教学课件：《办公自动化实用教程》.ppt

1、2第第 1 1 章章3【本章导读】本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型及其具体应用，简单介绍了电子政务的基本知识。4【本章要点】办公自动化的含义与作用 办公自动化的层次与模式 办公自动化的起源、发展与趋势 我国办公自动化发展概况 办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的安全与保密 办公信息系统的类型和实例 电子政务的基本知识介绍51.1 办公自动化的基本概念办公自动化的基本概念1.1.1 办公自动化（Office Automation,简称OA）

2、作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”61985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义 办公自动化（Office Automation,简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目

3、的。71.1.2 层次:办公自动化分为三个层次 事务处理型事务处理型最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。理、工资管理，以及其它事务处理。管理控制型管理控制型 包含事务处理型。该层次的包含事务处理型。该层次的OA主要是主要是MIS，它利用各业务管，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。进

4、程，降低经营风险，提高经营效率。辅助决策型辅助决策型最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的次的OA主要是决策支持系统主要是决策支持系统 81.1.3 办公自动化的模式 个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如Microsoft Office、WPS Office等实现，在单人单机使用时非常有效。群体办公自动化是支

5、持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。91.1.4 办公自动化的意义1.实现办公活动的高效率、高质量2.实现办公信息处理的大容量、高速度3.实现办公活动的智能化101.2 办公自动化的发展现状与未来趋办公自动化的发展现状与未来趋势势 1.2.1 起源 20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。相关知识:美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.我国70年代末长春“一汽”

6、最早使用计算机开始进行数据处理工作.11办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。单机为中心。20世纪世纪70年代后期到年代后期到80年代初期为第二阶段，年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。（简称局部网络）。20世纪世纪80年代后期到年代后期到90年代中期为第三阶段，年代中期为第三阶段，设备使用由

7、电脑局部网络向跨单位、跨地区联设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。机系统发展的阶段。20世纪世纪90年代中期至今为第四阶段，是年代中期至今为第四阶段，是“全面全面实现办公自动化实现办公自动化”的阶段。的阶段。12办公自动化未来发展将体现以下几个特点：办公环境网络化 办公操作无纸化 办公服务无人化 办公设备移动化 办公思想协同化 办公信息多媒体化 办公管理知识化131.2.4 我国OA发展过程及其整体现状 我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段,80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的

8、历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统.20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。14我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所

9、不同，大致可以分为四种情况:i.起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。ii.已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。iii.已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。iv.已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet

10、网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。151.3 办公信息系统的组成与功能1.3.1 办公信息系统的含义办公信息系统的含义 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。161.3.2 办公信息系统的构成要素办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是1.办公人员2.办公信息3.办公流程4.办公设备171

11、.3.3 办公信息系统的主要功能1办公信息系统的基本功能（1）公文管理（2）会议管理（3）部门事务处理（4）个人办公管理（5）领导日程管理（6）文档资料管理（7）人员权限管理（8）业务信息管理182集成办公环境下办公信息系统的功能具体来说，一个完整的办公信息系统应该实现下面7个方面的功能。（1）建立内部通信平台（2）建立信息发布平台（3）实现工作流程自动化（4）实现文档管理自动化（5）实现辅助办公自动化（6）促进业务信息集成（7）实现分布式办公191.4 办公自动化系统的安全与保办公自动化系统的安全与保密密加强系统安全与保密工作的必要性和重要性:办公自动化系统中输入、处理、输出的是政府部门、企

12、事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和实用价值以及一定程度的保密性要求。所以，加强其安全性，保证其内容的保密性就显得非常重要。特别是在现在开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。因此，加强系统安全与保密显得非常重要。20 影响办公自动化系统安全与保密因素分析影响办公自动化系统安全与保密因素分析 安全保密因素:人为原因 自然原因 计算机病毒 其它原因 系统安全的标志 能防止对信息的非法窃取；预防泄露和毁坏事件的发生；在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短；安全保密系统符合经济要求；安全保密系统符合使用方便性要求。21

