办公软件应用-任务4课件.pptx

1、方莉是一所技师学院的一名班主任，学期末，需要录入她所带班级的学生成绩，并对班级的成绩进行一些统计工作，如排名、平均分、最高分、最低分等。最后，要将学生的成绩制作成成绩通知书寄给家长。方莉明确工作目标后，先从各科任教教师那里收集她所带班级的各科成绩，录入到Excel工作表中，然后对数据进行统计与分析。统计工作完成后，运用邮件合并功能批量制作出每个学生的成绩通知单并寄出。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 1）接受制作成绩统计表的任务，能分析常见的Excel报表，懂得Excel统计报表的规范化设计，初步了解数据处理软件的知识。2）在完成采集并录入数据的过程中，能运用数据的输入技巧、规范数字

2、、文本输入等知识，进行采集并录入数据，灵活进行工作簿与工作表的操作。3）灵活使用Excel菜单进行设置单元格格式、表格边框和底纹、打印标题、插入批注等操作，进行编辑修饰成绩表的操作。4）灵活使用Excel的函数和公式进行统计，能灵活运用各种图表区分数据结果，使用排序、筛选等操作完成成绩表的统计与分析。5）学会使用“邮件合并”操作制作成绩通知单，进而举一反三灵活应用。6）在验收过程中，学会汇报的技巧、总结表格的处理经验。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 1）具备互联网环境。2）办公软件辅助学材（教程、工作页）。3）已安装Office软件的计算机。4）成绩表、销售表样张。5）教学视频。6

3、）上一学期本班各学科成绩。7）评价表。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析建议学时：2学时。学习地点：一体化学习工作站。方莉明确工作目标后，首先从各学科任教教师那里收集其所管理班级的各学科成绩，然后录入Excel工作表中。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤1 分小组进行角色扮演。步骤步骤2 接受任务并分析制作成绩表的任务要求。图4-1图4-2学习活动学习活动1 接收接收制作任务制作任务学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤3 这是用什么软件制作的？步骤步骤4 应该怎么实现？步骤步骤5 使用辅助学材及互联网，了解数据

4、处理软件、报表的相关知识。步骤步骤6 打开Excel软件，观察该软件的窗口，比较Execl窗口与Word窗口的异同。由上到下分别为“标题栏”“菜单栏”“常用工具栏”“格式工具栏”“编辑栏”“工作区”“工作表标签”“水平滚动栏”“状态栏”和“垂直滚动栏”。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤9 工作簿、工作表、单元格是什么？步骤步骤10 观察并分析，什么是行、什么是列？步骤步骤11 一个工作表最多有 行 列。步骤步骤12 单元格地址的表示方式是怎样的？填入表4-1中，并思考它们的区别。图4-4学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤13 搜索并分析如何进行报表的规范化

5、设计。步骤步骤14 浏览并分析教师提供的一些报表，并写出完成制作成绩表任务的思路。图4-4学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析1Excel 2003的的窗口窗口学习活动学习活动1 接收接收制作任务制作任务学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析2活动单元格活动单元格状态状态在Excel中，活动单元格就是用粗黑线显示的区域，可通过单击鼠标或键盘方向键选择。活动单元格有两种状态，一是选定状态，单击或用方向键选定，此状态下录入内容会覆盖原有内容；二是编辑状态，双击单元格出现光标闪烁，此状态下可修改原有内容。3工作簿和工作表的关系工作簿和工作表的关系工作簿是计算和存储工作数据的文件，每个工作簿

6、中最多容纳255个工作表。工作表是存储数据和分析、处理数据的表格，由65 536行和256列组成（活动工作表是在工作簿中正在操作的工作表，即当前工作表）。工作表从属于工作簿，一个工作簿有多个工作表。工作表只能插入，不能新建；而工作簿只能新建，不能插入（可类比PowerPoint的演示文稿和幻灯片的概念）。在一张工作表中，用来显示工作表名称的就是工作表标签。学习活动学习活动1 接收接收制作任务制作任务学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析班级：学号：姓名：指导教师：评价项目评价标准评价依据（信息、佐证）评价方式权重得分小计总分自我评价小组评价教师评价20%30%50%关键能力1）具有较强的实

7、践能力、创新能力和创新意识2）能参与小组讨论、相互交流3）积极主动，勤学好问4）能清晰、准确地表达5）能举一反三、自主学习6）具有团结合作精神7）具有良好的审美意识和情趣8）具有鉴赏能力1）课堂表现2）工作页填写 40分 专业能力1）能建立和保存Excel文件2）理解并区分各种地址引用的方式3）灵活使用工作簿的操作窗口4）能收集相关的文字和图片材料5）具有整理资料的能力1）课堂表现2）工作页填写 60分 学习活动学习活动1 接收接收制作任务制作任务学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析建议学时：6学时。学习地点：一体化学习工作站。方莉将收集到的各学科成绩录入Excel工作表中。学习活动学习

