医学院各门类档案归档范围和保管期限表参考模板范本.doc

1、 医学院各门类档案归档范围和保管期限表一、党群类档案二、行政类档案三、教学类档案四、科学研究类档案五、基本建设类档案六、仪器设备类档案七、出版类档案八、外事类档案九、财会类档案十、声像载体类档案一、党群类档案DQ11 党务综合序号类目名称保管期限1上级党组织有关党的建设的文件（针对本校的）永久2上级党组织有关党的建设的文件（需贯彻执行的）长期3校党代会文件材料：（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像，大会主席团、秘书长和代表及列席代表名单、候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、反

2、映记录、小组会议记录等。永久长期4校党委会、党政联席会、党委中心组会议、会记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久5党委工作计划、报告、总结、大事记永久6党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久7以党委名义召开的工作会议材料永久8学校党政领导同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿及讲话照片等永久9校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料及照片、录像等永久10党群系统启用印章的文件及印模、废旧印模永久11党群系统重要统计材料永久12党委保密、秘书工作的有关材料长期13重要的群众来信、来访及处理意见长期14基层党委（党总支、直属支部）上报校党委的工作计划、总结、报告、请

3、示及批复长期15基层党委（党总支、直属支部）工作计划、总结、会议记录等长期16基层党委（党总支、直属支部）党建工作及有关材料长期17基层党委（党总支、直属支部）改选报告、审批材料长期18基层党委（党总支、直属支部）其他文件材料长期16各基层党委（党总支、直属支部）委员名册长期DQ12 纪检、监察序号类目名称保管期限1上级纪委关于纪检工作的文件长期2纪委工作规章制度长期3纪委工作计划、报告、总结、调查及重要统计等文件永久4校纪委会议记录长期5党员处分、复查材料永久6群众来信、来访及处理意见短期7上级监察机关关于监察工作的文件长期8本校监察工作方面的规章制度长期9监察工作计划、总结、调查报告长期1

4、0检查处理案件有关材料长期11重要的群众来信来访材料及处理意见短期DQ13 组织序号类目名称保管期限1上级关于组织工作的指示、决定、通知长期2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4落实政策的有关材料长期5副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知及任免呈批表等永久6副处级以上干部名册永久7党员名册、党组织统计年报表长期8关于吸收党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期9发展新党员、预备党员转正的名册长期DQ14 宣传教育序号类目名称保管期限1上级关于宣传工作的文件长期2本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

5、永久3理论学习的决定、通知、计划、总结长期4反映本校重大活动的剪报及图表永久5上级有关学生思想政治工作的文件长期6本校有关学生政治思想工作的决定、通知、条例永久7关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件长期8各院系学生思想政治工作人员名单长期DQ15 统战序号目录名称保管期限1上级关于统战工作的文件长期2本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久5台、港、澳和侨务工作材料长期6各民主党派成员和负责人名册等长期7统战工作重要会议记录长期DQ16 工会序号目录名称保管期限1上级有关工会工作的文件长期2工

6、会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久3工会、教职工代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期4表彰工会先进集体和个人的材料、名单长期5工会委员会会议记录、纪要短期6工会干部任免情况、基层工会干部名册长期7妇女工作材料长期8本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期DQ17 团委序号目录名称保管期限1上级关于团的工作文件长期2本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久3团委工作计划、报告、总结及规章制度永久4团委制发的有关全校团工作的文件材料长期5表彰和奖励先进团支部、优秀团员文件材料长期6处分团员

7、的材料及复查材料长期7团干部名单长期8团员名册长期9团委会议记录长期10本校学生组织参与的各种学会、社团的有关文件材料、照片等长期11社团活动、社会实践有关材料长期二、行政类档案XZ11 综合序号类目名称保管期限1上级有关高校行政管理的文件长期2学校制定的各类规章制度永久3学校教育事业规划、计划及上级批复永久4学校年度工作计划、报告、总结、大事记永久5校长办公会记录、纪要永久6学校向上级的报告、请求及批复永久7学校评估材料永久8有关全校性工作的调查材料和经验总结永久9学年报表及统计资料永久10启用印章的文件及印模、废旧印模永久11重大突发事件有关材料永久12校史材料（学校历史、沿革）永久13校