13、 数据保密的基本要求:1.数据隐蔽：避免数据被非授权人截获或窃取；2.数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改；3.发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替；4.防发送方否认：在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。222.加强系统安全和保密的对策加强系统安全和保密的对策加强系统安全和保密的常用措施有：行政措施行政法规、规章制度社会允许的各种方式 b)法律措施针对计算机犯罪的打击、制裁手段 c)软件保护措施采用软件技术辨别、控制用户和对信息加密 d)物理保护措施对场地环境和软硬件设备及存储介质等保护 23 保证办公自动化系统安全的对策：安

14、全监视技术 用户登记 设置权限 存取控制 工作日志“防火墙”技术自适应安全管理件终端识别计算机安全加权 243)加强系统数据保密的常用对策有：a)用户认证技术 利用用户专有信息:口令 密码 通行字 利用用户专有用品:钥匙 IC卡 磁卡 利用保密算法:加密函数 动态口令 利用用户的生理特征:指纹 声音 视网膜b)计算机数据加密技术 明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文 “双钥”-共钥 密钥c)数字签字技术 利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名 25 一般单位采用

15、的系统安全保密对策方案一般单位采用的系统安全保密对策方案（1）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理；（2）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范；（3）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备；（4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。261.5 办公信息系统的类型及其实例1.5.1 办公信息系统的常见类型1政府型办公信息系统2事业型办公信息系统3企业型办公信息系统4经营型办公信息系统5专业型办公信息系统6案例型办公信息系统7控制中心型办公信息系统8事务型办公信息系统271.5.2 省政府OIS

16、的应用实例图12 省政府办公信息系统的总体结构（具体内容参见教材P1620）281.5.3 智能大厦OIS的应用实例 智能大厦俗称3A大厦，3A包括BAS(Building Automation System，楼宇自动化)，OAS(Office Automation System，办公自动化)，CAS(Communication Automation System，通信自动化)也有人将 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自动化)和 SAS(Safety Automation System，保安自动化)分离出来，将它们作为一个独立的系统，称之为5A大厦。291.

17、6 电子政务简介电子政务简介 1.6.1什么是电子政务:电子政务就是借助电子信息技术而进行的政务活动，是指各级政府部门运用先进的信息技术手段，将政府可公开的信息面向社会、面向企业、面向公众发布，并使政府的服务工作网络化。对于政府机关来说，OA建设就是电子政务工作开展的前提，电子政务是对OA建设的发展。301.6.2 我国电子政务的发展概况我国电子政务的发展概况 我国电子政务的发展经历了以下三个阶段:1.初期缓慢发展阶段 80年代末，中央和地方党政机关所开展的办公自动化（OA）工程，建立了各种纵向和横向内部信息办公网络 1993年底启动的“三金工程”，即金桥工程、金关工程和金卡工程,这是中央政府

18、主导的以政府信息化为特征的系统工程，重点是建设信息化的基础设施，为重点行业和部门传输数据和信息。这些都还只是电子政务发展的雏形，是电子政务发展的最初级阶段。312)快速完善发展1998年4月，青岛市在互联网上建立了我国第一个严格意义上的政府网站“青岛政务信息公众网”（http:/）。1999年1月，40多个部委（局、办）的信息主管部门共同倡议发起了“政府上网工程”,其目标是在1999年实现60%以上的部委和各级政府部门上网，在2000年实现80%以上的部委和各级政府部门上网。截止到2002年1月15日，以为结尾注册的域名总数达到5864个，占国内域名总数的4.6%;已经建成的WWW下的政府网站

19、达4677个，占总数的1.7%，所有的省级政府机构和中央部委、95%以上的市级政府和省政府的厅局办、70%以上的县级政府以及经济发达地区的乡镇级政府都已经在网上设立了办事窗口。323)高深层次发展阶段最近，电子政务开始向更高层次发展，主要表现：首先，许多地方政府都将国民经济和社会信息化作为“十五”规划的重要内容 其次，专业化的政府服务网站日益增多，服务内容更加丰富，功能不断增强，互动性得到很大提高。第三，电子政务的发展极大地促进了我国IT行业的发展，包括硬件、应用软件、系统软件等今几年都在一定程度上受惠于电子政务的发展 第四，电子政务的软课题研究已经提到议事日程 331.6.3 国外电子政务发

