教学课件：《会计信息系统(第四版).ppt

1、第1章 会计信息系统导论1.1 目的、内容与方法1.2 历史、现状与未来1.3 原理与实践的对立统一目的-为什么学 通过本课程的学习，你将能够：理解信息时代对会计工作提出的新要求；理解会计信息系统与ERP系统的关系；理解财务与业务的关系及网络环境下如何协同管理；理解财务管理和供应链管理各子系统的工作原理；熟悉财务管理和供应链管理各子系统之间的数据传递关系；能够运用会计信息系统处理企业日常发生的各种类型的实际业务；理解企业业务流程，认识会计在企业流程中的位置及作用。ERPERP是企业资源计划系统。研究在资源有限的情况下，如是企业资源计划系统。研究在资源有限的情况下，如何实现利润最大化。何实现利润

2、最大化。具体地说，具体地说，ERPERP以市场和客户需求为导向，进行企业内外以市场和客户需求为导向，进行企业内外资源优化配置，消除生产经营过程中的无效劳动和资源浪费，资源优化配置，消除生产经营过程中的无效劳动和资源浪费，实现企业整体的信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有实现企业整体的信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有机集成，将企业的所有资源（人力、资金、信息、物料、设备、机集成，将企业的所有资源（人力、资金、信息、物料、设备、时间、方法等）充分调配和平衡优化，为企业加强财务管理，时间、方法等）充分调配和平衡优化，为企业加强财务管理，提高资金运营水平，建立高效率供应链，减少库存，提高生

3、产提高资金运营水平，建立高效率供应链，减少库存，提高生产效率，降低成本，提高客户服务水平等提供保障，同时为企业效率，降低成本，提高客户服务水平等提供保障，同时为企业领导提供科学决策的依据，有效提高企业的盈利能力，建立竞领导提供科学决策的依据，有效提高企业的盈利能力，建立竞争优势。争优势。内容-学什么内容-学什么 企业管理系统中的会计信息系统 会计信息系统是采用现代信息技术，对企业生产经营过程中的业务数据进行采集、加工、整理、传输，以便系统地、连续地、综合地反映企业经营活动的全过程，以达到客观地反映过去、实时地控制现在、准确地预测未来的目的。方法-如何学 从对比中学习对比手工和计算机两种环境 建

4、立全局观从服务企业管理的高度出发理解会计工作 坚持实践性易知不易行，易学不易会，努力实践，才能终有所成。工具-教学资源 用友ERP-U8（872）管理软件演示版需要安装才能使用 实验账套为每个章节后的实验提供了准备数据 会计信息系统的发展历程 1979-1988 会计信息系统理论研究与定点开发阶段会计信息系统理论研究与定点开发阶段 1998-1995 商品化会计软件面市商品化会计软件面市 1996-2000 会计软件由核算向管理转型会计软件由核算向管理转型 21世纪 向企业全面管理信息系统发展向企业全面管理信息系统发展会计信息化发展现状 技术架构 基于局域网C/S 基于广域网B/S 应用软件

5、国外：SAP、oracle 国内：用友、金蝶、新中大、浪潮、神州数码 人才建设 政策导向用友软件产品体系 NC B/S 集团企业、财务的集中管控 ERP-U8 C/S 大中型企业 畅捷通：T3、T6 在线应用 三层架构 数据服务器-应用服务器-客户端用友ERP-U8管理软件的技术架构 注意事项 机器名不能含“-”关闭杀毒软件 以管理员同等身份登录 不能在一个操作系统下安装用友的不同版本用友ERP-U8管理软件安装注意事项 单机安装 需要将数据服务器、应用服务器、客户端安装在同一台机器上 操作系统推荐：Windows2000 Server+Sp4 安装IIS（Internet 信息服务）数据库推

