为争取公文时效课件.ppt

1、1一、總論一、總論 (含架構圖含架構圖、權責劃分權責劃分、管考概念、管考概念)二、文書流程管理稽核要點修正重點二、文書流程管理稽核要點修正重點三三、各類公文時效管制作業各類公文時效管制作業四四、常見公文時效作業缺失常見公文時效作業缺失 (含公文檢核共同缺失含公文檢核共同缺失)簡報大綱簡報大綱2系統面系統面公文整合資訊系統公文整合資訊系統(管理功能管理功能)制度面制度面1.流程管理稽核要點流程管理稽核要點2.公文定期檢核公文定期檢核3.不定期抽查輔導不定期抽查輔導4.講習訓練宣導講習訓練宣導執行面執行面(例行例行)1.公文月報統計分析公文月報統計分析2.各類案件管制各類案件管制3.逾期公文催辦逾

2、期公文催辦、檢檢 討與究責討與究責一一、總論總論-公文時效管制架構圖公文時效管制架構圖權責劃分權責劃分：(要點要點 16點點 19點點)3業務單位業務單位機關首長機關首長專責管制專責管制文書單位文書單位審核展期之案件、專案管制及特殊性案件/速別之調整 逾處理時限30日以上者，責成人員限期結案/代理人制度之督促建立管理制度研訂稽核計畫定期檢核個案分析 彙送統計資料訂定專案管制特殊性案件作法 共同性問題之協調改進文書管理電腦化登錄、統計時效及稽催資料 列印逾期未結案件檢查表提醒逾期案件同仁提出展期申請配合調卷分析提供資料承辦人員：承辦人員：自我管理/確保公文品質，依規定期限辦結各階段之查催管制會稿

3、、會辦時效 簡化業務處理流程總論4 公文處理時效管制乃在掌握公掌握公文處理過程中的每個環節文處理過程中的每個環節，透過公文登登錄錄作業及稽催查詢稽催查詢途徑，促使每件公文能在時限內處理完成時限內處理完成。消極目的在於防止公文延壓，積極目的更在於促使同仁自我管理自我管理，提高行政效率，落實為民服務。時效管制意涵與目的時效管制意涵與目的總論自我管理，公文自我管理，公文隨到隨辦、不拖延、無積壓或毀隨到隨辦、不拖延、無積壓或毀損及遺失公文損及遺失公文達到達到之之5收文收文分辦分辦簽稿簽稿擬辦擬辦會簽稿會簽稿 陳核判陳核判繕校繕校用印用印發文發文歸檔歸檔資料資料登錄登錄查詢查詢稽催稽催統計統計分析分析創

4、簽稿創簽稿:交辦或主動辦理交辦或主動辦理(視為一般公文視為一般公文6 6天管制天管制)公文處理各階段與時效管制公文處理各階段與時效管制全程、全案、全面管制全程、全案、全面管制重要重要總論適用類別一般公文(原則)專案、申請、陳情、訴願及其他管制原則文辦結就結案歸檔首件文號於全案辦結始能結案歸檔處理過程收發文件管制以個件為管制標的凡屬通知補件補件、會勘會勘、會議會議、請釋請釋、查詢查詢及有關機關間公文往返等，以他號方式處理6時效管制與計算方式時效管制與計算方式不同類別公文，依其性質，管制方式有異不同類別公文，依其性質，管制方式有異以文管制以文管制以案管制以案管制總論公文處理時限，除最速件應隨到隨辦

5、外公文處理時限，除最速件應隨到隨辦外，餘以收文次日起算餘以收文次日起算處理時限(計算方式)起算點限辦日期不含假日:一般公文、陳情案件含假日:限期案件、申請案件、專案案件、訴願案件、監察或立委質詢案件7時效管制與計算方式時效管制與計算方式總論時效計算方式時效計算方式(續續)處理人民申請案件作業要點10:處理期間適逢連續3日以上之國定假日或其他休息日時，其期間依實際假日日數延長，並應於公告處理時限時一併公告之。【本本點點僅僅適用人民申請案件適用人民申請案件】稽核要點5:公文處理時限之末日如為假日者，則以該日之次一工作日為時限之末日登錄管制。【本點適用任何時效計算含假日案件本點適用任何時效計算含假日

6、案件】8總論9二、二、101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點稽核要點自99年12月合併施行以來迄今已逾一年半，為使公文管考作業之推行更臻周延，參酌相關法規及本府實務管考需求進行部分增修，修正重點歸納為14點：(一)明訂洽詢來文機關變更限期公文期限時應留下公務電話紀錄，並增列創簽稿取號時間點。（第三點）修正後條文原條文三、(一)（）、變更來文所訂期限者，應聯繫來文機關確認，並留存公務電話，並留存公務電話紀錄或相關文書紀錄或相關文書。三、(一)（）、變更來文所訂期限者，應聯繫來文機關確認。10101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程

