表格数据管理与分析PPT课件(PPT 29页).pptx

1、 Excel 2007为用户提供了强大的排序、筛为用户提供了强大的排序、筛选及分类汇总等功能。使用这些功能，用户可选及分类汇总等功能。使用这些功能，用户可以很方便地管理、分析数据，从而为企事业单以很方便地管理、分析数据，从而为企事业单位的决策管理提供依据。此外，利用数据透视位的决策管理提供依据。此外，利用数据透视表功能可以将筛选、排序和分类汇总等操作一表功能可以将筛选、排序和分类汇总等操作一次完成，并生成汇总表格；利用图表可以直观次完成，并生成汇总表格；利用图表可以直观反映工作表中的数据，方便用户进行数据的比反映工作表中的数据，方便用户进行数据的比较和预测。较和预测。第1页，共29页。【本章内

2、容提要】【本章内容提要】l数据排序数据排序l数据筛选数据筛选 只显示符合条件的记录只显示符合条件的记录l数据分类汇总数据分类汇总 某电器公司销售数据分析某电器公司销售数据分析l使用图表使用图表 第2页，共29页。排序是对工作表中的数据进行重新组织的一种排序是对工作表中的数据进行重新组织的一种方式。方式。升序和降序的意义如下：升序和降序的意义如下：u升序排序升序排序数字数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。：按从最小的负数到最大的正数进行排序。日期日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。文本文本：按照特殊字符、数字（：按照特殊字符、数字（09）、小写英

3、文字）、小写英文字母（母（az）、大写英文字母（）、大写英文字母（AZ）、汉字（以拼）、汉字（以拼音排序）排序。音排序）排序。第3页，共29页。逻辑值逻辑值：FALSE排在排在TRUE之前。之前。错误值错误值：所有错误值（如：所有错误值（如#NUM!和和#REF!）的优）的优先级相同。先级相同。空白单元格空白单元格：总是放在最后。：总是放在最后。u降序排序降序排序与升序排序的顺序相反。与升序排序的顺序相反。第4页，共29页。实训实训1 简单排序简单排序 简单排序是指对数据表中的单列数据按照简单排序是指对数据表中的单列数据按照Excel默认的升序或降序的方式排列。要进行简单排序，可默认的升序或降

4、序的方式排列。要进行简单排序，可利用排序按钮进行。下面我们对学生成绩表按利用排序按钮进行。下面我们对学生成绩表按“名次名次”进行简单排序。进行简单排序。【实训目的】【实训目的】u掌握对数据表进行简单排序的方法。掌握对数据表进行简单排序的方法。第5页，共29页。【操作步骤】【操作步骤】单击要进行排序的列或确单击要进行排序的列或确保活动单元格在该列中，然保活动单元格在该列中，然后单击排序按钮后单击排序按钮 第6页，共29页。实训实训2 多关键字排序多关键字排序 对多列进行排序时，主要关键字中有完全相对多列进行排序时，主要关键字中有完全相同项的行会根据指定的次要关键字进行排序，次同项的行会根据指定的

5、次要关键字进行排序，次要关键字中有完全相同项的行会根据指定的下一要关键字中有完全相同项的行会根据指定的下一个次要关键字作排序，依次类推。个次要关键字作排序，依次类推。下面我们对学生成绩表进行多关键字排序，下面我们对学生成绩表进行多关键字排序，如对如对“语文语文”成绩按升序排序，而成绩按升序排序，而“数学数学”成绩按降成绩按降序排序。序排序。所谓多关键字排序，就是对工作表中的多列（即所谓多关键字排序，就是对工作表中的多列（即多个字段）进行排序。多个字段）进行排序。第7页，共29页。【实训目的】【实训目的】u掌握为数据表进行多关键字排序的方法。掌握为数据表进行多关键字排序的方法。【操作步骤】【操作

6、步骤】先设置主要先设置主要关键字语文的条关键字语文的条件，然后添加一件，然后添加一个次要条件来设个次要条件来设置数学的条件。置数学的条件。操作步骤详见操作步骤详见视频视频7-1第8页，共29页。使用筛选可使数据表中仅显示那些满足指定使用筛选可使数据表中仅显示那些满足指定条件的行，并隐藏那些不希望显示的行。条件的行，并隐藏那些不希望显示的行。Excel提提供了两种筛选命令供了两种筛选命令自动筛选和高级筛选。自动筛选和高级筛选。第9页，共29页。实训实训3 自动筛选自动筛选 下面我们将学生成绩表中下面我们将学生成绩表中“平均分平均分”大于或等于大于或等于80分的记录筛选出来，以此介绍自动筛选的操作