6、荐：SQL Server2000+Sp3 安装用友ERP-U8（872）系统安装完成后没有演示数据用友ERP-U8管理软件安装注意事项供应链管理SCM财务管理FM人力资源HR客户关系管理CRM生产制造PM决策支持DSS集团应用FM系统管理集成应用办公自动化OA商机管理UFO报表网上报销固定资产存货核算应付管理应收管理总账管理合同管理售前分析统计分析市场管理费用管理活动管理客户管理经理查询薪资管理考勤管理招聘管理人事信息企业分析移动商务预警平台专家分析行业报表合并报表结算中心集团账务集团预算PDM接口网上银行金税接口WEB应用EAI平台系统管理公文管理档案管理政务管理公共管理后勤管理日常办公统计

7、模型业务模型企业评价绩效记分卡KPI监控销售管理采购管理委外管理库存管理物料清单主生产计划产能管理需求规划生产订单车间管理工程变更管理设备管理质量管理出口管理GSP质量管理网上银行预算管理项目管理资金管理成本管理用友ERP-U8管理软件的总体结构用友ERP-U8模块间的数据关系本章总结 通过本章学习：了解本课程的内容，明确学习目的和学习方法 了解会计信息系统的历史、现状及未来发展 了解本书体系架构设计，明确课程所要达成的目标 第2章 系统管理2.1 系统管理概述2.2 账套管理2.3 年度账管理2.4 操作员及权限管理2.5 系统运行安全管理系统管理概述o 系统管理是做什么的？n 对整个系统的

8、公共任务进行统一管理。对整个系统的公共任务进行统一管理。n 账套管理账套管理n 年度账管理年度账管理n 操作员及权限管理操作员及权限管理n 系统运行安全管理系统运行安全管理o 谁能登录系统管理？谁能登录系统管理？n 系统管理员系统管理员n 账套主管账套主管系统管理员o 职位概要n 负责整个系统的安全运行和数据维护。负责整个系统的安全运行和数据维护。n 系统默认：系统默认：ADMIN（不区分大小写）（不区分大小写）o 工作内容n 按岗位分工要求设置系统操作员，分配其对应权限。按岗位分工要求设置系统操作员，分配其对应权限。n 按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账。按已确定的企业核算特点及管

9、理要求进行企业建账。n 随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、排除运行故障。排除运行故障。n 保障网络系统的安全，预防计算机病毒侵犯。保障网络系统的安全，预防计算机病毒侵犯。n 定期进行数据备份，保障数据安全、完整。定期进行数据备份，保障数据安全、完整。账套主管o 工作任务n 确定企业会计核算的规则确定企业会计核算的规则n 对年度账进行管理对年度账进行管理n 为所管辖账套内的操作员进行赋权为所管辖账套内的操作员进行赋权n 组织企业业务处理按既定流程运行组织企业业务处理按既定流程运行账套管理 何谓“账套”？企业应用会计信息系统之始，首先需

10、要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，这里的“账”是“账套”的概念。在计算机管理信息系统中，每一个企业的数据都存放在数据库中，称为一个账套。多账套管理？手工核算方式下，可以为会计主体单独设账进行核算，在计算机中则体现为多个账套。在用友ERP管理软件中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，各账套间相互独立，互不影响，系统最多允许建立999套企业账套。账套管理 建立账套 建账三步曲以系统管理员身份登录系统管理以系统管理员身份登录系统管理增加用户增加用户在建账向导引导下完成建账过程在建账向导引导下完成建账过程设置用户权限设置用户权限账套信息账套信息单位信息

11、单位信息核算类型核算类型基础信息基础信息编码方案编码方案数据精度数据精度账套管理 建账三步曲-以系统管理员的身份登录系统管理默认的系统管理员为“admin”,密码为空单击此处可以为系统管理员增设密码账套管理 建账三步曲-增加用户标识了蓝色的项目是必须输入的增加用户时可以选择用户所对应的角色账套管理 建账三步曲-建立账套-账套信息账套管理 建账三步曲-建立账套-单位信息单位全称用于发票打印，其他情况使用企业简称账套管理 建账三步曲-建立账套-核算类型选择“2007年新会计制度科目”账套管理 建账三步曲-建立账套-基础信息账套管理 建账三步曲-建立账套-编码方案账套管理 建账三步曲-设置权限-指定

