文件管理-课件.ppt
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1、四川大学公共管理学院四川大学公共管理学院 杨戎教授杨戎教授rongyang68163 中共中央办公厅、国务院中共中央办公厅、国务院办公厅于2019年4月14日印发了党政机关公文处理工作条例(以下简称条例),并于发布之日起实施。条例第四十二条规定:“2019年5月3日中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法同时废止。”n 1党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例(中办中办 国办国办 20192019年年7 7月月1 1日起施行日起施行)2 2党政机关公文格式(党政机关公文格式(GB/T 9704-2019GB/T 9704
2、-2019)3.3.标点符号用法(标点符号用法(GB/T 15834GB/T 1583420192019)4.4.出版物上数字用法的规定(出版物上数字用法的规定(GB/T 15835GB/T 15835 20192019)5.5.中华人民共和国国家通用语言文字法中华人民共和国国家通用语言文字法 (20002000年年1010月月3131日通过,自日通过,自20192019年年1 1月月1 1日起施行)日起施行)文文 书书 公公 文文 文文 件件 文件材料文件材料 准公文准公文 干部实用文干部实用文 机关应用文机关应用文 公务文书公务文书 公务文件公务文件 红头文件红头文件 白头文件白头文件应用
3、文应用文(文书、文书、文件文件)公务应公务应用文用文(公公务文书务文书公务公务文件文件广义公广义公文文)私人应私人应用文用文(私私人文书人文书私人文私人文件件)通用公通用公文文专用专用公文公文党政机关主要公党政机关主要公文类文类(狭义公文狭义公文)规范性文件规范性文件会议文件会议文件计划决策与反计划决策与反馈文件馈文件公务信息文件公务信息文件机关日常机关日常事务文书事务文书(一一)具有法定作者具有法定作者 依法成立并能以自己的名义行使依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的社会组织及其法定权利和承担义务的社会组织及其法定代表人可制发正式公文。代表人可制发正式公文。1.1.包括三种形式:包括
4、三种形式:n机关名义机关名义对外行具有法律效力的正式文件对外行具有法律效力的正式文件 机关某组织单位名义机关某组织单位名义n 某厅所属的二级单位某厅所属的二级单位n 中国科学院直属的各事业单位中国科学院直属的各事业单位n 集团公司所辖集团公司所辖2222个子公司个子公司,3,3个托管单位的名义个托管单位的名义行文行文(按有关规定行不同性质的公文按有关规定行不同性质的公文)法定代表人名义法定代表人名义以局长、校长、公司董事长、总经以局长、校长、公司董事长、总经理的名义签署行文理的名义签署行文(1)(1)正式行文正式行文非正式行文非正式行文【案例】【案例】市人民政府关于市人民政府关于的通知的通知【
5、案例】教育部发展规划司关于【案例】教育部发展规划司关于大学申办二级学院的复大学申办二级学院的复函函n 按照有关规定,政策性、规范性公文以及审批性公文应正按照有关规定,政策性、规范性公文以及审批性公文应正式行文。式行文。2.2.作者的多元化产生不同主要行文方式作者的多元化产生不同主要行文方式(2 2)对内行文)对内行文对外行文对外行文【案例】案例】集团公司集团公司WTOWTO规则学习培训计划规则学习培训计划【案例】【案例】集团公司关于印发集团公司关于印发WTOWTO规则学习培训计划的规则学习培训计划的通知通知l 当前关于当前关于“对外行文对外行文”的两种理解的两种理解 向本部门机关以外的其他机关
6、(包括本系统)行向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)行文以及审批下达事项;文以及审批下达事项;【案例】【案例】市工商局向下级某县工商局行文市工商局向下级某县工商局行文 向公民、法人和其他组织等行政管理相对人行文。向公民、法人和其他组织等行政管理相对人行文。【案例】【案例】市工商局向本市某大型工商企业行文市工商局向本市某大型工商企业行文(3 3)直接行文)直接行文间接行文间接行文【案例】【案例】关于拨款修建关于拨款修建中心的请中心的请示示 【案例】【案例】省人民政府批转省人民政府批转省财政厅关省财政厅关于于的通知的通知的通知的通知(4 4)单独行文)单独行文联合行文联合行文【案例】【案例】公