20、展状况国外电子政务发展状况 从世界范围来看，推进政府部门办公自动化、网络化、电子化，全面信息共享已是大势所趋。美国加拿大新加坡 英国日本韩国德国 印度341.6.4 电子政务系统优越性分析电子政务系统优越性分析 1998年4月，青岛市在互联网上建立了我国第一个严格意义上的政府网站“青岛政务信息公众网”（http:/），发展至今，该网站设计已经非常精美、功能非常完善，对于大部分市民关心的问题已经实现了“一网式”电子政务，真正体现了电子政务的基本原则，在技术的使用、内容和管理等诸多方面都走在全国前列，对我国当前建设电子政务具有参考价值。351)建设原则建设原则 在政府管理中采用先进的信息和通信技术

21、可以使政府做到以前不可能做到的事情，如倍增的效率、高度的透明、巨大的管理幅度、充分的管理授权等。即：按信息和通信技术的应用要求对现有流程进行优化和业务重组，在进行管理集成时充分挖掘信息和通信技术的应用潜力，使先进技术为管理集成服务。即技术开发人员懂得如何实现工作业务的电子化，而政府工作人员知道正确地提出实现业务电子化的需求。实现政府管理和服务的四个“可视”，即流程可视、过程可视、状态可视和对象可视，可视功能对反腐倡廉具有重要意义。362)基本构成基本构成“青岛政务信息公众网”网站设置有市长专页、市长信箱、开放之窗、政务公开、友好往来、政府文库、青岛市情、城市规划、新闻发布会、要闻回顾、图片新闻

22、、政策法规、组织机构、为民服务、青岛经贸、招商引资、青岛名牌、重点企业、交通信息、房地产信息、医疗保险等21个子栏目，可以说内容非常全面，可以涉及到公众生活、企业办公、政府内部信息交流的方方面面。查看其主页面.对比郑州3738393)管理特征管理特征 电子政务引起的政府办公管理变革具有五个突出特征：开放式管理交互式管理一网式管理一表式管理自律式管理40小小 结结 办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决

23、策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种种原因，各个单位办公程度有所不同。41 办公信息系统是一种用来提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统，其构成要素涉及办公人员、办公信

24、息、办公流程和办公设备。通过一个完整的办公信息系统，可以建立内部通信平台、建立信息发布平台、实现工作流程自动化、实现文档管理自动化、实现辅助办公、达到信息集成以及促成分布式办公的实现。办公信息系统中，客观存在着许多不安全因素。必须加强安全和保密管理，主要措施包括：强化管理、加速立法、宣传教育、技术研究。其中，保证系统安全的技术对策有：安全监视、“防火墙”、终端识别、计算机安全加权等；加强系统数据保密的技术对策有：用户认证、计算机数据加密、数字签字等。42 办公信息系统根据单位性质不同，有政府型、事务型、企业型、专家型等多种类型。对于政府机关来说，电子政务是对OA建设的发展。电子政务就是借助电子

25、信息技术而进行的政务活动，是指各级政府部门运用先进的信息技术手段，将政府可公开的信息面向社会、面向企业、面向公众发布，并使政府的服务工作网络化。我国电子政务分为初期缓慢发展、快速完善发展和高深层次发展三个阶段。今后，电子政务引起的政府管理变革具有五个突出特征：开放式管理、交互式管理、一网式管理、一表式管理、自律式管理。43一、简答一、简答1什么是办公自动化？它包括哪些层次？办公自动化有哪些工作模式？2办公自动化的未来发展将体现哪些特点？3什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？4一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？5为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？6电子政务引