12、账套主管1.选择账套2.选择操作员3.指定账套主管4.账套主管默认拥有全部权限账套管理 建账三步曲-设置权限-为操作员赋权为出纳增加“出纳签字”的功能权限账套管理 账套输出 保证数据安全 解决集团公司数据合并问题 删除账套 账套引入年度账管理 年度账与账套是什么关系？在在ERP系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的数据以放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的数据库中，称为年度账。库中，称为年度账。便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据管理结构调便于企业的管理，如进行账

13、套的上报，跨年的数据管理结构调整等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用整等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。效率。工作内容 建立年度账建立年度账 年度账的引入和输出年度账的引入和输出 结转上年数据结转上年数据 清空年度数据清空年度数据操作员及权限的管理 必要性 企业应用企业应用ERP财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包免无关人员对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包

14、含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，从而含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性。保证整个系统和会计数据的安全性和保密性。工作内容 角色管理角色管理 用户管理用户管理 权限管理权限管理用户与角色 角色 角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色的会计和出纳两个角色(他们既可以是同一个部门

15、的人他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门但工作职能是一样的员，也可以分属不同的部门但工作职能是一样的)。我。我们在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户们在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。划分，方便授权。用户 用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员，用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员，即通常意义上的即通常意义上的“操作员操作员”。权限管理 三个层次 功能

16、级权限管理功能级权限管理 数据级权限管理数据级权限管理 金额级权限管理金额级权限管理 权限设置 系统管理员系统管理员 可以指定账套主管；可以指定账套主管；对系统内所有账套的操作员赋权对系统内所有账套的操作员赋权 账套主管账套主管 默认拥有该账套全部权限；默认拥有该账套全部权限；只能对其所管辖账套的操作员进行授权只能对其所管辖账套的操作员进行授权 系统运行监控 注销当前操作员 清除系统运行异常 察看上机日志 设置自动备份计划 升级数据系统运行安全管理 通过本章学习：了解系统管理在用友ERP-U8管理软件中的地位及作用 理解账套、年度账的概念及其间的关系 理解操作员及权限管理的意义，掌握操作员及权

17、限的设置方法 掌握在系统管理中如何进行数据安全管理 本章总结第3章 企业应用平台3.1 企业应用平台概述3.2 基础档案设置企业应用平台概述o 企业应用平台的作用n 是访问系统的唯一入口是访问系统的唯一入口n 设置系统的公共信息和基础档案设置系统的公共信息和基础档案n 定义自己的业务工作，设计自己的个性化流程定义自己的业务工作，设计自己的个性化流程o 工作平台工作平台n 基础信息设置基础信息设置n 基础档案设置基础档案设置基础信息设置o 基本信息设置n 系统启用系统启用n 修改分类编码方案修改分类编码方案n 修改数据精度定义修改数据精度定义o 基础档案设置n 确定基础档案的分类编码方案确定基础

18、档案的分类编码方案n 基础档案整理基础档案整理n 基础档案输入基础档案输入基础信息设置o 数据权限设置n 数据权限是对业务对象进行的控制数据权限是对业务对象进行的控制n 对特定对象的某些项目和某些记录进行查询和录入对特定对象的某些项目和某些记录进行查询和录入的权限控制的权限控制o 金额权限控制金额权限控制n 设置用户在填制凭证时对特定科目允许输入的金额设置用户在填制凭证时对特定科目允许输入的金额范围；范围；n 设置在填制采购订单时允许输入的采购金额范围设置在填制采购订单时允许输入的采购金额范围基础信息设置 单据设置 显示模版设置显示模版设置 增加表头项目增加表头项目 增加表体项目增加表体项目

19、打印模版设置打印模版设置 单据编号设置单据编号设置 系统编号系统编号 自动编号自动编号基础信息设置 系统启用 由系统管理员在建账完成后启用系统 由账套主管在企业应用平台启用系统账套启用日期各系统的启用日期必须大于等于账套启用日期基础档案设置 必要性 企业核算或汇总分析必需的基础信息，如与业务处理相关企业核算或汇总分析必需的基础信息，如与业务处理相关的组织机构设置、职员、客户、供应商等，在手工环境下，的组织机构设置、职员、客户、供应商等，在手工环境下，这些信息或分散在各个部门进行管理，大多根本就没有规这些信息或分散在各个部门进行管理，大多根本就没有规范的档案。计算机业务处理建立在全面规范的基础档