7、管理稽核要點修正重點(一一)(續一)明訂洽詢來文機關變更限期公文期限時應留下公務電話紀錄，並增列創簽稿取號時間點。（第三點）修正後條文原條文三、(一）：創簽稿案件應視為一般公文管制，且承辦且承辦人應自系統取號後始人應自系統取號後始得送出陳核，得送出陳核，。三、(一）：創簽稿案件應視為一般公文管制，11101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(二二)(二)因遇假日延長處理期間之規定刪除，另新增末日遇假日則延至次一工作日之規定。（第五點）修正後條文原條文五、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或其他依法令另有規定期限之公文，其辦理期間假

8、假日日不予扣除。公文處理時限之末日如公文處理時限之末日如為假日者，則以該日之為假日者，則以該日之次一工作日為時限之末次一工作日為時限之末日。日。五、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或其他依法令另有規定期限之公文，其辦理期間例假日例假日不予扣除；處理期間如遇國定假日或其他休息日（星期六、日之例假日除外）時，其期間依實際假日日數延長之（訴願及監察案件除外）。12101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(三三)(三)增列首件已存查之併案仍應簽准後存查之規定及併案文號應於主案之擬辦意見中敍明之規定。(第八至九點)修正後條文原條文八、併辦

9、案件以首件收文進行管制，其餘併辦公文雖得存查，但應附隨首件收文併檔處理，首件公文之擬辦意見中應敍明擬併案文號與併案理由。前項首件公文如已存查，前項首件公文如已存查，機關再次收受相同案情公文機關再次收受相同案情公文時，其後續收受之公文仍應時，其後續收受之公文仍應簽准後始得存查。簽准後始得存查。八、併辦案件以首件收文進行管制，其餘併辦公文雖得於簽准後存查銷號，但應附隨首件收文併檔處理。13101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(三三)(續三)增列首件已存查之併案仍應簽准後存查之規定及併案文號應於主案之擬辦意見中敍明之規定。(第八至九點)修正後條文修正後條

10、文原條文原條文九、彙辦案件來文均不得存查，前件彙辦公文併入後件，待最後一件（末件）來文時，以末件為基礎，計算彙辦案件時效，末，末件公文之擬辦意見中應敍件公文之擬辦意見中應敍明擬併案文號與併案理由明擬併案文號與併案理由。九、彙辦案件來文均不得存查，前件彙辦公文併入後件，待最後一件（末件）來文時，以末件為基礎，計算彙辦案件時效。14101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(四四)(四)增訂改分期限規定。（第十一點）修正後條文修正後條文原條文原條文十一、機關間改分作業應依下列規定：（一）.機關或單位，遇有分文爭議案件，應指定專人協調並以最速件判定，俾提昇效率

11、。（三）機關間或機關內之單位三）機關間或機關內之單位間涉及改分及移文作業未於工間涉及改分及移文作業未於工作時間八小時內完成者，應依作時間八小時內完成者，應依本要點第三十三點專案簽報議本要點第三十三點專案簽報議處。處。十一、機關間改分作業應依下列規定：（一）.機關間有分文爭議案件，應指定專人協調判定，俾提昇效率。15101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(五五)(五)修正限期公文得先簽辦存查之限制為距收文日三十日以上者，以避免一個月內應回覆之限期公文因存查而失去管制。（第十三點）修正後條文修正後條文原條文原條文（八）來函訂有函復期限，其期限距收文日三十

12、日三十日含假日以上，且非屬人民申請、陳情案件、訴願案件，經擬訂辦理方式與期程，由機關首長准予存查者。（八）來函定有函覆期限，其期限距收文日十日十日含假日以上，且非屬人民申請、陳情案件、訴願案件，經機關首長准予存查者。16101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(六六)(六)新增承辦人員每日應檢查逾期公文之規定。(第十八點)修正後條文修正後條文原條文原條文十八、承辦人員責任：（一）（一）每日應進入公文整每日應進入公文整合資訊系統，檢查有無逾合資訊系統，檢查有無逾期公文（含受會公文），期公文（含受會公文），確實掌握文書處理時效，確實掌握文書處理時效，對經辦

