档案管理第三章-整理课件.ppt

1、【案例导入】市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这项工作呢？第三章文书档案的整理第三章文书档案的整理 第一节全宗概述 一、什么是全宗？是一个具有独立性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案

2、的总称。是一个表示档案的计量单位。凡是具有独立性的单位或个人的全部档案就叫做一个全宗。全宗具有不可分散性，即同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不可混淆。不管在档案室还是在档案馆，档案首先是按照全宗进行管理的；维护了全宗的完整性，也就维护了一个单位或个个历史的完整性。例：湖南省人民政府的全部档案“湖南省人民政府全宗”毛泽东的全部档案“毛泽东全宗”（一）个人全宗的构成条件 1、社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）形成。包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料

3、。2、留存下来的档案材料是否较为全面地记录了有重要影响的个人社会活动的基本情况与过程，档案机构是否对其档案进行了实际的管理并作为个人全宗对待。（二）立档单位的独立性工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文；财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划；人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员；【案例思考】市区中小学校的财务工作由该区设立的财务中心统一管理，各个学校不单独设置自己的财务机构和处理财务工作。但它们仍可以是立档单位，它们形成的档案也均可以成为一个全宗。为什么呢？【特别说明】三个确定立档单位的条件中，第一个条件是主要的条件。在一些特殊的情况下

4、，一些单位不同时具备立档单位的三个条件，有些单位在工作上是独立的而在财务上和组织上不独立，也有的单位在工作上和组织上是独立的而在财务上不独立。在这种情况下，判断是否为立档单位，主要是依据第一个条件，看它能否独立行使职权和以自己的名义对外行文。(三)全宗的编号与排列 全宗的编号是由当地的档案馆给的，现在通用的是“大流水编号法”，又称顺序流水编号法，即一个档案馆对其所有全宗按进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号.，这种编号方法的优点是简便实用，符合唯一性和系统性的要求，同时可以反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。二、区分全宗（一）立档单位发生根本

5、性变化与全宗的划分-立档单位被撤销-由几个立档单位合并组成的新的立档单位-由立档单位内部机构独立出来而形成的新立档单位-内部机构直接并入（划归）其他立档单位-合署办公的立档单位 1、【案例思考一】省进行机构改革，撤销了省经济委员会，将经济委员会承担的企业技术改造投资管理等职能划入发展和改革委员会。这种情况下，原省经济委员会档案该何去何从？企业技术改选投资管理这一职能所形成的档案应该如何划分归属？立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档

6、单位全宗的一个组成部分。2、【案例思考二】情境一：市纺织品集团公司将下属的针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司合并为市针织品公司。情境二：市纺织品集团公司对下属的针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司进行整改，整改的结果是将效益相对较差的一公司、二公司精简后并入三公司，改名为市针织品公司。在上述两种情况下，三个公司的档案分别该何去何从呢？应该如何划分全宗归属呢？由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并前的档

7、案分别构成独立全宗。3、【案例思考三】省将经济委员会、商业委员会、对外经济贸易委员会等部门承担的有关指导国有企业改革和管理的职能、财政局承担的对国有资本金基础管理的职能等独立出来，组建“国有资产监督管理委员会”。这种情况下，涉及到哪些全宗上的变化？立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原所在单位全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。4、【案例思考四】省将该省卫生厅承担的保健品初审职能划归该省的药品

8、监督管理局。这种情况下，保健品初审职能所形成的一系列档案应该如何划分归属？某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。5、合署办公的立档单位，如教育局与教委，档案局与档案馆，纪委与监察处，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。（二）立档单位非根本性变化与全宗的划分【案例思考】市将计划生育委员会更名为“人口和计划生育委员会”、将经济委员会管理的安全生产监督管理局改为市政府直属机构。此时，各单位的全宗发生了什么变化？立档单位非根

9、本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均未引起立档单位实体独立性的改变，因此不会导致全宗的变化。（三）临时机构和派出机构档案的全宗归属【案例思考】服装总公司为了组织一场大型服装表演和展示会成立了一个组委会作为临时性工作机构，服装表演和展示会一结束，该组委会就撤销了。那么，组委会形成的档案是不是单独成为一个全宗呢？具有社会独立性的临时机构，其档案是否构成独立全宗，应作具体分析。如果临时机构存在时间较短，职能性质不重要，档案数量不多，则可以不构成独立全宗而作为其上级主管单位全宗的一部分；如果临时机构

