物资管理制度参考模板范本.doc

1、 物资管理制度1 范围本制度对工程质量、工程造价以及施工进度等方面的工程物资管理做了规定。本制度适用各参建单位。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。中华人民共和国招标投标法关于评标委员会和评标办法的规定国家七部委工程招标管理办法Q/ZN202004-2005 浙江省能源集团有限公司3 职责 3.1 建设单位计划合同部负责本工程的物资招标、采购、进口报关、支付、索赔等的归口管理工作；参与设备监造、货讯管理、接货、验收等管理工作。3.2 建设单位设备部负责本工

2、程的设备监造、货讯管理、催交、接货、验收等的归口管理工作；负责设备进场后的物资管理工作，如设备开箱验收检查、设备运输破损件的取证、设备到货台账、材料到货台账、随箱设备资料的收集、备品件的收集、专业工具收集等。3.3 建设单位工程部参与物资管理相关工作。3.4 施工监理单位根据监理规范要求负责物资质量验收管理工作。3.5 设备监造单位根据合同做好设备的工厂监造工作。3.6 施工单位按合同要求做好职责范围内的工程物资管理工作。4 物资管理工作流程物资采购设备监造货讯管理物资催交进口报关现场接运开箱验收入库保管及发放缺件补供及索赔5 物资采购物资采购招标工作依照中华人民共和国招标投标法、国家七部委关

3、于评标委员会和评标办法的规定、浙江省能源集团有限公司管理标准Q/ZN202004-2005工程招标管理办法等有关法律法规，坚持“公开、公平、公正、科学、择优”的原则。 由业主采购部按照集团相关标准和程序执行。6 设备监造 6.1 总述为了使本工程所需设备的不合格项及缺陷在设备出厂前及时发现并予以消除，从而提高设备的质量，确保工程顺利进行，对主机及主要辅机进行设备的监造，委托设备监造单位完成，其它设备的监造由建设单位设备部负责。6.2 监造的内容6.2.1 监造设备的质量控制主要依据设备监造项目实施表所列内容，逐项进行见证，了解制造厂的管理状态和质量，并及时与各方进行信息的沟通和传递，以保证设备

4、出厂质量达到要求。6.2.2 监造设备的进度控制动态掌握设备的制造进度和现场施工进度对设备到货的要求，及时进行两者的比较，并进行协调，确保每批供货设备均能满足现场工程进度的要求。6.2.3 监造设备的合同管理确保设备合同得到遵守，对执行合同中发生的问题，及时与有关方沟通，协助达成共识。6.2.4 设备付款条件的见证依据设备合同规定，见证核实付款条件。7 货讯管理 7.1 建设单位设备部根据设备合同所签的交货期，及时将有关内容输入基建MIS信息库中。按照设备交货进度，随时掌握设备生产情况，了解和确定发货日期，收集、整理设备信息资料，及时向有关施工单位、施工监理及有关部门提供信息，以便做好现场准备

5、工作。 7.2 建设单位设备部若发现厂家不能按时交货，应及时向有关领导反映情况并组织催交。 7.3 建设单位设备部物资人员根据厂家提供的30天货讯、1周货讯建立货讯跟踪表，发布货讯预告，收集整理 该专业、合同号、生产厂家、设备名称、发货批次、件数、重量体积以及大件运输落实情况、保管要求，并将收集的资料及时提供给各参建单位及有关部门。 7.4 建设单位设备部物资人员根据设备发货24小时货讯，掌握厂家实际发货情况，确定实际到货时间，接受厂家提供的设备资料（箱件清单、装箱单、质保书等），通知接货单位做好接货准备。 8 物资催交 8.1 建设单位设备部以工程网络进度为指导，以合同交货进度为依据，结合工

6、程实际情况及设备堆场条件，做到科学有序地安排工程物资进现场。 8.2 为了加强设备供货商与安装单位之间的工作联络，由建设单位设备部把合同交货期（包括合同变更后的交货期）、厂家联络方式等做成表格形式提交给设备安装单位，安装单位根据工程进度要求填写符合施工要求的交货进度需求交建设单位设备部。 8.3 建设单位设备部负责对交货期不符合施工进度要求的设备向设备供货商交涉，尽量使变更后的设备交货期满足现场安装的要求。建设单位设备部对交涉后仍不能解决的合同向主管领导汇报，由主管领导组织有关人员出面向设备供货商交涉。 8.4 建设单位设备部有关人员应经常性地与设备供应商及驻厂监造代表联络，了解合同设备在制造

