最新-会计档案管理教-PPT精品课件.ppt
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1、会计档案与声像档案管理www w 主讲人:佟峰会计档案管理w 一、会计档案的概念一、会计档案的概念 二、会计档案的归档和保管期限划分二、会计档案的归档和保管期限划分w 三、会计档案的整理三、会计档案的整理w 四、会计档案的分类排列四、会计档案的分类排列w 五、会计档案案卷目录的编制五、会计档案案卷目录的编制 w六、会计档案的装盒、排架六、会计档案的装盒、排架w七、会计档案的移交七、会计档案的移交、鉴定与销毁、鉴定与销毁一、会计档案的概念w会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料,是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。财务部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、计划、
2、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计文件材料的归档范围,应按照文书档案管理办法执行。w一、会计档案的概念w“会计档案”与“文书档案”的区别、形成领域不同会计档案一般在资金活动领域中形成,而文书档案主要在行政管理领域中形成。w、形式和内在联系不同会计档案由三种会计核算材料有机地形成一个整体,具有密不可分的内在联系。文书档案多以公文形式出现,具有相对的独立性。w、立卷和归档的时间不同立卷时间:会计档案按“日清月结年决算”的会计程序立卷,即会计凭证月终记账完了就可以立卷了。文书档案则通常在次年的第一、二季度立卷。归档时间:会计档案由财会部门立好卷后保存一年,再移交归档。文书档案一般在第二年上半年归
3、档。二、会计档案的归档和保管期限划分ww 1、会计档案归档w 会计部门或会计人员将形成的会计文件材料经过整理立卷,移交给本单位档案部门保管的过程,叫做会计文件归档。各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案管理清册,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。会计档案的归档,仅指会计核算专业材料的归档。其归档范围是:会计凭证、会计账簿、财务报告等。机关行政事业单位会计档案的归档范围主要包括会计报表、会计帐薄、会计凭证及其它等四大类。凭凭 证证帐帐 簿簿报报 表表其
4、其 他:他:总帐、明细帐总帐、明细帐现金、银行帐现金、银行帐季、月报表季、月报表年报(决算)年报(决算)2、会计档案的归档范围和保管期限15年年永久永久保管、保管、销毁清册销毁清册移交清册移交清册25年年15年年永久永久 5年年15年年会计档案归档范围原始、记帐、汇总等原始、记帐、汇总等二、会计档案的归档和保管期限划分w、归档要求:w(1)、归档的会计核算材料真实、准确。(2)、会计档案移交时,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。w (3)、归档移交会计核算材料时,会计机构和档案机构要逐卷认真清点,严格交接手续,双方签
5、字。w采取电子计算机进行会计核算的单位,应将电子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。三、会计档案的整理ww会计档案的整理工作,就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件,通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目,组成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节,进行科学的分类整理。w整理原则:遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有特点,保持其相互间的有机联系,进行科学的分类整理,以便有利于管理和开发利用。注意:w 1、由于会计文件材料专业性强,一般应由会计人员整理立卷,然后向机关档案部门移交。把会计文件的立卷归档作为会计人员的职责之一,是有效地保证全部会计档案能系统完整按时归档的重要前提。档案部门
6、应当保持原卷册的封装,不能对原始的卷册拆开,重新组合。2、同一全宗的会计档案应按年度分开整理,不应跨年度,对跨年度的决算报表等,可放入针对内容年度里。w 3、归档文件材料的收集要完整齐全,有头有尾。对打印输出的会计档案,财务主管要签字、盖章。三、会计档案的整理w 1、会计凭证的整理 将各种报销单据、现金凭证、银行转账凭证、成本核算凭证、职工工资凭证、资产凭证等凭证材料,都归入会计凭证范围整理,及时整理立卷。w会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后,应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷,每本为一卷。凭证卷装订前要剔除金属物,编写页号,所附原始凭证可以不编号,但应折叠整齐,要填写好