10、存在时间较长，职责较重要，档案数量较多，其档案则可以构成独立全宗。如开发区管委会、国家汶川地震灾后重建规划组、国家汶川地震专家委员会。派出机构不具有社会独立性，所以其档案不能构成独立全宗，一般作为其所属立档单位全宗的一部分，实施统一管理或单独管理。如派出所、审计署、银监会、保险会等分派各地的派出机构。三、全宗的补充形式（一）联合全宗 联合全宗是两个或两个以上的全宗的联合体。必须组成联合全宗的情况有两种：1、两个或两个以上的立档单位在存在时间上前后相继、交替，在人员、职能和内部机构等方面相互交叉，文件处理界限不清，使档案混淆在一起无法区分。2、两个或两个以上同时存在的立档单位，职能相近，关系密切

11、，且合署办公，文件混合处理，致使档案无法区分。（二）全宗汇集全宗汇集是指将若干性质相近的、且档案数量极少的独立全宗人为汇集起来。（三）档案汇集档案汇集是指将若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案按照内容、性质上的联系或共同点汇集起来，例如“工业生产档案汇集”、“教育档案汇集”等。注：在档案管理中，一旦某些档案采用了某种全宗的补充形式，就视为一个全宗，赋予正式的全宗名称，并与其他全宗一起统一编号、排列。四、全宗群 全宗群是由若干具有一定联系的全宗构成的群体。在档案管理中，全宗群是一个在宏观上组织全宗的思想方法，而不是档案实体管理管理分类的层次和实体性的保管单位。比如，在档案室（馆），将形成

12、时期相同、性质相近的全宗集中保存在同一个或相邻的库房中，以便于查找、利用，这便是全宗群的划分。全宗群的划分方式非常灵活，在档案室（馆）中没有统一的标准。在档案馆，可以按照历史时期划分全宗群，也可以按照党政系统划分全宗群，还可以按照地区、行业划分全宗群。第二节第二节 文书档案整理的改革文书档案整理的改革一、文书档案整理工作的改革(一）传统的文书档案整理-（参见教材131页，教材151“知识链接”）-立卷：将处理完毕的具有查考利用价值的文书材料组合成案卷，并将案卷进行装订，作为档案保管的基本单位。-“六个特征立卷法”：问题特征、作者特征、时间特征、文种特征、地区特征、通讯者特征。如“总公司关于20

13、19年产品销售问题的调查报告、策划方案”（作者、时间、问题、文种）“省水利开发公司关于地区水利资源情况的调查报告”（作者、地区、问题、文种）-内容：拟（修）订立卷类目、归卷与组卷、确定案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档七个环节。（二）现行的文书档案整理工作国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（），并于年正式施行。江苏省归档文件整理规则实施办法归档文件的整理：是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。基本单位：件基本环节：装订、分类、排列

14、、编号、编目、装盒目的：有序化（三）两种整理方法的不同（参教材132-135）1、以“件”取代“卷”-标准更加客观-归类更加准确-有利于现代化2、以“案盒”取代“案卷”-工作量大大减少（无需编页号、较少装订、无需拟写案卷题名和填写案卷封面）-统一文书档案工作-方便查找与借阅-方便复制与保密 三、整理工作的原则（一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 1、在来源上的联系 档案不能脱离其形成单位；不同来源的档案也不能混淆在一起 2、在内容上的联系 同一事务、同一项活动、同一个问题所形成的文件，有利于完整地反映其形成者各种活动的来龙去脉和基本情况 3、在时间上的联系 体现形成者活动的阶段性、

15、连续性和完整性 4、在形式上的联系 不同形式具有不同作用、特点和管理要求（二）充分尊重和利用原有的整理成果基本维持局部调整重新整理）（三）便于保管和利用-归档文件最基本的整理原则-检验归档文件整理方法实用性的唯一标准 第三节文件的修整第三节文件的修整 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行修整、复制要在保持原貌的前

