采购实务技能训练模块十三-采购信息管理课件.ppt

1、技能训练模块十三 采购信息管理 采购信息系统包括3个部分，即业务操作系统、业务管理系统和电子商务系统。其中，业务操作系统用于日常采购计划、认证、订单3个环节的核心业务信息处理；业务管理系统用于采购流程组织绩效统计处理、信息数据的收集与查询、历史数据存放与共享；电子商务系统用于与供应商或社会供应群体的信息系统进行信息交换及传递。【相关理论知识【相关理论知识】一、采购资料库一、采购资料库1物品名册（物品名册（Item Master）主要记录拟订购物品，这是电子物品清单的一部分，它包含拟采购物品的所有信主要记录拟订购物品，这是电子物品清单的一部分，它包含拟采购物品的所有信息。如：库存数量及其动态、订

2、购政策、备运时间、物品编号、成本、计量单位、息。如：库存数量及其动态、订购政策、备运时间、物品编号、成本、计量单位、历史资料、预测情况、使用量、合格的供应商等。历史资料、预测情况、使用量、合格的供应商等。2供应商名册（供应商名册（Supplier Master）主要包含与供应商有关的资料，如名称及地址、绩效资料、交易条件、主要主要包含与供应商有关的资料，如名称及地址、绩效资料、交易条件、主要 产品种类、产品种类、运送资料、采购记录及所有未交货的订单资料。运送资料、采购记录及所有未交货的订单资料。3未交货订单（未交货订单（Open Order）这是所有采购资料的关键，在与其他系统的联结上，它提供

3、了开展及评估采这是所有采购资料的关键，在与其他系统的联结上，它提供了开展及评估采购活动的必要信息，这个资料库建立于订单被下达并维持至物品收到并付款之前。购活动的必要信息，这个资料库建立于订单被下达并维持至物品收到并付款之前。二、网上采购二、网上采购1网上采购的内涵网上采购的内涵2网上采购的优势网上采购的优势 (1）提高通信速度：过去要几天甚至更长时间才能到达的商务信件，现在通过）提高通信速度：过去要几天甚至更长时间才能到达的商务信件，现在通过Internet，只需几分钟甚至几秒钟便可接收到。，只需几分钟甚至几秒钟便可接收到。（2）加强信息交流：网上信息具有更新速度快、内容全面丰富的特点，可使企

4、业、）加强信息交流：网上信息具有更新速度快、内容全面丰富的特点，可使企业、客户掌握他们需要的最新信息，任何企业都可以将其信息上网供顾客查询，从而客户掌握他们需要的最新信息，任何企业都可以将其信息上网供顾客查询，从而克服电话查询信息不够全面、不直观、不灵活的特点。克服电话查询信息不够全面、不直观、不灵活的特点。技能训练模块十三 采购信息管理2网上采购的优势网上采购的优势 （3）降低成本：网上采购可以降低通信费用、管理费用和人员开支，对于每天对）降低成本：网上采购可以降低通信费用、管理费用和人员开支，对于每天对 外都有大量信息交换的企业，既使一次邮件发送费用节约不多，但一年之内外都有大量信息交换的

5、企业，既使一次邮件发送费用节约不多，但一年之内 的总成本则大大降低。的总成本则大大降低。（4）加强联系，提高服务质量：降低成本还不是网上采购的主要目的和收获，改善）加强联系，提高服务质量：降低成本还不是网上采购的主要目的和收获，改善 供应商与客户的关系才是其最大的收获，这样才能带来丰厚的回报。另外，客供应商与客户的关系才是其最大的收获，这样才能带来丰厚的回报。另外，客 户可以通过网站跟踪订货情况，供应商还可以通过网站及时收集市场的反馈信户可以通过网站跟踪订货情况，供应商还可以通过网站及时收集市场的反馈信 息，满足客户的需要。息，满足客户的需要。（5）延长服务时间：互联网可提供每年）延长服务时间

6、：互联网可提供每年365天，每天天，每天24h的全天候服务。的全天候服务。（6）增强企业的竞争力：任何企业，不论大小，在网站上都是一个页面，面对相同）增强企业的竞争力：任何企业，不论大小，在网站上都是一个页面，面对相同 的市场，处于平等竞争的条件下。的市场，处于平等竞争的条件下。技能训练模块十三 采购信息管理3网上采购的实施条件和过程网上采购的实施条件和过程 1）公司员工或申请部门通过一个界面，如IE浏览器，来填写要求。2）订单以电子方式传递给相应的管理程序，被自动审核。3）必要时订单被提交企业的主管官员审批。4）订单被批准后，以电子方式通告给供货商，并且将被执行完成。5）订购的商品或服务接下

7、来将登记到可支付账户的财务核算系统，并且被传递到申请人手中。技能训练模块十三 采购信息管理4应用网上采购系统的注意事项应用网上采购系统的注意事项（1）网上供应商的认证：网上供应商认证的难度要比企业采购认证的难度大大增加，需要在原有的认证流程上增加监控点，以降低网上采购的风险。（2）网上订单的操作：网上供应商可以向全社会供应产品，客户没有与其签订认证合同，因此，客户的订单能否及时履行取决于供应商的生产饱和度。（3）物流的操作：在交货时，是采用送货制，还是采用提货制，需在订单中说明或另行签订合同条款。（4）网上付款操作：对首次联系的供应商或大数额的付款项目一定要仔细斟酌，谨慎从事。技能训练模块十三