8、活动2 采集采集并录入数据并录入数据学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤1 录入从任课教师那里取来的上一学期的各学科成绩。步骤步骤2 在录入过程中，思考数据的输入有什么技巧。步骤步骤3 在打开的Excel 2003工作簿窗口中，单击Sheet1工作表标签，选择Sheet1工作表。步骤步骤4 进行插入工作表、删除工作表、复制工作表、移动工作表和重命名工作表等操作。学习活动学习活动2 采集采集并录入数据并录入数据学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤5 用鼠标单击A1单元格，选择熟悉的中文输入法，输入“班学期成绩”（以自己的班级和所在学期命名），按键确认或单击编辑栏中

9、的“输入”按钮确认。步骤步骤6 依次输入各单元格内容，其中，学号各数据输入时，要用半角单引号“”引导。小组讨论并尝试快速录入如下数据，然后利用该技巧，完成成绩表中“序号”部分（见图4-7）。学习活动学习活动2 采集采集并录入数据并录入数据学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析图4-7学习活动学习活动2 采集采集并录入数据并录入数据学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤7 观察其他同学在录入时是否使用数字键盘进行录入，并观察这样做会不会让录入速度提高。步骤步骤8 分析录入过程中各单元格的数据类型，并掌握规范数字、文本的输入技巧。步骤步骤9 灵活进行工作簿和工作表的操作。步骤步骤

10、10 核对录入的数据。步骤步骤11 以自己的姓名为文件名保存该文件，并发送到邮箱用于下次使用。学习活动学习活动2 采集采集并录入数据并录入数据学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析Excel数据录入的技巧数据录入的技巧（1）快速录入分数（2）录入文本格式数字（3）行或列重复填充（4）周围数据填充（5）简单序列填充（6）自定义序列填充（7）选择填充（8）双击序列填充（9）工作表重复填充 学习活动学习活动2 采集采集并录入数据并录入数据学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析班级：学号：姓名：指导教师：评价项目评价标准评价依据（信息、佐证）评价方式权重得分小计总分自我评价小组评价教师评价20

11、%30%50%关键能力1）具有较强的实践能力、创新能力和创新意识2）能参与小组讨论、相互交流3）积极主动，勤学好问4）能清晰、准确地表达5）能举一反三、自主学习6）具有团结合作精神7）具有良好的审美意识和情趣8）具有鉴赏能力1）课堂表现2）工作页填写 40分 专业能力1）掌握不同类型数据的输入技巧2）进行数据的录入与核对3）能收集相关的文字和图片材料4）具有整理资料的能力1）课堂表现2）工作页填写 60分 学习活动学习活动2 采集采集并录入数据并录入数据学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析建议学时：2学时。学习地点：一体化学习工作站。方莉接着进行数据格式、边框和底纹等数据表的编辑修饰设置

12、。学习活动学习活动3编辑修饰成绩表编辑修饰成绩表学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤1 查看各菜单有些什么选项，然后小组讨论、分析各菜单的作用。步骤步骤2 灵活使用Excel菜单进行操作。步骤步骤3 进行数据格式的设置（见图4-8）。学习活动学习活动3编辑修饰成绩表编辑修饰成绩表学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析图4-8学习活动学习活动3编辑修饰成绩表编辑修饰成绩表学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤4 进行表格边框和底纹的设置（见图4-9）。步骤步骤5 分析批注的作用，并灵活运用在成绩表中。图4-9学习活动学习活动3编辑修饰成绩表编辑修饰成绩表学习学习

13、任务任务4制作成绩表并进行数据分析1设置单元格边框设置单元格边框选择要添加边框的所有单元格，选择“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。在“边框”选项卡的“线条”选项组中的“样式”中可以选择所需的线型样式，还可以在“颜色”中指定不同的颜色，单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“预置”选项组中的“外边框”和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，会与文本旋转相同的角度。2设置单元格文本对齐方式设置单元格文本对齐方式选择要设置文本对齐的单元格，选择“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。在“对齐”选项卡中，根据需要设置的文本对齐

14、方式进行设置即可。学习活动学习活动3编辑修饰成绩表编辑修饰成绩表学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析班级：学号：姓名：指导教师：评价项目评价标准评价依据（信息、佐证）评价方式权重得分小计总分自我评价小组评价教师评价20%30%50%关键能力1）具有较强的实践能力、创新能力和创新意识2）能参与小组讨论、相互交流3）积极主动，勤学好问4）能清晰、准确地表达5）能举一反三，自主学习6）具有团结合作精神7）具有良好的审美意识和情趣8）具有鉴赏能力1）课堂表现2）工作页填写 40分 专业能力1）进行设置数据格式的操作2）灵活运用设置边框和底纹等操作进行工作表的修饰与美化3）能收集相关的文字和图片材