26、起政府办公管理的变革具有哪些主要特征？二、应用二、应用1.论述目前困扰我国办公自动化的应用主要有哪些问题？如何解决这些问题？2.假设您是某公司的信息主管，现决定开发一套办公自动化系统。试以您学习本章后的知识为基础，谈谈如何开始进行？请给出针对本企业情况的办公自动化解决方案。习习 题题443.请利用节假日时间，步入一个县级以上政府机关或者一家有一定规模的公司，了解其办公自动化的应用情况，将调查内容写成一篇调查报告。附：调查内容参考提纲（其中画“”的属于需要自己加以发挥的内容）1）该企业/机关的基本情况。是否使用计算机？哪些部门使用？什么配置？2）该企业/机关是否有局域网？安装和使用了什么软件？使

27、用情况如何？4）是否有信息管理领导机构？人员、结构、设备配备情况如何？5）是否接入Internet？有没有e-mail和站点地址？6）是否开发了自己的OA系统？是否安装MIS系统？单机版还是网络版？7）计算机应用对该企业/机关的办公带来了什么好处？8）如果你是该企业/机关的信息主管，你如何充分利用计算机和网络设备，建立办公自动化系统用来提高工作效率和提高经济效益？9）结合自身专业特点，认为有必要进行调查的其它问题第第 2 2 章章46【本章导读】本章首先介绍了文字处理的基本知识；然后通过一个“招录公务员通知”文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档

28、处理过程，以制作“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范，以制作“报考简章”为例，介绍了复杂文档制作的相关知识。47【本章要点】文字处理软件的操作流程文档的录入、编辑和排版文档的页面设置与打印操作利用向导制作办公公文常用公文格式与处理规范大纲视图的使用方法多级标题符号的设置样式的设置与使用482.1 文字处理工作概述2.1.1 文字处理及其文字处理软件下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。49文字处理软件的主要功能1文件存储2内容编辑3简单排版4输入校验5输出6提供输入输出接口7对象的嵌入与链接502.1.2 文字处理软件的操作流程图2-2 文档

29、处理操作流程512.2制作简单的“招录通知”图2-3 通知公文的正文效果522.2 利用一般文档处理流程制作利用一般文档处理流程制作“招录通知招录通知”2.2.1 启动Word并作相关设置1启动Word软件2工具栏的设置（1）工具栏简介（2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开（3）工具栏的显示或隐藏532.2.2 文字和符号的录入542.2.3 文档内容的编辑和保存1光标定位光标定位2选定文本选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏）使用看不见的选择栏（4）利用快

30、捷键操作选取）利用快捷键操作选取（5）文档内容的扩展选取）文档内容的扩展选取（6）选定的简化）选定的简化552.2.3 文档内容的编辑和保存3修改文本技巧4复制、移动、删除文本（1）利用快捷键（2）菜单方法（3）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法5“选择性”粘贴的作用6撤消和恢复操作562.2.4 字体与段落格式排版 文档中字体和段落的格式排版包括字体、字号、字型、文字效果、字间距以及段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达

31、到风格一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。572.2.5 文档的页面设置1设置纸张大小和方向2 调整页边距3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式4确定每页中的行数和每行的字符数582.2.6 打印效果的预览打印效果的预览“招录通知”排版完成后，在打印之前，可以使用Word提供的打印预览功能查看整体效果，如果对预览的效果不满意可以进行修改。与Word默认的页面视图相比，打印预览视图可以更真实地表现文档外观。在打印预览视图中，可任意缩放页面的显示比例，也可同时显示多个页面。592.2.7 文档的打印输出1打印操作的基本步骤2打印操作的其他方式（1）文档的快速打印（

32、2）一次连续打印多篇文档（3）“打印”对话框中其他常用项目设置3文档打印操作时的相关问题（1）打印功能选项和设置打印机属性设置（2）暂停和终止打印602.2.8 文档的网上发布如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。612.3 办公文字处理规范及其公文向导应用 2.3.1 办公室文字处理的基本规范1公文种类2公文格式3公文用纸4公文用字5公文书写622.3.2 利用公文向导制作招录通知正文 所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件，它由一系列对话框组成，只要按步骤逐一完成，就可以得到符合自己要求的文档。在Word中，为了制作公文的方便

