整套课件-会计电算化实训.ppt
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- 整套 课件 会计 电算化
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1、项目1 会计信息化基础理论1.1 会计信息化的起源与发展1.2 会计信息化系统与手工会计系统的联系与区别1.3 企业会计信息化系统的组织实施1.1 会计信息化的起源与发展 会计信息化的概念 会计信息化的起源与发展 我国会计信息化发展概况 会计信息化是将电子计算机技术应用到会计实务中的简称。会计信息化改变了会计核算方式、数据存储形式、数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,改变了会计内部控制与审计的方法和技术,因而推动了会计理论的发展与会计技术的进一步完善,促进了会计管理制度的改革,是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。会计信息化的概念会计信息化的起源与发展l1979
2、l财政部、长春一汽、试点l1981l“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”;l会计电算化-计算机应用于会计工作中的简称。l1999l深圳“会计信息化理论专家座谈会”l会计信息化是会计电算化在横向和纵向上的延伸,是会计电算化的高级阶段。我国会计信息化发展概况1979-1982起步阶段1983-1987自发发展1988-1998稳步发展1999成熟飞跃1.2 会计信息化系统与手工会计系统的联系与区别 会计信息化系统与手工会计系统的联系 会计信息化系统与手工会计系统的区别 实现会计信息化的意义会计信息化系统与手工会计系统的联系系统目标相同;遵守会计法规和财经制度;基本的会计理论与方法相同;编制
3、会计报表的要求相同;都必须妥善保管会计档案。处理工具不同。信息载体不同。簿记规则不同。账务处理程序不同。会计机构及人员不同。内部控制方式不同。会计信息化系统与手工会计系统的区别实现会计信息化的意义 减轻财会人员的工作强度,提高会计工作的效率 促进会计工作规范化,提高会计工作质量 促进会计工作职能的转变 促进会计队伍素质的提高 为整个管理工作现代化奠定了基础 促进会计自身的不断发展1.3 企业会计信息化的组织实施 开展会计信息化工作的条件 实现会计信息化的基本步骤 会计信息化的内部管理制度开展会计信息化工作的条件 企业客观需要 领导重视与支持 良好的会计基础工作 合格的人才实现会计信息化的基本步
4、骤 制定会计信息化的实施计划 选择会计软件 组织人才培训 建立岗位责任制和制定管理制度 实施会计信息化前的数据准备工作 初始化工作 系统试运行 计算机替代手工记账会计信息化的内部管理制度 会计信息化岗位责任制 会计信息化操作管理制度 计算机硬件管理制度 会计信息化软件管理制度 会计数据管理制度 会计信息化档案管理制度思考题 会计电算化与会计信息化是一回事吗?会计信息化系统与手工会计信息系统的区别有哪些?国家发布的关于会计信息化的相关法规、制度有哪些?企业实现会计信息化的基本步骤有哪些?企业需要制定哪些会计信息化管理制度?项目2 系统管理2.1 功能概述o 对整个系统的公共任务进行统一管理。n
5、账套管理n 账套库管理n 用户及其权限的管理n 设立统一的安全机制o 谁能登录系统管理?n 系统管理员 账套主管2.2 重点:系统管理员与账套主管系统管理员o 职位概要n 负责整个系统的安全运行和数据维护。n 系统默认:ADMINo 工作内容n 按岗位分工要求设置系统操作员,分配其对应权限。n 按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账。n 随时监控系统运行过程中出现的问题,清除异常任务、排除运行故障。n 保障网络系统的安全,预防计算机病毒侵犯。n 定期进行数据备份,保障数据安全、完整。账套主管o 工作任务n 确定企业会计核算的规则n 对年度账进行管理n 为所管辖账套内的操作员进行赋权n 组
6、织企业业务处理按既定流程运行系统管理 以系统管理员的身份登录系统管理默认的系统管理员为“admin”,密码为空单击此处可以为系统管理员增设密码系统管理 增加用户标识了蓝色的项目是必须输入的增加用户时可以选择用户所对应的角色账套管理 创建账套-账套信息账套管理 创建账套-单位信息单位全称用于发票打印,其他情况使用企业简称账套管理 创建账套-核算类型选择“2007年新会计制度科目”账套管理 创建账套-基础信息账套管理 创建账套-准备建账账套管理 创建账套-编码方案账套管理 创建账套-系统启用用户权限管理 设置或取消账套主管权限账套主管默认拥有所有权限用户权限管理 设置权限1.选择账套2.选择用户3
