会议沟通方式概述(PPT-50张)课件.ppt
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- 会议 沟通 方式 概述 PPT 50 课件
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1、第八章第八章其他沟通方式其他沟通方式m会议沟通会议沟通m电话沟通电话沟通m网络沟通网络沟通经常困惑人们的会议沟通问题经常困惑人们的会议沟通问题m为什么会议如此重要?为什么会议如此重要?m为什么会议会失败?为什么会议会失败?m如何在会前作充分的准备?如何在会前作充分的准备?m如何计划会议?如何计划会议?m影响会议成效的因素有哪些?影响会议成效的因素有哪些?m什么是有效会议沟通的策略?什么是有效会议沟通的策略?第一节第一节 群体沟通的优缺点群体沟通的优缺点讨论讨论1 1 某服装公司决定加快工艺流程改造,并进行工艺重组。但某服装公司决定加快工艺流程改造,并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时,工人的
2、反应非常强烈,对工艺的改动以前在进行工艺重组时,工人的反应非常强烈,对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革,公司管理层采用了三种不持敌对态度。为了实施计划的改革,公司管理层采用了三种不同的策略:同的策略:m 策略一,与第一组工人采取沟通的方式,向他们解释将要实策略一,与第一组工人采取沟通的方式,向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性,然行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性,然后,给他们一个反馈的期限;后,给他们一个反馈的期限;m 策略二,告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题,策略二,告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题,然后进行讨论,得
3、出解决的办法,最后派出代表来制定新的标然后进行讨论,得出解决的办法,最后派出代表来制定新的标准和流程准和流程;第一节第一节 群体沟通的优缺点群体沟通的优缺点m 策略三,对第三组工人,要求每个人都讨论并参与建策略三,对第三组工人,要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程,每个成员全部参与,如同一立、实施新标准和新流程,每个成员全部参与,如同一个团队一样。个团队一样。结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单,结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单,但结果他们的生产率没有任何提高,而且对管理层的敌但结果他们的生产率没有任何提高,而且对管理层的敌意越来越大,在意越来越大,在4040天内有天
4、内有1717的工人离职;第二组工人的工人离职;第二组工人在在1414天里恢复到原来的生产水平,并在以后有一定程度天里恢复到原来的生产水平,并在以后有一定程度的提高,对公司的忠诚度也很高,没有人离职;第三组的提高,对公司的忠诚度也很高,没有人离职;第三组工人在第二天就达到原来的生产水平,并在一个月里提工人在第二天就达到原来的生产水平,并在一个月里提高了高了1717。对公司的忠诚度也很高,没有工人离职。对公司的忠诚度也很高,没有工人离职。启示?启示?讨论讨论 2 2m你在什么场合下要采取群体决策的方式,如果不采取群体决策的方式,而由自己做个人决策是否可行?思考?会议是有效的沟通方式会议是有效的沟通
5、方式m会议是一种沟通的手段会议是一种沟通的手段m会议是管理沟通的重要方式会议是管理沟通的重要方式m会议体现了团队沟通的能力会议体现了团队沟通的能力m会议是人际交往会议是人际交往m会议是一种非程序化解决方案会议是一种非程序化解决方案会议沟通会议沟通m一、会议的概念一、会议的概念m(1 1)会议是人类社会发展的产物;)会议是人类社会发展的产物;m(2 2)人类社会一种有组织的集体活动形式)人类社会一种有组织的集体活动形式m(3 3)有目的的集体活动形式)有目的的集体活动形式m(4 4)短时间的集体活动形式)短时间的集体活动形式m是人类社会中普遍存在的有两个以上的人参与的,有组织、是人类社会中普遍存
6、在的有两个以上的人参与的,有组织、有目的的,短时间具体的集体活动形式。有目的的,短时间具体的集体活动形式。会议的意义会议的意义m会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道m会议显示是一个组织或一个部门的存在会议显示是一个组织或一个部门的存在m会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式会议的目的会议的目的m交流信息交流信息。通过会议,管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时,管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。m给与指导给与指导。企业通过把员工组织起来进行培训,以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适应工作环境。m解决问题解决问题。会议可以帮
7、助澄清误会,处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。m作出决策作出决策。会议可以帮助营造民主的气氛,给管理者提供共同参与和共同讨论的机会,最终作出良好的决策。会议的类型会议的类型 以目的进行分类以目的进行分类m谈判谈判。目的是解决双方在利益上的冲突,采用互动的方式讨论,力求达成一致的意见。m报告报告。目的是为了传播信息,采取单项的方式,一般没有讨论。m解决问题解决问题。目的是为了利用团体的力量解决问题。通常,要将待解决的问题摆在桌面上,与会者应提出解决的方法。在这类会议上,人们夺回未探求解决的方法而努力,不会停留在过去状态中。m决策决策。目的是为了在不同的方案中权衡利弊作出抉择。与会者不