13、文件，確遵文書處理手冊規定辦理，基於自我管理原則，.十八、承辦人員責任：（一）對經辦文件，確遵文書處理手冊規定辦理，基於自我管理原則，.17101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(七七)(七)逾期未結案件檢查表之核章層級下修，但市長室列管案件除外，另新增收文人員應正確登錄公文性質與限期公文之限辦日期規定。(第十九點)修正後條文修正後條文原條文原條文十九、收發人員責任：（一）每星期應列印（一）每星期應列印逾期逾期未結案件事前檢查週報表未結案件事前檢查週報表送承辦人員填報，除市長送承辦人員填報，除市長室列管案件之核章應至機室列管案件之核章應至機關首長外，

14、餘關首長外，餘陳陳核核單位主單位主管管參處。參處。十九、收發人員責任：（一）每星期應列印逾期未結案件事前檢查週報表，陳機關首長參處。18101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(七七)(續七)逾期未結案件檢查表之核章層級下修，但市長室列管案件除外，另新增收文人員應正確登錄公文性質與限期公文之限辦日期規定。(第十九點)修正後條文修正後條文原條文原條文十九、收發人員責任：.（五）公文性質之設定攸（五）公文性質之設定攸關公文時效，收文人員應關公文時效，收文人員應正確登錄正確登錄公文性質公文性質，遇限，遇限期公文時，應正確登錄期公文時，應正確登錄限限辦日期辦日

15、期。十九、收發人員責任：.19101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(八八)(八)修正展期規定文字，增列主管應從嚴審核並避免展期之規定、市長室交辦列管案件公文之展延規定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文修正後條文原條文原條文二十、展期申請：（一）一般公文未能於規定時間內辦出時，承辦人應於屆滿辦理期限前申請展期並以二次為限，第一次展期不得超過原預定結原預定結案日期一倍案日期一倍，需由單位主管核准，二十、展期申請：（一）一般公文未能於規定時間內辦出時，承辦人應於屆滿辦理期限前，申請展期，以二次為限，第一次展期不得超過六日六日，需由單位主

16、管核准，20101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(八八)(續八)修正展期規定文字，增列主管應從嚴審核並避免展期之規定、市長室交辦列管案件公文之展延規定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文修正後條文原條文原條文二十、展期申請：（一）.第二次展期日數，依案件實際需要提出依案件實際需要提出，不得超過累計總累計總辦理辦理日日數數三十日，需由機關首長或首長授權之主管或首長授權之主管核准後送研考人員登錄。二十、展期申請：（一）.第二次不得超過累計總日數三十日，需由機關首長核准.21101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管

17、理稽核要點修正重點(八八)(續八)修正展期規定文字，增列主管應從嚴審核並避免展期之規定、市長室交辦列管案件公文之展延規定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文修正後條文原條文原條文二十、展期申請：（一）.但因情形特殊，必須必須辦理辦理超過超過總辦理日總辦理日數數三十日時三十日時，應簽經 市長核准，並會知機關研考人員列入管制。二十、展期申請：（一）.因情形特殊，歷次展期累計必須超過三十日以上時，應簽經市長核准，並會知研考人員列入管制。22101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(八八)(續八)修正展期規定文字，增列主管應從嚴審核並避免展期之

18、規定、市長室交辦列管案件公文之展延規定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文修正後條文原條文原條文二十、展期申請：.（二）市長室列管案件之（二）市長室列管案件之展延以二次為限，一次不展延以二次為限，一次不得超過十日得超過十日(含假日含假日)，第，第一次可由機關副首長代決一次可由機關副首長代決，第二次應由機關首長親，第二次應由機關首長親核。核。二十、展期申請：.無23101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(八八)(續八)修正展期規定文字，增列主管應從嚴審核並避免展期之規定、市長室交辦列管案件公文之展延規定及限期公文如需辦理展期之作法。（第

19、二十點）修正後條文修正後條文原條文原條文二十、展期申請：.（三）限期公文如連繫來（三）限期公文如連繫來文機關未獲同意變更原處文機關未獲同意變更原處理期限者，應辦理展期手理期限者，應辦理展期手續，並以逾期案件統計。續，並以逾期案件統計。二十、展期申請：.（二）來文定有期限，因展期不能按期辦結時，應先行協調通知來文機關。24101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(八八)(續八)修正展期規定文字，增列主管應從嚴審核並避免展期之規定、市長室交辦列管案件公文之展延規定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文修正後條文原條文原條文二十、展期申請：.（

20、四）（四）展期必須確屬需要展期必須確屬需要，各權責主管應，各權責主管應從嚴從嚴審核審核或提示處理原則或提示處理原則，避免展，避免展期期。二十、展期申請：.（三）展期必須確屬需要，各權責主管應確實審核或提示處理原則。25101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(八八)(續八)修正展期規定文字，增列主管應從嚴審核並避免展期之規定、市長室交辦列管案件公文之展延規定及限期公文如需辦理展期之作法。（第二十點）修正後條文修正後條文原條文原條文（五）（五）辦理展期之公文以辦理展期之公文以逾期案件列計，逾期案件列計，.如公如公文實際有積壓事實者，仍文實際有積壓事實者，