33、，专门设计有“公文向导”。具体步骤参见教材632.4 制作“报考简章”复杂文档“报考简章”文档的页面效果 64 2.4.1 Word视图方式简介 Word提供了几种不同的视图方式，各种方式具有不同的功能，不同的视图方式对文档的编排是有影响的。一般使用比较多的是页面视图、Web版式视图和大纲视图，其中页面视图是Word使用时候的默认视图方式。652.4.2 利用大纲视图输入报考简章各级标题 在编排报考简章之前，制作人员心中对其体系结构应该有个大致想法，如整体分为几个部分，每个部分说明哪几个问题，每个问题主要包括哪几项内容。这构成了复杂文档的多级标题结构。根据上面的分析，为了便于文档内容的组织和维

34、护，下面先利用大纲视图输入报考简章的各级标题。662.4.3 复杂文档的文字快速录入技巧1借助外部设备2自己定义新词3利用自动图文集4善于使用自动更正5巧妙利用替换功能6掌握一些汉字输入方法的使用技巧672.4.4 编号和项目符号的设置“编号”就是在有关项目前面所加的一、二、三，（一）、（二）、（三）或者1、2、3以及（1）、（2）、（3）等序号，一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编号”；而“项目符号”是在每个条例项目前加上点或勾、三角形等特殊符号，主要用于罗列项目，各个项目之间没有先后顺序。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。读者可以注意查看本书内容体系上使用的多级编号格式。6

35、82.4.5 样式的应用与管理1样式的基本知识2直接套用样式3新建样式4使用自己新建的样式5修改样式6样式的管理692.4.6 复杂文档处理中其他常用操作 在复杂文档处理中，还有一些其他常用操作在上述实例中没有提到。下面给予讲解。1多级标题编号的设置2长文档中的分栏排版3脚注与尾注的添加4特殊情况下的页眉和页码设置5自动目录的处理70小小 结结 在办公事务中，文字处理是经常进行的基本操作。本章通过办公实践中的一个“招录公务员考试”综合实例，详细介绍了办公中文字处理的基本知识和具体操作方法，主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操

36、作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用、分栏排版、自动目录制作等。通过本章的学习，读者应该能够熟练进行办公业务中文字处理工作，对工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档应该能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作。71习习 题题一、填空一、填空1在Word文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住_键。2在Word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择_，双击可以选择_，三击可以选择_。3选择全部文档内容有三种方法，分别是_、_和_。4将一篇文档中多处都出现的缩略词“OA”全部修改为“办公自动化”的方法为_。5将选

37、择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用Word“常用”工具栏上的_按钮，单击它可以_。双击可以_。6在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上_；如果有语法错误，则英文句子被自动加上_。7可以通过选择菜单项“_|_”打印当前文档。8某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该_。72二、判断二、判断1利用工具栏按钮，可以快速地完成所有的Word命令执行的操作结果。（）2当使用垂直滚动条移动显示文本时，原光标插入点的位置不变。（）3“新建”按钮能打开“新建”对话框选择模板和向导制作文件。（）4在Word环境下，文档只能以“

38、DOC”为扩展名进行保存。（）5在Word中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。（）6在Word环境下，文档只能以“DOC”为扩展名进行保存。（）7Word中设置的背景在任何视图模式下都有效。（）8Word中设置的分栏效果在任何视图模式下都能够看到。（）9长文档中插入的脚注、尾注、题注、批注都可以直接打印出来。（）10Word 中可以设置等长栏，但是不能设置等宽栏。（）73三、简答题三、简答题1请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。2文档录入应该注意什么原则？3文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？4在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？5一篇文档共

39、3页，正文内容有12个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：A.第3段内容的最后3句；B.从第2段到倒数第2段；C.最后3段；D.全文。6、如何利用“替换”功能将一篇文档中多处出现的“办公自动化”词语用一种特殊格式设置（比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）？7怎样打印Word一篇文档中的第1到5页，以及第7、9、13页的内容？8在Word中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？9在Word中，如何进行项目符号和编号的设置？10.在Word中，如何进行页面的分栏设置？74四、应用题四、应用题1请自行将本章的请自行将本章的实例文档全部操实例文档全部操作一遍。作一遍。2观察习

