公司办公室管理设计方案.ppt

1、办公室管理设计办公室管理设计办公室组织结构办公室管理办公室组织结构办公室组织结构组织结构设计部门职责设计财务组织结构财务组织结构 董 事 会 董 事 长 监 事 会 总 经 理战略规划委员会 技术中心 营销中心 管理中心技术品管部办公室主任财务部人力资源部投资管理部东南亚销售部欧洲销售部中东销售部美洲销售部成套部财务规划委员会供应管理部市场运作部行政秘书法律事务电脑维修网络管理文书传真司机保洁员部门名称部门名称办公室职能：职能：负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设，负责公司法律事务、行政支持工作 考核指标及权重：考核指标及

2、权重：制度建设完善性 公司网络运行的稳定性 员工满意度 固定资产状况 后勤支持投诉率 重要任务完成情况 办公室办公室上级：上级：管理总监拟设岗位：拟设岗位：办公室主任法律顾问电脑维护、网络维护行政秘书前台、文书、司机、清洁工 涉及流程名称：涉及流程名称：重大活动组织流程印章管理流程计算机维修流程文件借阅流程部门职责：部门职责：1.负责组织制定和完善公司各项管理制度，并监督各项制度执行情况2.负责组织制定公司长期发展规划，制定公司年度工作计划3.负责来访人员的接待，组织公司各种会议和其它重大活动4.负责对公司总经理指示和总经理办公会决议进行督办与落实5.负责文书、印章管理、合同审查及一般法律事务

3、处理6.负责公司内部出差管理与支持、文件的打印、复印及办公设备的维修、养护、车辆管理、办公场所的使用管理、办公用品（低值易耗品）的采购与管理、固定资产采购与管理、档案图书管理、保密、安全、消防和清洁卫生等工作7.负责公司计算机、网站及信息网络的建设、管理和日常维护8.负责公司对外的形象宣传与公关，对内企业文化建设。9.完成总经理交办的其它工作办公室办公室办公室管理办公室管理会议管理重大活动管理固定资产管理信息管理企业文化建设办公室管理办公室管理-会议管理会议管理确立会议目的确立会议议题会议时间参加人员会议要求会议全过程确定会议具体时间确定会议地点通知参加人员会场布置会议文件、材料准备会议纪录拟

4、定成文监督执行执行反馈会议发起人办公室参加人员会议纪录者指定人会议各环节会议各环节各环节负责人各环节负责人各类会议的管理各类会议的管理相关人员工作办公室协助董事会会议秘书准备会议召开各项事宜转发通知，并发送至参会人员提供所需硬件设备，进行会场布置董事会会议确定会议时间、地点审核会议通知后转发至参加人员提供所需硬件设备，进行会场布置营销总监及以下级会议参加会议人员准备相应的资料、文件 确定会议时间、地点拟定通知，并发送至参加人员提供所需硬件设备，进行会场布置会议纪录会议纪录拟定成文，并通报执行监督相关部门会议决议的执行向总经理反馈相关部门执行情况总经理级会议会议分类办公室工作参加会议人员准备相应

5、的文件、资料被指定人员进行会议纪录并拟定成文相关人员监督实施董事会秘书负责组织会议事宜参会人员准备相应的资料、文件被制定人员进行会议纪录并拟定成文提出申请由会议召开人向办公室提出召开会议请求填写“会议召开申请单”，注明召开时间、参加人员、议题、目的、所需硬件设备等总经理级会议管理流程总经理级会议管理流程总经理总经理办公室办公室提出会议需要会议记录拟定会议通知审核合格下发否是文件下发监督执行拟定成文各部门各部门审批准备相关材料办公室主任办公室主任办公室管理办公室管理-重大活动管理重大活动管理相关人员工作负责活动的全过程。确定活动时间、场所、员工所需自备的物品等拟定通知，并发送至参加人员提供所需硬

6、件设备，进行场所布置安排食宿、公车及其他车辆负责解决活动中的意外事件公司内部员工活动各类庆祝活动、旅游、聚餐等制定详细的活动计划确定活动时间、场所拟定通知，并发送至参加人员提供所需硬件设备，进行活动场所布置根据需要安排食宿、公车及其他所需车辆负责接待、礼品、娱乐等事项公司形象宣传资料制作负责解决活动中的意外事件活动后总结工作以公司为主的活动接待相关单位、上级单位来访与新闻媒体的接触其他活动活动负责人安排活动进行的具体事项，开展活动 确定活动场所根据需要，审核通知后发送至参加人员提供所需硬件设备，进行活动场所布置食宿安排、公车安排、礼品、娱乐等事项安排协助解决活动中的意外事件根据部门需要提供相应