7、.选择权限账套主管默认拥有所有权限账套管理 账套输出 保证数据安全 解决集团公司数据合并问题 删除账套 账套引入思考题企业派销售部负责人蒋群到国外学习考察个月,由销售部江黎暂时代理销售部管理工作,是否需要在软件中体现这一变化?如何体现?如果企业建立核算账套时并无外币业务,随着市场的快速拓展,企业开始有外币核算业务,如何修改账套信息以体现这一变化?系统是否允许增加两个姓名完全相同的操作员?谁可以进行系统启用的设置?如果预先在U8中建立出纳角色并为该角色赋权,新增用户“03 任小慧”时指定其为出纳角色是否就自动拥有了出纳的权限?如何删除已经建立的系统账套?7.账套备份后形成什么文件?8.可以由系统
8、自动进行账套输出吗?项目3 基础设置3.1 功能概述 基本信息设置 基础档案设置 单据设置基本信息设置o 系统启用系统启用o 由系统管理员在建账时启用系统o 由账套主管在企业应用平台启用系统o 编码方案编码方案o 数据精度数据精度基础档案设置p用友U8是由多个子系统构成,这些子系统共享企业基础信息,如部门、客户、人员等。建立企业账套只是在计算机中形成一套空数据文件,还需要把企业业务处理所需要的基础信息输入系统,作为日常业务处理的基础数据。基础档案设置o 基础档案整理o 基础档案录入基础档案设置 机构设置基础档案目录档案用途前提条件部门档案设置与企业财务核算与管理有关的部门先设置部门编码方案职员
9、档案设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息先设置部门档案,才能在其下增加职员基础档案设置 往来单位基础档案目录档案用途前提条件客户分类进行业务数据的统计、分析先确定对客户分类然后确定编码方案客户档案进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析建立客户分类档案供应商分类进行业务数据的统计、分析先确定对供应商分类然后确定编码方案供应商档案进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析建立供应商分类档案地区分类针对客户/供应商所属地区进行分类,进行业务数据的统计分析基础档案设置 财务信息基础档案目录档案用途前提条件会计科目设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案及外币凭证类别设置企业核算的
10、凭证类型外币设置企业用到的外币种类及汇率项目目录设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录基础档案设置 收付结算基础档案目录档案用途前提条件结算方式资金收付业务中用到的结算方式。付款条件设置企业与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法开户银行设置企业在收付结算中对应的开户银行信息以账套主管的身份登录企业应用平台登录到服务器基础档案录入-部门档案编码档案的设置必须遵循分类编码方案中的级次和各级编码长度的设定 基础档案录入-人员类别基础档案录入-人员档案基础档案录入-客户分类 当企业的往来客户较多时,可以按照某种分类标准对客户进行分类管理,以便分类
11、汇总统计。可以根据合作时间将客户分为长期客户、中期客户和短期客户;也可以按信用等级分类,或按客户所属行业分类。基础档案录入-客户档案基础档案录入-供应商分类及供应商档案 如果设置了对供应商进行分类,则必须先建立供应商分类,才能在最末级分类下建立供应商档案。财务-外币2。选择固定汇率,输入汇率1。输入外币基本信息,确认基础档案录入-外币填制凭证时,如选择错误的凭证类型系统会弹出相应的提示信息基础档案录入-凭证类别 会计科目体系设计的原则基础档案录入-会计科目基础档案录入-新增会计科目基础档案录入-修改会计科目只有指定了“现金科目”和“银行科目”,才能进行出纳签字,查询现金日记账和银行日记账。基础
12、档案录入-指定会计科目在填制凭证时,使用设置了“票据管理”的结算方式时,系统要求登记支票登记簿(未事先登记)或支票报销功能(前面已登记)基础档案录入-结算方式 增加项目大类基础档案录入-项目目录 定义项目级次基础档案录入-项目目录 选择项目核算科目基础档案录入-项目目录 项目分类定义基础档案录入-项目目录 设置项目档案基础档案录入-项目目录思考题1.在图3.2“部门档案”窗口的右侧列表框底部显示“编码规则:*”是何含义?如果需要修改部门档案的编码规则,如何处理?2.操作员、业务员、人员档案三者有什么关系?3.“会计科目”窗口中的“封存”是什么含义?如何选择?4.是否只能对“库存现金”科目和“银
13、行存款”科目选择“日记账”选项?5.辅助账类应该设置在上级科目上还是末级科目上?或者是上级科目和末级科目都要设置?有什么区别?6.举例说明辅助核算各适用于哪些科目。7.选择不同的凭证类别对会计业务处理的结果是否有影响?8.对建筑施工单位、旅游、工业企业、学校来说,如何活用“项目”来管理业务?9.结算方式设置中的“票据管理”是何含义?10.为什么要指定会计科目?项目4 总账管理4.1 功能概述 初始设置 凭证管理 账簿管理 辅助核算管理 月末处理 总账管理系统与其他系统的数据关系总账系统概述-数据关联存货核算工资管理固定资产总账管理UFO财务报表应收应付管理总账日常业务处理总账日常业务处理蓝色框
