业主方工程项目管理组织技能课件.ppt
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- 业主 工程项目 管理 组织 技能 课件
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1、业主方工程项目管理的组织技能业主方工程项目管理的组织技能上海世博土地控股有限公司上海世博土地控股有限公司 何清华何清华 博士博士同济大学建设管理与房地产系同济大学建设管理与房地产系 副教授副教授上海科瑞建设项目管理有限公司上海科瑞建设项目管理有限公司 总经理总经理 业业 主主 的的 集集 成、控成、控 制制 能能 力力 是是 项项 目目 建建 设设 成成 败败 的的 关关 键键 如何提高业主的集成、控制能力如何提高业主的集成、控制能力 业业 主主 项目实施的总组织者项目实施的总组织者项项 目实施的总集成者目实施的总集成者 项项 目目 的的 成成 败败 组组 织织 能能 力力 计划计划 能能 力
2、力 管管 理理 能能 力力 控控 制制 能能 力力 协协 调调 能力能力 沟通沟通 能能 力力项项 目目 任任 务务 能能 否否 顺顺 利利 完完 成成项项 目目 目目 标标 能能 否否 得得 到到 控控 制制?传传 统统 的的 思思 维维 技技 术术 经经 济济 管管 理理 组组 织织 项项 目目 任任 务务 能能 否否 顺顺 利利 完完 成成项项 目目 目目 标标 能能 否否 得得 到到 控控 制制?组组 织织 管管 理理 经经 济济 技技 术术目标决定组织,目标决定组织,组织是目标能否实现的决定性因素组织是目标能否实现的决定性因素!项目管理和目标控制的基本原理项目管理和目标控制的基本原理
3、值得深入思考值得深入思考 不管最终选择了什么样的组织模式,不管最终选择了什么样的组织模式,都必须建立一系列正式的渠道,以便组织中都必须建立一系列正式的渠道,以便组织中的个人能清楚地认识到自己在工作流程中的的个人能清楚地认识到自己在工作流程中的职权、职责以及应该对谁负责职权、职责以及应该对谁负责。职权(职权(authority):赋予个人(或个人所在的职位)可赋予个人(或个人所在的职位)可 以对下属作出最终决定的权力以对下属作出最终决定的权力职责(职责(responsibility):为使组织中的个人工作有效必为使组织中的个人工作有效必 须承担的责任须承担的责任负责(负责(accountabil
4、ity):对圆满完成某一特定任务负对圆满完成某一特定任务负 有完全责任的一种状态有完全责任的一种状态 组织中分工与协作的双重需要就被看作组织中分工与协作的双重需要就被看作相互矛盾的,是同一事务的两个对立面,常相互矛盾的,是同一事务的两个对立面,常常让人进退两难。常让人进退两难。大多数管理者用大多数管理者用 集权分权来描述集权分权来描述这种两难境地。分工越多,在不同部门的协这种两难境地。分工越多,在不同部门的协作越难。作越难。管理者在寻求集权和分权的平衡点过管理者在寻求集权和分权的平衡点过程中遇到挑战程中遇到挑战。组织策划的主要内容组织策划的主要内容组组 织织 策策 划划组织结构模式组织结构模式
5、任任 务务 分分 工工管理职能分工管理职能分工组织组织结构结构策划策划工作流程组织工作流程组织信息流程组织信息流程组织流程流程 组织组织策划策划反思反思?由于组织目标、资源和环境由于组织目标、资源和环境的差异,为所有的组织找出一个的差异,为所有的组织找出一个理想的结构是非常困难的。实际理想的结构是非常困难的。实际上,组织甚至可能不存在一个理上,组织甚至可能不存在一个理想结构。想结构。没有什么好的或坏的组没有什么好的或坏的组织结构,而只有适合的或不织结构,而只有适合的或不适合的组织结构。适合的组织结构。在在你企业你企业/组织目前的项目管理和职能管理组织架构组织目前的项目管理和职能管理组织架构下,