21、仍應負積壓責任應負積壓責任，不得以曾，不得以曾提出展期作為申復理由或提出展期作為申復理由或拒絶申復拒絶申復。(四)辦理展期之公文以逾期案件列計，逾期案件經辦理展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應負積壓責任。26101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(九九)(九)增列專案案件之最長期限及通案申請之規定。（第二十二點）修正後條文修正後條文原條文原條文二十二、專案案件：.（二）程序要件：（二）程序要件：、須於原件處理時限屆、須於原件處理時限屆期前依規定提出申請，期前依規定提出申請，一一次申請之期限不得超過六次申請之期限不得超過六個月。個月。二十二、專案案件

22、：.（二）程序要件：、須於原件處理時限屆期前依規定提出申請。27101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(九九)(續九)增列專案案件之最長期限及通案申請之規定。（第二十二點）修正後條文修正後條文原條文原條文二十二、專案案件：、因案件數量眾多，、因案件數量眾多，且符合前述規定者，可以且符合前述規定者，可以通案方式簽請機關首長核通案方式簽請機關首長核可，不必逐一提出申請。可，不必逐一提出申請。二十二、專案案件：無 28101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(十十)(十)增列限期公文及市長室交辦列管案件不適用專案案

23、件。（第二十四點）修正後條文修正後條文原條文原條文二十四、預計能在三十日內辦結之案件及限期公文限期公文、市長室交辦列管案件、市長室交辦列管案件、立法委員或市議員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質，均不另列為專案管制案件。二十四、預計能在三十日內辦結之案件及立法委員或市議員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質，均不另列為專案管制案件。29101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(十一十一)(十一)修正會簽公文延誤責任逾一倍得簽辦議處並增列應簽辦而延誤簽辦之責任。（第三十三點）修正後條文修正

24、後條文原條文原條文三十三、有下列情事之一者，得專案簽報議處：（八）會簽公文無故逾一倍之公文時效者。三十三、有下列情事之一者，得專案簽報議處：.30101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(十一十一)(續十一)修正會簽公文延誤責任逾一倍得簽辦議處並增列應簽辦而延誤簽辦之責任。（第三十三點）修正後條文修正後條文原條文原條文三十三、有下列情事之一者，得專案簽報議處：（十九）針對有時效之應簽辦事項，視為限期公文，如有應簽辦而延遲簽辦致生重大延誤時，研考人員應自交辦之次日起算延誤責任。三十三、有下列情事之一者，得專案簽報議處：.無31101101年年9 9月文書

25、流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(十二十二)(十二)修正獎勵種類，以符獎懲衡平原則。（第三十五點）修正後條文修正後條文原條文原條文三十五、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下：（一）嘉獎一次或二次。（二）記功一次或二次。（三）記大功一次。三十五、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下：（一）嘉獎一次或二次。（二）記功一次或二次。32101101年年9 9月文書流程管理稽核要點修正重點月文書流程管理稽核要點修正重點(十三十三)(十三)依據市政會議57次決議增列同一人同一年內因公文延誤而受書面糾正達二次者，記申誡一次之規定。（第三十六點）修正後條文修正後條文原條文原條文三十六、公文

26、處理人員適用之懲處種類規定如下：（一）申誡一次或二次。（二）記過一次或二次。（三）記大過一次。對於未達申誡程度有糾正必要者，得予以書面糾正。同一人同一年內因公文延誤而受書面糾正達二次者，記申誡一次，由研考人員統計並送人事單位辦理。三十六、公文處理人員適用之懲處種類規定如下：（一）申誡一次或二次。（二）記過一次或二次。（三）記大過一次。一般公文33三三、各類公文時效管制作業各類公文時效管制作業一般公文一般公文、最速件：一日（但緊急公文仍須依、最速件：一日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成）。個案需要之時限內完成）。、速件：三日。、速件：三日。、普通件：六日。、普通件：六日。、創簽稿視為一般公

