Fo某mail及Outlook使用技巧培训(共43张).pptx

1、一、邮件常见功能解释邮件中常见名词邮件中常见名词:收件人：就是邮件的直接收件人收件人：就是邮件的直接收件人抄送：非直接收件人，但属有必要知会的人（如自己的直接抄送：非直接收件人，但属有必要知会的人（如自己的直接领导，对方的直接领导，协助自己工作的同事等）领导，对方的直接领导，协助自己工作的同事等）密送（又叫密件抄送）：想让某人了解邮件内容，但不想让密送（又叫密件抄送）：想让某人了解邮件内容，但不想让收件人、抄送人知道的时候，可用密送功能收件人、抄送人知道的时候，可用密送功能二、收发形式比较二、收发形式比较1、邮件、邮件 通过网页登陆的邮箱都可称为邮件。其优点是在通过网页登陆的邮箱都可称为邮件。

2、其优点是在 任何场合（出差、国外等），只要有网络既可登陆，但任何场合（出差、国外等），只要有网络既可登陆，但 主要弊端：主要弊端：-收发及阅读邮件速度慢收发及阅读邮件速度慢 -上传附件容易失败上传附件容易失败 -存储空间有限存储空间有限二、收发形式比较二、收发形式比较2、邮件客户端软件、邮件客户端软件也就是通过本地软件接受邮件的软件，在商务办公场合也就是通过本地软件接受邮件的软件，在商务办公场合 广广 泛使用。泛使用。邮件客户端软件是需要事先安装到电脑上，打开软件即可以邮件客户端软件是需要事先安装到电脑上，打开软件即可以收发邮件，不需要登陆网页，也不需要临时下载其他工具收发邮件，不需要登陆网页

3、，也不需要临时下载其他工具就可以登陆。就可以登陆。优点：优点：-登陆方便快捷登陆方便快捷 -收发邮件的速度要快于邮件；收发邮件的速度要快于邮件；-可批量上传或下载邮件附件可批量上传或下载邮件附件 -所有进出邮件可以全部存储在本地磁盘上所有进出邮件可以全部存储在本地磁盘上 -有许多可以高效率处理邮件的工具有许多可以高效率处理邮件的工具三、邮件客户端软件介绍三、邮件客户端软件介绍常用邮件客户端软件主要有常用邮件客户端软件主要有:(自带程序自带程序)其中比较主流的还是和。其中比较主流的还是和。四、四、使用说明使用说明 （简称,或者）是自带的捆绑程序，所以不用另外下载，可直接使用。使用前准备工作：建立

4、本地邮件存储文件夹I、基本设置及操作步骤1、开始程序 四、四、使用说明使用说明四、四、使用说明使用说明2、设置连接向导 输入姓名 输入邮件地址，如 服务器名称(以我司邮件系统为例)接受邮件的服务器（3）为发送邮件的服务器（）为四、四、使用说明使用说明 输入邮件账户名和密码（即是登陆邮箱网站的和密码）完成向导设置3、进入邮件系统界面4、依次点击“工具”“账户”“邮件”“属性”“服务器”“我的服务器需要身份验证”“设置”“使用与接收邮件相同的设置”“确定”基本设置完成，从现在开始您可以通过来收发公司邮箱的邮件了，而不必每次从网页进入您的邮箱，不必每次都输入账户+密码+验证码了。如果您想使邮箱使用的

5、更加便捷顺畅，请进行我们的第二步优化设置。四、四、使用说明使用说明四、四、使用说明使用说明l 当然，上面的1-4个步骤完成后，基本的收发邮件功能已经具备，您可试着进行以下操作来熟悉本系统：l 5、点击左侧导航栏“本地文件夹”l 6、点击右侧“发送和接受全部邮件”l 7、如您要撰写新邮件，则点击上方导航“创建邮件”l 8、如您需要回复邮件，则点击“答复”或者“全部答复”四、四、使用说明使用说明l 常用功能按键位置四、四、使用说明使用说明、常用优化设置、常用优化设置1、邮件存储路径、邮件存储路径/位置的更改位置的更改 通过收发的邮件将全部保存在您的本地磁盘上，系统默认通过收发的邮件将全部保存在您的