8、庆活动材料长期14群众来信来访材料长期15院、系、部、直属部门等年度工作计划、总结、大事记、会议记录等长期16院、系、部、直属部门有保存价值的材料长期XZ12 人事序号类目名称保管期限1上级有关人事工作的文件长期2本校有关人事工作规章制度等文件长期3本校人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于机构编制的规划、计划、报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件永久6人事处权限内干部任免文件永久7授予各种荣誉和表彰先进集体、个人的材料长期8处分教职工的决定及复查、撤消处分的材料长期9师资培训、管理工作计划、规定、总结永久10教师工作量的规定及执行情况长期11教师业务考核材料长期12

9、人事统计报表永久13教职工名册永久14教研室正副主任名册长期15教职工评定、聘任专业技术职称的批复、呈报表等长期16教职工工资调整名册长期17关于工资改革工作计划、总结、报告、规定及上级批复长期18教职工转正定级文件材料长期19教职工录用、调入的有关材料（包括商调函、转移行政、工资关系介绍信、报到证等）长期20教职工调出的有关材料（包括商调函、转移行政、工资关系介绍信存根）长期21教职工援外和支援边远山区工作的函及名单长期22教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期23教职工退休缓办及延聘材料长期24教职工福利工作的材料长期25重要的人民来信来访长期XZ13 审计序号类目名称保管期限1

10、上级有关审计工作的文件长期2本校审计工作方面的规章制度长期3审计工作计划、总结、调查报告长期4审计工作统计年报及重要报表长期5审计项目形成的文件材料长期XZ14 武装、保卫序号类目名称保管期限1上级有关安全保卫工作的文件长期2本校安全保卫工作方面的规章制度长期3本校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6要害部门的安全保卫、消防工作文件长期7保卫工作简报长期8上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期9本校武装部职责范围内的规章制度长期10武装部工作计划、总

11、结、调查报告长期11学生军训的有关材料长期12复员、转业、退伍军人、军烈属名册长期XZ15 后勤序号类目名称保管期限1上级有关后勤工作的文件短期2本校后勤工作的规章制度长期3本校后勤工作计划、报告、调查材料长期4房屋管理、调配使用、转移等文件材料长期5防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期6爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等长期7校园绿化长期XZ16 图书、档案序号目录名称保管期限1上级有关图书工作的文件材料长期2图书馆的有关规章制度长期3图书馆工作计划、总结、报告长期4图书馆概况、发展规划、统计年报永久5上级、本校有关档案工作的文件材料长期6本校档案室的有关规章制度长期7档

12、案工作计划、总结、报告长期8档案工作统计年报永久9档案指南、全宗介绍永久三、教学工作类档案JX11 综合（含研究生教育、继续教育）序号类目名称保管期限1上级下达的有关教学工作的文件材料长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的批示、规定、办法 永久3学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、总结永久4工作计划、总结、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5非学历教育的培训班、进修班材料长期6学生运动会材料（体育工作计划、总结、本校运动会开幕、闭幕词、比赛项目获奖名单、参加国内外重要比赛队员名单）长期7各类统计年报表 永久JX12 学科与实验室建设（含研究生教育、继

13、续教育）序号类目名称保管期限1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2本校有关专业设置、调整、撤消、合并、更名的报告及上级批复永久3学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批及上级批复永久4重点学科、专业、实验室建设材料永久5关于申报重点学科的文件材料（上级下达申报重点学科的通知、申报重点学科的材料及上级批复）永久6有关申报硕士博士点的文件材料（上级下达的申报通知、申报材料及上级批复）永久7学科、专业、实验室建设统计报表永久JX13 招生（含研究生教育、继续教育）序号类目名称保管期限1上级有关招生工作的文件材料长期2招生工作计划、总结、生源计划长期3新生录取名单及录取材料、定向委培、自

