、或層級關係不明確、分類過粗或過細、區分表未能含括機關職掌業務項目類目名稱各層級類目名稱過於相近或未具互斥性、過於冗長、未具體明確內容描述與類目名稱不符、與類目名稱相同或過於簡略、未呈現機關於該項業務之權責、未呈現業務內容重點保存年限業務性質相似，保存年限卻不一致、保存年限不妥適、不符合GRS規定年限清理處置保存年限與清理處置方式不相對應、清理處置未盡妥適基準項目編號未填列或對應錯誤46【版權為檔案管理局所有】47類 綱 目 類目名稱01秘書類01綜合業務綜合業務99其他秘書類其他秘書類綜合業務綜合業務類目名稱過於相近或未具互斥性內容相近，未具互斥性請妥適整併或依業務 內容予以修正類 綱 目 類

26、目名稱01土地建物管理03土地建物各土地建物各項登記項登記04土地建物更土地建物更正登記正登記內容部分重複，未具互斥性請妥適整併或依業務內容予以修正【版權為檔案管理局所有】48類目名稱過於冗長字數以2-9字為原則建議類目名稱修正為觀光宣傳資料整編重要指的是？是否另有一般事項？應於內容描述中敘明重要事項之具體內容，並盡量避免類此不夠具體之描述類目名稱類目名稱觀光文宣、摺頁及書刊手冊之規劃編印、發行及推展類目名稱未具體明確類目名稱類目名稱區段徵收重要案件土地開發重要業務【版權為檔案管理局所有】陸、常見問題及應注意事項(三)常見問題分類層級未具關聯性或層級關係不明確、分類過粗或過細、區分表未能含括機

27、關職掌業務項目類目名稱各層級類目名稱過於相近或未具互斥性、過於冗長、未具體明確內容描述與類目名稱不符、與類目名稱相同或過於簡略、未呈現機關於該項業務之權責、未呈現業務內容重點保存年限業務性質相似，保存年限卻不一致、保存年限不妥適、不符合GRS規定年限清理處置保存年限與清理處置方式不相對應、清理處置未盡妥適基準項目編號未填列或對應錯誤49【版權為檔案管理局所有】50類目名稱與內容描述不符-涵蓋性不足類目名類目名稱稱內容描述內容描述文書管理一般文書管理及檔案檢調、應用業務等相關文件類目名稱涵蓋性不足建議類目名稱修改為文書及檔案管理類目名稱與內容描述不符-未具關聯性類目名類目名稱稱內容描述內容描述法

28、規及釋疑演習預算、經費、評鑑等相關文件畸零地合併畸零地證明等相關文件請依實際業務內容妥適修正【版權為檔案管理局所有】51類目名稱與內容描述相同或過於簡略類目類目名稱名稱內容描內容描述述工會管理工會管理農藥管理農藥管理業務工作計畫工作計畫相關文件內容描述（修內容描述（修正後）正後）辦理工會會籍清查、會務評鑑、財務查核業務等相關文件辦理農藥種類數量調查、偽劣農藥取締、農業品質管理抽驗及農藥違法案件行政處分等相關文件辦理本機關施政計畫與重要專案計畫擬定、陳報等相關文件內容描述欄儘可能敘明機關辦理該項業務活動內容，如本機關於該項業務之權責、業務涉及對象、執行重點、範疇或含括之資料類型、重要案名等訊息【

29、版權為檔案管理局所有】52內容描述未呈現機關於該項業務之權責類目類目名稱名稱內容描內容描述述保存年限保存年限訓練與講習訓練講習計畫、通知、表冊等相關文件人事類GRS*本機關主辦：10年*他機關主辦：3年國際性體育活動籌辦國際性體育活動之籌備、執行與成果等相關文件30年或永久保存 機關究係主辦、協辦或接受上級機關指示，影響保存年限判定及清理處置內容描述內容描述（修正後）（修正後）保存保存年限年限（修正（修正後）後）本機關收受他機關舉辦之訓練講習計畫、通知及本機關參加人員表冊等相關文件3年本機關配合上級機關辦理國際性體育活動之籌備、執行與成果等相關文件10年【版權為檔案管理局所有】53內容描述未呈

30、現機關於該項業務之權責類目類目名稱名稱內容描內容描述述保存年限保存年限養殖漁業發展養殖漁業發展政策規劃、擬訂等相關文永久保存 機關究係主辦、協辦或接受上級機關指示，影響保存年限判定及清理處置內容描述內容描述（修正後）（修正後）保存保存年限年限（修（修正後）正後）本機關收受各區漁會養殖漁業發展政策規劃、擬訂等相關文件15年【版權為檔案管理局所有】陸、常見問題及應注意事項(四)常見問題分類層級未具關聯性或層級關係不明確、分類過粗或過細、區分表未能含括機關職掌業務項目類目名稱各層級類目名稱過於相近或未具互斥性、過於冗長、未具體明確內容描述與類目名稱不符、與類目名稱相同或過於簡略、未呈現機關於該項業務