7、厂的状态，对不能满足合同交货期要求的设备作出迟交货原因的判断，并及时反馈信息给有关人员。必要时，应派人进厂催货。 9 物资的运输及现场接运 9.1 本工程设备的交付方式主要有2种：燃机汽轮机发电机主设备合同为现场重件码头交付。其余设备为现场车板交付。 9.2 燃机汽轮机发电机主设备合同项下设备及其它设备的运输均由供货单位负责。对于现场车板交付和现场重件码头交付的设备由安装单位负责卸货与搬运。 9.3 对到达现场的物资由建设单位设备部物资人员、监理单位、施工单位等进行外包装检查、数量确认、督促现场卸货、并作好相应的记录与确认。这些记录应妥善保管，以备以后追溯。 9.4 卸货时，接运人员必须在第一

8、现场，根据货物运单及箱件清单，边卸货边清点，并注意货物外包装情况，如发现包装有异常（破损、雨水淋湿、箱内液体渗透、捆装物散捆等），应及时通知建设单位工程技术人员到场，详细填写设备接收单，并由承运人签字或由承运人出具货损记录，必要时拍照取证。如货物与运单不符，也应记录并双方签字。卸货完毕后，在货运单上签收。 9.5 卸货完成后应尽快填写物资交接清单，与施工单位办好交接手续，并将到货情况完整内容输入计算机管理信息系统中。9.6 对于物资在运输、装卸及开箱中发现的残损，要求接货人员在各个环节中及时取得证据和有关资料，并向运输公司或供货商提出索赔。 10 开箱验收 10.1 对到达现场的物资，在合同规

9、定的时间内对其进行开箱，以确认供货商提供的物资外观质量、型号、数量是否符合装箱单及合同要求，以便及时发现问题，减少对施工的影响。 10.2 开箱检验由建设单位设备部组织，安装单位具体实施，由建设单位设备部物资人员、监理单位、项目跟踪审计单位、供应商等派有关人员参加。 10.3 开箱前，安装单位应拟定月度开箱计划报送建设单位设备部，具体开箱时间提前一周通知建设单位设备部，由建设单位设备部通知供货商开箱代表到现场参加检验。 10.4 燃机设备国外供货部分开箱检验必须按照中华人民共和国进出口商品检验法执行，并通知商检人员到现场参加检验。 10.5 开箱检验前一天，专职人员应检查开箱准备工作，资料是否

10、准备齐全，了解所开箱物资的大致内容、特点及存放地点。 10.6 开箱检验内容：检查箱体包装是否无损，检查装箱资料是否齐全。检验时，应仔细核对实物与装箱单的名称、型号、数量是否相符；产品合格证书和设备铭牌是否与实物相符；还应对产品的外观进行全面的检查，检查是否有变形、残损、锈蚀等问题。对充氮充油保护的物资，应检查表计是否完好和压力是否保持正常，有无渗漏现象。对有使用期要求的化学品，检查生产日期、有效期等。 10.7 开箱检验结束后，由建设单位开箱人员在现场填写详细的物资开箱检验记录表，并由参与开箱的人员共同签字。 10.8 开箱检查发现问题时，由建设单位开箱人员作详细记录，同时应在现场请监理单位

11、、供货商代表签字确认。建设单位应及时与供货商联系协商解决问题。 10.9 对于开箱检验中发现的缺件或损坏件，在会签中已经要求供货商重新补供的，为使缺件及时补供而不影响施工进度，应由建设单位对缺补件及时跟踪催交，建立台账，编制缺补件记录表，注明合同号、批次、哪一箱号的缺件及名称和型号，补供件收到后，及时在缺补件记录表上核销。 10.10 对于开箱过程中发现不合格品时，执行本工程不合格品管理制度。 10.11 开箱检验完成后，由建设单位将有关内容及时输入计算机物资管理信息系统中。10.12 备品备件开箱验收：整箱的备品备件由接货单位直接转运到业主库房并根据需要开箱验收。 11 物资的入库保管与发放

12、 11.1 物资到现场经开箱验收后，统一由施工单位负责物资的保管与发放，并按其管理制度执行。施工单位的物资仓储应根据“电力基本建设火电设备维护保管规程”和“材料常识”，按A、B、C、D、E级保管类型做好贮存及防护管理，并满足设备供应商对设备存储条件的要求。 11.2 建设单位、监理单位、项目跟踪审计单位对施工单位在物资的仓储、发放管理上进行定期和不定期检查，检查结果告知施工单位，必要时责成其整改。 12 备品备件与专用工具管理 12.1 供货商在发运备品备件及专用工具时按合同要求需单独包装，并在包装箱上注明“备品备件”、“专用工具”字样。 12.2 备品备件、专用工具开箱后交由建设单位设备部负