7、司关于表彰现场工程师公司关于表彰现场工程师的的通报通报【案例】锦城区城市规划局【案例】锦城区城市规划局 锦城区公安局关锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告于红星路扩建工程搬迁工作的通告 (5 5)职权行文与授权行文)职权行文与授权行文 l 授权其办公室行文。授权其办公室行文。l 授权其部门行文授权其部门行文多为答复下级机关的请示。多为答复下级机关的请示。【例】【例】国务院国务院 “经国务院同意经国务院同意(批准批准)”谁授权、谁签发。谁授权、谁签发。受权机关主要受权机关主要 负责人签发负责人签发 上海市人民政府上海市人民政府 卫生部卫生部关于关于XX问题的请示问题的请示 关于关于XX问
8、题的复函问题的复函 1.1.公文的现实执行效用、现行效用、时公文的现实执行效用、现行效用、时效(体现针对性、可操作性、凭证性效(体现针对性、可操作性、凭证性)2.2.现行效用的空间(地域、职权)效力现行效用的空间(地域、职权)效力范围范围 3.3.现行效用的时间效力范围现行效用的时间效力范围 (1 1)公文生效时间)公文生效时间 n 即时生效(一般公文、内容敏感的规范性文件)即时生效(一般公文、内容敏感的规范性文件)【案例】【案例】“文到之日起执行文到之日起执行”;“;“自发布之日起执自发布之日起执行行”。n 定时生效(一般规范性文件)定时生效(一般规范性文件)【案例】行政法规按规定一个月以后
9、生效。【案例】行政法规按规定一个月以后生效。(2 2)公文终止生效时间及条件(变为历史文件)公文终止生效时间及条件(变为历史文件)n 内容已经执行(有效期届满,明示废止)内容已经执行(有效期届满,明示废止)n 内容过时,新文件代替旧文件(默示废止)内容过时,新文件代替旧文件(默示废止)n 被调整的社会关系或制发机关不复存在(且无被调整的社会关系或制发机关不复存在(且无新机关接替其职能)新机关接替其职能)n 废止废止文件文件案例案例 (3)(3)公文的溯及力公文的溯及力n 一般公文可以规定溯及力一般公文可以规定溯及力n 规范性文件比照规范性文件比照“法律不溯及既往法律不溯及既往”原则不原则不应该
10、规定溯及力。应该规定溯及力。4.4.公文的效力等级公文的效力等级n 发文机关地位越高发文机关地位越高,公文效力等级也越高公文效力等级也越高;n 在同一主体制发的公文中在同一主体制发的公文中,按照特定的、更为严按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文发的公文;n 同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照“新法优于旧法新法优于旧法”原则原则;n 同一发文机关制发的公文同一发文机关制发的公文,通常特殊性公文的效通常特殊性公文的效力优于一般性公文力优于一般性公文,即即”特殊优于一般特殊优于一般
11、”;n 授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。(三三)具备特定体式具备特定体式体式体式 文体文体 :文件的表达形式文件的表达形式 格式格式 约定俗成的格式约定俗成的格式 法定的标准格式法定的标准格式(四四)经过特定的办理程序经过特定的办理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续:与手续:n会签会签 n公布公布 n法定会议或机构批准等法定会议或机构批准等 收收文文发发文文登登记记初初审审、退退文文签签收收分分发、发、加加工工拟拟办办批批办办承承办办注注办办答答复复起起草草会会商商审审核核签签发发复复核核登登记
12、记用用印印签签署署印印制制核核发发 传传 阅阅对内催办对内催办查办、查办、对外催办对外催办信信息息反反馈馈办毕办毕文件文件处置处置归归档档清清退退暂暂存存销销毁毁 三、公文分类三、公文分类 从不同角度了解公文从不同角度了解公文(一)一)按形成、使用领域,分为通用公文按形成、使用领域,分为通用公文(正式、内部正式、内部)和专用公文。和专用公文。1 1正式通用公文正式通用公文 具有法定性、规范性和通具有法定性、规范性和通用性。用性。(1 1)条例条例规定正式党政公文文种规定正式党政公文文种1515种,种,如通知、请示、报告等;如通知、请示、报告等;(2 2)有的正式通用文种在企业不能使用,有的正式