6、哪些是不符合项目利益和企业利益的,期待着下,哪些是不符合项目利益和企业利益的,期待着改进的改进的?组织结构基本模式组织结构基本模式 职能型组织结构职能型组织结构 项目型组织结构项目型组织结构 矩阵型组织结构矩阵型组织结构厦门国际会展中心(效果图)厦门国际会展中心(效果图)厦门国际会议展览中心(实景图)厦门国际会议展览中心(实景图)厦门国际会议展览中心厦门国际会议展览中心项目实施组织结构设计案例项目实施组织结构设计案例会展会展中心工程建设协调领导小组中心工程建设协调领导小组 组长:市政府秘书长 副组长:市财政局副局长 市监察局副局长 市建设局副局长 会展中心总经理董事长总经理副总经理副总经理业主
7、代表/副总经理副总经理办公室主任财务部负责人 会展部 人事部 物业管理部 保卫部 办公室 财务部工程部厦门国际会展中心项目业主方项目组织结构图(原有)厦门国际会展中心项目业主方项目组织结构图(原有)会展会展中心工程建设协调领导小组中心工程建设协调领导小组 组长:市委副秘书长 副组长:会展公司总经理经营组 (2人)财务部(3人)人事部(2人)副总经理(人)副总经理(3人)办公室主任(人)保卫组(3人)办公室(4人)董事长(人)总经理(兼)总经理助理(兼)工程建设部分工程部 (7人)?总经理总经理会展会展中心运营系统中心运营系统项目总控单位决策支持决策支持副总经理副总经理财务部经营部企划部物业管理
8、部总经理助理总经理助理办公室主任办公室主任业主代表业主代表(副总经理副总经理)市政协调室市政协调室工程管理部工程管理部材料设备采购部材料设备采购部合同管理部合同管理部工程财务室工程财务室设计管理部设计管理部(项目总控单位业主方项目总控单位业主方)工程建设监理单位工程建设监理单位B+H建设设计责建设设计责任有限公司任有限公司厦门市建筑设计厦门市建筑设计研究院研究院施工总承包施工总承包(管理管理)单位单位专业设计单位专业设计单位1专业设计单位专业设计单位2分包分包商商 1分包分包商商 2供货商供货商 1供货商供货商 2项目管理组织结构图工程建设系统项目实施方业主和代表其利益的咨询单位职能型组织结构
9、的优点职能型组织结构的优点1.预算简单,便于控制成本。预算简单,便于控制成本。2.能实现更好的技术控制,能实现更好的技术控制,专业化程度高专业化程度高3.职能具有稳定性,政策、工作程序和职责明确并容易理解职能具有稳定性,政策、工作程序和职责明确并容易理解4.每个职员都有而且只有一个上级每个职员都有而且只有一个上级5.沟通渠道是垂直型的,而且十分畅通沟通渠道是垂直型的,而且十分畅通6.具有快速反应能力,具有快速反应能力,但可能取决于职能经理自主权的大小但可能取决于职能经理自主权的大小。7.技术专家可以被不同项目采用。技术专家可以被不同项目采用。职能型组织结构的缺点职能型组织结构的缺点1.1.职能
10、部门有其日常工作,项目利益往往得不到优先考虑,项目并职能部门有其日常工作,项目利益往往得不到优先考虑,项目并 不是活动和关心的焦点。不是活动和关心的焦点。2.2.职能部门工作方式常常面向本部门活动,而项目工作方式必须职能部门工作方式常常面向本部门活动,而项目工作方式必须 面向问题。面向问题。没有完成项目任务所必须的项目导向的重视。没有完成项目任务所必须的项目导向的重视。3.3.经常会出现没有一个人承担项目全部责任的现象经常会出现没有一个人承担项目全部责任的现象,因为很少有,因为很少有 或没有直接的项目报告,很少有项目发展计划。或没有直接的项目报告,很少有项目发展计划。4.4.对项目要求的响应比