13、责保管。 12.3 对于安装、调试过程中需用的专用工具、备品备件，施工单位需要领用或借用时，须填写“备品备件、专用工具领用/借用单”，经建设单位设备部签字批准后，建设单位设备部物资人员凭单证发放。安装单位应做好专用工具、备品备件保管使用，使用后必须及时归还，如损坏或遗失按原价赔偿。 12.4 因供货商产品质量问题引起的备品备件借用，应及时向供货商索赔。 13 物资的技术资料管理 13.1 物资的技术资料主要是指：招标投标过程资料、物资采购合同及其补充协议有效文本、往来资料、设备出厂资料（设备合格证、商检记录、试验报告、装箱单、工具单、备品备件单、设备使用说明书、安装图纸、维护手册等）及开箱验收

14、记录等。13.2 建设单位计划合同部在物资采购过程中形成的招标投标过程资料、物资采购合同正本应在合同会签完后及时移交建设单位档案室，并办理好交接手续。副本或复印件根据需要分送监理单位及厂内各有关部门。 13.3 设备厂商来往传真件、函件等资料由归口部门建设单位设备部接收、整理，并移交建设单位档案室（如其他部门收到的亦应及时移交建设单位工程部档案室），档案室根据发放制度及时发放至各相关部门处理，涉及到商务的由建设单位计划合同部负责处理及回复。 13.4 设备随箱技术资料（图纸、说明书等）应由建设单位人员在开箱后及时移交给建设单位工程部档案室，由档案室按工程图纸资料管理制度发放；装箱清单、开箱记录

15、、质量证明文件、商检记录等其它文件由建设单位设备部收集齐全，列出清单后分批移交建设单位工程部档案室，并办理交接手续。13.5 建设单位工程部档案室将接收的资料登记整理、分类组卷、建立档案。 13.6 各参建单位如需要使用设备资料，向建设单位工程部档案室查阅。14 报告和记录本标准形成下列记录：a) CDTRQ401085(01)-2012设备开箱验收情况记录b) CDTRQ401085(02)-2012设备开箱检验记录（电子版）c) CDTRQ401085(03)-2012调试用备品备件领用单d) CDTRQ401085(04)-2012专用工具借用单e) CDTRQ401085(05)-20

16、12设备资料交接登记表设备开箱验收情况记录编号： 版本号：A/0合同号合同名称设备名称及规格型号存放地点供货单位制造厂批次箱号验收项目验收依据1.厂家送货清单 （） 2.设备包装清单（）包装情况1.良好（） 2.破损（）木箱（）铁箱（）纸箱（）裸装（）塑装（）专用（）其它（）验收种类设备及附件（）备品备件（）专用工具（）补供件（）开箱资料齐全（） 不全（） 已移交（） 未移交（）装箱单（） 合格证（）说明书（） 质量证明（）安装图（） 其它 （）验收结果外观情况有否机械损伤或缺件有否漏油（气、水）易碎件是否完整其它缺件情况附件及零配件备品备件专用工具验收意见及处理处理结果参加代表签字供货单位：

17、通知未到（）建设单位设备部：建设单位工程部：跟踪审计单位：监理单位：施工单位：备注 制单： 年 月 日设备开箱检验记录（电子版）编号：CDTRQ401085(02)-2012 版本号：A/0合同名称专 业合 同 号设备名称制 造 厂发运批次机 组 号开箱日期箱 号 检验记录: 处理意见:备注调试用备品备件领用单编号：CDTRQ401085(03)-2012 版本号：A/0 原合同号供应商设备名称备品备件名称箱件编号领用用数量用途领用单位经 办 人部门主管建设单位工程部 签字： 年 月 日建设单位设备部签字： 年 月 日分管领导签字： 年 月 日备注： 本单一式二份：借用单位、建设单位各一份专用工具借用单编号：CDTRQ401085(04)-2012 版本号：A/0 原合同号供应商设备名称专用工具名称箱件编号借用数量用途借用单位保证用完后必需归还、归还日期:借用单位经 办 人部门主管建设单位工程部 签字： 年 月 日建设单位设备部签字： 年 月 日分管领导签字： 年 月 日归还年 月 日保管经办人备注：本单一式三份：借用单位，建设单位工程部、设备部各一份设 备 资 料 交 接 登 记 表 编号：CDTRQ401085(05)-2012 版本号：A/0专业编号厂家合同号设备名称序号资 料 名 称数量移交人签名档案室签名移交日期：_17