15、料4）具有整理资料的能力1）课堂表现2）工作页填写 60分 学习活动学习活动3编辑修饰成绩表编辑修饰成绩表学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析建议学时：6学时。学习地点：一体化学习工作站。方莉对班级的成绩进行一些统计工作，如排名和统计平均分、最高分及最低分等。学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤步骤1 分析要统计什么内容，思考要用什么公式。步骤步骤2 分析常用函数的作用并填入表4-2中，然后查找并了解其他函数。步骤步骤3 区分常见函数的功能及用法，然后灵活用于成绩表的相关计算。1）统计总分。2）统计各学科平均分。3）按平均

16、分进行降序排序。4）使用自动筛选功能，筛选出符合评三好学生、优秀班干部的名单。评优标准详见学生手册。学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 步骤4 展示未创建图表的工作表和已创建图表的工作表。讨论原始的工作表和已创建图表后的工作表，哪一种更直观、更能一目了然地反映数据的趋势？步骤5 如何使用图表进行成绩统计？1）选定数据区域，根据图表向导分析各种图表的特征。2）创建图表，如柱形图等（见图4-10）。学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析图4-10学习活动学习活动4成绩表的统计与分

17、析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 区分工作中常用的数据图形。学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 区分工作中常用的数据图形。学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 3）设置数据源（见图4-11）。请思考“系列产生在”“行”和“列”单选按钮的区别。4）设置图表标题等（见图4-12）。图4-11图4-12学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 5）选择图表的位置（见图4-13）。请思考分别选中两

18、个单选按钮的结果有何区别？6）分析图表的各组成部分，并进行美化（见图4-14）。图4-12图4-13学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析 请思考如下问题 1）如何将创建的图表改为折线图？2）如何显示数据标志？3）如何将嵌入式的图表改为图表工作表？4）更改单元格中的数据，图表中的数据是否会变化？学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析1图表的作用及五要素图表的作用及五要素（1）图表的作用1）迅速传达信息。2）直接专注重点。3）更明确地显示其相互关系。4）使信息的表达鲜明生动。（2）

19、优秀的图表具备五要素（见图4-15）1）图表与标题相辅相成。2）每张图表都要传达一个明确的信息。3）清晰易懂。4）少而精。5）格式简单明了而且前后连贯。学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析2图表的类型及三步骤图表的类型及三步骤（1）数据图表的类型五种基本比较类型（见图4-16），具体分析见表4-4。学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析（2）数据图表三步骤（见图4-17）（3）关注细

20、节1）字体/字号。2）线条的粗细。3）颜色的搭配。4）坐标说明。5）调整坐标范围，使图的主要内容位于图的核心区域。6）可以适当运用一些形状强调图中的要点。7）保持一致性。同一种格式在演示文稿中反复出现，在图例中标注时，无论是颜色还是图标，都必须始终保持一致。学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析3函数的使用函数的使用向当前单元格输入函数。格式：注意：“=”是必不可少的；参数一般采用单元格或区域的表示法。按键结束。例如，利用函数输入法计算所有学生的总成绩。单击G3单元格（计算王小英），输入“=SUM（C3:F3）”，按键。其中“C3:F3

21、”是求和函数SUM的参数，表示从C3单元格到F3单元格的区域。学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析班级：学号：姓名：指导教师：评价项目评价标准评价依据（信息、佐证）评价方式权重得分小计总分自我评价小组评价教师评价20%30%50%关键能力1）具有较强的实践能力、创新能力和创新意识2）能参与小组讨论、相互交流3）积极主动，勤学好问4）能清晰、准确地表达5）能举一反三、自主学习6）具有团结合作精神7）具有良好的审美意识和情趣8）具有鉴赏能力1）课堂表现2）工作页填写 40分 专业能力1）灵活运用函数统计成绩2）选用美观实用的图表进行成绩分

22、析3）能收集相关的文字和图片材料4）具有整理资料的能力1）课堂表现2）工作页填写 60分 学习活动学习活动4成绩表的统计与分析成绩表的统计与分析学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析建议学时：4学时。学习地点：一体化学习工作站。方莉完成统计工作后，使用“邮件合并”功能批量制作出每个学生的成绩通知单并寄出。学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析“邮件合并”前效果（见图4-18和图4-19）。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单图4-19图4-18 步骤步骤1 根据已有的家长通知书模板修改为需