13、通用文种在企业不能使用,如命令、公告等。如命令、公告等。2 2内部通用公文内部通用公文 机关内部通行使用,具有机关内部通行使用,具有复杂性、内部性和灵活性。包括复杂性、内部性和灵活性。包括(1 1)规章制度类文件(规范性文件):办法、)规章制度类文件(规范性文件):办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等守则、准则、标准等(2 2)会议类文件:会议报告、讲话、致辞、)会议类文件:会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程议程等提案、会议记录、会议指南、日程议程等(3 3)计划与信息反馈类文件:)计划与信息反馈类文件:计划类、调查
14、报告、签报信息、计划类、调查报告、签报信息、简报、总结等简报、总结等(4 4)其他事务类文件:各类书)其他事务类文件:各类书信、条据、礼仪文书等。信、条据、礼仪文书等。3 3专用公文专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文,具有专门性和限制性。用的公文,具有专门性和限制性。如外交文件(国书、照会)、外事文件如外交文件(国书、照会)、外事文件(外事函件、外事专用批文)、纪检监察文件、(外事函件、外事专用批文)、纪检监察文件、财务文件(发票、帐簿、报表)、保险文件、财务文件(发票、
15、帐簿、报表)、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件(处罚决定书)、人事工作文件(各类登记件(处罚决定书)、人事工作文件(各类登记表)表)1.1.纸质文书纸质文书2.2.感光介质文件感光介质文件3.3.磁介质文件磁介质文件4.4.电子文件电子文件 国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。n 绝密级绝密级 涉及国家核心秘密的公文。涉及国家核心秘密的公文。n 机密级机密级 涉及重要国家秘密的公文。涉及重要国家秘密的公文。n 秘密级秘密级 涉及一般国家秘密的公文。涉及一般国家秘密的公文。n 限制
16、级限制级 限制在一定的时间和空间范围阅读使用的公限制在一定的时间和空间范围阅读使用的公文。文。n 公开级公开级 可对国内国外公布的公文。可对国内国外公布的公文。同一系统的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务上指导与被指导业务上指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.非同一系统的机关非同一系统的机关 此机关此机关彼机关彼机关不相隶属关系不相隶属关系4.n 根据工作关系产生的行文关系根据工作关系产生的行文关系 1 1、2 2 是上是上行文或下行文关系;行文或下行文关系
17、;3 3、4 4是平行文关系。是平行文关系。n除此之外,还有综合管理与被管理、统管除此之外,还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系与被统管、监督与被监督、行政法律关系等。等。n (五)按来源分类(五)按来源分类 分为收文、发文(内部、对外)分为收文、发文(内部、对外)(六)按办理要求分类(六)按办理要求分类 分为分为阅知件(阅件)阅知件(阅件)、阅、阅办件(办件)办件(办件)分为:草稿、定稿、正本、存本、副本等分为:草稿、定稿、正本、存本、副本等.(试行本、暂行本)(试行本、暂行本)(草案)(草案)(不同文字文本)(不同文字文本)(复制件)(复制件)草草 稿稿 定定 稿
18、稿 正正 本本 副副 本本 副副 本(复本)本(复本)1.1.草稿草稿非正式、无效力。(征求意见非正式、无效力。(征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿)稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿)2.2.定稿定稿履行法定生效程序的最后完成履行法定生效程序的最后完成稿,具有正式公文的法定效用稿,具有正式公文的法定效用,具有签发具有签发或会议批准标志。(原稿、底稿)或会议批准标志。(原稿、底稿)3.3.正本正本 具有法定效用的正具有法定效用的正式文本,主送件。格式规范,式文本,主送件。格式规范,具有生效标志。具有生效标志。(试行本、暂行试行本、暂行本、修订本、不同文字文本本、修订本、不同文字文本 )
19、4.4.副本副本 正本的复份或复制正本的复份或复制本(抄送件、传阅件、存本本(抄送件、传阅件、存本)(八)(八)按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。会议文件等。按制发机关的性质,分为人大公文、军队机关公文、按制发机关的性质,分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文政府公文、党的公文、企事业公文 、群团行业组织公、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。文、法院机关公文、检察院机关公文等。各有规范,各有规范,趋