27、文管制、創簽稿視為一般公文管制。、交辦列管案件，應依交辦列管機關、交辦列管案件，應依交辦列管機關所訂之預定完成期限處理，未訂期所訂之預定完成期限處理，未訂期限時，依一般公文時效管制。限時，依一般公文時效管制。34限期公文限期公文收文樣態登錄管制方式來文指定日期依指定日期管制來文給定一段時間從收文次日起算並含假日依規定即訂有處理時限依規定時限管制(如國賠案件20日、考績申訴30日)來文訂有不同處理時限以最後時限管制例行資料填報以第1次填報時間管制收文時，已逾來文所訂時限以普通件管制（續）一般公文各類公文時效管制作業各類公文時效管制作業注意該項業務是否有相關規定訂有辦理時限，如有，即屬限期案件公文

28、因故無法於限定期限辦結，可於原處理時限內聯繫來文機關獲同意，做成電話紀錄，據以修改限辦期限如未獲對方同意，則辦展期，並視為逾期須採取以案管制，不得改申請專案(特殊性案件除外)限期公文35各類公文時效管制作業各類公文時效管制作業限期公文限期公文申請之處理時限不得超過6個月承辦單位須定期提報執行情形至結案可申請通案性專案，惟須每年檢討限期案件、申請案件、陳情案件與訴願案件、市長室列管案件及限期案件不得申請為專案案件須採取以案管制。專案案件36專案案件各類公文時效管制作業各類公文時效管制作業專案案件專案案件37申請案件申請案件各類公文時效管制作業各類公文時效管制作業依法規及對外公告之處理時限管制(報

29、研考會公告)補正一次通知及等待民眾補正應創稿為之且期間得扣除逾原限辦期限未結之處理情形應先行告知須採取以案管制，且不得申請為專案案件時效計算含假日，處理期間適逢連續3日以上之國定假日或其他休息日時，其期間依實際假日日數延長，並應於公告處理時限時一併公告應持續檢討縮短處理時限申請案件38各類公文時效作業規範各類公文時效作業規範訴願案件訴願案件訴願答辯:10日(本府內規為10日，請加強宣導)訴訟答辯:依法院來文指定時限，未指定者，以10日為處理時限。訴願審議:依訴願法規定。須採取以案管制，且其不得申請為專案案件，亦不做任何時效之扣除或展期。時效計算含假日。應以原文號函復，切忌先存後辦。答辯案件39

30、會辦案件會辦案件送會單位:流程查催之責受會單位:依公文夾顏色區分會辦時效 (內會)紅色4小時 藍色1日 (外會)2 2日日(本府內規：2日)會辦時間過久(逾2個工作日)查催機制告知 機關主管及研考人員督促了解。會辦案件會辦案件彙併辦作業彙併辦作業40彙併辦作業彙併辦作業(續續)41421.改分改分本機關其他單位(工作時間工作時間8小時完成小時完成)經單位主管核閱後，退回改分；被改分單位如有意見，應簽明理由陳請主任秘書以上人員裁定。2.改分改分其他機關(工作時間工作時間8小時完成小時完成)經共同收文機關共同收文機關(府收文或上級機關府收文或上級機關)分辦分辦文件，認不屬本 機關業務職掌，簽註意見

31、送由主任秘書主任秘書以上人員核章退退 回共同收文機關改分回共同收文機關改分。機關間改分、移文作業：機關間改分、移文作業：4.改分改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收原登錄收 文日期文日期為準。為準。3.非辦案件改分移文其他機關非辦案件改分移文其他機關(工作時間工作時間8小時完成小時完成)由本機關直接收文，認不屬本機關業務職掌，以原收文號 移辦權責機關結案。文書流程管理稽核要點第文書流程管理稽核要點第33點改分移文延誤時效懲處規定點改分移文延誤時效懲處規定。43文書稽催機制文書稽催機制文書稽催文書稽催1.到期前一日/到期當日稽催(系統自動發送)

32、2.到期次日起催辦(系統自動發送)3.逾期未結案件檢查表之催辦(收發、研考)4.逾期未結個案申復表，簽辦究責(研考)注意事項注意事項1.研考人員應進公文整合資訊系統中確認各承辦 人及主管之電子郵件信箱之正確性。2.文書人員及研考人員適時協助提醒承辦人及主 管每日簽收催辦郵件，並進行實際催辦。44展期申請作業展期申請作業展期申請作業展期申請作業1(一)一般公文未能於規定時間內辦出時，承辦人 應於屆滿辦理期限前申請展期並以二次為限。(二)第一次展期：不得超過原預訂結案日期之一倍，需由單位主管核准，送單位登記桌(或機關收發)登錄。(三)第二次展期第二次展期：不得超過累計總日數三十日，需不得超過累計總