31、之權責、未呈現業務內容重點保存年限業務性質相似，保存年限卻不一致、保存年限不妥適、不符合GRS規定年限清理處置保存年限與清理處置方式不相對應、清理處置未盡妥適基準項目編號未填列或對應錯誤54【版權為檔案管理局所有】55類 綱 目 類目名稱保存年限4社會工作類1婦女福利1婦女保護、收容、安置102兒童福利1兒童保護、收容、安置53老人福利1老人保護、收容、安置永久永久5人事類1他機關法令及釋疑56主計類1他機關法令及釋疑20業務性質相似，保存年限卻不一致同樣是保護、收容、安置業務，保存年限應一致同樣是他機關法令及釋疑業務，保存年限應一致【版權為檔案管理局所有】56保存年限訂定未盡妥適某縣政府類目

32、名稱考績(成)，保存年限20年某縣政府類目名稱行政救濟之處理、國家賠償處理、地價異議處理，保存年限10年涉本機關同仁權益，依據人事類檔案保人事類檔案保存年限基準表存年限基準表，調整保存年限為永久永久涉爭議處理或民眾權益者，保存年限不宜低於不宜低於15年年【版權為檔案管理局所有】陸、常見問題及應注意事項(五)常見問題分類層級未具關聯性或層級關係不明確、分類過粗或過細、區分表未能含括機關職掌業務項目類目名稱各層級類目名稱過於相近或未具互斥性、過於冗長、未具體明確內容描述與類目名稱不符、與類目名稱相同或過於簡略、未呈現機關於該項業務之權責、未呈現業務內容重點保存年限業務性質相似，保存年限卻不一致、保

33、存年限不妥適、不符合GRS規定年限清理處置保存年限與清理處置方式不相對應、清理處置未盡妥適基準項目編號未填列或對應錯誤57【版權為檔案管理局所有】58保存年限與清理處置方式不相對應保存年限為永久永久保存保存者，清理處置僅能為：列為國家檔案或機關永久保存保存年限為定期定期保存保存者，清理處置僅能為：屆期後鑑定或依規定程序銷毀類目類目名稱名稱保存保存年限年限清理處清理處置置工廠登記永久依規定程序銷毀幼兒園立案登記永久屆期後鑑定類目類目名稱名稱保存保存年限年限清理處清理處置置國家賠償處理30機關永久保存請頒服務獎章50機關永久保存清理清理處置處置（修正（修正後）後）機關永久保存機關永久保存清理清理處

34、置處置（修正（修正後）後）屆期後鑑定依規定程序銷毀【版權為檔案管理局所有】59清理處置建議未盡妥適某縣政府類目名稱屠宰場設立登記，保存年限永久，清理處置列為國家檔案某縣政府類目名稱重大產業發展計畫，保存年限永久，清理處置機關永久保存此登記業務為縣政府權責，具機關重要行政稽憑價值，無需列入國家檔案，清理處置改為機關永久保存機關永久保存考量這類檔案可反應地方產業發展歷史，具歷史價值，清理處置改為列為國家檔案列為國家檔案【版權為檔案管理局所有】陸、常見問題及應注意事項(六)常見問題分類層級未具關聯性或層級關係不明確、分類過粗或過細、區分表未能含括機關職掌業務項目類目名稱各層級類目名稱過於相近或未具互

35、斥性、過於冗長、未具體明確內容描述與類目名稱不符、與類目名稱相同或過於簡略、未呈現機關於該項業務之權責、未呈現業務內容重點保存年限業務性質相似，保存年限卻不一致、保存年限不妥適、不符合GRS規定年限清理處置保存年限與清理處置方式不相對應、清理處置未盡妥適基準項目編號未填列或對應錯誤60【版權為檔案管理局所有】61陸、常見問題及應注意事項 (七)本機關制訂之法令應永久保存，他機關函知者則為定期保存 具個案性質者，宜採分立案名方式處理 機密檔案應依業務內容歸於適當類目，不應另立類目 綜合業務與其他 綜合性業務應置於各層級類目之前 各層級之後得增列其他類目，保存年限不宜過長，建議3或5年較適宜 同一

36、類目層級，有綜合業務，建議就不要有其他，因業務內容實難以區隔，未具互斥性【版權為檔案管理局所有】62陸、常見問題及應注意事項 (八)用語或欄位錯誤，如內容描述欄為檔案描述，保存年限欄，屬永久保存者為99 區分表前應增列封面，並逐頁編列頁碼 區分表編製說明 如為修訂者，請增列修正重點 實施日期：-寫法：本表經檔案管理局審核通過後擇期實施-建議以新年度1月1日起實施【版權為檔案管理局所有】63更多可供參考之資訊 檔案管理局全球資訊網(檔管人員)/檔案法規/作業規定/作業須知、案例及表格/檔案管理局機關檔案保存年限區分表審核作業須知 檔案管理局全球資訊網(檔管人員)/檔案法規/作業規定/作業須知、案例及表格/機關檔案保存年限區分表（含新增欄位）參考範例 檔案管理局全球資訊網(檔管人員)/下載專區/保存年限/機關共通性檔案保存年限基準(GRS)運用指引陸、常見問題及應注意事項 (九)【版權為檔案管理局所有】64柒、結語 每個人，都在寫歷史；檔案管理，在為歷史留下見證區分表是判定檔案保存價值、決定檔案存毀的第一關，必須審慎編訂完善的區分表，可發揮導引檔案清理的功能，讓檔案保存達到去蕪存菁的效益【版權為檔案管理局所有】65感謝聆聽，敬請指教！【版權為檔案管理局所有】