20、向统一。趋向统一。四川省政府规定:行政规范性文件(以下简四川省政府规定:行政规范性文件(以下简称规范性文件),指本省具有管理公共事务职称规范性文件),指本省具有管理公共事务职能的能的各级行政机关各级行政机关等依据法定权限,按照规定等依据法定权限,按照规定程序制定的,除规章外的,涉及公民、法人或程序制定的,除规章外的,涉及公民、法人或者其他组织者其他组织权利或者义务权利或者义务,公开发布公开发布并并反复适反复适用的,具有普遍约束力用的,具有普遍约束力的的行政文件行政文件。行政规范性文件是行政机关实施法律法规、行政规范性文件是行政机关实施法律法规、履行行政管理职能的一种重要载体和方式。履行行政管理
21、职能的一种重要载体和方式。具有以下特点具有以下特点:(1 1)制发主体的广泛性;)制发主体的广泛性;(2 2)效力的多层级性与从属性;)效力的多层级性与从属性;(3 3)具有相应的规范性和强制性(行政责)具有相应的规范性和强制性(行政责任追究);任追究);(4 4)具有普遍约束力;)具有普遍约束力;(5 5)可以反复适用。)可以反复适用。1 1一般公文模版一般公文模版(决定、公告、通告、通知、请示、报告、函(决定、公告、通告、通知、请示、报告、函)原由(主旨、行文目的、原由(主旨、行文目的、依据)依据)事事 项(分条列项)项(分条列项)结结 语语 (公文专用语)(公文专用语)通报当事人、事项(
22、通报当事人、事项(5W1H 5W1H:何时、何地、:何时、何地、何人、何事、何因、结果)何人、何事、何因、结果)分析、结论分析、结论通报决定(要处揭旨:为了通报决定(要处揭旨:为了依据依据,对对)希望、号召希望、号召 会议概况会议概况 (会议时间、地点、主(会议时间、地点、主 持人、出席人、缺席持人、出席人、缺席 人、会议主题)人、会议主题)“现将会议情况和会议议定事项纪要如下:现将会议情况和会议议定事项纪要如下:”会议议定事项(分条列项,利用条首句、或会议议定事项(分条列项,利用条首句、或小标题)小标题)一、关于一、关于XXXXXXXXXX问题。(写明承办人、时限、要求)问题。(写明承办人、
23、时限、要求)二、关于二、关于XXXXXXXXXXXXXXXXXX问题。问题。答复对象答复对象 你校你校关于关于的请示的请示 (发发201920198 8号)收悉。号)收悉。答复事项答复事项 (可以分条列项、不同意的应(可以分条列项、不同意的应 说明理由,采用直接引用)说明理由,采用直接引用)答复结语答复结语 “专此批复专此批复”、“专此函复专此函复”、“特此报告特此报告”“此复此复”等等。等等。总则总则 制发目的、依据、适用范围和对制发目的、依据、适用范围和对 象、原则、名词术语等)象、原则、名词术语等)“为了为了,根据,根据,制定本办法,制定本办法 (规定)(规定)”分则分则 条条款款项项目
24、目 从具体到抽象、直接到间接、由从具体到抽象、直接到间接、由 近到远近到远 的顺序来排列;采用递进式、平的顺序来排列;采用递进式、平 行式结构行式结构附则附则 (补充性内容、术语解释、施行日期、补充性内容、术语解释、施行日期、与相关规范性文件的关系)与相关规范性文件的关系)(一一)决定决定 对重要事项做出决策和安排。对重要事项做出决策和安排。奖惩有关单奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。的决定事项。适用范围适用范围n 发布规范性文件发布规范性文件n 任免人员任免人员n 传达上级机关的指示传达上级机关的指示n 批转下级机关的公文批转下级机
25、关的公文n 转发上级机关和不相隶属机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文n 要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项事项n 事务性通知:临时沟通、会议通知、启事性通知事务性通知:临时沟通、会议通知、启事性通知n (1 1)适用范围)适用范围n 表彰先进表彰先进n 批评错误批评错误n 传达重要精神或交流情况(一般不具备指挥性)传达重要精神或交流情况(一般不具备指挥性)n 通报通报往往用于印发会议文件、调研材往往用于印发会议文件、调研材料、领导重要讲话等内部文件。料、领导重要讲话等内部文件。适用范围适用范围n 向上级机关汇报工作(例行向上级机关汇
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