6、本地磁盘上，系统默认的存储位置在的存储位置在C盘。为提高系统运行速度并保障数据安全，盘。为提高系统运行速度并保障数据安全，强烈建议将邮件存储位置改在强烈建议将邮件存储位置改在D盘或者其他盘。盘或者其他盘。具体更改方法：具体更改方法：在主界面最上方导航栏上点击：在主界面最上方导航栏上点击：“工具工具”“选项选项”“维护维护”“存储文件夹存储文件夹”“更改更改”（选（选择事先建立的邮件专用文件夹）择事先建立的邮件专用文件夹）“确定确定”后完成更改，此后完成更改，此时建议关闭时建议关闭。重新打开后，邮件存储位置更改生效。重新打开后，邮件存储位置更改生效。四、四、使用说明使用说明、常用优化设置、常用优

7、化设置2、邮件回执、邮件回执 如要求收件人发送阅读回执，如要求收件人发送阅读回执，请依次进入以下目录请依次进入以下目录“工具工具”“选项选项”“回执回执”后，在后，在“所有所有发送的邮件都要求阅读回执发送的邮件都要求阅读回执”处点击既可。处点击既可。四、四、使用说明使用说明、常用优化设置、常用优化设置3、签名、签名 如设置个人的邮件签名，如设置个人的邮件签名，请依次进入以下目录请依次进入以下目录“工具工具”“选项选项”“签名签名”后，在后，在“编辑编辑签名签名”处输入文本处输入文本点击点击“在所有的待发邮件中添加签名在所有的待发邮件中添加签名”“确定确定”，完成。，完成。这样，您的签名将被自动

8、加载在所有发出邮件中。这样，您的签名将被自动加载在所有发出邮件中。四、四、使用说明使用说明、常用优化设置、常用优化设置4、通讯簿、通讯簿在收到邮件时，鼠标右键点击发件人，弹出菜单中选择在收到邮件时，鼠标右键点击发件人，弹出菜单中选择“将将联系人添加到通讯簿联系人添加到通讯簿”或者点击或者点击“工具工具”“通讯簿通讯簿”“新建新建”中添加联系人的姓名、中添加联系人的姓名、邮箱地址以及其他信息等邮箱地址以及其他信息等创建联系人组时，可以依次点击创建联系人组时，可以依次点击“工具工具”“通讯簿通讯簿”“新建新建”“新建组新建组”输入组名输入组名选择成员选择成员在左侧联系人列表中在左侧联系人列表中点击

9、选中的成员点击选中的成员点击点击“选择选择”点击点击“确定确定”注：在联系人列表中同时选中多个联系人时，可以按下注：在联系人列表中同时选中多个联系人时，可以按下“”键后再选择，此时便可多选。键后再选择，此时便可多选。四、四、使用说明使用说明、使用技巧、使用技巧1、邮件排序、邮件排序在邮件列表栏，在邮件列表栏，点击发件人，系统将自动以发件人姓名首字母排序（按一次点击发件人，系统将自动以发件人姓名首字母排序（按一次升序，再按一次降序）升序，再按一次降序）点击主题，系统将自动以邮件主题首字母排序（按一次升序，点击主题，系统将自动以邮件主题首字母排序（按一次升序，再按一次降序）再按一次降序）点击接收时

10、间，系统将自动以时间先后顺序排列（按一次升点击接收时间，系统将自动以时间先后顺序排列（按一次升序，再按一次降序）序，再按一次降序）四、四、使用说明使用说明四、四、使用说明使用说明、使用技巧、使用技巧2、邮件查找、邮件查找点击上方导航栏点击上方导航栏“查找查找”，弹出对话框后输入查找条件，如，弹出对话框后输入查找条件，如发件人，收件人，邮件主题，发送时间等发件人，收件人，邮件主题，发送时间等四、四、使用说明使用说明、使用技巧、使用技巧3、添加多个邮件账户、添加多个邮件账户邮件客户端软件可支持多账户模式，除公司邮箱外，您可将邮件客户端软件可支持多账户模式，除公司邮箱外，您可将其他邮件账户也设置在上