14、中所包含的项目已经在企业应用平台中设置完成总账系统的应用流程总账期末处理总账期末处理总账初始化总账初始化总账系统的应用流程开始下月业务开始下月业务总账日常业务处理总账日常业务处理总账系统的应用流程总账系统的参数设置-意义 通过参数设置定义总账系统的输入控制、处理方式、数据流程、输出格式等。总账系统中按控制内容将总账参数归并为凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他几类内容。总账系统的参数设置-凭证 选项设置-凭证-制单控制 制单序时控制:选中该项意味着填制凭证时随凭证编号的递增凭证日期按由小到大的顺序排列。支票控制:在启用了票据管理并选择此项的情况下,在制单时录入了未在支票登记簿中
15、登记的支票号,系统将提供登记支票登记簿的功能。资金及往来赤字控制:若选择了此项,则在制单时,当现金、银行科目的最新余额出现负数时,系统将予以提示。可以使用其他系统受控科目:某系统的受控科目其他系统是不能用来制单的,如客户往来科目一般为应收系统的受控科目,总账系统是不能使用此类科目进行制单的。总账系统的参数设置-凭证 选项设置-凭证-凭证控制 现金流量科目必录现金流量项目 填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额 自动填补凭证断号 新增凭证时,系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号 凭证录入时结算方式及票据号必录 在填制凭证时如果使用了银行科目
16、,则必须录入结算方式及票据号。总账系统的参数设置-凭证 选项设置-凭证-凭证编号方式 系统在填制凭证功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号,即“系统编号”,但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号,即“手工编号”。总账系统的参数设置-凭证总账系统的参数设置-账簿 选项设置-账簿 打印位数宽度:定义正式账簿打印时摘要、金额、外币、数量、汇率、单价各栏目的宽度。明细账打印方式:可以选择“按月排页”或“按年排页”。凭证、账簿套打:打印凭证、正式账簿时是否使用套打纸进行打印。套打纸是指用友公司专门印制的带格线的各种凭证、账簿。选择套打纸打印,无需打印表格线,打印速度快且美观。总账系统的参数设
17、置-账簿 选项设置-凭证打印 打印凭证的制单、出纳、审核、记账等人员姓名:在打印凭证时是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。凭证、正式账每页打印行数:双击表格项可对其中的明细账、日记账、多栏账、凭证的每页打印行数进行设置。总账系统的参数设置-凭证打印总账系统的参数设置-权限制单权限控制到科目:系统允许设置有制单权限的操作员可以使用哪些特定科目制单。凭证审核控制到操作员:有些时候,希望对审核权限作进一步细化,如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证,而不能审核其他部门操作员填制的凭证,则应选择此选项。出纳凭证必须经由出纳签字:若选择了此项,则含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通
18、过“出纳签字”功能对其核对签字后才能记账。允许修改、作废他人填制的凭证:选择该项,当前操作员可以修改或作废非本人填制的凭证。明细账查询权限控制到科目:有些时候,希望对查询和打印权限作进一步细化,如只允许某操作员查询或打印某科目明细账,而不能查询或打印其他科目的明细。这种情况下,则应选择此选项,然后再到系统菜单“设置”|“明细账权限”中去设置明细账科目查询权限。总账系统的参数设置-权限 选项设置-会计日历 在会计日历选项卡中,可以查看各会计期间的起始日期与结束日期,以及启用会计年度和启用日期。数量、单价小数位设置:决定在制单或查账时系统对于数量、单价小数位的显示形式。总账系统的参数设置-会计日历
19、 选项设置-其他 企业有外币业务,则应选择相应的汇率方式:固定汇率或浮动汇率。选择固定汇率,日常业务按月初汇率处理,月末进行汇兑损益调整。选用浮动汇率,日常业务按当日汇率折算本位币金额,月末无需进行调整。部门/个人/项目排序方式:决定在查询相关账目时,是按编码排序还是按名称排序。总账系统的参数设置-其他 为了保证业务处理的连续性,初次使用总账管理系统时,应将经过整理的总账启用日期前一个月的手工账余额数据录入计算机,以此为起点继续未来的业务处理。很多企业多年一直采用手工核算方式,采用计算机信息管理后,为了保证手工业务与计算机系统的衔接,继承历史数据,保证业务处理的连续性,要将截止到目前为止手工核