40、题图观察习题图2-1排排版效果，模仿制版效果，模仿制作该文档，操作作该文档，操作中注意文字和符中注意文字和符号的录入方法原号的录入方法原则，字体、段落则，字体、段落格式设置，并适格式设置，并适当进行页面效果当进行页面效果设置。设置。习题图2-1753使用下面习题图3-2给出的文字，利用Word的公文向导制作相应格式的公文。4根据本书第一章的内容，模仿本书的编写风格进行复杂的长文档练习，不需要输入过多正文内容，主要体会大纲视图模式的运用、编号和项目符号的设置、标题样式的运用以及页眉页脚、脚注、尾注、批注、题注、目录等的操作。习题图2-2第第 3 3 章章77【本章导读】本章介绍了办公中电子表格制

41、作的基本知识，包括电子表格的类型划分、制作软件选取、常用术语以及常见通用操作；然后，通过制作招录职位表、报名登记表、报名人员信息汇总表，分别讲解了利用Word和Excel制作办公中各种电子表格的操作方法。78【本章要点】电子表格制作的基本知识电子表格制作的软件选取电子表格的术语与通用操作规则文字表格的制作方法复杂文字表格的制作方法利用Excel制作数字表格Excel电子表格的页面设置Excel电子表格的打印输出793.1 电子表格制作概述 3.1.1电子表格的类型划分803.1.2 电子表格制作的软件选取根据办公实践经验，就电子表格制作时的软件选取，我们提出以下原则，供参考：（1）规则的文字表

42、格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。（2）单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。（3）形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。（4）包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。（5）数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作并能方便地进行数据处理。813.1.3 电子表格处理的通用操作1表格的创建2表格整体的缩放与移动3表格行高、列宽的调整与斜线表头设置4表格中单元格的拆分与合并5表格边框与底纹背景的设置6表格中

43、单元格、行、列的编辑7表格单元格中文字的对齐方式设置8表格中的排序与公式计算9表格与文本的转换操作10拆分与合并表格823.2利用Word的插入表格法制作录用职位表 833.3 利用WORD的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表1制作表格标题2绘制表格3合并与拆分单元格4调整表格的整体形状5表格中文字的编排6设置表格外框线的粗线效果843.4 利用EXCEL制作报名汇总表853.4 利用EXCEL制作报名汇总表3.4.1 表格框架的建立3.4.2 表格格式的设置1标题的跨列居中设置2单元格中文字格式的设置3表格边框线的设置3.4.3 表格的页面设置 1“页面”选项卡 2“页边距”选项卡 3“页眉页

44、脚”选项卡 4“工作表”选项卡3.4.4 表格的打印预览3.4.5 表格的打印输出86小小 结结 在办公事务中，电子表格可以将一些内容非常清晰地表达出来。办公中电子表格有不同的类型，但是它们又有很多相同的操作，制作时候需要合理地选取相关软件。本章通过实例介绍了利用Word的插入表格法进行规则文字表格的制作；利用Word的绘制表格法进行不规则文字表格的制作；利用Excel编辑、制作、打印数字表格的方法。通过本章的学习，读者应该能够熟练进行电子表格的处理工作，对日常工作中的工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等表格能够熟练编排和制作。87一、简答题1请说明办公中电子表格的主要类型

45、以及制作时的软件选取原则。2设计电子表格首先关键确定什么？Word中建立表格一般有哪几种方法？3请说明表格处理中的通用操作以及电子表格制作时的软件选取原则。4 Word和Excel表格中单元格内容的居中对齐（水平、垂直两种方向）如何操作？5在Excel中，进行表格的页面设置和打印输出时需要注意哪些主要问题？习习 题题88二、应用题二、应用题1请自行将本章的实例文档全部操作一遍。请自行将本章的实例文档全部操作一遍。2根据本章所讲原则，自己确定利用根据本章所讲原则，自己确定利用Excel或或Word制作习题制作习题图图3-1样式的表格，要求表格正好样式的表格，要求表格正好A4纸大小，横向打印。纸大