11、较迟缓和艰难对项目要求的响应比较迟缓和艰难,因为存在多个管理层次。,因为存在多个管理层次。5.5.决策通常有利于实力最强的职能团队。决策通常有利于实力最强的职能团队。6.6.调配给项目的人员,其积极性往往不是很高。调配给项目的人员,其积极性往往不是很高。7.7.技术复杂的项目通常需要多个职能部门的共同合作,技术复杂的项目通常需要多个职能部门的共同合作,跨部门之跨部门之 间的交流沟通较困难间的交流沟通较困难。8.8.激励和创新力下降。激励和创新力下降。解决跨职能部门之间沟通障碍的有效途径解决跨职能部门之间沟通障碍的有效途径 管理政策与程序的具体化和文件化管理政策与程序的具体化和文件化(制度化、制
12、度化、标准化)标准化)制定详细的工作计划制定详细的工作计划 强化垂直指令强化垂直指令 仍然存在一些跨职能部门之间的不得不解决仍然存在一些跨职能部门之间的不得不解决的冲突,使得高层管理者花费大量时间充当仲裁者,的冲突,使得高层管理者花费大量时间充当仲裁者,而不是管理者。而不是管理者。项目型组织结构案例一项目型组织结构案例一总经理总经理营销部营销部生产部生产部财务部财务部人事部人事部研究与开发部研究与开发部大项目经理大项目经理A项目经理项目经理B项目经理项目经理研究与开发研究与开发生产生产营销营销财务财务人事人事研究与开发研究与开发生产生产营销营销财务财务人事人事项目型组织结构案例二项目型组织结构
13、案例二Ajax快速运输项目公司总裁快速运输项目公司总裁项目项目A项目经理项目经理工程部经理工程部经理制造部经理制造部经理供应部经理供应部经理顾问顾问项目项目B项目经理项目经理工程部经理工程部经理制造部经理制造部经理供应部经理供应部经理分包商分包商市场部副总裁市场部副总裁财务部副总裁财务部副总裁人力资源部副总裁人力资源部副总裁法律部副总裁法律部副总裁项目型组织结构的优点项目型组织结构的优点1.1.项目经理对项目全权负责项目经理对项目全权负责,需向公司高层管理报告。,需向公司高层管理报告。2.2.项目组所有成员直接对项目经理负责项目组所有成员直接对项目经理负责。3 3 项目从职能部门分离,项目从职
14、能部门分离,沟通途径变得简洁,通畅沟通途径变得简洁,通畅。4.4.易于保留一部分在某些技术领域具有很好才能的专家作为易于保留一部分在某些技术领域具有很好才能的专家作为 项目管理班子固定成员。项目管理班子固定成员。5.5.项目目标单一项目目标单一,项目成员能够明确理解并集中精力于目标项目成员能够明确理解并集中精力于目标,团队精神能充分发挥。团队精神能充分发挥。6.6.上层管理者有更多时间用于行政决策。上层管理者有更多时间用于行政决策。7.7.权力集中使决策速度加快,能对客户需求和高层管理意图权力集中使决策速度加快,能对客户需求和高层管理意图 作出快速响应。作出快速响应。8.8.命令源的唯一性。命
15、令源的唯一性。项目型组织结构的缺点项目型组织结构的缺点1.1.当有多个项目时,会造成人员、设施、技术及设备等的重复配当有多个项目时,会造成人员、设施、技术及设备等的重复配 置,置,维持这样的组织形式要花费很高成本,资源低效使用维持这样的组织形式要花费很高成本,资源低效使用。2.2.项目经理往往会将关键资源预先储备项目经理往往会将关键资源预先储备,造成浪费,造成浪费;或者项目管理或者项目管理团队成员任务完成后仍然可能束缚在项目中。团队成员任务完成后仍然可能束缚在项目中。3.3.易造成在公司规章制度上的不一致性。易造成在公司规章制度上的不一致性。4.4.不利于项目与外界的沟通,项目之间往往技术交流