7、凭证封面和脊背(注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码),并在封面与脊背的接封处,加盖财务专用章和装订人的印章。w 会计凭证一般按记账顺序装订成册,厚2.53.5cm,封面内容填写齐全。每一本凭证为一个案卷,加盖档案号章。三、会计档案的整理w 2、会计帐簿的整理 将会计总账、明细帐、现金、银行存款账、固定资产帐和各种辅助帐,都归入会计帐簿范围整理。在年终决算后按帐簿的种类进行整理立卷。会计帐簿按年度立卷,在会计年度终结时进行。帐簿一般都有固定格式和明确分类,立卷时要严格按照帐簿的种类进行,一本帐簿为一卷。订帐簿应保持原来面目,活页帐簿应撤出空白帐页,编写页号装订成册。每本帐簿均
8、要加贴封面。三、会计档案的整理w注意事项:(1)检查账簿扉页有无填写齐全;(2)固定账簿不拆空白页,在案卷备考表中详细记明使用账页和空白账页的页数。(3)活页账簿应将空白页抽出,在账页右上方编页数,加装封面和封底。一般是每本账本为一个案卷,加盖档案号章。三、会计档案的整理w 3、会计报表的整理w 将年度报表、月(季)度报表、不定期专用报表和主要财务指数快报等,都归入会计报表范围整理。按保管期限整理立卷,本单位与下级单位的报表分开立卷。年度会计报表应单独整理组卷,财务分析在前,会计报表在后;月(季)会计报表可按情况整理成若干卷。加盖档案号章。w 需要注意的事,在装订时,除会计凭证可不加卷内目录和
9、备考表外,其它卷册均应填写卷内目录和备考表。四、会计档案的分类排列w介绍两种:w1、类别年度案卷 分类排列法。按财务报告、会计账簿、会计凭证、其它会计资料四个类别顺序排列,每个类别内再分别按年度顺序排列,年度内再区分不同科目排列。w案卷流水号:按类别跨年度编案卷流水号。例:w会计报表类:1993年:1,2,312。1994年:13,1427。会计账簿类:1993年:1,2,38。1994年:9,1014。会计凭证类:1993年:1,2,35。1994年:16、1728。w一般来讲,采用跨年度编流水号的方法,其案卷号一般不超千位数,即若干年就要断号,再从“1”开始编流水号。此方法适用于会计档案数
10、量不多的机关单位。四、会计档案的分类排列w2、年度类别保管期限 分类排列法。即一个年度形成的会计档案,分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其它会计资料四大类,然后再按不同保管期限的会计档案分别排列编号。案卷流水号:一年编一个流水号。例:会计报表类:1993年:1,2,3,4 1994年:1,2,3,4会计帐薄类:1993年:1,2,3,4 1994年:1,2,3,4会计凭证类:1993年:1,2,3,4 1994年:1,2,3,4此方法适用于每年产生大量会计档案的单位,如金融机构、大型企业等。总之,不管采取何种分类排列方式,一经确定,就不要随便更改。五、会计档案案卷目录的编制五、会计档案案卷目录
11、的编制w会计档案进行了分类、立卷、编号、排列后,就必须编制会计档案案卷目录,它是管理会计档案和提供利用的检索工具。(一)填写 案卷目录1、案卷号。每本目录内的案卷号从“1”开始填写。2、类别:填写会计档案的种类:会计凭证、会计账簿、会计报表或其它。3、案卷名称:与案卷封面上的标题一致。w4、起止时间。年度的起止月份即年 月 日至年 月 日5、保管期限。填写永久、25年、15年、5年等。6、卷内张数。如实填写综合后的张数。7、销毁年限。暂不填。8、备注。按需填写。五、会计档案案卷目录的编制五、会计档案案卷目录的编制w(二)编制“会计档案案卷目录会计档案分类别填写案卷目录后,应按类别编制“案卷目录
12、”,即将会计报表、会计账簿、会计凭证等案卷目录分别汇集成册,编制目录号。会计档案的案卷目录一般会计报表编制一式四份,凭证、账簿编制一式三份。其中一份由会计部门保管供日常使用,其他几份一年后连同会计档案一同移交单位档案室。五、会计档案案卷目录的编制会计档案案卷目录的编制w 会会 计计 档档 案案 目目 录(封面)录(封面)w 全宗名称全宗名称 盘锦市档案局 w 年年 度度 20192019 w 类类 别别 帐 簿 w 目目 录录 号号 2w 保管期限保管期限 25 年 会 计 档 案 目 录(帐薄)盒号卷号名 称年度月份册数张数保管期限箱号销毁日期备注11-3 盘锦市档案局 2019年度现金日记
13、帐、银行存款帐、对帐单20191-12 31-206 2524-6 盘锦市档案局2019年度现金日记帐、银行存款帐、对帐单20191-1231-2072536-9 盘锦市档案局2019年度现金日记帐、银行存款帐、对帐单20191-1231-20525 会 计 档 案 目 录(凭证)盒号卷号名 称年度月份册号张数保管期限箱号销毁日期备注1 1 盘锦市档案局 2019年度一月份会计凭证2019 1 1-63 152 2 盘锦市档案局2019年度一月份会计凭证2019 1 64-75 153 3 盘锦市档案局 2019年度二月份会计凭证2019 2 172 154 4 盘锦市档案局 2019年度二月