16、提下进行。据中国国际广播电台报道柏林墙倒塌前几天，东德情报机构“斯塔西”将大部分库存绝密档案撕成了6亿块碎片。日前，德国政府正式批准投入630万欧元的预算，让科学家使用一种最新式的反碎纸机器还原斯塔西文件，以揭开冷战时期的大堆内幕。千万页斯塔西密件变6亿碎片 柏林墙倒塌前数天，斯塔西工作人员开始加班加点销毁浩如烟海的档案文件，多台碎纸机因为“过累”全出了故障，所以大多数档案后来都是由“斯塔西”工作人员用手撕的。就这样，至少4500万页文件化为6亿个碎片，被装进了16250只大口袋，封存在斯塔西柏林总部的地下仓库中，堆成了一座“碎纸山”。手工复原至少需要几百年 2019年，德国政府开始委托档案专

17、家还原这些被撕毁的斯塔西密件。30名“碎纸复原专家”将成千上万张碎纸片摆在大桌子上，然后用小镊子夹住一张张拼凑，再用透明胶带将撕痕吻合的碎纸粘贴起来。虽日夜奋战，但12年时间里，也只拼凑完300多袋碎纸。按照这个速度，要将这些碎纸片全部复原出来，至少需要几百年的时间。科学家推超级拼图机4年前，柏林弗朗霍夫生产系统和设计科技研究院的科学家宣称，他们发明了一种新的反碎纸机器“电子解谜者”，通过使用一种超级电脑和它携带的软件，最多只需花几年时间就能将6亿碎片全部拼好。据称，这种“超级拼图机”通过扫描并比较每一张碎片的外型特征、纸张颜色和笔迹等，像玩智力拼图游戏一样，将它们一张张匹配拼好，恢复原貌。该

18、机器已帮助中国考古学家重新恢复了一份打碎的瓷器，并帮助法庭拼出了被一个母亲愤怒中撕碎的成千上万张钞票，这名母亲曾试图以此阻止不孝女儿继承遗产。大堆丑史绯闻将随之解密据悉，这些斯塔西密件一旦复原，将揭开许多当事人（大多是政界要人）从犯罪事件到风流韵事等众多秘密，很多身居高位的名流显贵很可能因此断送前程。因此，四年来，尽管为“电子解谜者”提供预算的提案屡次被提交给了德国议院，但议会却迟迟没有批准。显然，许多德国政客都对斯塔西文件被复原心存畏惧说不定哪份密件中就隐藏着他自己的某个陈年丑闻。日前，德国政府终于批准先投入630万欧元的预算，资助“电子解谜者”计划。如果一切顺利，所有斯塔西碎纸拼凑工作将在

19、2019年左右全部完成。、对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件材料进行复制、去除文件上易腐蚀的金属物、对过大的文件进行折叠 第四节件的确定（参教材第四节件的确定（参教材144页）页）41 件的确定 本办法以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文(指

20、请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。、文件正本与不同稿本、正文与附件、正文与文件处理单、原件与复制件、转发文与被转发文、报表、名册、图册等、来文与复文、未装订的式样同一的表格、不便拆开的会议记录类材料 文件处理单文件处理单密级：收文日期：年 月 日 收文号：来文单位来文日期来文字号内容摘要：附件：主办部门：拟办意见：批示意见：处理结果：归档日期归入盒号 第五节装订（参教材144页）42

21、装订装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在正归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。在前，正文在后。装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢装订方式可采

22、用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一。个单位的装订方式应相对统一。短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订，一般订两只钉就够了。，一般订两只钉就够了。归归档文件经修整后要按件装订。档文件经修整后要按件装订。不锈钢钉装订方式不锈钢钉装

23、订方式 注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。一般规则：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页

24、加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。第六节分类（参教材第六节分类（参教材138-142页）页）43 分类分类 归档文件可以采用归档文件可以采用“年度年度机构机构(问问题题)保管期限保管期限”、“保管期限保管期限年年度度机构机构(问题问题)”、“年度保管期年度保管期限限”、“保管期限保管期限年度年度”中的一种方中的一种方法进行分类，其中后两种方法适用于规模法进行分类，其中后两种方法适用于规模较小，归档文件数量不多的单位。原执行较小，归档文件数量不多的单位。原执行或参照，执行企业档案分类法的企业、事或参照，执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用业单位也可采用“问题问题年度年度保管保管期限