7、的其他配合以部门为主的活动销售部门、供应管理部客户来访等财务部接待相关的机构检查等人力资源部开展的在公司进行的培训等其他部门活动重大活动分类办公室工作参加活动人员准备相应的文件、资料根据办公室需要进行相应配合参加人员做相应的准备提出申请由活动负责人提出重大活动申请填写“举办重大活动申请单”，注明举办时间、场所、参加人员、事由、食宿安排、公车安排、其他设备安排等撰写活动计划，报交办公室重大活动组织流程重大活动组织流程各部门各部门总经理总经理办公室主任办公室主任部门需求活动计划审核同意审批同意执行否是否是办公室办公室办公室管理办公室管理-固定资产及低值易耗品管理固定资产及低值易耗品管理各固定资产及

8、低值易耗品需求部门填写采购申请报告，报交办公室办公室审核后报请总经理审批本着成本最低原则进行采购。专业性固定资产及低值易耗品采购应由相关人员协助采购采购后应由总经理进行审批、确认专业性固定资产及低值易耗品采购回来后应经其确认固定资产、低值易耗品采购回来后，报交相关单据给财务部入账办公室登记固定资产卡片按固定资产、低值易耗品类别、使用部门分别进行登记，以便进行固定资产核算、低值易耗品和部门费用核算安排固定资产购买财产保险事宜对投入使用的固定资产及低值易耗品进行日常的保养和维修，最大限度的延长固定资产及低值易耗品有效使用寿命对所修理的固定资产进行修理情及低值易耗品况登记在年末由办公室及财务部联合在

9、某一固定时间内进行固定资产及低值易耗品盘点，保证及低值易耗品帐实相符查明帐实不符原因，并进行相应处理对于需处置固定资产，低值易耗品，填写“固定资产处置单”或“低值易耗品处置单”，经社皮后进行相应处理对需处置的，填写及时报交财务部相关单据入账各部门固定资产低值易耗品需求预算注：2000元以上为固定资产，200元-2000元为低值易耗品预算采购登记领/借用报废、处理对固定资产及低值易耗品领用进行登记，核算部门固定资产折旧费用对固定资产及低值易耗品借用进行登记，确保安全使用、按时归还每年预算期各部门在规定期限内向办公室提交部门固定资产及低值易耗品需求预算办公室审核后，经总经理批准后，列入办公室年度固

10、定资产低值易耗品采购总预算，报交财务部维修盘点固定资产采购流程固定资产采购流程各部门各部门办公室办公室总经理总经理管理总监管理总监采购申请审批签字询价采购付款记账固定资产卡片注：2000元以上财务部财务部审批签字签字审批确认后领用审核计算机等办公设备维修流程计算机等办公设备维修流程申请部门申请部门办公室主任办公室主任硬件维护员硬件维护员维修申请检查处理方案审批权限同意是是否维修反馈表维修维修登记办公室管理办公室管理-信息系统管理信息系统管理提出统计分析的内容提出数据分析目的选择分析工具统计分析统计分析提出信息需求内容、框架协助进行信息条定义数据库建立数据库建立输入原始数据数据收集数据收集信息相

11、关部门信息相关部门办公室办公室确定信息系统框架、定义信息条根据部门需求提出软件系统设计方案提交自行设计或外购软件系统建议经批准后进行设计或购买系统软件安装、调试、建立数据库系统进行数据备份监督检查数据输入情况确保信息系统保密性、安全性提供数据接口保证分析工具自动化进行日常维护，保证信息系统正常运转办公室管理办公室管理-企业文化建设企业文化建设公司理念的企业文化的核心办公室负责公司的核心价值观、企业哲学等的提炼在实际工作中倡导这种理念，将这种理念逐渐灌输给员工在公司不断成长的过程中，要注重随着内外条件变化不断对企业文化进行调整、更新、丰富、发展公司管理制度是企业文化的体现公司人力资源部统筹规划公

12、司的各项制度建立由各部门进行相关制度的制定，汇总到人力资源部办公室负责从公司理念的贯彻、企业文化建设的角度对制度进行审核培训、刊物、发布网络信息、组织员工活动等载体是企业文化建设的主要途径新员工培训及公司员工企业文化培训中，办公室要协助人力资源部丰富培训内容，由人力资源部负责实施培训办公室负责公司内部刊物发行、网络信息发布、更新，倡导并向员工灌输公司核心价值观、经营哲学等办公室负责定期组织开展员工活动，通过活动的形式宣传、推广、深化企业文化，增强员工对公司文化的认同感树立榜样人物是企业文化建设的主要方法树立典型人物，号召全体员工向榜样看齐。定期评选优秀员工，并给予优秀员工精神与物质的双重奖励。宣传优秀事迹，将企业精神深入人心。载体建设制度建设理念建设树立典型人物企 业 文 化 建 设员工行为规范是企业文化的体现人力资源部负责制定员工行为规范办公室负责从公司理念的贯彻、企业文化建设的角度对制度进行审核