8、仅会讨论和决策,而且还要遵守会议的决议。m交流交流。目的是在于集思广益,常采用“头脑风暴”法讨论。参考会议规模参考会议规模会议目的 参考与会人数 决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息研讨会 正式报告会 5 10 15 30 不限 其它其它会议分类会议分类m1.根据参会的人数多少,可分成:大型会议、中型会议和小型会议。m2.根据与会人员的来源可分为:外部会议和内部会议。m3.根据会议的时间规律可分为:例行会议和临时性会议m4.根据与会者的职级层次来可分为高层会议、中层会议以及基层会议会议沟通效果的影响因素会议沟通效果的影响因素m发起者:谁在发起行动,为什么要信任他?m
9、听众:确定你面对的听众。m目标:所寻求的结果m背景:会议发生的具体环境m消息:针对特定的听众,可实现的目标消息是什么?m媒体:将你的消息最有效的传递到每一个重要听众的媒体是什么?m反馈:会议是一个过程,应该给听众对消息进行回应的机会会前准备会前准备m1、明确会议的必要性m2、确定会议议题m3、拟定会议议程m4、确定会议成员m5、安排会议时间m6、选择会议地点m7、准备会议资料 会议议程“议程议程”一词来源于拉丁文,意为一词来源于拉丁文,意为“必须做的事必须做的事”,一,一般也就把会议议程定义为般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务在会议上要考虑的事务”会议时间会议时间(开始时间、结束时间
10、开始时间、结束时间)和地点和地点 会议目的会议目的 会议议题的顺序会议议题的顺序 会议议程实例 M M计算机公司计算机公司 一号项目检查会议 日期:日期:20012001年年1212月月4 4日,星期五日,星期五时间:下午时间:下午2 2:303303:4545地点:地点:B B大厦第二会议室大厦第二会议室会议目的:研究一号项目进展情况会议目的:研究一号项目进展情况 议程 1 1公司第四季度销售情况;公司第四季度销售情况;2 2上次会议记录;上次会议记录;3 3上次会议记录中提出的问题;上次会议记录中提出的问题;4 4关于关于CPUCPU进展报告;进展报告;5 5关于关于CaseCase设计进
11、展报告;设计进展报告;6 6关于软件进展报告;关于软件进展报告;7 7下次会议日期、时间、地点。下次会议日期、时间、地点。附件1 1软件进展报告,第软件进展报告,第7 7号;号;2 2CaseCase设计进展报告,第设计进展报告,第2 2号;号;3 3关于软件问题的短文。关于软件问题的短文。会务工作流程图(会前)会务工作流程图(会前)确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规 格布置会场 准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案 制作会议证件会场检查明确会议组织机构 确定与会者名单2 2、确定会议名称、
12、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容内容+类型类型”构成构成,应根据会议的议题或主题应根据会议的议题或主题 来确定。来确定。会前准备工作会前准备工作1、确定会议主题与议题确定会议主题与议题 要有切实的依据;必须要结合本单位的实际;要有明确的要有切实的依据;必须要结合本单位的实际;要有明确的目的。目的。4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席,会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席,确定会期的长短应与会议内容紧密联系。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格l本着精简效能的原则本着精简效
13、能的原则l会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。l会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。5、确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备(1)必备用品是指各类会议都需要的用品和)必备用品是指各类会议都需要的用品和设备,包括文具、设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。明设备、空调设备、投影和音像设备等。(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议,)特殊用品是指一些特殊类型的会议,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。的特殊用品和设
14、备。6 6、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。接待组、保卫组。7 7、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的议的 性质、议题、任务来确定与会人员。性质、议题、任务来确定与会人员。9 9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排,对会议所要通过的文件、所要解决的问对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。题的概略安排,并冠以
15、序号将其清晰地表达出来。8、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。有时也考虑政治、经济、环境等因素。1010、制发会议通知、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。111
16、1、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证 出席证出席证 会议正式证件会议正式证件 列席证列席证 来宾证来宾证 会议证件会议证件 旁听证旁听证 工作证工作证 会议工作证件会议工作证件 记者证记者证 出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片,加盖印章。有些重要证件还贴上本人照片,加盖印章。1212、准备会议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言
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