25、期限”的方法分类。分类层次最多三层，的方法分类。分类层次最多三层，即年度、期限、机构即年度、期限、机构(问题问题)，最少两层，即，最少两层，即年度、期限。一个单位应保持分类方案的年度、期限。一个单位应保持分类方案的稳定。稳定。分类分类:选择分类层次（分类法）选择分类层次（分类法）制定分类方案制定分类方案文件的归类文件的归类一、选择分类层次按年度按保管期限（永久、30年、10年）按机构分类：机关（按问题分类）：参照工业企业档案分类试行规则的企、事业单位注：为必选项二、制定分类方案七种分类法:年度机构保管期限 年度-问题-保管期限 保管期限-年度机构 保管期限-年度-问题 问题-年度-保管期限 保

26、管期限-年度 年度-保管期限 分类方案：是在确定分类法后，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。1、按年度、期限分类，类目名称固定。、按机构分类，机构名称就是类目名。、按问题分类，按本单位基本职能设置类目名称。例一：、分类法：分类法：年度机构保管期限分类方案：分类方案：办公室永长短业务处永长短法规处永长短3：办公室永长短业务处永长短法规处永长短4：例二：分类法分类法：保管期限年度问题分类方案分类方案：永久：党群类、行政类、业务类.3党群类、行政类、业务类.4.长期：党群类、行政类、业务类.3党群类、行政类、业务类.4.短期：党群类、行政类、业务类.3党群类、行政类、业务类.4.三、全

27、宗内档案分类的基本要求分类应从立档单位的实际情况出发：所以不同的单位可能会有不同的分类方案。分类应遵守逻辑规则（1）所设置类别的总和必须覆盖全部档案，不能出现无实际档案的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类别的“多余”档案。（2）全宗内档案可以是多层次的，但是每一个层次所采用的分类方法必须一致，不允许运用多种方法，而不同层次之间的分类方法可以不同。（3）同层次各类别之间的界限必须分明，在概念上不能互相交叉、包容。注重实用性四、文件的归类4 43 31 1 按年度分类按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期即

28、落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。几份文件作为一件时，几份文件作为一件时，“件件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。4 43 32 2 按保管期限分类按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。将文件按划定的保

29、管期限分类。按年度分类、一般文件归入文件签发年度（即落款日期）文件本身可能存在几个日期，如制发日期、批准日期、生效日期、跨年度办结的文件归入办结年度例：跨2019年、2019年两个年度的会议形成的材料 下级单位2019年12月份写的请示，上级单位2019年1月收到，并进行了批复 、几份文件作为“一件”时，归入排在最前面文件的签发年度。按保管期限归类下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下按年度归档的话，如何归档比较合理，并说明理由：1）2019年工作计划（2019年12月30日签发）2)2019年工作总结(2019年1月5日签发)3)珠海分公司关于兴建一号实验大楼的请示(2019年12月2

30、2日签发)4)正大公司关于珠海分公司兴建一号实验大楼请示的批复(2019年1月20日签发)5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2019年12月25日召开2019年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等）433 按机构按机构(问题问题)分类分类 将文件按其内容涉及到机构将文件按其内容涉及到机构(问题问题)分类。分类。机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。本项可视归档文件量的大小选择其中的一种。本项可视归档文件量的大小予以取舍。予以取舍。按机构分类，由某个机构承办的归档文件，按机构分类，

31、由某个机构承办的归档文件，归人该机构类；由几个机构承办的，可归入主归人该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中要承办机构类中(一般适用于机构相对稳定的一般适用于机构相对稳定的机关机关)。按问题分类，一般可分为按问题分类，一般可分为“党群类党群类”、“业业务类务类”、“行政类行政类”等等。原执行或参照执行等等。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即类，一般分到一级类目，即“党群类党群类”、“行行政类政类”、“生产技术类生产技术类”、“经营管理类经营管理类”。按机构归类（）归类的依据是看哪个机构对文件进行了

