企业文书讲座课件.ppt

1、 一、企业文书档案的概念 企业文书档案是企业在研发、生产、服务、经营等管理活动中直接形成的对社会和本单位有保存利用价值的各种形式和载体的历史记录。2022-7-262文件材料转化为档案必须具备三个条件：一是办理完毕的文件材料才能归档；二是对今后工作有参考利用价值的文件材料必须归档；三是经过系统整理集中保存的文件材料最终成为档案。2022-7-263 二、实施归档文件整理的依据及相关概念 （一）依据 1、归档文件整理规则（中华人民共和国档案行业标准：DA/T22-2000)2、广州市执行归档文件整理规则实施细则（穗档20024号）3、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第号年月日

2、起施行）4、企业档案工作规范DA/T 42-2009 （二）理解两个概念 1、“归档文件”的概念 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的文件材料。2、基本整理单位和保管单位“件”的的 概念 2022-7-265 注意：归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：（3.3）1、单份文件，一份文件为一件:正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文，报表、名册、图册为一件 2、套性材料：会议记录、会议纪要、刊物一次（期）为一件 3、来文复文：请示与批复、函与复函视情况为一件。2022-7-266 三、归档整理的步骤和方法 归档指各部门将收集齐全

3、的文件进行分类整理后，按规定的时间移交档案室集中保管。（一）制定文件归档范围和档案保管期限表 *归档范围是指一个单位形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档；2022-7-267 参考：1、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定附件：“企业管理类档案保管期限表”2、企业档案工作规范附录A“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”*可按问题或机构分类列表（例）；*对文件材料的价值进行鉴定，确定其保管期限：永久、30年、10年。2022-7-268 注意：涉及国家和企业秘密的企业产权、债权债务、营销策略、核心技术等方面的档案要永久保存。*主要归档范围包括：行政管理、经营管理、生产管理、党群管理2

4、022-7-269 1、行政管理：一是企业组织机构设置材料，二是总经理办公会、党政联席议文件材料（会议记录、记要、决议、决定等）及博览会、论坛、学术会议材料 三是文秘、劳资、人力资源、法律、外事公关、审计、机要、档案、保卫、社会保障、教育培训等工作形成的文件材料。2022-7-26102、经营管理：一是董事会、监事会、股东会形成的文件（会议记录、纪要、报告、决议等），企业年度计划及中长期规划、经营决策、企业改革、公司上市等文件材料；二是企业资金、税务等财务管理文件材料；三是企业房产土地、投资、产权等资产管理文件材料；2022-7-2611 四是企业资本变动、融资（股票）、物资管理、市场开发和营

5、销、售后服务管理、合同管理、信誉管理（企业认证、达标的资格证书及商标等）、知识产权管理等文件材料。2022-7-2612 3、生产管理：包括生产组织，质量管理，设备管理，能源管理，科技管理，计量、环保、标准和信息化管理，安全生产和消防 等形成的文件材料。4、党群管理：包括党、团组织，工会，女工，民主党派，民间团体，计生，纪检监察，宣传统战等工作形成的文件材料。2022-7-2613 熟悉不归档的文件材料：（1）上级普发性、不需办理的文件材料。（2）未定稿文件；（3）重份文件及机关内部门往来文件；2022-7-2614（4）未生效的合同、协议、单据；（5）没有查考利用价值的事务性、临时性文件；（

6、6）公司以外单位交换来的材料（为参考目的从各方面收集的文件）2022-7-2615（二）归档时间 *各项管理工作中形成的文件材料，各部门应于翌年第一季度向档案部门移交。（三）整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。(4)（四）归档文件整理程序将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、加盖归档案章、编目、装盒，使之有序化的过程。（3.2）1、归档文件的技术处理和装订 主要包括：拆钉、装订、修裱 （1）拆钉 永久、30年保存文件的金属钉要拆下，10年保存的文件可不拆。（2）文件的修整 A、对文件进行托裱、修复（破损、小于B5）B、对字迹模糊或易退变

7、的文件应予以复制，如：复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件 C、超大纸折叠（按A4规格折叠）（3）装订（6.1）*件内排列：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；复文在前，来文在后；汉文在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后。2022-7-2620 *装订要求 薄的文件用不锈钢钉；厚的文件用棉线三孔一线；采用左侧装订，左、下侧对齐 2、分类 区分年度和保管期限或机构(问题)。第一种方法（6.2）年度机构（问题）保管期限 2022-7-2622 例1:2009|总经办 人力资源部 财务部 /|永久 30年 10年