33、日數三十日，需 由機關首長核准，送由公文研考人員登錄由機關首長核准，送由公文研考人員登錄。(四)因情形特殊，必須辦理超過總辦理日數三十日時，應簽經市長核准，並會知研考人員列入管制。new45展期申請作業展期申請作業2展期申請展期申請來文定有期限，因展期不能按期辦結時，應先行協調通知來文機關。展期必須確屬需要，各權責主管應從嚴審核並 提示處理原則，避免展期。辦理展期之公文以逾期案件列計，逾期案件經 辦理展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應 負積壓責任。申請案件展期僅申請1次之規範。訴願答辯案件不得辦理展期。限期案件視來文(會)機關同意延期與否提出展 期。46公文處理責任公文處理責任得專案簽報獎勵

34、得專案簽報獎勵:(:(3232)1.公文處理數量、速度、品質、內容難易度 等方面均有優良表現之人員。2.登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實 且於文書流程管理制度之落實推動有重大 貢獻者。3.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。4.文書流程管理制度之革新或改進建議，經 採行確具績效者。獎勵獎勵47公文處理責任公文處理責任 得專案簽報議處得專案簽報議處:(:(33)（一）登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析 致文書流程管理原則不能落實者。（二）無故積壓公文情形嚴重者。（三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。（四）違反分層負責規定者。（五）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。（六）核判公文經書

35、面查催後仍未核批或核後未交下者。（七）未依規定改分或移文，嚴重影響案件處理時效者。（八）會簽公文無故逾一倍之公文時效者。（九）承辦人員無故未將判發之文稿送發文，逾一日者。（十）公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。（十一）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。逾限懲處逾限懲處48（十二）對研考人員填報之稽催報表未予答復達二次以上且無正當理由者。（十三）擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電遞、傳真者。（十四）應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者經糾正再犯者。（十五）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。（十六）對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權責主管核准擅改紀錄者。

36、（十七）人民申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知補正者；人民申請案件展延一次仍未辦結，經糾正仍未改善者。（十八）專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。（十九）針對有時效之應簽辦事項，視為限期公文，如有應簽辦而延遲簽辦致生重大延誤時，研考人員應自交辦之次日起算延誤責任。(二十)違反本要點或文書管理之相關規定而屬情節重大者。逾限懲處逾限懲處得專案簽報議處得專案簽報議處(續續):():(3333)49缺失篇缺失篇常見時效作業缺失常見時效作業缺失公文檢核缺失公文檢核缺失四四、常見公文時效作業缺失常見公文時效作業缺失缺失現象未能依時效管制類別分類登錄，例如將人民陳情、申請案

37、件、請款核銷案件訴、訴願答辯案件等錯誤登錄為一般公文。規定作法不同類別公文處理時限及時效計算標準有區別，應加強分文人員之公文類別判別訓練，依管制類別區分正確登錄。50常見缺失常見缺失缺失現象總收文或單位收文人員未能於收文當日或次日完成登錄作業。規定作法每日下班2小時前收到之公文，應於當日編號登錄分送承辦單位，惟急要公文應隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及條碼。51常見缺失常見缺失缺失現象部分來文內容涉及二個單位以上案件，常有發生一再簽請改分情形，並有單位收受改分公文後，另行以改分日期登錄起算時效現象。規定作法1.公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位。2.單位間有分文爭議案件，受改分

38、單位應應簽明理 由陳請主任秘書以上人員裁定，不得再行移還。3.機關間或單位間有分文爭議案件，受改分機關或 如有意見，應簽明理由簽請一層裁定，不得再行 移還。4.改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文 原登錄收文日期為準。52常見缺失常見缺失缺失現象未要求所屬機關(構)定期提送公文時效統計資料，即時掌握附屬機關(構)公文時效作業狀況。規定作法應研訂提報作業相關規範，要求所屬機關(構)按月提送，並依統計時效定期分析，作為檢討改進的依據。53常見缺失常見缺失缺失現象處理公文以先存後辦或附件抽辦，文存方式，逃避時效管制。規定作法宣導正確時效管制觀念，並加強抽查存查及創稿案件分析，防杜逃避稽催情事。

39、54常見缺失常見缺失缺失現象部分公文辦理時程偏長，惟管制單位並未就該類案件進行檢討分析。規定作法對超過處理時限30日未結案件未結案件應 個案(件)分析處理，並定期簽陳機關首長核閱或提報主管會報檢討。55常見缺失常見缺失缺失現象未明確訂定稽催作業規定以供遵循，或實際作業流於形式未臻確實，雖進行定期稽催，然並未產生應有督促作用。規定作法應速訂定機關內部作業規定，落實稽催實際作業，實施方式包含承辦人自我檢查、電腦系統協助稽催、單位收發人員協助查催、單位主管督導催辦及文書單位綜合稽催等。56常見缺失常見缺失缺失現象 紙本之展期申請單未依文書流程管理稽核要點第20點之決行層級，或展期申請申請單未陳核完成

