1熟悉秘书工作环境.ppt

1、秘书实务国家精品课程秘书实务国家精品课程课程负责人：禹明华课程负责人：禹明华课程主讲人：周妮、刘婕课程主讲人：周妮、刘婕第1页，共45页。基于职业活动导向的项目化课程基于职业活动导向的项目化课程第2页，共45页。办事模块办文模块办文模块亲验模块亲验模块办会模块办会模块 秘书实务秘书实务教学模式：活动主导、教学模式：活动主导、任务驱动任务驱动第3页，共45页。项目项目 职场活动准备职场活动准备模块一模块一 职场亲验模块职场亲验模块第4页，共45页。任务一任务一 熟悉秘书工作环境熟悉秘书工作环境 知识目标知识目标 1 1、熟悉秘书工作环境、熟悉秘书工作环境2 2、了解秘书的日常事务、了解秘书的日常

2、事务3 3、规范秘书个人行为、规范秘书个人行为 能力目标能力目标 能够准确把握职业内涵，提升职业角色意识能够准确把握职业内涵，提升职业角色意识 教学重点教学重点 熟悉秘书的工作环境及日常事务熟悉秘书的工作环境及日常事务 教学方法教学方法 案例分析、现场模拟、小组讨论案例分析、现场模拟、小组讨论第5页，共45页。任务导入任务导入 某高职院校秘书专业二某高职院校秘书专业二年级的高叶开始学习一年级的高叶开始学习一门新课程门新课程秘书实秘书实务。她对秘书职业产务。她对秘书职业产生了好奇。她和她的同生了好奇。她和她的同学对这个职业的了解非学对这个职业的了解非常有限，她迫切需要了常有限，她迫切需要了解秘书

3、工作环境的相关解秘书工作环境的相关信息。信息。第6页，共45页。第7页，共45页。第8页，共45页。办公环境办公环境 办公区办公区 会议区会议区 档案区档案区 文印区文印区秘书事务所秘书事务所第9页，共45页。秘书是花瓶吗？秘书是花瓶吗？秘书秘书=？第10页，共45页。花瓶型秘书花瓶型秘书 管理型秘书管理型秘书 好管、听话6%善解人意、能做朋友25%漂亮2%能干、独当一面67%第11页，共45页。秘书秘书=？=打杂打杂第12页，共45页。第13页，共45页。案例一案例一:小事不小小事不小第14页，共45页。案例一案例一:小事不小小事不小第15页，共45页。案例一案例一:小事不小小事不小第16页

4、，共45页。案例二案例二:杂事不杂杂事不杂第17页，共45页。案例二案例二:杂事不杂杂事不杂第18页，共45页。案例二案例二:杂事不杂杂事不杂第19页，共45页。秘书吃的是青春饭秘书吃的是青春饭 秘书秘书第20页，共45页。比尔盖茨的秘书4个孩子的母亲、42岁的露宝 盖茨的女秘书是盖茨的女秘书是4个孩子的母亲，出个孩子的母亲，出来应聘时并没有寄予太大的希望，在来应聘时并没有寄予太大的希望，在长年操持家务后她希望重新走向社会长年操持家务后她希望重新走向社会，重新追寻自我的价值。，重新追寻自我的价值。关心盖茨的起居饮食，成了露宝日常工关心盖茨的起居饮食，成了露宝日常工作的一项重要内容，这使盖茨感到

5、了一作的一项重要内容，这使盖茨感到了一种母性的关怀和温暖，减少了远离家庭种母性的关怀和温暖，减少了远离家庭而带来的种种不适，成了微软公司的后而带来的种种不适，成了微软公司的后勤总管。勤总管。第21页，共45页。秘书的职业发展空间秘书的职业发展空间第22页，共45页。初级秘书初级秘书(2000-2500(2000-2500元左右元左右)以接电话、发传真、收以接电话、发传真、收发信件等服务为主。一发信件等服务为主。一般来说，初级秘书应包般来说，初级秘书应包括公司前台接待、电话括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪一，

