如何提高工作效率(PPT-46页)课件.ppt

1、什么是时间？事件有形的价值无形的价值把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。时间的四项独特性 时间无法像失物一样失而复得，它一旦丧失将永远丧失，“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。认识时间管理时间管理中最根本的要素?-事件时间

2、管理的实质是什么?-事件的选择与管理时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。学习时间管理的理由不能管理时间的人，就不能够管理一切。四、整理整顿不足三、时间控制不够二、组织工作不当五、进取意识不强一、工作缺乏疾患符合自己的价值观了解自己的状况 具体的 可衡量的 可达到 相关的 基于时间的1、制定目标时间管理的六大原则2、有计划地进行工作有计划地进行工作有计划地进行工作确立目标探寻完成目标的途径选择最佳的完成方式将最佳途径转化

3、为月/周/日的工作事项编排月/周/日的工作次序并加以执行定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性时间管理的六大原则3、分清事情的轻重缓急 我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。时间管理的六大原则4、合理地分配时间 uthe Vital Few&the Trivial Manyu柏拉圖法則u花最少的力氣,獲得最多的效益u你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的时间管理的六大原则5、与别人的时间取得协作 任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是

4、团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。时间管理的六大原则6、制定规则、遵守纪律 制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：u 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。u 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。u 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。时间管理的六大原则 时间管理的核心步骤时间管理的核心步骤-第一步明确角色、职责与目标 u公私兼顾：工作+家庭u价值为先：以价值观为依据WHYHOW如

5、果目标不明确，就没有办法做时间规划。同时如果你的目标设定还要把健康、家庭、工作、人际、理财、心智、休闲、心灵等因素考虑进来，把每一个你它目的、角色、价值观、信念诠释出来。目标管理有效目标的设定pSpecific具体的；pMeasurable可以计量的；pAttainment可以达到的；pReasonable合理的；pTime有时间性的1、具体的：有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，

6、而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。2、可衡量的：任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子，先要在心里有个底。房子要多大，是几层楼？需要多少卧室？要木头砌还是钢筋水泥的？要多少平方？座落地点呢？你的预算呢？有了这些明确的标准，你才有可能顺利地盖好你的房子。3、可达到的：不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳

7、圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。4、相关的：目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。5、基于时间的：任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定

8、，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？时间管理的核心步骤第二步列出事件清单：主动性任务-帮你实现工作目标应对性任务-不太重要却不可缺少每日计划每日计划T P Task List78910111213141516171819202-11-2012会见会见时间管理的核心步骤第三步排定事业次序 根据：工作的重要程度(重要的工作需要安排足够的时间处理）工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）象限象限 准备及预防工作计划，休闲建立人际关系培训，授权，创新象限 干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要

9、的信件看太多的电视扩大避免缩小减少紧急不紧急重要压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局有远见平衡纪律自制少有危机 不重要短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂 全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生 偏重不同时间象限上的不同结果重视第二象限 花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源 为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限 预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度 确认和消除不能帮助实现目标的活动时间管理的核心步骤第四步制定时间计划表：计算事件时间长度保证为重要工作预留整块时间适当预留弹性80/20法則1/2 时间管理的核心步骤第五步言行一致地执行：有序

10、工作有效授权排除干扰 有序的工作保持环境的整洁有效的陈述-金字塔陈述 有效授权管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。授权不卸责。排除干扰时间管理的核心步骤第六步调整和持续改善 每日调整与应变阶段自我评估与改善持续成长模式图 2）以终 为始1）主动 积极3）要事第一7）不断更新5）知彼 解己6）统合 综效4）双赢思维时间管理的核心步骤总结定角色和职责(明确价值观)公私兼顾,价值为先列出事件清单 按照主动性与应对性分类排定事件优先次序 以重要性和紧急性来排定制定时间计划表 预留弹性,保证重点言行一致地执行 排除干扰,有效授

11、权调整和改善 自我评估,持续改善 时间管理的工具 信息系统工具：BLOG 协同办公 脑图软件 日程管理软件 工作日历法：年时间规划季度时间规划周时间规划日时间规划；工作日历表 时间资源表時間管理的利器:to-do List紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况备忘录Routine Work1.日常工作2.定期约会重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富Schedule List1.Meeting2.行事历3.纪念日习 惯 的 建 立 知识（做什么、为何做）技 能 (怎么做)意 愿(想要去做)习 惯盛 年 不 重 来，一 日 难 再 晨。及 时 当 勉 励，岁 月 不 待 人。陶渊明共勉