14、份会计凭证2019 2 7396 15六、会计档案的装盒、排架六、会计档案的装盒、排架w会计档案整理完成后,必须装盒、上架排列保管,那么就必须填写会计档案盒的有关项目内容。(一)会计档案盒项目的填写1、全宗号。按市档案馆给予每个机关、事业单位的全宗号进行填写。2、年度。本盒内档案形成的年度。3、目录号。填写档案目录号,如1、2、3、4、5等。4、卷号。填写本盒内档案的案卷起止卷号,如1 3等。5、保管期限。如实填写。序号责任者文号题 名日期页数备注1盘锦市档案局 盘锦市档案局2019年度现金日记帐20191-121-1002盘锦市档案局 盘锦市档案局2019年度银行存款帐20191-121-1
15、00 3 盘锦市档案局 盘锦市档案局2019年度银行对帐单20191-12 1-6 备 考 表 盒(卷)内文件情况说明 本盒共两卷:其中银行存款日记帐,10-21页、50-80页、150-200页为空白页;现金日记帐,15-50页、80-110页、130-150页为空白页。整理人 张XX 检查人 李XX 2019年4月20日 盘 锦 市 档 案 局会 计 档 案 盘锦市档案局二OO二年度 银行存款帐、现金日记帐、银 行对帐单 自2019年1月1日起至2019年12月31日止 本盒共3卷206张保管期限 25会计档案会计档案会计档案会计档案类 别帐簿类 别帐簿类 别帐簿类 别帐簿年 度2019年
16、 度2019年 度2000年 度2019 全宗号 6 全宗号 6 全宗号 6 全宗号 6 目录号 2 目录号 2 目录号 2 目录号 2 案卷号 1-3 案卷号 4-6 案卷号 7-10 案卷号 11-18 盒 号 1 盒 号 2 盒 号 3 盒 号 4保管期限 25保管期限 25保管期限 25保管期限 25六、会计档案的装盒、排架六、会计档案的装盒、排架w(二)会计档案的排架接收入库的会计档案登记后,即可上架入柜固定其存放位置,以便查阅利用。排列要求:1、排列整齐。2、要在柜架上注明类别、保管期限和案卷起止号,以方便查找。w排列方法:按类别、保管期限不同分别排列,案卷顺序号按大类流水编号。柜
17、架编号原则:从左到右,自上而下。七、会计档案的移交、鉴定与销毁七、会计档案的移交、鉴定与销毁w (一)会计档案的移交 会计档案的移交,按会计档案管理办法的规定:“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管”,由本单位档案部门实行档案综合管理。特殊情况,可由财会部门与档案部门共同协商移交时间。移交要求:1、移交单位应当编制会计档案移交清册(见附件),列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、备注等内容。2、交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并
18、由交接双方的部门负责人监督并签名盖章。会计档案移交清册(封面)全 宗 名 称 xxxx年度(或组织机构)会计档案移交清册 共计 卷册 移交部门主管负责人签字 档案部门负责人签字 移交人签字 接收人签字 年 月 日 年 月 日 会计档案移交清册 编号档案名称卷号册数起止年度应保管期限已保管期限备注七、会计档案的移交、鉴定与销毁七、会计档案的移交、鉴定与销毁w (二)会计档案的鉴定与销毁 1、会计档案的鉴定 包括立卷过程中的初步鉴定、销毁前的终审鉴定。初步鉴定由财务人员实行,终审鉴定由财务人员和档案人员共同进行。w2、会计档案的销毁 经过鉴定后,确认失去了保存价值的会计档案,应编制会计档案销毁清册
19、(见图),列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、备注等内容。由本单位档案部门会同会计部门提出销毁意见,单位负责人签署意见,才能销毁。销毁会计档案时,应当由档案部门和会计部门共同监销,国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派人参加监销。会计档案销毁清册 顺序号类别档案名称案卷号册数起止年度档案编号应保管期限已保管期限销毁时间备注七、七、会计档案的移交、鉴定与销毁会计档案的移交、鉴定与销毁 销毁会计档案审批表 经鉴定后,清出无保存价值的凭证 卷(册)帐簿 卷(册)报表 卷(册)共计 卷(册)应予以销毁,请审批。鉴定领导小组负责人(签名)年 月
20、日 主管负责人 (签名)年 月 日 监销人 (签名)年 月 日 声像档案管理w w 一、声像档案的概念一、声像档案的概念w 二、声像档案的特点二、声像档案的特点 三、声像档案的作用三、声像档案的作用w 四、声像档案的收集归档四、声像档案的收集归档w 五、照片档案的整理五、照片档案的整理w 六、六、数码照片档案管理方法与程序数码照片档案管理方法与程序 七、录音、录像档案的整理七、录音、录像档案的整理 一、声像档案的概念一、声像档案的概念 声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构、社会声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构、社会组织以及个人在行使职责或从事政治、经济、科学、技术组织以及个人在行使