6、技术含量较低，薪金相对较低。金相对较低。第23页，共45页。中级秘书（中级秘书（3000-40003000-4000元左右）元左右）能够写一般信函，起草能够写一般信函，起草报告和准备会议等，多报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。中为大专或本科毕业。中级秘书包括部门经理秘级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较求较高，薪酬也相对较高高 。第24页，共45页。高级秘书（高级秘书（5000-100005000-10000元左右）元左右）能起草重要的合同文本，懂法律能起草重要的合同

7、文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。、税务知识，有应急处理能力。现代高级秘书特别强调的素质有现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。高级秘书包括跨管理的能力等。高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。上的稀有资源。第25页，共45页。民事起诉状内容定位民事起诉状内容定位 行政类：行政类：主要负责公司工作计划主要负责公司工作计划的制定、组织实施及日的制定、组织实施及日常工作管理；负

8、责办公常工作管理；负责办公室行政管理制度建设；室行政管理制度建设；负责公司行政事务的管负责公司行政事务的管理，负责重点工作的督理，负责重点工作的督办、检查、落实、反馈办、检查、落实、反馈工作；负责公司对外联工作；负责公司对外联络协调工作以及制定并络协调工作以及制定并完善公司的各项规章制完善公司的各项规章制度。度。办公室秘书办公室秘书办公室主任办公室主任秘书职业发展的秘书职业发展的N种前景种前景第26页，共45页。助理类：助理类：主要工作是协助总经理进主要工作是协助总经理进行日常工作；进行日常事行日常工作；进行日常事务的联系工作；负责总经务的联系工作；负责总经理的外联事务工作；组织理的外联事务工

9、作；组织协调各部门之间的工作流协调各部门之间的工作流程；负责总经理日常事务程；负责总经理日常事务的办公支持，上传下达以的办公支持，上传下达以及相关技术资料的翻译工及相关技术资料的翻译工作。作。一般秘书一般秘书总经理秘书总经理秘书第27页，共45页。人事类：人事类：主要工作内容是按照公司业务发展计划，编主要工作内容是按照公司业务发展计划，编制和落实人力资源战略；设计、整合符合公制和落实人力资源战略；设计、整合符合公司业务发展的组织规划和结构；配合公司的司业务发展的组织规划和结构；配合公司的快速发展，制定不同阶段的招聘战略并推行；快速发展，制定不同阶段的招聘战略并推行；整合、设计、实施具有竞争优势

10、的薪资体系整合、设计、实施具有竞争优势的薪资体系以吸引和留住优秀的人才；按照公司业务的以吸引和留住优秀的人才；按照公司业务的变化需要，设计、组织各种类型的培训和各变化需要，设计、组织各种类型的培训和各类人员发展计划；整合、设计绩效管理体系，类人员发展计划；整合、设计绩效管理体系，对一线经理进行有关的培训，有效推行以推对一线经理进行有关的培训，有效推行以推动公司整体业务绩效提升；组织渗透与推广动公司整体业务绩效提升；组织渗透与推广企业价值观和文化以及公司员工关系的管理。企业价值观和文化以及公司员工关系的管理。办事员办事员人力资源主管人力资源主管第28页，共45页。公关类：公关类：主要工作内容是制

11、定出公关策划主要工作内容是制定出公关策划方案并依据活动项目变化及时调方案并依据活动项目变化及时调整策略；监督实施市场公关活动；整策略；监督实施市场公关活动；负责客户服务部各项工作的日常负责客户服务部各项工作的日常运作及人员管理，各项收费指标运作及人员管理，各项收费指标的完成，重大投诉及遗留问题的的完成，重大投诉及遗留问题的处理。与有关部门进行良好的沟处理。与有关部门进行良好的沟通，保持良好的合作关系，提高通，保持良好的合作关系，提高公司品牌形象；并协调与其他各公司品牌形象；并协调与其他各部门的合作。部门的合作。公关部职员公关部职员公关部经理公关部经理第29页，共45页。当代秘书工作发展基本趋势

12、当代秘书工作发展基本趋势秘书工作职业化秘书工作职业化第30页，共45页。案例讨论：案例讨论：“EMC”公司的女秘书公司的女秘书 事件说明：事件说明：20062006年年4 4月月7 7日晚，日晚，EMCEMC大中华区总裁陆大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1 1时时1313分分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发