40、，登記桌(或收發)未審視即行展期。規定作法(一)一般公文未能於規定時間內辦出時，承辦人應於 屆滿辦理期限前申請展期並以二次為限。(二)第一次展期：不得超過原預訂結案日期之一倍，需由單位主管(科長,股長)核准，送單位登記桌(或機關收發)登錄。(三)第二次展期：不得超過累計總辦理日數三十日，第二次展期：不得超過累計總辦理日數三十日，需由機關首長或授權之主管核准，送公文研考人員需由機關首長或授權之主管核准，送公文研考人員登錄。登錄。(四)情形特殊，必須超過總辦理日數三十日以上 時，展期應簽經市長核准並會知研考人員列管。57常見缺失常見缺失缺失現象 市長室交辦案件之展延申請單未依文書流程管理稽核要點第

41、20點之決行層級，或展期申請申請單未陳核完成即送 市長室辦理而遭退件。規定作法(一)市長室列管案件之展延以二次為限，一次不得超過十日(含假日)，第一次可由機關副首長代決，第二次應由機關首長親核，核章層級不符時，市長室將逕予退件。(二)市長室交辦時已訂有辦理期限(如:一週內簽告)或載明最速件者，不得展期。(三)第二次展延申請單，市長第二次展延申請單，市長核閱！核閱！(請提醒同仁注意展延理由請提醒同仁注意展延理由!)58常見缺失常見缺失缺失現象部分來文屬急件或具時效性未能適當處理，延誤處理時限。規定作法應以目標管理，控管案件簽辦、陳核、發文、送達等流程，並注意處理流程各階段之查催，親自持會。59常

42、見缺失常見缺失缺失現象未依規定辦理機關本部公文檢核，或對所屬機關進行定期、不定期公文檢核。規定作法各機關應依手冊規定，各執行機關至少每半年應自行檢核一次、各主管機關對所屬機關（構）至少每年檢核一次。60常見缺失常見缺失缺失現象開會通知單逕以來文速別進行管制。規定作法凡開會或會勘通知單等通知性質之文書，其處理時限應以所指定開會、會勘日期為準或以會後報告簽陳日進行管制。61常見缺失常見缺失缺失現象公文會簽時間過於冗長，時效管制未能落實。規定作法機關內部送會公文應儘量會商，會商方式得以電洽、簽稿會核單、小組會商、自行持稿送會、以書函洽商等方式，並按傳遞速別卷宗時限辦理；外機關會辦文件受會單位應以(2

43、天)管制處理，但局處單位間之內會案件應以(1天)管制。62常見缺失常見缺失缺失現象代理人制度未能落實，延誤公文處理時效。規定作法應落實職務代理人制度，並強化內部管理，以避免公文積壓。63常見缺失常見缺失缺失現象部分申請案件未依全程管制原則進行以案管制，常有以先存後辦、函請補件或請相關機關就權責事項審查時即銷號結案之情形。規定作法管制單位應嚴格要求在處理人民申請案件時，以案為單元處理、統計，單位內部處理過程中，凡屬通知補(件)、會勘(查)、會議(商)、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等，應依一般公文創稿或原案附號辦理，不得以原文號銷號結案。64常見缺失常見缺失65公文檢核共同缺失與正確作法說

44、明公文檢核共同缺失與正確作法說明-1 (一一)許多機關多誤認，逾期案件於辦理展許多機關多誤認，逾期案件於辦理展期後即不算逾期，且可免申復，係為期後即不算逾期，且可免申復，係為錯誤觀念。錯誤觀念。正確作法：正確作法：各類公文如逾原處理時限辦結即屬逾期案件，各類公文如逾原處理時限辦結即屬逾期案件，辦理展期（期限屆滿前提出）目的在於向長辦理展期（期限屆滿前提出）目的在於向長官說明本案需逾時處理之原因，且曾提出展官說明本案需逾時處理之原因，且曾提出展期不得作為申復之唯一理由，各級主管應確期不得作為申復之唯一理由，各級主管應確實審核。實審核。66公文檢核共同缺失與正確作法說明公文檢核共同缺失與正確作法說

45、明-2-2 (二二)銷號案件：各一級機關銷號理由，銷號案件：各一級機關銷號理由，或除重複取號、取號錯誤外之銷號原因或除重複取號、取號錯誤外之銷號原因未經研考人員及主管會章，或研考人員未經研考人員及主管會章，或研考人員列冊控管並不完整，或將副本逕為銷號列冊控管並不完整，或將副本逕為銷號之情形。之情形。正確作法：正確作法：銷號原因除重複取號、取號錯誤之明顯狀銷號原因除重複取號、取號錯誤之明顯狀況外，如有其餘銷號原因皆需經況外，如有其餘銷號原因皆需經主管主管及及研考研考人員人員會章會章，研考人員並列冊控管。，研考人員並列冊控管。67公文檢核共同缺失與正確作法說明公文檢核共同缺失與正確作法說明-3 (

