公文写作讲习课件.ppt

1、公文寫作講習主講人:高素卿日期:97年7月23日註:點選畫底線文字將展開wod檔之範例供參在寫主旨主旨時，應注意什麼？內容力求具體扼要敘述不分項不分項，一段完成，以說明行文目的與期望。1應空格而未空格的常見錯誤寫法？（1）請查照請請 查照查照。（2）請同意惠復請請 同意惠復同意惠復。（3）請惠示卓見請請 惠示卓見惠示卓見。（4）請 鑑核請請 鑒鑒核核。（5）請查照辦理見復請請 查照辦理見復查照辦理見復。（6）請查照會允請請 查照查照惠惠允允。(7)請 同意查照惠復請請 查照同意惠復查照同意惠復。2在行文教育部教育部時，文中所須注意之直接稱謂用語及結尾期望語各是什麼？1 1文中提到上級機關單位（

2、有隸屬關係之單 位）應用鈞部鈞部，鈞字前要空一格鈞字前要空一格，2 2而主旨段後之期望詞語要用以下方式來套 用：請 鑒核或請 鑒准惠復、敬請 鑒准核銷，敬請 鑒核示復3在說明說明段內應注意那些事項？（1）若說明段內沒有項目說明段內沒有項目可分，就不必起另外一行，直直 接從段名冒號後開始敘述。接從段名冒號後開始敘述。（2）說明段中，其分項內容過於繁雜如審查意見補充 說明、或含有表格型態時，則應編列為附件。（3）說明段內容可分幾項來說明，其順序順序應按照一、二、三（一）、（二）1、2、3（1）、（2）、（3）等等。其位置要隔行在明之隔行在明之 下方下方開始標示起，最多3至5項；宜摘述重點，不宜長篇

3、大論。4應如何表示有隸屬關係有隸屬關係之上、下行機關之直接稱謂直接稱謂用語？（1）上級對下級稱貴上級對下級稱貴，例如：貴部（財 政部、經濟部.），貴校。（2）下級對上級稱鈞下級對上級稱鈞，例如：鈞部（教 育部），鈞院（行政院）（3）自稱本。5要如何表示無隸屬關係無隸屬關係之上、平行機關之直接稱謂語？（1）對上級機關稱大對上級機關稱大，如大部（銓敘 部）、大院（立法院）（2）對平行機關稱貴對平行機關稱貴，如貴部、貴會 （行政院青年輔導委員會）（3）自稱本。6在擬稿時，如遇貴鈞台端等字其位置應如何擺放？（一）貴字如在一行中間一行中間，應空一格空一格。（二）貴字如出現在一行之首一行之首，則不必空格不

4、必空格。（三）貴字如出現在標點符號之後標點符號之後也不用空不用空 格格。（四）上述原則鈞與台端等尊稱均適用。7 公文中經常出現的統一用字公文中為能順利發出電子公文，一些少見字、古字、符號等應避免使用。如:詧、&8數字使用規則數字使用規則:以以阿拉伯數字阿拉伯數字來書寫之來書寫之狀況一狀況一（一）日期、時間日期、時間:95年度、21世紀、延後3週辦理（二）序數序數:第2會議室、第6會期、第1階段、第1優先(三)發文字號、編號發文字號、編號:校人字第097001230、附件1（四）計量單位、統計數據計量單位、統計數據（百分比、金額、人數、比數等）:80%、3,951萬2,456元、60人、1:3

5、（五）地址地址、電話電話（六）法規內容之引述或摘述法規內容之引述或摘述：依依某某施行細則第1515條 規定辦理。9數字使用規則數字使用規則:以以阿拉伯數字阿拉伯數字來書寫之來書寫之狀況二狀況二（七）錢幣全名新臺幣、金額金額應以阿拉伯數字寫法，要注意最後一定要加上元字。如：要注意最後一定要加上元字。如：新臺幣新臺幣 6 6億億3,9443,944萬萬2,7892,789元元。（八）9595年度年度提昇精密手術發展計畫（九）文中提及支票壹紙、領據參紙等一 律改由阿拉伯數字表達。如：支票支票1 1紙，領紙，領 據據3 3紙紙。10數字使用規則數字使用規則:以以中文數字中文數字來書寫之狀來書寫之狀況一

6、況一（一）凡屬描述性用語描述性用語。一次補助；一次退休金；三大討論主題；前一年；一分子；第三部門；公正第三人；國小三年級；會計系二年級；第二專長；每一位同仁；一套規範。11數字使用規則數字使用規則:以以中文數字中文數字來書寫之狀來書寫之狀況二況二（二）慣用語慣用語（如星期、比例、概數、約數星期、比例、概數、約數）：如：7月21日(一)7 7月月2121日日(星期一或週一星期一或週一)正月初五；三軍部隊；三讀通過；約三、四天；二三百架次；幾千萬分之一；七千餘人；二百多人；12數字使用規則數字使用規則:以以中文數字中文數字來書寫之狀來書寫之狀況三況三（三）法規制定、修正及廢止案之法制作業公文法規制

7、定、修正及廢止案之法制作業公文 書書：修正事務管理手冊財產管理 第五十點，並自公文發布日生效。前述條文有關法規之作業時，其內容數字部分就 不宜更動。(四)專有名詞專有名詞：三國演義、恩史瓦第三世、五南書局13 正、副本受文者（行文單位）的寫法？(一)(一）校外機關應寫全銜校外機關應寫全銜。如：國科會行政院國家科學委員會行政院國家科學委員會 行政院農委會防疫局行政院農業委員會行政院農業委員會 動物植物防疫檢疫局動物植物防疫檢疫局 衛生署疾管局行政院衛生署疾病管制局行政院衛生署疾病管制局 環保署行政院環境保護署行政院環境保護署(二)中央機關先寫中央機關先寫，地方機關其次地方機關其次，個人再次之個人

8、再次之。如：內政部、臺北市政府工業局、王吉利博士14正、副本受文者（行文單位）的寫法？(二)(三)校內單位列最後校內單位列最後，但應稱本校本校，不用再寫全 銜；而第1個校內單位必定要寫本校二字，以後單位可不再寫本校。如：國立臺灣大學管理學院、國立臺灣大學公共 衛生學系本校管理學院、公共衛生學系（四）副本不能排列副本不能排列123123 副本：1出納組 2外文系 3語文中心 副本：本校出納組、外文系、語文中心15正、副本受文者（行文單位）的寫法？(三)(五)行文正本給教育部、副本教育部高教司或教 育部顧問室等，此種寫法會造成一案多文，將造成受文機關內部分文時間拖延與資源浪費。舉例：正本：教育部

9、副本：教育部高教司、教育部文教處 正本：教育部正本：教育部16承辦人員辦稿時，處理附件應注意之事項？(一)附件請檢點清楚，隨稿附送。(二)附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、(三)附件如係隨文附送，辦稿時要用檢送檢附 等字樣。(四)如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數。(五)來文過長無法摘敘時，應列為附件。(六)附件以正本為限附件以正本為限，副本機關或單位如需附件，應在 副本項內之機關或單位名稱右側註明(含附件)17附件的表示法(一）如主旨、如說明、如說明一。(二）直接註明附件名稱及數量註明附件名稱及數量。(三）附件如不及或不能隨稿附送時，請註 明發文時附件請洽承辦人洽取字樣。(四）有時間性之公文，其附件不及隨文送出 者，請註明文先發，附件另送，並 與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於 補送附件時註明。附件另寄亦類此。（五）無無 18