46、小，横向打印。习题图3-189 3根据本章所讲原则，自己确定利用Excel或Word制作习题图3-2和习题图3-3样式的表格，要求两个表格都刚好是一张A4纸大小，纵向打印。第第 4 4 章章91【本章导读】n数据图表能将各种统计数据变为非常直观的图形格式，并且从数据图表上很容易看出结果，以及数据之间的关系和数据的发展趋势。Excel软件具有强大的数据图表制作功能，它有丰富的图表类型，它不仅能建立平面图表，而且还能建立比较复杂的三维立体图表。n本章介绍利用Excel建立、修改和格式化数据图表，并介绍复杂图表的制作技巧。92【本章要点】93本章目录 4.1数据图表的基本知识 4.2 数据图表的创建

47、与编辑 4.3复杂数据图表的制作 4.4动态图表的制作 小结 习题944.1数据图表的基本知识 4.1.1数据图表的类型 1柱形图n 柱形图就是人们常说的直方图，用于显示某一段时间内数据的变化，或比较各数据项之间的差异。分类在水平方向组织，而数值在垂直方向组织，以强调相对于时间的变化。952条形图n 条形图也用于显示各数据之间的比较。与柱形图不同的是，其分类在垂直方向，而数值在水平方向，以使观察者的注意力集中在数值的比较上，而不在时间上。963折线图n 折线图主要用于显示各数据随时间而发生变化的趋势情况。折线图的横坐标几乎总是表现为时间，比如：年份、季度、月份、日期等。974饼图n饼图主要用于

48、显示组成数据系列的各数据项与数据项总和的比例。当只有一个数据系列，并且用于强调整体中的某一重要元素时，使用饼状图就十分有效。985面积图n面积图用于显示不同数据系列之间的对比关系，同时也显示各数据系列与整体的比例关系。996 其他标准图表n除了上述标准图表之外，其它图表类型还有XY散点图、圆环图、气泡图、雷达图、股价图、曲面图、锥形图、圆柱图、圆锥图和棱锥图等。1007 自定义图表类型n除了以上14种标准图表类型外，在Excel中还提供了约20种自定义图表类型，具体包括：锥形图、彩色堆积图、带深度的柱形图、对数图、管状图、分裂的饼图、黑白饼图、蓝色饼图、彩色饼图、组合图（两轴线柱形图、折线柱形

49、图、面积柱形图）、蜡笔图、光滑曲线图等。n这些内置图表类型与标准图表类型很接近，但是包含了许多附加的格式和图表内容以满足不同用户的需求，同时，用户也可以将自己制作的认为好的图表，定义为自定义类型，保存在自定义图表类型中，方便以后使用。1018图表类型的选择原则n制作数据图表时，图表类型的选取最好与源数据表内容以及制作目的相结合，对于不同的数据表，一定要选择最适合的图表类型，这样才能使表现的数据更生动、形象。n比如：要制作某公司上半年各月份之间销售变化趋势，最好使用柱形图、条形图或折线图；用来表现某公司人员职称结构、年龄结构等，最好采用饼图；用来表现居民收入与上网时间关系等，最好采用XY散点图等

50、等。1024.1.2数据图表的制作工具n 制作数据图表，有专门的统计分析软件，例如：著名的SPSS、SAS、MINITAB等。n 目前，在实际业务办公中，数据图表一般大都可以利用Excel制作。Excel的图表功能非常强大，它具有丰富的图表类型，并且提供了许多图表处理工具，可以方便地进行图表修饰和美化。n 在办公使用中，如果需要在Word或PowerPoint中使用图表对象，一般都是先在Excel中制作完成好，然后再复制到Word文档或PowerPoint演示文稿中。n 其实，利用Word或PowerPoint中内置的“Microsoft Graph图表”、“Excel图表”对象也可以制作数据