14、筹经费名单及合同永久4招生宣传、简章及专业介绍短期5有关省市生源计划、招生专业目录长期6新生保留、取消入学资格名单及有关材料长期7新生入学体验复查材料长期8研究生入学试题及指导教师名册长期9港澳台学生录取名单及材料永久JX14 学籍管理（包括研究生教育、继续教育）序号类目名称保管期限1新生入学登记表永久2在校生名册永久3学籍卡片永久4学生成绩总册永久5学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、退学、转学、参军及出国留学审批材料）长期6学生奖励材料（在校各类各项奖学金材料、获奖名单及评审材料）长期7学生违纪违法的处分决定及有关材料 长期8奖贷学金与困难补助的材料长期JX15 课堂教育与教学实践（

15、含研究生教育）序号类目名称保管期限1各专业教育计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排、校历、课表长期3各学院、学科、专业课程试题库长期4教师教学任务安排材料长期5各学院、各专业教学实习计划、总结及相关材料、实习鉴定结果长期6各学院、各专业期末考试（含补考）试题长期7典型教案、重要备课记录长期8社会调查、社会实践计划、总结及有关材料长期JX16 学位（含研究生教育、继续教育）序号类目名称保管期限1上级下发的有关学位工作文件材料长期2本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3学位委员会会议记录、决定长期4学位委员会授予（或不授予）各层次学位名册长期5本科毕业生优秀学士学位论文及相关材料（包括课题申报

16、表、计划任务书、开题报告、评审表、答辩记录、论文等资料）长期6硕士研究生学位论文及评审材料（包括个人培养计划、学科综合水平评估报告、开题报告、学位申请表、答辩委员会组成审核表、答辩记录、学位论文及中英文摘要、授予学位决定及人员统计表、各学科专业指导教师名册、论文评阅书、论文评阅意见表等） 长期JX17 毕业生（含研究生教育、继续教育）序号类目名称保管期限1上级有关毕业生就业的文件材料长期2毕业生工作计划、简报、总结长期3毕业生名册永久4毕业生就业方案及派遣名单永久5毕业证书、学位证书验印名册永久6毕业证、派遣证存根领取签收册 长期7学校就业指导、咨询、就业问题研究材料 长期8毕业生跟踪调查和信

17、息反馈材料 长期JX18 教材序号类目名称保管期限1自编、主编教材长期2自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期3评选优秀教材的通知、申报材料及获奖名单长期4各学院、各专业使用材料目录长期四、科学技术研究类档案KY11 综合序号类目名称保管期限1上级、本校科研工作折规定、通知长期2本校重要科研工作会议记录和文件材料长期3本校科研工作计划、总结、报告、情况汇报长期4本校科研统计年报永久5关于建立科研机构的报告及批复永久6科研经费管理文件材料长期7申报科学基金及有关批复长期8科研成果汇编永久9学术活动材料永久KY12 课题（按科研项目设置类目）序号类目名称保管期限1科研准备阶段（1） 开题报告

18、（2） 任务书、合同、协议书（3） 课题研究计划（4） 计划执行情况、计划调整或撤消报告（5） 课题投资和预决算材料长期长期长期长期长期2研究实验阶段（1） 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（2） 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图计算结果）（3） 设计的文字说明和图纸（4） 研究工作阶段小结、年度报告（5） 配套的照片、幻灯片等（6） 样品、标本等实物目录永久永久永久永久永久永久3总结鉴定阶段（1） 研究报告、论文、专著（2） 工艺技术报告、技术诀窍报告（3） 专家评审意见（4） 鉴定意见和鉴定会的鉴定材料（5） 鉴定证书（6） 课题工作总结永久长期永久长期永久

19、长期4申报奖励阶段（1） 科研成果奖励申报与审批材料（2） 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件（3） 专利申请书、证书原件或影印件（4） 科研成果登记表（5） 科研成果报告表永久永久永久永久永久5推广应用阶段（1） 转让合同、协议书（2） 生产定型鉴定材料（3） 成果推广应用方案和实施情况的反馈意见（4） 对外学术交流材料（5） 推广应用方案及实施情况（6） 成果宣传报道材料永久永久长期长期长期长期五、基本建设类档案JJ11 综合序号类目名称保管期限1上级、本校有关基建工作的规定、办法、通知长期2本校基建工作规章制度、工作计划、总结、大事记长期3基建工作年度统计报表长期4全校性总