20、算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据,才能保持业务的完整性。期初余额录入-意义 年初建账 准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2017年1月启用总账系统,则只需要整理该企业2016年12月末各账户的期末余额作为2017年1月初的期初余额,因为本年没有累计数据发生,因此月初余额同时也是2017年年初余额。年中建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额,而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如,某企业2016年8月开始启用总账系统,那么,应将该企业2016年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来,作为计算机系
21、统的期初数据录入到总账系统中,系统将自动计算年初余额。期初余额录入-准备期初数据 准备辅助账各科目的期初数据 如果科目设置了某种辅助核算,那么还需要准备辅助项目的期初余额。如何准备?应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理期初余额录入-准备期初数据 末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时,在输入完本位币金额后,还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时,不能直接输入该账户的期初余额,而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后,自动带回总账。累计发生额可以直接输入。期初余额录入-输入 总账与辅助
22、账的关系期初余额录入-总账与辅助账 期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡,可以填制、审核凭证,但不能进行记账处理。因为企业信息化时,初始设置工作量大,占用时间比较长,为了不影响日常业务的正常进行,故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。凭证一经记账,期初数据便不能再修改。期初余额录入-期初试算平衡 总账系统的日常业务处理 凭证管理 账簿管理 出纳管理总账日常业务处理-凭证管理 填制凭证 凭证复核 凭证记帐 修改凭证 作废凭证 冲销凭证 凭证查询 凭证汇总凭证管理-填制凭证 表头 凭证类别:满足设置凭证时的限制类型 凭证编号:按凭证类别按月自动顺序编号 凭证日期:默认
23、登录系统时的业务日期 附单据数:该记账凭证后所附的原始单据数 表体 摘要:每个记录行都要有摘要 会计科目:必须选择末级科目 金额:保持借贷平衡,红字金额输入负数 业务特征:无辅助核算凭证管理-填制凭证 业务特征:辅助核算-银行账要求输入辅助核算:结算方式票号凭证管理-填制凭证 业务特征:辅助核算-外币系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币凭证管理-填制凭证 业务特征:辅助核算-客户往来输入客户相关信息凭证管理-填制凭证 业务特征:辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息凭证管理-填制凭证 业务特征:辅助核算-部门输入部门信息凭证管理-填制凭证 业务特征:辅助核算-个人往来输入个人信息凭证
24、管理-填制凭证 业务特征:辅助核算-项目核算输入项目信息凭证管理-填制凭证 出纳签字 取决于总账选项 主管签字 取决于总账选项 审核凭证 必须环节凭证管理-复核凭证 前提 在总账选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中指定了现金总账科目和银行总账科目 与审核的关系 出纳签字可以在审核凭证之前,也可以在其之后凭证管理-复核凭证-出纳签字 审核凭证 是必须环节 制单人与审核人不能为同一人 可以单张审核也可以成批审核 标识错误 取消审核 只能由审核人自己取消凭证管理-复核凭证-审核凭证 前提 期初余额试算平衡 凭证已审核 上月已经结账 过程 选择记账范围 显示记账报告 自动记账 记
25、账过程一旦中断系统可自动恢复凭证管理-记账 凭证管理-恢复记账 激活“恢复记账前状态”在对账界面Ctrl+H 取消记账“凭证”-“恢复记账前状态”恢复最近一次记账前状态 恢复到月初状态(只有主管有权)注意事项 己结账月份的数据不能取消记账凭证管理-记账 修改方式 无痕迹修改 对象:尚未审核和签字的凭证(已审核、签字的凭证需要取消审核、签字)在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改 有痕迹修改 对象:已记账凭证 红字冲销法或补充更正法 修改内容 凭证类别和凭证号不能修改 能否能够修改他人填制的凭证取决于系统选项设置凭证管理-修改凭证 凭证管理-作废/整理凭证 对象 未审核未签字凭证 规定 作废凭证不
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