11、，如，其他邮件账户也设置在上，如，,新浪新浪,搜狐，邮箱等，极搜狐，邮箱等，极大的方便了邮箱登陆与查收。大的方便了邮箱登陆与查收。注：注：163、126等账户，只有收费用户才能使用客户端邮件系等账户，只有收费用户才能使用客户端邮件系统。网易未开放普通用户的统。网易未开放普通用户的3端口。端口。添加多账户的操作步骤：添加多账户的操作步骤：“工具工具”“账户账户”“添加添加”“邮件邮件”之后进行向导设置之后进行向导设置（与设置第一个邮箱账户类似的操作）（与设置第一个邮箱账户类似的操作）四、四、使用说明使用说明、使用技巧、使用技巧4、区别多账户邮件、区别多账户邮件系统默认的收件箱只有一个，如果添加了

12、多个邮箱账户而不系统默认的收件箱只有一个，如果添加了多个邮箱账户而不加以区别，那么将会把不同邮箱的邮件收在同一个收件箱加以区别，那么将会把不同邮箱的邮件收在同一个收件箱里，造成混乱（这点处理的相当好，各账户独立，互不干里，造成混乱（这点处理的相当好，各账户独立，互不干扰）。扰）。当然，当然，在也可实现账户分离，但需手动进行以下操作在也可实现账户分离，但需手动进行以下操作四、四、使用说明使用说明、使用技巧、使用技巧4、区别多账户邮件、区别多账户邮件具体区别的操作：具体区别的操作：1、在收件箱下为每个邮件账号建立一个相应的文件夹，并、在收件箱下为每个邮件账号建立一个相应的文件夹，并命名（将来用以接

13、受各邮箱邮件）命名（将来用以接受各邮箱邮件）2、然后点击、然后点击“工具工具”“邮件规则邮件规则”“邮件邮件”“新建新建”3、输入规则、输入规则（具体邮件规则稍有复杂，可帮有兴趣的同事代为设置）（具体邮件规则稍有复杂，可帮有兴趣的同事代为设置）4、重启后生效、重启后生效这样以来，每个邮箱都有各自收件箱，清晰明了不易混淆。这样以来，每个邮箱都有各自收件箱，清晰明了不易混淆。五、五、使用说明使用说明l 综述l 设计上更加细致更加人性化、使用起来更为便捷。l 使用前准备工作：建立本地邮件存储文件夹l 下载安装程序，建议版本5.0以上l 公司同事可在局域网共享文档中找到该安装程序。l 具体操作：l 网

14、上邻居查看工作组计算机李娟安装程序五、五、使用说明使用说明l I、基本设置及操作步骤、基本设置及操作步骤l 1、首次使用时，在弹出的新建账户对话框中直接输入以、首次使用时，在弹出的新建账户对话框中直接输入以下下 内容（非首次使用时，在内容（非首次使用时，在“邮箱邮箱”目录下点击目录下点击“新建邮箱新建邮箱账户账户”）：l 邮箱账号：如邮箱账号：如l 密码密码:l 账户名账户名:西部物流西部物流l 邮件中采用的名称：（将来显示为邮件发件人的名字）邮件中采用的名称：（将来显示为邮件发件人的名字）l 邮箱路径：浏览并选择事先新建的邮件专用文件夹邮箱路径：浏览并选择事先新建的邮件专用文件夹五、五、使用

15、说明使用说明五、五、使用说明使用说明2、指定邮件服务器 接收邮件服务器类型:3 接受邮件的服务器：邮件账户：发送邮件的服务器：账户建立完成，点击“测试账户设置”来检验设置是否成功：测试栏全部打钩说明设置。五、五、使用说明使用说明五、五、使用说明使用说明五、五、使用说明使用说明3、设置固定写信模板 点击“工具”“邮件撰写信纸管理”“新建”“新建信纸”点击“宏”添加相关项目制作个人签名完成个性化信纸设置左键单击“新建邮件信纸”重命名 同样方法设置回复邮件信纸及转发邮件信纸。设置固定模板后，将信纸设置为默认，这样您写邮件时系统将自动加载您的个性化模板，为您节省时间、提高效率。五、五、使用说明使用说明

16、五、五、使用说明使用说明4、发信回执收条 点击“工具”“系统设置”“收条”进行相关设置。5、邮件排序 操作如，点击标题栏进行分类排序。6、邮件查找 点击“查找”图标，输入检索条件即可。五、五、使用说明使用说明7、通讯录（地址簿）添加邮件地址到通讯录“工具”“地址簿”“新建卡片”后输入联系人姓名及邮件地址或者在收到对方邮件后，双击联系人，在弹出对话框后，点击“加到地址簿”，这样就可把选中的联系人地址加到您的地址簿批量导入(详见下一页）添加联系人群组 “工具”“地址簿”“新建组”后命名新的组名，并添加成员，后点击“确定”之后若要给本群组发邮件，则在地址栏输入群组名既可自动加载全体组员的地址。五、五