20、体规划、设计总平面图永久5基建工程财务预、决算长期6水、电、气管道分布图长期7地质勘察、地形测量材料、基建工程更名材料永久JJ12-1 可行性研究序号类目名称保管期限1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告（含选址、方案论证）永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书 永久JJ12-2 设计基础序号类目名称保管期限1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩及时说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJ12-3 设计文件序号类目名称保管期限1初步设计

21、永久2技术设计永久3施工图设计长期4技术秘密材料、专科文件永久5设计计算书长期6关键技术实验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批长期JJ12-4 工程管理文件序号类目名称保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协力书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照（许可证）永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议永久5土地使用证、建筑许可证、接通水、电源许可证、环保卫生、消防执照 永久6产权证书永久JJ12-5 施工序号类目名称保管期限1土地施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、

22、施工安全措施、施工工艺（3）原材料及构件出厂和证明、质量鉴定（4）建筑材料实验报告（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批（6）土建施工定位测量地质勘察（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图（8）隐蔽工程验收记录（含打桩记录），工程质量评定记录、技术复合卡（9）工程记录及测试、深陷、位移、变形观测记录、事故处理报告（10）分项、分单位工程抽量检查、评定（11）交工验收记录证明（12）竣工报告、竣工验收报告长期长期永久永久永久永久长期永久长期长期长期长期2设备及管线安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用

23、审批（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录（4）隐蔽工程检查验收记录（5）强度、密闭性试验报告（6）设备调试记录（7）施工安装记录、安装质量检查、评定上、事故处理报告（8）系统调试、实验记录（9）管线清洗、通水、消毒记录（10）管线标高位置、坡度测量记录（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定（12）竣工报告、竣工验收报告长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期3电气、仪表安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审（2）设计变题解、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）调试、整定记录（4）性能测试和校核（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告（

24、6）操作、联动试验（7）电气装置交接记录（8）中间交工验收记录、工程质量评定（9）竣工报告、竣工验收报告长期长期长期长期长期 长期长期长期长期JJ12-6 竣工验收序号类目名称保管期限1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久六、仪器设备类档案SB11 综合序号类目名称保管期限1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期2本校仪器、设备管理的规章制度长期3本校仪器、设备工作计划、总结、大事记、调查材料长期4本校仪器、设备购置计划、报告、及经费方案长期5本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期SB12 仪器设备项目序号类目名称

25、保管期限1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期2上级或主管领导批复和准购批示长期3订购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期4进口设备过程中有关的技校商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期7验收报告及时文件材料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存10使用、检修、故障事故记录与设备共存11重大事故的调查分析及处理意见与设备共存12技校改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存七、出版类档案序号类目名称保管期限1上级、本校有关出版工作的规定、通知长期2本校编辑出版工作计划、总结、重要请示报告及上级批复永久3

26、本校编辑出版工作规章制度、统计报表永久4编辑出版部门管理形成的文件材料短期CB13 出版物项目序号类目名称保管期限1出版请示和批复长期2出版物样品永久3原稿长期八、外事类档案WS11 综合序号类目名称保管期限1上级关于外事工作的文件材料长期2学校外事工作规章制度、计划、总结等长期3外事工作会议材料长期4外事工作统计报表永久WS12 出国（境）序号类目名称保管期限1上级对出国（境）人员的有关文件材料长期2国际学术会议论文长期3投寄国外的学术论文长期4出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久5出国（境）人员考察、访问材料长期6出国（境）讲学、研究人员有关材料长期7学校参加

27、国际比赛、竞赛材料长期WS13 来校序号类目名称保管期限1学校邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期2外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料长期3外籍教专家、教师、学者及友好人士来校讲学的讲稿教材等永久4来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期5承办的国际比赛、竞赛材料长期WS14 国际合作与会议序号类目名称保管期限1国际间的校际交流协作、合同、项目纪要材料、备忘录永久2与国外开展科技合作的文件材料长期3本校完成的国际合作项目、成果等材料长期4合作项目中境外单位完成项目、成果等材料长期5授予外籍人员名誉称号的材料永久6双方互赠的礼品、纪念品长期7参加和举办的国际会议的有关材料长