20、案管范的档案。计算机业务处理建立在全面规范的基础档案管理之上，且要求事先设置各种分类、统计口径，才能在业理之上，且要求事先设置各种分类、统计口径，才能在业务处理过程中分类归拢相关信息，并在事后提供对应的分务处理过程中分类归拢相关信息，并在事后提供对应的分析数据。析数据。要求 准确、及时、完整准确、及时、完整基础档案设置 机构人员基础档案基础档案目录目录档案用途档案用途前提条件前提条件使用的系统使用的系统部门档案部门档案设置与企业财务核算与设置与企业财务核算与管理有关的部门管理有关的部门先设置部门编码方案先设置部门编码方案所有子系统所有子系统人员档案人员档案设置企业的各个职能部设置企业的各个职能

21、部门中需要对其核算和业门中需要对其核算和业务管理的职工信息务管理的职工信息先设置部门档案和人先设置部门档案和人员类别，才能在其下员类别，才能在其下增加职员增加职员除固定资产和除固定资产和成本模块外成本模块外人员类别人员类别对企业的人员类别进行对企业的人员类别进行分类设置与管理分类设置与管理薪资管理薪资管理基础档案设置 客商信息客户分类客户分类便于进行业务数据的统计、便于进行业务数据的统计、分析分析先确定对客户分类先确定对客户分类然后确定编码方案然后确定编码方案总账、应收总账、应收客户档案客户档案便于进行客户管理和业务便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析数据的录入、统计、分析先建立客户分

22、类档案先建立客户分类档案总账、应收总账、应收供应商分供应商分类类便于进行业务数据的统计、便于进行业务数据的统计、分析分析先确定对供应商分类先确定对供应商分类然后确定编码方案然后确定编码方案总账、应付总账、应付供应商档供应商档案案便于进行供应商管理和业便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分务数据的录入、统计、分析析先建立供应商分类档先建立供应商分类档案案总账、应付总账、应付地区分类地区分类针对客户针对客户/供应商所属地供应商所属地区进行分类，便于进行业区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析务数据的统计、分析先建立地区分类档案先建立地区分类档案总账、应收、总账、应收、应付应付基础档案设置

23、财务信息会计科目会计科目设置企业核算的科目目录设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案先设置科目编码方案及外币及外币总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付凭证类别凭证类别设置企业核算的凭证类型设置企业核算的凭证类型总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付外币外币设置企业用到的外币种类设置企业用到的外币种类及汇率及汇率所有子系统所有子系统项目目录项目目录设置企业需要对其进行核设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、可将存货、成本对象、现金流量直接作为核现金流量直接作为核算的项目目录算的项目目录所有子系统所

24、有子系统基础档案设置 收付结算结算方结算方式式资金收付业务中用资金收付业务中用到的结算方式。到的结算方式。总账、应收、总账、应收、应付应付付款条付款条件件设置企业与往来单设置企业与往来单位协议规定的收、位协议规定的收、付款折扣优惠方法付款折扣优惠方法应收、应付应收、应付开户银开户银行行设置企业在收付结设置企业在收付结算中对应的开户银算中对应的开户银行信息行信息应收、应付应收、应付基础档案设置 存货存货分类存货分类便于进行供应商管理和便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、业务数据的录入、统计、分析分析先确定对存货分类先确定对存货分类然后确定编码方案然后确定编码方案总账、应收、总账、应收、应付

25、应付计量单位计量单位设置存货的计量单位组设置存货的计量单位组和计量单位信息和计量单位信息先设置计量单位组，先设置计量单位组，然后在组内设置计量然后在组内设置计量单位信息单位信息应收、应付应收、应付存货档案存货档案便于存货核算、统计、便于存货核算、统计、分析和实物管理分析和实物管理先确定对存货分类、先确定对存货分类、确定编码方案、设置确定编码方案、设置计量单位计量单位总账、应收、总账、应收、应付应付基础档案录入 机构人员-部门基础档案录入 机构人员-人员类别分类编码分类编码人员分类名称人员分类名称1001企业管理人员企业管理人员1002经营人员经营人员基础档案录入 机构人员-人员档案基础档案录入