32、实质性的办理工作，而不能仅看发文名义或处理名义。还有一个辅助标准就是，看文件内容是否属于该机构的职责范围。（）由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件，应归入中心机构，即办公厅（室）类。（3）由某一个或几个内部机构负责起草、办理的全局性、综合性文件，一般应归入中心机构类别，也可归入起草或办理的机构类别之中。如某建筑公司采购部起草了一份关于原材料采购品种与价格的函件，以公司的名义发出，那么，这份函件应归入“采购部类”当中。-按问题分类 文件内容属于哪个问题就归入哪个问题类。按问题将文件归类时要保持连续性，同一内容文件在不同年度要归入同一类中，不要随意更改。第七节 排 列44排列

33、排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，成先后顺序排列，42中被装订为一件的归档文件中被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。集中排列。事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一一段较紧密的工作过程

34、。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。收到后，可视为事由办理完毕。因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构同一年度、期限、机构(问题问题)的所有文件的最后，或的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符合并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符合41条件条件)。上述情况应在备考表中加以说明，而在。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。实际整理工作中应尽量避免。一、关于排列的依据“归档文件应在分类方

35、案的最低一级类目内，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按按事由事由结合时间排列结合时间排列”。1、事由的含义。事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工作内容。作内容。【想一想】“统计”、“党务”、“财务”可不可以分别算做一个事由？如调资、任免、奖惩等项工作可以统称为“人事工作”，人事工作就不是一个事由。注：一般不要将事由复杂化、扩大化，等同于文书立卷方法中的“问题”。否则，在分类的最低一级类目中，必须再按若干层次的小问题将归档文件细分下去，

36、再行排列，等于回到立卷方法分类组合的老路上去，使整理工作复杂化并无法随办随归，在现代化管理的条件下无此必要。2、事由的确定有较大的灵活性。事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量等，本着便于整理和利用的原则简单灵活地掌握。（1）相当一部分文件本身对不同的具体事情、具体问题和具体工作，与其他文件之间关系不紧密，可单独成为事由，不需要与其他文件上构成事由关系。（2）一部分文件与相关文件关系紧密，针对同一件具体的事情（问题），属于同一段较紧密的工作过程，这样的文件材料属于同一个事由。例如，一次请示，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一项工作、一次活动或一次会议，可以视为一个事由

37、。（3）一项工作如果办理时间长，需要跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由。如制定长远发展规划，任务从确定到完成，需要二三年时间，可分为筹备、调研、起草等事由。3、实际操作中，事由的确定宜从小从简。二、关于事由内及事由间文件的排列方法“同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，42中被装订为一件的归档文件排列顺序不变；中被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”三、关于零散文件的

38、归档排序“因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构同一年度、期限、机构(问题问题)的所有文件的最后，的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符合合41条件条件)。上述情况应在备考表中加以说明，。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。而在实际整理工作中应尽量避免。”第八节 编制归档号（参教材145页）45 编制归档号编制归档号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理过程中，体

39、现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构括全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题问题)、页数等编号项目。、页数等编号项目。归档号填写在归档章内，归档章设置见图归档号填写在归档章内，归档章设置见图Al其中必填项为全宗号、年其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构(问题问题)等。等。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办

40、单上，以保持文件原貌。填写编号文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。项目的字迹材料应耐久。451 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。452 年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如如2019。453 保管期限：填写归档文件保管期限的简称保管期限：填写归档文件保管期限的简称(永、长、永、长、短短)。454 件号：填写文件的排列顺序号。件号：填写文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进件号包括室编件号和馆

41、编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。开始标注。馆编件号按进馆要求标注。455 机构机构(问题问题)：按机构分类的，用中文填写机构名称或其规范：按机构分类的，用中文填写机构名称或其规范化简称，按问题分类的，用中文填写类目名称，如化简称，按问题分类的，用中文填写类目名称，如“党群类党群类”、“行行政类政类”(档案不进馆企业、科技事业单位也可用代号表示档案不进馆企业、科技事业单位也可用代号表示)。456 总页