46、三三)人民申請案件：常犯缺失為文先存人民申請案件：常犯缺失為文先存查後續辦或以原文號通知補正、會查後續辦或以原文號通知補正、會勘勘。正確作法：正確作法：一、文性質正確登錄為申請案件，並選取承辦單位後選一、文性質正確登錄為申請案件，並選取承辦單位後選擇公文次性質。擇公文次性質。二二、應以原文號函復，結果為核准或駁回，勿先存後辦。應以原文號函復，結果為核准或駁回，勿先存後辦。三三、案件不合法定程式或手續時應另以他號函復詳細說案件不合法定程式或手續時應另以他號函復詳細說明一次通知補正後，再併案辦理。明一次通知補正後，再併案辦理。四四、未能於公告之處理期限內辦結者，依分層負責簽請未能於公告之處理期限內

47、辦結者，依分層負責簽請延長，以延長，以1次為限，其申請日數不得超過原公告時次為限，其申請日數不得超過原公告時限。限。68公文檢核共同缺失與正確作法說明公文檢核共同缺失與正確作法說明-4 (四四)請款核銷案件：常犯缺失為未進行請款核銷案件：常犯缺失為未進行相關請款核銷作業，即先以附件抽辦方相關請款核銷作業，即先以附件抽辦方式，文存查。式，文存查。正確作法：正確作法：請款核銷案件：承辦人應於完成相關請款請款核銷案件：承辦人應於完成相關請款動支程序後再以原文號函復或簽辦存查。動支程序後再以原文號函復或簽辦存查。69請款核銷案例請款核銷案例 70公文檢核共同缺失與正確作法說明公文檢核共同缺失與正確作法

48、說明-5-5 (五五)訴願答辯案件：常犯缺失為答訴願答辯案件：常犯缺失為答辯逾期或應答辯案，文先存查，再辯逾期或應答辯案，文先存查，再另創文號函復。另創文號函復。正確作法：訴願答辯案件，重申三原則：公文性質應正確登錄為答辯案件。應於10日（含假日）辦結並不得展期。以原文號函復勿先存後辦。71公文檢核共同缺失與正確作法說明公文檢核共同缺失與正確作法說明-6 (六六)市長室交辦列管案件：常犯缺市長室交辦列管案件：常犯缺失為逾期結案但未辦理展期或有失為逾期結案但未辦理展期或有展期但未將展期單正本併文歸檔。展期但未將展期單正本併文歸檔。正確作法：一、機關內專人管制，每週五前印製逾期未結案件檢查表交承辦

49、人填報逾期原因陳核機關首長核示，並彙送市長室備查。二、請儘速簽結，如欲展期將核章後展延單影本逕送市長室辦理，正本請歸本文併予歸檔。72(七七)為爭取公文時效，爾後會辦機關如未為爭取公文時效，爾後會辦機關如未加附會簽意見單者，一律由最後加附會簽意見單者，一律由最後一個會簽機關將公文逕送陳核，原主一個會簽機關將公文逕送陳核，原主簽機關應檢附公文夾俾利陳核時使用。簽機關應檢附公文夾俾利陳核時使用。(八八)陳核府層級之簽呈（或函稿），簽呈陳核府層級之簽呈（或函稿），簽呈各頁及附件應蓋騎縫章始得送至總核各頁及附件應蓋騎縫章始得送至總核稿室。稿室。公文檢核共同缺失與正確作法說明公文檢核共同缺失與正確作法說

50、明-7-7 73各業務聯絡窗口各業務聯絡窗口：1.一般公文時效管制作業一般公文時效管制作業：研考會管制考核組 鄭敏珠#213032.公文檢核、人民申請案件、公文抽查公文檢核、人民申請案件、公文抽查:研考會管制考核組 黃齡儀#21309、陳佳汶#213023.議會議會(議決議決、預擬答、質詢、專案、預擬答、質詢、專案、報告報告)案件案件、立立 委質詢案件列管委質詢案件列管:研考會管制考核組 楊淑華#213044.市長信箱、人民陳情案件、市長信箱、人民陳情案件、1999陳情案、監察案件陳情案、監察案件 研考會為民服務組#21410、#21408、#21404、214035.市長室交辦列管案件市長室