档案数据安全管理制度（通用10篇）.docx

1、档案数据安全管理制度（通用10篇）档案数据安全管理制度1机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。一、办理程序(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。(二)按领导签批的范围进行传阅。(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。(四)归档，交上级部门。二、传阅(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知

2、有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。三、保密(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。(五)涉密文件，不得复制或摘抄。四、归档(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退

3、回机要室。(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。档案数据安全管理制度2一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有

4、密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。档案数据安全管理制度31、目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。2、职责2.1总经理负责公司所有对外发文审批。2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

5、3、文件种类3.1上行文:请示，报告，计划，总结；3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；3.3平行文:信函，会议纪要。4、文件格式4.1发文统一使用以上文件类别之一。4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确

6、使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；5、文号5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。6、用印6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；6.3印章应盖在落款和年月日中间，即骑年盖月位置。7、文件管理7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校

7、对审核。7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明同意发文字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。7.5发放。由发文部门填写文件发放登记表，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写文件处理单，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在收文登记表内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处

8、理情景、备注等。7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。档案数据安全管理制度41.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。2.文件的更改须填写文件更改申请单由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写文件处理单

9、，经常务副总审核、批准后方可领用。4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写文件借阅登记表，经常务总经理批准后方可借阅。5.作废文件销毁时，由该部门填写文件处理单，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。8.质量记录的借阅：外来人员借阅

10、质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按质量记录清单的要求实施。10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写质量记录销毁清单，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写监督检查记录，发现问题及时进行纠正。档案数据安全管理制度51

11、目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正

12、文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文

13、件。4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。档案数据安全管理制度6一、为确保机房安全，根据岗

14、位职责的需要由机房管理员（可兼任系统管理员）负责对机房内各类设备、操作系统进行安全维护和管理。二、机房管理员必须熟知机房内设备的基本安全操作规则。三、系统管理员须制定IP地址分配表，和中心内部线路的布局图，给每个交换机端口编上号码，以便操作和维护。四、机房内服务器、网络设备、UPS电源、空调等重要设施由专人严格按照规定操作，严禁随意开关。系统管理员的操作须严格按照操作规程进行，任何人不得擅自更改系统设置。五、人员出入1、机房管理人员必须做好机房出入登记。2、非机房管理人员，未经许可，不得进入机房，不得操作机房内任何设备。3、机房钥匙或出入门禁卡由专人管理，不得随意借予他人，未经有关领导批准，严

15、禁私配钥匙和私设指纹、人脸、瞳孔等门禁出入数据。4、 机房来访人员必须经有关领导批准，并在接待部门有关人员和机房管理人员的陪同下方可进入机房，机房管理人员须填写机房出入登记表。六、严格遵守保密制度，数据资料和软件必须由专人负责保管，未经允许、不得私自拷贝、下载和外借；严禁任何人使用未经检测允许的介质(软盘、光盘等)。未经许可任何人不得挪用和外借机房内的各类设备、资料及物品。七、机房内应保持清洁，定期消毒、杀菌；保证机房的安全和卫生；严禁在机房抽烟、喝水、吃东西、乱扔杂物、大声喧哗等。八、机房禁止放置易燃、易爆、腐蚀、强磁性物品。机房管理员须做到防静电、防火、防潮、防尘、防热、防盗等。九、机房人

16、员对个人用电安全负责。外来人员需要用电的，必须得到机房管理人员允许，并使用安全和对机房设备影响最少的供电方式。十、严格按规章制度要求做好重要机房数据、文件的备份工作。中心服务器数据库要定期备份，重要文档定期整理装订，专人保管，以备后查。十一、发现机房故障应立即向分管领导报告，并向相关处室通报有关情况，着手寻求解决方案。十二、机房的温度和湿度应符合维护技术指标要求，温度保持18-28摄氏度，湿度保持35%-75%。机房管理员须对机房内温度、湿度、电压等参数，并做好记录，发现异常及时采取相应措施。十三、机房重地需要设静电地板。十四、机房重地做好防雷设计。档案数据安全管理制度7第一条 管理要点1、

17、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条 制度规范1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门

18、一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借

19、阅记录并限期清退。8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。第三条 文件管理流程设计1、 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁3、 借阅流程：提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁档案数据安全管理制度81、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部

20、门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员

21、，确保文件管理安全。7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。档案数据安全管理制度9一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时

22、归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳

23、动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，

24、请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人

25、员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。档案数据安全管理制度10（一）总则一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。二、本制

26、度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。（二）收文制度：1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相

27、应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。（三）发文制度：1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。