28、期WS15 外国留学生工作序号类目名称保管期限1录取审批材料永久2学籍登记表永久3学习情况、成绩及评语永久4学生名册永久5教学计划、大纲、安排长期6学位论文及学位证书影印件长期7学生去向及有关材料长期九、财会类档案CK11综合序号类目名称保管期限1上级有关财务会计工作的文件材料永久2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件长期3学校基金管理工作文件短期4有关财务管理方面的其他文件材料短期5财务会计移交保管清册永久6财会档案销毁清册长期CK12 会计报表序号类目名称保管期限1决算报表（含基建综合决算）永久2预算会计报表短期3年度以上规划表、分配计划、测算表长期4年度以上各种统计报表（含工资

29、报表）长期5季度以下各种计划、统计报表短期CK13 会计帐簿序号类目名称保管期限1涉外会计帐簿永久2总帐长期3预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期4预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期5学校专项基金帐簿短期6日记帐其中：现金、银行存款日记帐短期长期7固定资产明细帐短期CK14 会计凭证序号类目名称保管期限1涉外会计凭证永久2预算内各种原始凭证、记帐凭证短期3预算外各种原始凭证、记帐凭证短期4学校基金各种原始凭证、记帐凭证短期5银行存款余额调节表短期6会计拨款凭证及其他会计凭证短期7银行对外帐单短期8涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期CK15 工资清册序号类目名称保管期限1工资发放名册

30、永久2工资转移、证明、通知存根长期3各种资金、奖学金、贷学金、助学金名册短期十、声像载体类档案SX12 照片11 党政管理序号类目名称保管期限1党代会及党的其他活动长期2团代会、学代会、研代会及团的其他活动长期3职代会（工代会）及工会其他活动（含妇女工作）长期4校庆活动长期5教师节及全校性党政活动长期6后勤、老干部及附属单位的党政活动长期7校内各单位的党政活动长期8校外人员来校、校内人员出访、上级领导会见我校人员及外单位交流活动各长期9各种纪念日活动及其他党政活动长期12 教学序号类目名称保管期限1教学活动（讲课、讲座、著书立说等教学活动场面，包括兼职教师）长期2学习活动（学习、考试、实验、实

31、习、社会调查等）长期3表彰（学生、教师）长期4开学、军训（包括招生、迎新生）长期5毕（结）业（包括论文答辩、授予学位）长期6毕业生、结业生合影长期7学生日常学习生活长期8附属单位教学活动长期9其他教学活动长期13 科研序号类目名称保管期限1重要的学术活动材料长期2日常科研活动和科研成果长期3重要的科研、学校交流活动材料长期4其他科研活动材料长期14 外事活动序号类目名称保管期限1外籍人员在校学习、工作等活动长期2本校派出人员活动 长期3港澳台及归侨人来校活动长期4外国领导人、知名人士、著名学者、外籍校友等来参观访问、讲学及国际性授奖场面长期5外国代表团及其外籍校友子女来访问、签订合同等场面长期

32、6其他外事活动长期15 文化活动序号类目名称保管期限1师生文体活动、文艺团体演出剧组照、领导接见演员合影、艺术节活动、各种纪念日文体活动长期2校外文化代表团来校活动、我校承办的各种文化比赛长期3师生的美术、书法、摄影、诗歌等作品在校（内）外、国（内）外的展览情况及艺术社团活动长期4校体育运动会、其他校内体育比赛及日常的体育活动场面长期6校运动队参加国内运动会的情况及文艺团体校外演出长期5外籍人员在我校的文体活动长期7其他文化活动长期16 校园序号类目名称保管期限1校址及其建筑物长期2重大建筑工程开工典礼长期3师生重要课余活动长期4其他长期17 人物序号类目名称保管期限1综合人物活动长期2人物专辑（名人、历届校领导、院士、著名校友等）长期3人物个人照长期28