13、了一封措辞严厉且语气生硬的措辞严厉且语气生硬的“谴责信谴责信”。第31页，共45页。陆在发送这封邮件的时候，同时传给陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。结果瑞贝卡以一封咄咄了公司几位高管。结果瑞贝卡以一封咄咄逼人的邮件进行回复，并让逼人的邮件进行回复，并让EMCEMC中国公司的中国公司的所有人都收到了这封邮件。这件事在网上所有人都收到了这封邮件。这件事在网上吵得沸沸扬扬。形成几千人转发的局面。吵得沸沸扬扬。形成几千人转发的局面。一些网友称瑞贝卡为一些网友称瑞贝卡为“史上最强女秘书史上最强女秘书”。第32页，共45页。“EMCEMC”公司的女秘书公司的女秘书一、总裁邮件的内容一、总裁

14、邮件的内容From:Loke,Soon ChooSent:Saturday,April 08,2006 1:13 AMTo:Hu,RuiCc:Ng,Padel;Ma,Stanley;Zhou,Simon;Lai,SharonSubject:Do not assume or take things for grantedRebecca,I just told you not to assume or take things for granted on Tuesdayand you locked me out of my office this evening when all my thing

15、s are all still in the office because you assume I have my office key on my person.With immediate effect,you do not leave the office until you have checkedwith all the managers you support-this is for the lunch hour as well as at end of day,OK?（中文意思：瑞贝卡，我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上（中文意思：瑞贝卡，我曾告诉过你，想东西

16、、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？）能离开办公室，明白了吗？）第33页，共45页。秘书Rebecca（瑞贝卡）邮件的内容From:Hu,RuiSent:2006年年4月月10日日 13:48To:Loke,Soon ChooCc:China All(

17、Beijing);China All(Chengdu);China All(Guangzhou);China All(Shanghai);Lai,SharonSubject:FW:Do not assume or take things for granted首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，北京这里不是没有丢过东首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，北京这里不是没有丢过东 西，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。西，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不其次，你有钥匙

18、，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不 要把自己的错误转移到别人的身上。要把自己的错误转移到别人的身上。第三，第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就 8小时工作时间，请你记住中午和晚上下小时工作时间，请你记住中午和晚上下 班的时间都是我的私人时间。班的时间都是我的私人时间。第四，从到第四，从到 EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任 何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。何怨言，但是如果你们要求我加班是

19、为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。第34页，共45页。“EMCEMC”公司的女秘书公司的女秘书 我们现在就我们现在就秘书瑞贝卡在此秘书瑞贝卡在此次事件的表现发次事件的表现发表一下看法。表一下看法。第35页，共45页。“EMCEMC”公司的女秘书公司的女秘书 秘书瑞贝

20、卡在这件事情上是做错了，秘书瑞贝卡在这件事情上是做错了，错在哪里？很简单，错在瑞贝卡及其粉丝错在哪里？很简单，错在瑞贝卡及其粉丝不尊重不尊重“职场规则职场规则”，更不懂得，更不懂得“职场规职场规则则”。与其说这是。与其说这是“老外和中国员工的文老外和中国员工的文化障碍化障碍”，不如说这是职业意识和非职业，不如说这是职业意识和非职业意识之间的障碍。那么瑞贝卡对意识之间的障碍。那么瑞贝卡对“职场规职场规则则”的无知体现在哪里呢？的无知体现在哪里呢？第36页，共45页。第三，瑞贝卡不懂得基本的第三，瑞贝卡不懂得基本的“职业精神职业精神”原理原理第一，瑞贝卡不懂现代企业的岗位分工常识第一，瑞贝卡不懂现

21、代企业的岗位分工常识 第二，瑞贝卡不懂得企业中的绝对服从原则第二，瑞贝卡不懂得企业中的绝对服从原则 错误原因错误原因第37页，共45页。分分 析析工作时间的限定、职责范围的明确、管理方工作时间的限定、职责范围的明确、管理方式的差异，种种微妙之处，既没有明确的公式的差异，种种微妙之处，既没有明确的公司规定，也不属于法律范畴。对职场中的灰司规定，也不属于法律范畴。对职场中的灰色地带，不同企业有不同的处理方式。当事色地带，不同企业有不同的处理方式。当事人身处其中，应该尊重自己的企业文化。任人身处其中，应该尊重自己的企业文化。任何行为，如果没有突破公司业务的管理范畴，何行为，如果没有突破公司业务的管理