26、 客商信息-客户分类及客户档案 手工系统中，客户作为应收科目的明细科目手工系统中，客户作为应收科目的明细科目进行管理，没做分类和统计要求。建立计算进行管理，没做分类和统计要求。建立计算机系统后，要求加强客户管理，按销售性质机系统后，要求加强客户管理，按销售性质对客户进行分类，并掌握每个客户的应收账对客户进行分类，并掌握每个客户的应收账龄、收款账龄，进行收款预测和欠款分析。龄、收款账龄，进行收款预测和欠款分析。基础档案录入 财务-外币2。选择固定汇率，输入汇率1。输入外币基本信息，确认基础档案录入 财务-凭证类型类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注收收收款凭证收款

27、凭证借方必有借方必有1001,1002设定限制类型和限制科设定限制类型和限制科目的含义在于可以让计目的含义在于可以让计算机自动判断用户输入算机自动判断用户输入的内容是否与选择的凭的内容是否与选择的凭证类别相符。证类别相符。付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方必有1001,1002转转转账凭证转账凭证凭证必无凭证必无1001,1002填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息输入输入整理整理形成形成付款凭证付款凭证收款凭证收款凭证转账凭证转账凭证记 账 凭 证记 账 凭 证临时文件临时文件修改修改审核审核记账记账总分类账总分类账日日记记账账明明细细账账多多栏栏账账辅辅助助账账已 记 账 凭已

28、 记 账 凭证证原始凭证原始凭证查询查询打印打印各各种种账账证证表表形成形成形成形成溯源溯源溯源溯源 计算机环境下的账务处理流程基础档案录入 会计科目体系设计的原则基础档案录入管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 1010项项合计合计企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 会计科目-满足报表的编制要求基础档案录入管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费总经理办 财务部 人事部 采购部 销售部 10个 合计 管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招

29、待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成基础档案录入 财务-新增会计科目基础档案录入 财务-指定会计科目只有指定了“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能进行出纳签字，查询现金日记账和银行日记账。基础档案录入 财务-项目目录 增加项目大类基础档案录入 财务-项目目录 定义项目级次基础档案录入 财务-项目目录 选择项目核算科目基础档案录入 财务-项目目录 进行项目分类定义基础档案录入 财务-项目目录 增加项目档案基础档案录入 收付结算-结算方式在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求

30、登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）通过本章学习：了解企业应用平台在用友ERP-U8管理软件中的地位及作用 掌握在企业应用平台中如何进行系统启用设置 理解基础档案设置的意义，掌握基础档案设置的方法 掌握如何在企业应用平台中进行数据权限设置 本章总结第4章 总账管理系统4.1 总账管理系统概述4.2 总账管理系统初始化4.3 总账管理系统日常业务处理4.4 账簿查询4.5 总账管理系统期末处理总账管理系统概述 地位 会计信息系统的核心子系统会计信息系统的核心子系统 功能 总账初始化总账初始化 凭证管理凭证管理 出纳管理出纳管理 账簿管理账簿管理 辅助核算管理辅助核算管理 月末

31、处理月末处理总账管理系统概述 总账管理系统与其他系统的数据关系薪资管理薪资管理固定资产固定资产资金管理资金管理应收应付应收应付记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证总总账账存货核算存货核算成本管理成本管理记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证其他费用其他费用账证账证余额表余额表决策支持决策支持会计报表会计报表财务分析财务分析总账管理系统概述 总账管理系统的应用流程总账日常业务处理总账日常业务处理框中所包含的框中所包含的项目已经在企项目已经在企业应用平台中业应用平台中设置完成设置完成总账管理系统概述 总账管理系统的应用流程总账期末处理总账期末处理总账初始化总账初始化总账管理系

32、统概述 总账管理系统的应用流程开始下月业务开始下月业务总账日常业务处理总账日常业务处理总账管理系统初始化 选项设置 必要性 为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。参数分类 凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他总账管理系统初始化 选项设置-凭证总账管理系统初始化 选项设置-凭证 制单控制 制单序时控制：该类凭证最后一张凭证日期=凭证