8、 采购信息管理技能训练活动一技能训练活动一 建立物资采购资料库训练建立物资采购资料库训练 【技能训练目标【技能训练目标】通过建立物资采购资料库的活动训练，使学生了解企业建立现代化的采购信息系统和开展网上采购活动的重要意义；掌握建立采购资料库的具体方法；培养学生对采购信息的分析与处理能力。【技能训练步骤【技能训练步骤】（1）人员准备：学生每6人一组进行训练，其中采购经理1人、采购员1人、品质员1人、企划员1人、仓管员1人、计算机技术人员1人。（2）登陆互联网，查找3个以上公司的不同产品类型的采购信息。（3）确定本小组模拟公司的经营类型。（4）建立本小组模拟公司的物资采购资料库，要包括采购相关人员

9、管理、物资管理、供应商管理、采购合同管理、验收管理、扣款/退货管理、付款管理、仓库管理（申购管理、供货管理、领用管理）等多个模块的具体功能说明及相关表格。技能训练活动一技能训练活动一 建立物资采购资料库训练建立物资采购资料库训练 【技能训练注意事项【技能训练注意事项】（1）熟悉每个角色的工作职责。（2）熟悉企业开展网上采购业务的工作流程及应注意事项。（3）掌握网上收集信息及处理信息的能力。（4）注意培养团队合作意识，培养认真严谨的工作态度。【技能训练评价【技能训练评价】物资采购资料库训练考核评分表见表13-1。注：考评满分为100分，60分以下为不及格；6074为及格；7584为良；85分以上

10、为优秀。技能训练活动一技能训练活动一 建立物资采购资料库训练建立物资采购资料库训练考 评 人被 考 评 人考评地点考评内容建立物资采购资料库训练 考评标准 具 体 内 容 分值/分 实 际 得 分 采购资料库的各个功能模块设计是否全面、合理 30采购资料库的各项表格设计是否合理 20采购资料库各项因素评价标准是否合理、详细、可实施 20采购资料库方案的制作小组成员的参与程度及方案的整体效果 15采购资料库方案的展示准备是否充分，讲解是否清晰流畅 15合 计 100技能训练活动一技能训练活动一 建立物资采购资料库训练建立物资采购资料库训练【技能训练活动建议【技能训练活动建议】物品及采购信息的标准

11、化对于采购循环是必要的，现代企业都要建立自己的采购资料库，这就要求学生掌握建立采购资料库的三种形式，具备一定的计算机操作能力，在训练过程中，加强这两方面的练习。【技能训练目标【技能训练目标】通过网上采购活动训练，使学生掌握网上采购活动的内涵、实施条件、过程及应用网上采购系统的注意事项；培养学生通过网络开展采购业务活动的能力。【技能训练步骤【技能训练步骤】（1）人员准备：学生每6人一组进行训练，其中采购经理1人、采购员1人、品质员1人、企划员1人、仓管员1人、计算机技术人员1人。（2）登陆当当网和卓越网，熟悉并实践网上个人采购业务流程。（3）以小组为单位讨论企业网上采购业务活动与个人网上采购业务

12、活动的异同。（4）以小组为单位，尝试建立一个模拟公司的采购业务网站，确定建立企业网上采购管理系统应具备的各项功能（网页上能体现出各项功能即可）。技能训练活动二技能训练活动二 网上采购活动训练网上采购活动训练技能训练活动二技能训练活动二 网上采购活动训练网上采购活动训练【技能训练注意事项【技能训练注意事项】（1）熟悉每个角色的工作职责。（2）熟悉企业开展网上采购业务的工作流程及应注意事项。（3）掌握网上收集信息及处理信息的能力，熟悉电子商务业务流程。（4）注意培养团队合作意识，培养认真严谨的工作态度。【技能训练评价【技能训练评价】网上采购活动训练考核评分表，见表13-2。注：考评满分为100分，

13、60分以下为不及格；6074为及格；7584为良；85分以上为优秀。技能训练活动二技能训练活动二 网上采购活动训练网上采购活动训练考 评 人被 考 评 人考评地点考评内容网上采购训练 考评标准 具 体 内 容 分值/分 实 际 得 分 企业开展网上采购业务的工作流程及注意事项的回答是否准确、全面 15网上企业采购业务与网上个人采购业务异同的回答是否准确、全面 15小组成员参与公司采购业务网站制作的程度及网站的整体效果 50采购主页各项功能的设计是否合理、详细、可实施 20合 计 100【技能训练活动建议【技能训练活动建议】网上采购业务的开展是基于电子商务平台的，因此，学生除了要掌握一定的采购知识外，还要学习电子商务知识，具备建立并维护商务网站的能力，在训练活动中要加强这方面知识及能力的培养。技能训练活动二技能训练活动二 网上采购活动训练网上采购活动训练