商务礼仪第四章01课件.ppt

1、2022-7-26主编：于立新1 知识模块结构图会议的组织准备拟发会议通知制定会议议程安排会场为与会人员安排住宿准备会议资料2022-7-26主编：于立新2案例 北京某企业协会准备于12月25日在杭州召开工作会议，对2006年工作进行总结，公布2007年工作计划。领导安排小张主要负责这次会议的组织工作。小张接受任务后，立即着手进行会议的一系列准备工作。拟发会议通知并发送给相关单位，制定了会议议程，并准备会议资料。小张与会务组其他成员于12月20日前往杭州，就会议住宿及会场安排问题与相关单位协商。最终，一切准备就绪。2022-7-26主编：于立新3 一、拟发会议通知（一）通知的内容 注明会议的时

2、间、地点、主题及参加者 写明会议的主要议题、内容 结尾要注明会议举办单位、联系处电话、传真、电子邮箱等，便于会议参加者与会议组织者联系。附上回执2022-7-26主编：于立新4（二）通知发出的时间（二）通知发出的时间发会议通知要提前一定时间发出，以便使参加会议的人员有时间准备。2022-7-26主编：于立新5 二、制定会议议程 会议议程上应标明：1.会议的时间和地点 2.会议议题的时间安排 3.会议其他活动的安排2022-7-26主编：于立新6三、安排会场根据会议的人数和会议内容确定会场。需注意以下几方面问题：（一）地点要合理（二）大小要适中(三)附属设施要齐全2022-7-26主编：于立新7

3、(四)会场形式的选择形式 特点 教室型（图2）如礼堂、影剧院等。这种形式适合召开大、中型会议，主要特点是容纳的人多。因为桌子都面向主席台，如同学生上课的教室那样，所以称之为教室型。圆桌型、方桌型（图1）参加会议的人员可面对面而坐，这种形式适合于20人以下的小型会议。2022-7-26主编：于立新81 图12022-7-26主编：于立新9图22022-7-26主编：于立新10 四、为与会人员安排住宿 收集与会人员报名表，统计参会人员情况 选择住所，根据参会人员人数和性别安排住宿2022-7-26主编：于立新11 五、准备会议资料（一）准备报道登记表，以便与会人员报道登记。（二）根据会议议题准备会议有关资料，包括相关文件、学习资料、光盘等，还要准备笔记本和笔等物品，以使参会人员做好记录。2022-7-26主编：于立新12本节小结 成功举办一次会议，做好会议的准备工作是十分必要的。可以说，会议准备工作的质量，一定程度上决定了会议的成败。本节内容围绕会议的准备工作的各个环节，分别介绍了拟定会议通知、制定会议议程的内容，并指出了安排会场、住宿、准备会议资料工作应注意的诸多问题。