7、方分的记录筛选出来，以此介绍自动筛选的操作方法。法。【实训目的】【实训目的】u掌握为数据表进行自动筛选的方法。掌握为数据表进行自动筛选的方法。自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行，它适用于简单条件的筛选。的记录行，它适用于简单条件的筛选。第10页，共29页。【操作步骤】【操作步骤】操作步骤详操作步骤详见视频见视频7-2 单击要进行筛选工作表中的任意单元格，单击单击要进行筛选工作表中的任意单元格，单击“数数据据”选项卡上选项卡上“排序和筛选排序和筛选”组中的组中的“筛选筛选”按钮，接下按钮，接下来进行筛选操作。来进行筛选操作。第11页，共29页

8、。实训实训4 高级筛选高级筛选 下面我们使用高级筛选筛选出语文、数学和英语成下面我们使用高级筛选筛选出语文、数学和英语成绩均高于绩均高于85的学生，以此介绍高级筛选的方法。的学生，以此介绍高级筛选的方法。【实训目的】【实训目的】u掌握为数据表进行高级筛选的方法。掌握为数据表进行高级筛选的方法。【操作步骤】【操作步骤】输入筛选条件，然后打开输入筛选条件，然后打开“高级筛选高级筛选”对话框，在其中对话框，在其中进行设置并确定。进行设置并确定。操作步骤详操作步骤详见视频见视频7-3第12页，共29页。实训实训5 取消筛选取消筛选【实训目的】【实训目的】u掌握取消某列、所有列筛选和删除筛选按钮掌握取消

9、某列、所有列筛选和删除筛选按钮的方法。的方法。【操作步骤】【操作步骤】在数据表中取消对某在数据表中取消对某一列进行的筛选一列进行的筛选 第13页，共29页。在数据表中取消对所在数据表中取消对所有列进行的筛选有列进行的筛选 删除数据表中的三删除数据表中的三角筛选按钮角筛选按钮 第14页，共29页。分类汇总是把数据表中的数据分门别类地进分类汇总是把数据表中的数据分门别类地进行统计处理，不需建立公式，行统计处理，不需建立公式，Excel会自动对各类会自动对各类别的数据进行求和、求平均值等多种计算，并且别的数据进行求和、求平均值等多种计算，并且把汇总的结果以把汇总的结果以“总计总计”和和“分类汇总分类

10、汇总”的方式显示的方式显示出来。出来。要进行分类汇总的数据表的第一行必须有要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行列标签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行排序。排序。第15页，共29页。实训实训6 简单分类汇总简单分类汇总 简单分类汇总主要用于对数据表中的某一列进行简单分类汇总主要用于对数据表中的某一列进行排序，然后进行分类汇总。排序，然后进行分类汇总。下面我们对某电器公司的电器销售表汇总各月的下面我们对某电器公司的电器销售表汇总各月的销售额，以此介绍简单分类的操作方法。销售额，以此介绍简单分类的操作方法。【实训目的】【实训目的】u掌握对数据表进行简单分

11、类汇总的方法。掌握对数据表进行简单分类汇总的方法。第16页，共29页。【操作步骤】【操作步骤】先对要进行分类汇总的列进行排序，然后在先对要进行分类汇总的列进行排序，然后在“分类汇总分类汇总”对话框中进行设置并确定。对话框中进行设置并确定。操作步骤详操作步骤详见视频见视频7-4第17页，共29页。实训实训7 嵌套分类汇总嵌套分类汇总 所谓嵌套分类汇总是指分别对多个分类字段进所谓嵌套分类汇总是指分别对多个分类字段进行汇总。下面我们对电器销售表进行嵌套分类汇总，行汇总。下面我们对电器销售表进行嵌套分类汇总，即汇总各月、各销售员的销售额，以此介绍对工作即汇总各月、各销售员的销售额，以此介绍对工作表进行