33、日期=系统日期 支票控制 两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理 达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能 赤字控制 控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示 可以使用应收受控科目 即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单总账管理系统初始化 选项设置-凭证 凭证控制 现金流量科目必录现金流量项目 填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额 自动填补凭证断号 新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号 凭证录入时结算方式及票据号必录 在填制凭证时如果使用

34、了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。总账管理系统初始化 选项设置-凭证打印 合并凭证显示、打印 选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录 打印凭证页脚姓名 决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。总账管理系统初始化 选项设置-权限 制单权限控制到科目 单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目 制单权限控制到凭证类别 限制某个操作员只能填制某个类别的凭证 操作员进行金额权

35、限控制 系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。总账管理系统初始化选项设置-权限 凭证审核控制到操作员 如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。出纳凭证必须经由出纳签字 出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。凭证必须经由主管会计签字 如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，

36、则应选中该项。允许修改、作废他人填制的凭证 如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。总账管理系统初始化 准备期初数据 为什么？很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。总账管理系统初始化 总账期初余额准备 准备总账各科目的期初数据 年初建账 准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的

37、期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。年中建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。总账管理系统初始化 总账期初余额准备 准备辅助账各科目的期初数据 如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。如何准备？应收账款按客户整理 应付账款按供应商整

38、理 个人往来按职员整理总账管理系统初始化 总账期初余额录入 末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。总账管理系统初始化 总账与辅助账的关系科目名称科目名称方向方向币别币别/计量计量年初余额年初余额1-启用月累计启用月累计借方发生额借方发生额1-启用月累计启用月累计贷方发生额贷方发生额期初余额期初余额现金现金(1001)借借6487.70应

39、收账款应收账款(1131)借借15780.00按业务明细按客户按科目总账管理系统初始化 期初试算平衡 期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。凭证一经记账，期初数据便不能再修改。总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证 凭证复核 凭证记帐 修改凭证 作废凭证 冲销凭证 凭证查询 凭证汇总o 出纳管理n 出纳签字n 现金/银行日记账查询n 资金日报n 支票登记簿n 银行对账总账管理系统日常业务处理 凭证管理

40、-填制凭证 表头 凭证类别：满足设置凭证时的限制类型 凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号 凭证日期：默认登录系统时的业务日期 附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数 表体 摘要：每个记录行都要有摘要 会计科目：必须选择末级科目 金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数总账管理系统日常业务处理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-银行账要求输入辅助核算：结算方式票号总账管理系统日常业务处理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-银行账如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”总账管理系统日常业务处理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-外币系统自动带出汇率输入外币金额系统

41、自动计算人民币总账管理系统日常业务处理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-数量输入数量和单价，系统自动计算金额总账管理系统日常业务处理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-客户往来输入客户相关信息总账管理系统日常业务处理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息总账管理系统日常业务处理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-部门输入部门信息总账管理系统日常业务处理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-个人往来输入个人信息总账管理系统日常业务处理 凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-项目核算输入项目信息总账管理系统日常业务处理 凭证管理-凭证复核

42、出纳签字 前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目 出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后 主管签字 前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”审核凭证 是必须环节 制单人与审核人不能为同一人 可以单张审核也可以成批审核总账管理系统日常业务处理 凭证管理-凭证记账 前提 期初余额试算平衡 凭证已审核 上月已经结账 过程 选择记账范围 显示记账报告 自动记账 记账过程一旦中断系统可自动恢复总账管理系统日常业务处理 凭证管理-恢复记账 激活“恢复记账前状态”在对账界面Ctrl+H 取消记账“凭证”-“恢复记账前状态”恢复

43、最近一次记账前状态 恢复到月初状态（只有主管有权）注意事项 己结账月份的数据不能取消记账总账管理系统日常业务处理 凭证管理-修改凭证 修改方式 无痕迹修改 对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改 有痕迹修改 对象：已记账凭证 红字冲销法或补充更正法 修改内容 凭证类别和凭证号不能修改 能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置总账管理系统日常业务处理 凭证管理-作废/删除凭证 对象 未审核未签字凭证 规定 作废凭证不能修改、不能审核 应参与记账，否则月末无法结账 删除凭证 对作废凭证进行“整理”即可删除总账管理系统日常业务处理 凭证