22、范畴，要按照公司内部的方式处理。动辄违背这种要按照公司内部的方式处理。动辄违背这种规则，就有可能带来不必要的伤害。规则，就有可能带来不必要的伤害。第38页，共45页。实训实训 实地调查几个单位的秘书，了解他实地调查几个单位的秘书，了解他们的工作环境并做一份企业对秘书们的工作环境并做一份企业对秘书需求的调查问卷，同时设计一份自需求的调查问卷，同时设计一份自己的职业生涯规划。己的职业生涯规划。第39页，共45页。关于企业对秘书人员需求状况的调查问卷关于企业对秘书人员需求状况的调查问卷 尊敬的女士尊敬的女士/先生：先生：您好！我是职业技术学院（文秘方向）专您好！我是职业技术学院（文秘方向）专业的学生

23、，为了更好地了解符合企事业单位要求的业的学生，为了更好地了解符合企事业单位要求的秘书人才秘书人才,根据秘书专业特别设计此问卷根据秘书专业特别设计此问卷,请您在百请您在百忙之中抽空填写。您所提供的信息将对秘书专业的忙之中抽空填写。您所提供的信息将对秘书专业的学生了解就业环境以及本专业的人才培养工作提供学生了解就业环境以及本专业的人才培养工作提供需要的参考价值。感谢您对本次调查的支持和合作需要的参考价值。感谢您对本次调查的支持和合作!祝您工作顺利祝您工作顺利!第40页，共45页。1 1、贵公司的性质、贵公司的性质 外资企业外资企业 企事业单位企事业单位 民营企业民营企业 其他其他、贵公司从事的业务

24、领域是、贵公司从事的业务领域是 商业建筑业旅游业保险业其他商业建筑业旅游业保险业其他、贵公司的规模是、贵公司的规模是 50-10050-100人人 100-200100-200人人 200200人以上人以上 10-5010-50人人 第41页，共45页。、贵公司对于秘书人员的学历要求、贵公司对于秘书人员的学历要求 研究生及其以上学历研究生及其以上学历 专科学历专科学历 中专及其以下学历中专及其以下学历 本科学历本科学历 其他其他 、贵公司现对秘书人才的需求状况是、贵公司现对秘书人才的需求状况是 视业务发展而定视业务发展而定 可有可无可有可无 需要需要 急需急需 第42页，共45页。、贵公司最近

25、三年平均每年需要文秘专业毕业生人数、贵公司最近三年平均每年需要文秘专业毕业生人数 5 5人以上人以上 3-53-5人人 1-21-2人人 、如果贵公司招聘秘书人员，更倾向于什么专业的求职者、如果贵公司招聘秘书人员，更倾向于什么专业的求职者行政管理语言类文秘专业其他行政管理语言类文秘专业其他、贵公司在选用文秘人才时更倾向于、贵公司在选用文秘人才时更倾向于 视所需岗位而定男性视所需岗位而定男性 女性没有特别要求女性没有特别要求 第43页，共45页。、贵公司在招聘人才时，是否会优先考虑在校期间曾组织、贵公司在招聘人才时，是否会优先考虑在校期间曾组织过较大活动或担任过学生干部的毕业生过较大活动或担任过学生干部的毕业生 会无所谓不会会无所谓不会 1010、贵公司要求文秘人才的外语水平是、贵公司要求文秘人才的外语水平是 A A英语六级英语六级 B B英语四级英语四级 C C英语英语B B级级 D D能运用能运用 E E无要求无要求 1111、贵公司选择秘书的标准是什么？、贵公司选择秘书的标准是什么？1212、您对高校秘书课程设置有何建议？、您对高校秘书课程设置有何建议？第44页，共45页。演讲完毕，谢谢观看！第45页，共45页。