8、 1 1 1|N N N2022-7-2623例2:2009|行政管理类 经营管理类 党群管理类 /|永久 30年 10年 1 1 1|N N N第二种方法:（6.2）年度保管期限机构(问题)件 例：2001|永久 30年 10年|1 总经办（行政管理类）2 3 4 人力资源部（经营管理类）5 6 7 财务部（党群管理类）2022-7-2625第三种方法（6.2 即时归档）年度保管期限 永久 30年 10年 1 1 1 2 2 2 3 3 3 4|5 N N|N 2022-7-2626 注意：（）同一全宗应保持分类方法的一致和稳定;（）计划、总结、统计报表按形成年度归档；（）跨年度召开的会议，

9、归入开始年度。3、排列 按文件形成时间的先后顺序排,形成文件日期在前排前，日期在后排后。（3）按办结时间先后顺序排。（4）未及时归档的文件，排在相应类别或同一保管期限的最后。如：有请示，当年没有批复，不能确定保管期限，第二年或有或无，只能归到最后。2022-7-2629 4、编号 (6.4)归档文件编号，是指固定每份归档文件位置的标识符号，为后续编目工作和查找利用提供条件。2022-7-2630 （1）件号在实体上通过归档章来表示，包括：全宗号、年度、保管期限、件号（馆编件号、室编件号）、问题（机构）（6.4)。书P31 *加盖归档章，每件文件首页上端空白处，如已满可在首页任何空白处。2022

10、-7-2631 78 2008 1 永久 78 2008 1 账务部 永久第一种方法第二、三种方法 5、编目 (6.5)应依据分类方法和室编件号顺序编”归档文件目录”。原则：以件为单位进行。内容包括：2022-7-2633 （1）件号：文件排列的先后顺序号。（2）责任者 可以是一个机关或机关内部的一个机构，或几个机关或一个人或若干人，涉及多个部门形成的，归入承办部门或综合部门。2022-7-2634 注意1：不要使用“本部”、“本公司”注意2：联合发文，一般将所有者照实抄录，过多时适当省略，但本单位必须抄录。（3）文号：一般由机关代字、年度、顺序号组成。例：“穗食函20128号”注意：避免填写

11、“会议纪要”、“会议记录”、“简报”、“会议文件”等 （4）题名：文件标题 一般由内容+文种组成例：关于做好绩效考核工作的通知 A、一般情况下，文件只有一个题名，应照实抄录。B、有的文件有副题名或并列题名，正题名能反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。例：放眼世界 先行先试 实现新形势下XX工作的新跨越 C、有的文件没有标题或不规范，不能揭示文件内容的，要自拟标题，用“”方括号。例：协议书2013年公司与XX大学管理学院合作培训协议书 2022-7-2637 D、会议记录拟题名时，应写明会议时间和主要内容。例：2012年5月领导班子会议记录（扶贫、新产品

12、开发计划）E、附件内容重要，需要反映时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”。(5)日期 文件的形成时间。一般情况下，成文日期是以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；电报以发出日期为准。填写时可分为两行。例：20081108 2022-7-2639 (6)页数 A、每一件归档文件的总页数。B、不须每页打页码。C、构成该件的各份文件页数相加，如：请示与批复分别为4页和1页作为一件，该件页数为5页 （7）备注 填写归档文件需要补充说明的情况。如：请示与批复跨年的，在请示件目录和批复件目录的备注中分别注

13、明“年度、保管期限、件号”。6、归档文件目录的构成与装订 （1）构成：目录夹、归档文件整理说明（6.5.3.2）、归档文件目录表格。2022-7-26412022-7-2642 （2）规格：采用我市统一印制的A4规格竖式目录纸。永久、30年、10年别用红、黄、蓝三种颜色区分。（3）装订 第一种：跨年度保管期限 A、若干年永久一本目录 B、若干年30年保管期限一本目录 C、若干年10年期限一本目录2022-7-2644 第二种：年度保管期限 A、可每年永久、30年、10年各装订一本目录（多）B、可每年永久、30年、10年合订一本目录（少）（4）目录夹标签的填写 2022-7-2645全宗名称 X

14、X市第三建筑工程公司全 宗 号 78年 度 2012年保管期限永久、30年、10年机构或问题2022-7-2646目录夹背脊的填写全宗号78年度2012保管期限永久、30年、10年机构或问题2022-7-2647 7、装盒 （1）将归档文件按照室编件号先后顺序装入档案盒，与归档文件目录的顺序相一致。注意：A、归档文件目录不须随归档文件放入档案盒内；B、不同年度的归档文件不应放入同一档案盒内；C、分机构问题的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放在同一档案盒内；D、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒内。2022-7-2649（2）备考表的填写（6.6.2）备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。检查人和日期。2022-7-2650（3）档案盒背脊的填写 全宗号78 年度 2009 保管期限 永久机构（问题）人力资源部或司务行政起止件号室1/28馆 盒号2022-7-26512022-7-2652 谢 谢 大 家！