12、嵌套分类汇总的方法。表进行嵌套分类汇总的方法。【实训目的】【实训目的】u掌握对数据表进行嵌套分类汇总的方法。掌握对数据表进行嵌套分类汇总的方法。第18页，共29页。【操作步骤】【操作步骤】先对要进行分先对要进行分类汇总的数据进行类汇总的数据进行排序，然后进行第排序，然后进行第一次分类汇总，在一次分类汇总，在第一次分类汇总的第一次分类汇总的基础是再进行第二基础是再进行第二次分类汇总。次分类汇总。操作步骤详操作步骤详见视频见视频7-5第19页，共29页。实训实训8 删除分类汇总删除分类汇总【实训目的】【实训目的】u掌握删除分类汇总的方法。掌握删除分类汇总的方法。【操作步骤】【操作步骤】单击工作表中

13、包含分类汇总单击工作表中包含分类汇总的任意单元格，在打开的的任意单元格，在打开的“分分类汇总类汇总”对话框中单击对话框中单击“全部全部删除删除”按钮按钮第20页，共29页。实训实训9 使用数据透视表汇总数据使用数据透视表汇总数据 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。立交叉列表的交互式表格。要创建数据透视表，首先要在工作表中创建要创建数据透视表，首先要在工作表中创建数据源，这种数据可以是现有的工作表数据或外数据源，这种数据可以是现有的工作表数据或外部数据，然后在工作簿中指定位置，最后设置字部数据，然后在工作簿中指定位置，最后设置字段

14、布局。段布局。第21页，共29页。u删除所有空行或空列。删除所有空行或空列。u删除所有自动小计。删除所有自动小计。u确保第一行包含各列的描述性标题，即列标签。确保第一行包含各列的描述性标题，即列标签。u确保各列只包含一种类型的数据，而不能是确保各列只包含一种类型的数据，而不能是文本与数字的混合。文本与数字的混合。创建数据源注意事项：创建数据源注意事项：第22页，共29页。下面以给电器销售表创建一个汇总各销售员各月销售额下面以给电器销售表创建一个汇总各销售员各月销售额的数据透视表为例进行说明。的数据透视表为例进行说明。【实训目的】【实训目的】u掌握创建数据透视表的方法。掌握创建数据透视表的方法。

15、【操作步骤】【操作步骤】单击要创建数据透视表的工作表中的任意非空单元格，单击要创建数据透视表的工作表中的任意非空单元格，然后打开然后打开“创建数据透视表创建数据透视表”对话框，在其中进行设置并确对话框，在其中进行设置并确定，最后在打开的数据透视表拖动字段到合适位置即可。定，最后在打开的数据透视表拖动字段到合适位置即可。操作步骤操作步骤详见视频详见视频7-6第23页，共29页。图表组图表组成元素成元素第24页，共29页。实训实训10 为公司各月销售额创建饼图为公司各月销售额创建饼图 要创建图表，首先要在工作表中输入用于创建图表要创建图表，首先要在工作表中输入用于创建图表的数据，然后选择该数据并选

16、择一种图表类型即可。的数据，然后选择该数据并选择一种图表类型即可。下面我们以为公司各月销售额创建饼图为例，下面我们以为公司各月销售额创建饼图为例，介绍为工作表创建图表的方法。介绍为工作表创建图表的方法。【实训目的】【实训目的】u掌握为工作表创建饼图图表的方法。掌握为工作表创建饼图图表的方法。第25页，共29页。【操作步骤】【操作步骤】先创建一张嵌入式图表，然后将它转换为独立先创建一张嵌入式图表，然后将它转换为独立图表。图表。操作步骤详操作步骤详见视频见视频7-7第26页，共29页。实训实训11 创建各销售员各月销售额柱形图创建各销售员各月销售额柱形图 下面我们以为公司各销售员各月销售额创建柱形下面我们以为公司各销售员各月销售额创建柱形图表为例，介绍为工作表创建柱形图表的方法。图表为例，介绍为工作表创建柱形图表的方法。【实训目的】【实训目的】u掌握为工作表创建柱形图表的方法。掌握为工作表创建柱形图表的方法。第27页，共29页。【操作步骤】【操作步骤】单击要创建图表的工作表中的任意非空单元格，然单击要创建图表的工作表中的任意非空单元格，然后选择柱形图中的某个选项即可。后选择柱形图中的某个选项即可。操作步骤操作步骤详见视频详见视频7-8第28页，共29页。谢谢观看！第29页，共29页。