21、职责或从事政治、经济、科学、技术、文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片等不同材料为载体,以影像、声、录音带、录像带、影片等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。又称音像档案、视音为主,并辅以文字说明的历史记录。又称音像档案、视听档案。听档案。(一)形象生动(一)形象生动 声像档案以画面的可视形象,生动地将档案内容展现在利用者面前,有的配有声音,具有较强的形象性和直观性,能使利用者有“身临其境”的感觉,其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。(二)时空感受(二)时空感受 声像档案运用先进科
22、学技术,可将一瞬即逝的现场记录再现,并可进行超越时空的传递,具有较强的时间感和空间感。二、声像档案的特点二、声像档案的特点(三)便于复制和转换(三)便于复制和转换 声像档案复制简捷,并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换,利用数字多媒体技术进行存储和传播。(四)携带使用方便(四)携带使用方便 声像档案信息存储量大,体积小,携带方便,可多次重复使用。(五)保管要求高(五)保管要求高 声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体,这些材料对温湿度变化、灰尘、有害生物和有害气体、外界磁场较敏感,保管要求高。三、声像档案的作用三、声像档案的作用(一)较强的凭证作用(二)重要的科研和宣传素材(三)便捷
23、的信息交流手段(四)较高的艺术欣赏价值 四、声像档案的收集归档四、声像档案的收集归档(一)、收集原则(一)、收集原则1.1.以我为主以我为主即要以本单位形成的并能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点。2.2.突出主题突出主题即收集的声像材料要能反映出重要活动、会议等的主要内容、场景、人物的实况。3.3.质量精良质量精良对收集来的声像材料必须进行精心挑选,把主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的声像材料归档。4.4.内容齐全内容齐全归档的声像材料内容要完整。即照片档案要照片、底片、文字说明(应含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素)齐全,照片与底片相符;录像档案要录像片、解说词
24、、文字说明(含录像片的片名、制式、语种等)齐全。(二)声像档案的归档制度 按照中华人民共和国档案法确定的档案管理原则和机关档案工作业务建设规范的有关规定,单位、部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档,任何部门或个人不得以任何借口据为已有。1.声像档案归档范围v一、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料;一、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料;v二、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动二、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料;的声像材料;v三、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料;三、本
25、单位组织或参加的重要外事活动的声像材料;v四、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其四、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料;他异常情况和现象的声像材料;v五、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然五、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料;风光以及民风民俗和著名人物的声像材料;v六、其他具有保存价值的声像材料。六、其他具有保存价值的声像材料。应根据实际情况,采取随时归档与定期归档相结合的方式。随时归档。对具有归档价值的声像材料,其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后
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