16、缺乏。不利于项目与外界的沟通,项目之间往往技术交流缺乏。5.5.对项目成员来说,缺乏一种事业的连续性和保障。对项目成员来说,缺乏一种事业的连续性和保障。矩阵型组织结构案例一矩阵型组织结构案例一总经理总经理营销部营销部生产部生产部财务部财务部人事部人事部研究与开发部研究与开发部大项目经理大项目经理A项目经理项目经理B项目经理项目经理C项目经理项目经理0.50.25431.50.51.5140.250.500.531项目主任(项目主任(Project Director)项目经理甲项目经理甲项目经理乙项目经理乙CTQCAIMO&CCTQCAIMO&C投资投资/成本成本控制控制C进度进度 控制控制T质
17、量质量 控制控制Q合同合同 控制控制CA信息信息 控制控制IM组织组织与协与协调调O&C某建筑公司总经理某建筑公司总经理甲项目经理甲项目经理乙项目经理乙项目经理丙项目经理丙项目经理 .经营科经营科计划科计划科技术科技术科预算科预算科供应科供应科设备科设备科人事科人事科财务科财务科.矩阵型组织结构的优点矩阵型组织结构的优点1.1.项目经理通过职能经理有权调用公司资源,只要时间上不与其他项目冲项目经理通过职能经理有权调用公司资源,只要时间上不与其他项目冲突。突。2.2.可以为每个项目单独制定政策和程序,只要不与公司的政策和程序相冲突。可以为每个项目单独制定政策和程序,只要不与公司的政策和程序相冲突
18、。部分成员来自行政部门,能在公司规章制度执行过程中保持与公司一致性。部分成员来自行政部门,能在公司规章制度执行过程中保持与公司一致性。3.3.项目组成员与项目具有很强的联系,但对职能部门也有一种项目组成员与项目具有很强的联系,但对职能部门也有一种“家家”的感觉。的感觉。个人对激励和最终项目的鉴定很敏感,能很快培养出一批专家和经理人员。个人对激励和最终项目的鉴定很敏感,能很快培养出一批专家和经理人员。4.4.对变化、冲突的解决以及项目的需求能快速作出反映。对变化、冲突的解决以及项目的需求能快速作出反映。5.5.技术骨干充分共享,项目成本实现最小化,能够建立一个很强的技术基础。技术骨干充分共享,项
19、目成本实现最小化,能够建立一个很强的技术基础。6.6.可以平衡资源以保证各个项目都能完成各自的进度、费用及质量要求可以平衡资源以保证各个项目都能完成各自的进度、费用及质量要求。7.7.职能组织对项目主要起支持作用,压力分散在职能团队和项目团队之间,职能组织对项目主要起支持作用,压力分散在职能团队和项目团队之间,权力与责任共担。权力与责任共担。矩阵型组织结构的缺点矩阵型组织结构的缺点1.1.信息流、工作流多维化,员工需要不断向横向项目经理和纵向职能经理报告。信息流、工作流多维化,员工需要不断向横向项目经理和纵向职能经理报告。当需要不断向多个经理报告工作情况时,员工感觉不到对自己命运的控制。当需要
20、不断向多个经理报告工作情况时,员工感觉不到对自己命运的控制。2.2.不断变更优先项目,资源在不同项目中的分配较困难,不断变更优先项目,资源在不同项目中的分配较困难,容易引起项目经理之容易引起项目经理之间的争斗,项目目标而非公司整体目标成为项目经理考虑的核心。职能经理间的争斗,项目目标而非公司整体目标成为项目经理考虑的核心。职能经理由于有他们自己的一套优先顺序而可能存在偏见。由于有他们自己的一套优先顺序而可能存在偏见。3.3.对项目经理与职能经理的协调提出非常高的要求,对项目经理与职能经理的协调提出非常高的要求,容易引起职能组织与项目容易引起职能组织与项目组织间权力的失衡,必须注意职能组织与项目