17、、使用说明使用说明l 批量导入、导出通讯录（地址簿）批量导入、导出通讯录（地址簿）l 如果你的常用联系人众多，逐条添加通讯录会是一项如果你的常用联系人众多，逐条添加通讯录会是一项极其庞杂的工作。不过与都有批量导入极其庞杂的工作。不过与都有批量导入/导出功能，可帮导出功能，可帮您在短短数秒内解决这一问题。您在短短数秒内解决这一问题。的批量导入相对稍为复的批量导入相对稍为复杂，以为例介绍此功能。杂，以为例介绍此功能。五、五、使用说明使用说明l 批量导入、导出通讯录（地址簿）批量导入、导出通讯录（地址簿）l 导入前准备工作导入前准备工作l 准备一份详细的格式的联系人通讯录准备一份详细的格式的联系人通

18、讯录l 在里导出一份标准模式的通讯录模板在里导出一份标准模式的通讯录模板:l “工具工具”“地址簿地址簿”“工具工具”“导出文件导出文件”l 在文件中拷入通讯录内容并编辑在文件中拷入通讯录内容并编辑l 将编辑好的文件存储为拓展名为格式将编辑好的文件存储为拓展名为格式五、五、使用说明使用说明导入步骤导入步骤“工具工具”“地址簿地址簿”点击点击“默认默认”文件夹文件夹点击上方点击上方“工具工具”栏栏“导入文件导入文件”浏览并选中事先编辑好的浏览并选中事先编辑好的地址簿地址簿成功导入成功导入此时即轻松实现了您通讯录的全部导入。此时即轻松实现了您通讯录的全部导入。之后您可建立相关群组之后您可建立相关群

19、组做好这些设置将大大提升您以后邮件收发撰写的效率做好这些设置将大大提升您以后邮件收发撰写的效率相关下载：为方便大家，下面附件是按照公司最新通讯录编相关下载：为方便大家，下面附件是按照公司最新通讯录编辑的文件，大家可省去编辑，直接导入并使用：辑的文件，大家可省去编辑，直接导入并使用：五、五、使用说明使用说明8、在服务器上保留备份右键单击邮件账户名后点“属性”“接收邮件”后，接下来若不选“在邮件服务器上保留备份”，则一旦客户端收过邮件后系统自动删除在服务器上的备份，即此时您再登陆网站邮箱时也不显示该邮件了。建议选择保留。如果邮箱总容量不大，请选择在服务器上保留的天数来这种解决空间和备份的矛盾。五、

20、五、使用说明使用说明9、设置邮件标签如果有封邮件很重要，您希望随时调阅，此时有三个选择把邮件保存在桌面或分类文件夹；在邮箱的邮件列表里，把该封邮件置顶（即该邮件总数处于列表最顶端）具体操作：右键单击该邮件头，选择“置顶”既可；为该邮件添加标签，具体操作：右键单击该邮件头，选择“设置标签为”后选择某种颜色的标签既可，这样该邮件在列表中始终显示为不同颜色，便于查找和跟进处理。五、五、使用说明使用说明9、设置邮件标签如果你对设定的颜色以及标签名不甚满意，也可以制作自己个性化的标签名以及对应颜色；比如标签可改为：“待回复”，“已处理”等等，并选择对应颜色。具体操作：右键单击邮件账户名后点“属性”“标签”后进行个性化设置即可五、五、使用说明使用说明10、账户加密如果某个邮件账户比较重要，您可以考虑为该账户加密。具体操作：选中某邮箱账户点击“邮箱”“设置邮箱账户访问口令”输入口令确定五、五、使用说明使用说明11、建立多个账户点击“邮箱”“新建邮箱账户”之后的设置与首次设置类似，只需需要相应邮箱的3以及地址等信息即可。其他操作与上文类似五、五、使用说明使用说明Thanks!祝大家使用愉快！谢谢!演讲完毕，谢谢观看！