23、要的成绩通知单格式。步骤步骤2 使用“邮件合并”工具进行邮件合并。1）在Word中，选择“视图”“工具栏”“邮件合并”命令（见图4-20）。2）选择“工具”“信函与邮件”“显示邮件合并工具栏”命令（见图4-21）。此时在工具栏中出现“邮件合并”工具栏，但大部分工具处于不可用状态（见图4-22）。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单图4-20图4-21学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单 此时在工具栏中出现“邮件合并”工具栏，但大部分工具处于不可用状态（见图4-22）。3）设置文档类型（见图4

24、-23）。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单 4）单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮，设置数据源。按提示逐步操作，打开本任务学习活动3中完成的成绩表，完成相应操作（见图4-24）。图4-24学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单 5）在家长通知书的学生姓名处插入域。将光标定位在姓名处，选择“插入域”命令，在打开的对话框中选择“姓名”，最后单击“插入”按钮。6）在“通知书”中插入需要的其他域，例如，“平时成绩1”“期末成绩1”等各项数据。7）完成合并。步骤3 分析邮件合并的作用。学习

25、学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单 步骤步骤4 讨论操作过程中出现的问题。步骤步骤5 用“邮件合并”功能制作信封封面。步骤步骤6 将打印出来的成绩单放入相应信封，并寄出成绩单。说明：从环保的角度考虑，可不进行打印，而通过电子邮件寄出相应的成绩单。步骤步骤7 验收。1）分析完成的成绩表、评优分析表、成绩通知单中是否存在错误，根据需要进行修改。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单 2）针对完成的作品，互相检查完成的情况，分析存在的问题，发现做得比较有特色的地方。3）提交并发送完成的作品。4）展示工

26、作成果。5）进行自评。6）进行小组互评。7）总结工作经验。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单“邮件合并邮件合并”功能及操作步骤功能及操作步骤“邮件合并”功能可以用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。操作步骤如下。1）打开正文文档。2）选择“视图”“工具”“邮件合并”命令，打开“邮件合并”工具。为了方便使用，可以用鼠标将该工具拖放到合适的位置。将鼠标放在各个命令按钮上，会有相应的功能提示。这时，会看到只有“设置文档类型”“打开数据源”两个命令按钮处于激活可用的状态，其他命令按钮都处于不可用的状态。在打开数据源后，其

27、他命令按钮就会处于激活可用状态。3）打开数据源。单击“打开数据源”命令按钮，在打开的对话框中确定数据源文件的位置、文件名，单击“打开”按钮打开数据源文件。接着会出现选择“数据表”对话框，此时要选择记录数据的表格，单击“确定”按钮。这样，就选择了数据所在的文档及在文档中记录数据的表格。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单4）插入数据域。将光标定位在插入域的位置。单击“插入域”命令按钮，在出现的“插入域”对话框中选择要插入的域名称，然后单击“插入”按钮。利用同样的方法插入需要的其他“域”。注意：插入文档中的“域”并不是用户的真实信息，它表示在这里

28、引用的是数据表中相应列中的数据，可以把它理解为一个“变量”，会随着不同的客户发生变化。5）检查错误并合并。插入域后，就表示已经把Excel中的数据插入了“邀请函”文档中。这些数据是否正确？如果没有错误又该如何进行下一步操作？单击“邮件合并”工具栏中的“检查错误”按钮，在出现的对话框中选择“完成合并，出现错误时报告并暂停”复选框，单击“确定”按钮。如果没有错误，则完成邮件的合并；如果有错误则暂停，并给出错误报告。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单在完成邮件合并后，如果没有错误，则在合并完成的文档中有“客户信息登记表”中的每个人的信息。6）保存

29、并打印文档。要对合并后形成的新文档进行保存。如果已经安装打印机，则可以把完成的文档打印，折叠后装入专用的信封中，即可以邮寄给相应的人。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单班级：学号：姓名：指导教师：评价项目评价标准评价依据（信息、佐证）评价方式权重得分小计总分自我评价小组评价教师评价20%30%50%关键能力1）具有较强的实践能力、创新能力和创新意识2）能参与小组讨论、相互交流3）积极主动，勤学好问4）能清晰、准确地表达5）能举一反三、自主学习6）具有团结合作精神7）具有良好的审美意识和情趣8）具有鉴赏能力1）课堂表现2）工作页填写 40分 专业能力1）熟练地对工作簿及工作表进行管理2）熟练地利用填充功能填充各种数据3）熟练地应用公式和函数处理数据4）熟练地对工作表进行格式化操作5）对数据进行统计、分析和管理1）课堂表现2）工作页填写 60分 学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单能力较强、做得较快的同学，可以灵活运用所学的知识选做如下内容。1）编辑一个销售情况分析表。2）制作一个工资统计表。学习学习任务任务4制作成绩表并进行数据分析学习活动学习活动5制作成绩通知单制作成绩通知单