42、数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。一、什么是归档号“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理过程中，体现写归档号。归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构件号、机构(问题问题)、页数等编号项目。、页数等编号项目。”1、定义档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号。“归档号”中的“号”并不是一个简单的数字，而

43、是包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、页数等要素在内的一组数字和字符的集合。实例：档号的编制如，2019年永久保存的，流水号是22的公司营业执照档案行政管理类（01）-行政综合工作类（01）-公司各项管理权证（01）归档号：2019-0101.01-永久-022 2、性质和作用 反映了档案室（馆）档案的整理体系，固定归档文件在全宗中的位置。可以代表某一特定的文件，作为归档文件准确调阅和归位的标记。二、归档章的格式及填写要求“归档号填写在归档章内，归档章设置见归档号填写在归档章内，归档章设置见图图Al其中必填项为全宗号、年度、保管期其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选

44、择项为机构限、件号、总页数，选择项为机构(问题问题)等。等。”标准：长（415mm）、宽(两行各6mm，共16 mm)（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）总页数1620198办公室永久5 1、全宗号“451 全宗号：填写档案馆给立档单全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。位编制的代号。”全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。2、年度“452 年度：填写文件归档年度，以年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2019。”要注意（1）不能简化成“02”，（2）这里的年度不是指归档文件整理的年度，而是我们在

45、分类中，归档文件应归入的年度。3、保管期限“453 保管期限：填写归档文件保管保管期限：填写归档文件保管期限的简称期限的简称(永、长、短永、长、短)。”可以简略的填写成“永”“长”“短”，为了使归档章各栏目一目了然，保管期限不要使用“1”“2”“3”等代码表示。4、件号“454 件号：填写文件的排列顺序号。件号：填写文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从级类目内，按文件排列顺

46、序从“1”开始标开始标注。馆编件号按进馆要求标注。注。馆编件号按进馆要求标注。”（1）定义 件号即文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号。（2）室编件号 即在归档文件分类排列后，各单位档案室编制的件号。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。以采用“保管期限-年度-机构”进行分类为例，室编件号应在同一期限、同一年度的一个机构内从“1”开始逐件流水编号，例如办公室2019年形成的永、长、短3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号。（3）馆编件号是在进馆时，由于重新鉴定、整理，归档文件在全宗中的位置发生变化，按新的排列顺序编的件号。如果档案室阶段整理基础比

47、较好，档案进馆时变动不大，可直接以室编件号伯为馆编件号使用。4、机构（问题）“455 机构机构(问题问题)：按机构分类的，用：按机构分类的，用中文填写机构名称或其规范化简称，按问中文填写机构名称或其规范化简称，按问题分类的，用中文填写类目名称，如题分类的，用中文填写类目名称，如“党党群类群类”、“行政类行政类”(档案不进馆企业、科档案不进馆企业、科技事业单位也可用代号表示技事业单位也可用代号表示)。”DQ 党 群；XZ 行 政；JX 教 学；KY 科学研究；CP 产品生产与科技开发；JJ 基本建设；SB 仪器设备；CB 出版；WS 外事；CK 财会 5、总页数“456 总页数：填写每一件归档文

48、件中有图文总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。的页面的总数。”总页数指一件文件的总页数，用于统计和核对（1）算页数时以文件中有图文，指与文件内容相关的文字、图画等的页面为一页，空白页不计。（2）大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数量计算页数。（3）来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，如关于问题的请示与批复分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页 三、归档章的使用“归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，空白位

49、置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。”（1）归档章一般采用耐久的红色印泥，应盖在归档文件首页上端居中的空白位置；（2）如果领导批示或收文章等占用首页上端居中的空白位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜；（3）如果单位收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。（4）文件首页确无盖章位置或重要文件需保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。注：归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。最容易出现的问题：最容

50、易出现的问题：文书档案的整文书档案的整理理（歪章）（歪章）（用蓝色、黑色印泥）（用蓝色、黑色印泥）（在文字上盖章）（在文字上盖章）（位置不对）（位置不对）（不按规定填写）（不按规定填写）第九节 编 目 46 编目编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。编目应做到准确、全面、详细、深人，以适应档案管理现代化及计算编目应做到准确、全面、详细、深人，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。机检索的需要。461 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必