21、组织间的权力平衡。组织间权力的失衡,必须注意职能组织与项目组织间的权力平衡。4.4.组织开始运行以前和初期,需要更多的时间和精力来制定政策和程序,特别组织开始运行以前和初期,需要更多的时间和精力来制定政策和程序,特别是项目经理和职能经理的任务分工和管理职能分工,以及确定清晰的工作流是项目经理和职能经理的任务分工和管理职能分工,以及确定清晰的工作流程和信息流程。在矩阵型组织结构中,职员和经理比在传统组织中更不易弄程和信息流程。在矩阵型组织结构中,职员和经理比在传统组织中更不易弄清自己的角色。明确项目经理和职能经理任务和管理清自己的角色。明确项目经理和职能经理任务和管理 职能分工,并使之为职职能分
22、工,并使之为职能和项目人员所理解和接受无疑是极其重要的。能和项目人员所理解和接受无疑是极其重要的。5.5.冲突的产生和解决可能会不断发生。冲突的产生和解决可能会不断发生。6.6.各个项目独立运行,必须谨防出现重复工作,提高成本效率。各个项目独立运行,必须谨防出现重复工作,提高成本效率。矩阵型组织结构建立之前须解决的问题矩阵型组织结构建立之前须解决的问题 如果每个职能单位只负责项目一方面,而其他方面由别如果每个职能单位只负责项目一方面,而其他方面由别的部门实施,如何去创造一个协作的环境?的部门实施,如何去创造一个协作的环境?由谁来决定项目中哪个因素最重要?由谁来决定项目中哪个因素最重要?一个职能
23、单位(按垂直结构运作)如何回答问题,并一个职能单位(按垂直结构运作)如何回答问题,并实现与其他项目一致的项目目标和目的?实现与其他项目一致的项目目标和目的?问题解决关键:问题解决关键:取决于项目经理和职能经理之间的相互理解取决于项目经理和职能经理之间的相互理解XXX 项目经理只考虑什么对自己的项目有利,项目经理只考虑什么对自己的项目有利,职能经理认为自己的部门比任何项目都重要。职能经理认为自己的部门比任何项目都重要。建立项目管理者和职能管理者之间的良建立项目管理者和职能管理者之间的良好关系并不容易,好关系并不容易,尤其是在组织结构正处尤其是在组织结构正处于从职能型向项目管理型转变的过程中于从职
24、能型向项目管理型转变的过程中。核心:核心:项目管理部门与职能管理部门相项目管理部门与职能管理部门相互信任关系的建立互信任关系的建立组织转变过程中的可能发展过程组织转变过程中的可能发展过程即使存在问题,项目与职能部门管理人员都即使存在问题,项目与职能部门管理人员都否认问题的存在否认问题的存在当当问题最终暴露,双方管理人员相互指责问题最终暴露,双方管理人员相互指责随着相互信任的建立,双方管理人员随着相互信任的建立,双方管理人员都愿意对其中部分问题负责都愿意对其中部分问题负责项目与职能部门管理人员面对面接触,项目与职能部门管理人员面对面接触,以解决问题以解决问题项目与职能部门人员开始正式或非正式地项
25、目与职能部门人员开始正式或非正式地预测可能出现的问题预测可能出现的问题矩阵型组织结构的适用范围及特点矩阵型组织结构的适用范围及特点 适合于有多个规模及复杂程度不同的项目的公司。适合于有多个规模及复杂程度不同的项目的公司。上海世博土地控股有限公司上海世博土地控股有限公司面对多项目管理中可以采用的组织面对多项目管理中可以采用的组织结构结构项目型企业环境下的职责分工项目型企业环境下的职责分工监督指导计划控制组织/协调执行、支持 万科用十年时间完成了自己的专业化进程,接下来的十年,提出的方向是“精细化”。精细化是在专业化的基础上更进一步,就是在专业的领域,用专业的方法做事情。如果说“专业化”回答的是“
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