44、管理-冲销凭证 对象 已记账凭证 方式 手工编制 系统自动编制总账管理系统日常业务处理 凭证管理-查询凭证丰富的查询条件总账管理系统日常业务处理 出纳管理 现金/银行日记账/资金日报 支票登记簿 前提 设置了银行账 将结算方式设置为票据管理 支票领用 支票报销总账管理系统日常业务处理 出纳管理-现金日记账总账管理系统日常业务处理 出纳管理-支票登记簿总账管理系统日常业务处理 出纳管理 银行对账 录入银行对账期初数据 录入银行对账单 银行对账 自动对账 手工对账 查询银行存款余额调节表 核销银行账 长期未达账审计总账管理系统日常业务处理 银行对账-输入银行对账期初总账管理系统日常业务处理 银行对

45、账-自动对账总账管理系统日常业务处理 出纳管理 银行对账 录入银行对账期初数据 录入银行对账单 银行对账 自动对账 手工对账 查询银行存款余额调节表 核销银行账 长期未达账审计总账管理系统日常业务处理 账簿查询 基本会计账簿查询 总账 发生额余额表 采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账 明细账 序时账 日记账 现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询 多栏账 先定义，再查询总账管理系统日常业务处理 账簿查询-发生额余额表总账管理系统日常业务处理 账簿查询-原材料明细账总账管理系统日常业务处理 账簿查询-管理费用多栏账总账管理系统日常业务处理 账簿查询 辅助核算账簿查询 个人核算 个人核

46、算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。部门核算 部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。总账管理系统日常业务处理 账簿查询-个人往来两清总账管理系统日常业务处理 账簿查询-部门收支分析总账管理系统日常业务处理 账簿查询 辅助核算账簿查询 项目核算 项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各

47、项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。客户核算和供应商核算 客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。总账管理系统日常业务处理 账簿查询-客户往来账龄分析总账管理系统日常业务处理 账簿查询-项目统计分析总账管理系统期末处理 自动转账 外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证 工资：工资费用分配，相关费用计提 固

48、定资产：固定资产增减变动、计提折旧 应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备 应付款管理：应付款发生、支付 存货核算：采购入库、销售出库 内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证 费用的分配、分摊和计提 税金的计算 成本费用的结转 期间损益的结转总账管理系统期末处理 定义转账凭证 定义内容 凭证类别 摘要 会计科目 金额来源公式 生成转账凭证 自动转账凭证的生成顺序 相关凭证已经全部登记入账 自动转账生成的凭证仍需审核记账总账管理系统期末处理对账 总账与明细账核对 总账与辅助账核对结账 结账前 检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本

49、月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。损益类账户是否已结转至本年利润。当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。结账后 当月不能再填制凭证 将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额本章总结 通过本章的学习：了解总账管理系统的主要功能、与ERP其他系统间的数据关系 熟悉总账管理系统的操作流程 掌握总账中各选项的含义 理解总账初始化的工作内容 掌握如何进行总账日常业务处理 理解出纳的主要工作内容 掌握总账期末业务处理的主要工作内容 掌握

50、在总账中进行各种信息查询的方法第5章 UFO报表管理系统5.1 报表管理系统概述5.2 报表格式设计5.3 报表数据处理报表管理系统概述o 报表管理系统的功能n 报表格式设计报表格式设计n 报表数据处理报表数据处理o 报表系统与其他系统的关系报表系统与其他系统的关系n 取数：总账、工资、固定资产、取数：总账、工资、固定资产、报表管理系统概述o 相关概念格式/数据状态组合单元关键字表行默认表文件名报表管理系统概述o 相关概念n 关键字：用来唯一标识表页。o 单位名称o 单位编号o 年o 季o 月o 日o 自定义报表管理系统概述o 相关概念n 单元类型o 表样型n 在格式状态下输入和修改o 字符型